大型活動(dòng)之組織與管理大型活動(dòng)之組織與管理/大型活動(dòng)之組織與管理大型活動(dòng)之組織與管理隨著文化市場(chǎng)的進(jìn)一步開放，以與營銷、公關(guān)等市場(chǎng)手段的不斷豐富，大型活動(dòng)的舉辦日趨活躍，但是在這些大型活動(dòng)異?；鸨默F(xiàn)象背后，很多活動(dòng)的組織者和承辦方卻無時(shí)無刻不在忍受著由于活動(dòng)管理上的不足而造成的超強(qiáng)的體力和腦力壓力以與財(cái)務(wù)預(yù)算超支的經(jīng)濟(jì)損失。

本人由于個(gè)性和愛好使然，一直從事著各種類型活動(dòng)的策劃和組織之工作，因此也常感被這種落后管理方式拖累的筋疲力盡。但是所謂吃一塹、長一智，教訓(xùn)需要總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)總在積累，本人欲把自己曾在活動(dòng)的組織和管理過程中的遇到的若干教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)贸鰜砗痛蠹医涣鳎郧蟠蠹一ハ喾龀?，共同進(jìn)步。

由于活動(dòng)的種類繁多，本文所論述的活動(dòng)種類主要包括各種大中型演出活動(dòng)、公關(guān)活動(dòng)、賽事、促銷活動(dòng)、客戶答謝會(huì)（聯(lián)誼會(huì)）、各種派對(duì)、時(shí)裝發(fā)布會(huì)等參與人數(shù)在200人以上的活動(dòng)。其他類型的活動(dòng)在這里就不加詳述，但大多都有相通之處，只是大同小異而已。

一、現(xiàn)在大型活動(dòng)的組織與管理中的典型問題1、

勞動(dòng)強(qiáng)度大：由于沒有一個(gè)合理而科學(xué)的管理和執(zhí)行規(guī)劃，往往是事到臨頭才找人去做，所以在活動(dòng)期間內(nèi)人員的體力和腦力嚴(yán)重超支，往往每天只能睡幾個(gè)小時(shí)或者根本就沒有睡眠時(shí)間。2、

財(cái)務(wù)預(yù)算超支：由于沒有對(duì)活動(dòng)過程中的各種支出做出一個(gè)比較詳細(xì)而嚴(yán)密的預(yù)算，所以在活動(dòng)的執(zhí)行期間往往會(huì)冒出很多預(yù)算之外的支出，使活動(dòng)結(jié)果的結(jié)算時(shí)嚴(yán)重超支。3、

活動(dòng)過程混亂：由于在活動(dòng)執(zhí)行前期的分工混亂，缺乏規(guī)范的管理，直接造成活動(dòng)執(zhí)行過程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)的混亂，嚴(yán)重影響了活動(dòng)質(zhì)量。4、

管理觀念落后：現(xiàn)在很多活動(dòng)的組織、承辦方的負(fù)責(zé)人有很多都認(rèn)為，做活動(dòng)本來就是一個(gè)繁雜的事情，活動(dòng)過程就應(yīng)該亂、就應(yīng)該忙、就應(yīng)該累，他們把活動(dòng)執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)突發(fā)事件、事務(wù)繁多、時(shí)間集中的特點(diǎn)當(dāng)作一種忙、亂、累場(chǎng)面的必然理由。殊不知，科學(xué)管理的實(shí)施初衷和基本作用就是為了防止和應(yīng)付計(jì)劃執(zhí)行過程中的突發(fā)事件，盡量減少突發(fā)事件對(duì)計(jì)劃執(zhí)行的影響。我們今天提出提高活動(dòng)管理效率的目的，也正是科學(xué)地研究活動(dòng)執(zhí)行過程中的方方面面，以求提前規(guī)劃，科學(xué)執(zhí)行，盡量減少我們現(xiàn)在所出現(xiàn)的不必要的人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，從而也最終提高活動(dòng)的質(zhì)量。5、

管理體制落后：現(xiàn)在大型活動(dòng)操作的成功與否主要取決于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的個(gè)人能力和經(jīng)驗(yàn)，但是在大型活動(dòng)如此日益膨脹的今天，這種管理方式顯然不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。自從項(xiàng)目管理的概念傳入我國以來，對(duì)于項(xiàng)目管理在大型活動(dòng)管理上的應(yīng)用已被相關(guān)專家提上議程，并且現(xiàn)在已具雛形。但是在實(shí)際中的應(yīng)用卻并不普遍，如何在短時(shí)間內(nèi)盡快提高我國大型活動(dòng)的管理水平，已經(jīng)是我們迫在眉睫的問題了。

二舉辦大型活動(dòng)的主要環(huán)節(jié)

（一）

活動(dòng)策劃階段

從程序上說，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要按照科學(xué)的管理步驟來執(zhí)行：

第一，立項(xiàng)。

第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。

第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。

第四，方案論證。

因?yàn)殛P(guān)于活動(dòng)策劃并不是本文的重點(diǎn)，所以在這里就不加詳述了。

（二）辦理審批手續(xù)

根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動(dòng)，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

但我們一般常見的活動(dòng)，主要需要報(bào)批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門，其他的申報(bào)行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會(huì)比較少，主要以上面四個(gè)機(jī)關(guān)居多。具體情況如下：1、需要向地方文化部門報(bào)批的方面。

需要向地方文化部門報(bào)批的主要是活動(dòng)中的演出方面，由于大多活動(dòng)都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動(dòng)，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理?xiàng)l例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場(chǎng)、街道、賓館、飯店、體育場(chǎng)（館）或者其他非營業(yè)性演出場(chǎng)所舉辦營業(yè)性演出活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上地方人民政府文化行政部門、公安機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提交的文件有：

（1）演出申請(qǐng)書；

（2）與演出相關(guān)的各類演出合同文本；

（3）演出節(jié)目內(nèi)容材料；

（4）營業(yè)性文藝表演團(tuán)體的《演出證》?！稜I業(yè)性演出管理?xiàng)l例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：

（1）售票或者包場(chǎng)的；

（2）支付演出單位或者個(gè)人報(bào)酬的；

（3）以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；

（4）有贊助或者捐助的；

（5）以其他經(jīng)營方式組織演出的。

其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例》和《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》。2、關(guān)于公安部門的報(bào)批為了保證各項(xiàng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，維護(hù)社會(huì)治安秩序和公共安全，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動(dòng)之前必須報(bào)縣級(jí)以上公安部門申請(qǐng)批準(zhǔn)。申請(qǐng)時(shí)提交一下文件：（1）活動(dòng)方案和說明；（2）活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案；（3）場(chǎng)地管理者出具的同意使用證明；（4）申請(qǐng)人身份證明與無違法犯罪記錄等；（5）法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。其中活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案主要包括：（1）活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容與組織方式；（2）安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識(shí)別標(biāo)志；（3）場(chǎng)地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；（4）入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施；（5）場(chǎng)地人員的核定容量；（6）迅速疏散人員的預(yù)備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動(dòng)的時(shí)候，入場(chǎng)票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗(yàn)。

另外在活動(dòng)的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動(dòng)的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級(jí)公安機(jī)關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級(jí)公安機(jī)關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動(dòng)，由共同的上一級(jí)公安機(jī)關(guān)許可。作出許可的公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級(jí)公安機(jī)關(guān)備案。公安機(jī)關(guān)對(duì)二百人以下的群眾性文化體育活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。其他有關(guān)公安報(bào)批方面的詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《群眾性文化體育活動(dòng)治安管理辦法》。3、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門的審批

對(duì)于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對(duì)戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細(xì)規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。4、關(guān)于消防部門的審批

消防部門主要針對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地的消防設(shè)施和措施進(jìn)行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動(dòng)中的舞臺(tái)或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批。

《中華人民共和國消防法》第十三條規(guī)定，舉辦大型集會(huì)、焰火晚會(huì)、燈會(huì)等群眾性活動(dòng)，具有火災(zāi)危險(xiǎn)的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實(shí)消防安全措施，并向公安消防機(jī)構(gòu)申報(bào)，經(jīng)公安消防機(jī)構(gòu)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行消防安全檢查合格后，方可舉辦。

詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《中華人民共和國消防法》或到有關(guān)消防部門咨詢。

以上只是一些在舉辦活動(dòng)中最常見的相關(guān)法規(guī)和申報(bào)程序，但在實(shí)際過程中一定會(huì)遇到更多的問題，在這里也不便一一列出，只是希望大家在舉辦活動(dòng)之前多方考慮，多方咨詢，特別活動(dòng)中有特殊內(nèi)容時(shí)一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。（三）聯(lián)系場(chǎng)地、參與主體人員等，并簽訂相關(guān)合同

在這里需要說明的是，有些申報(bào)手續(xù)需要提供場(chǎng)地、人員等相關(guān)合同，所以在程序的先后上并不固定，我們可以根據(jù)實(shí)際情況做出適當(dāng)調(diào)整。為了保證活動(dòng)的順利開展，并依法維護(hù)各方的正當(dāng)權(quán)益，我們?cè)诼?lián)系相關(guān)事物時(shí)一定要簽訂合同。而對(duì)于合同的相關(guān)簽訂事項(xiàng)在這里就不贅述了。（四）擬定活動(dòng)籌備計(jì)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?；顒?dòng)籌備計(jì)劃是有效地協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作、推動(dòng)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的最重要的工具，是項(xiàng)目管理活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)。抓住這個(gè)環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。所以活動(dòng)籌備計(jì)劃是活動(dòng)成敗的關(guān)鍵性因素之一。

活動(dòng)籌備計(jì)劃主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、

工作計(jì)劃。也稱實(shí)施計(jì)劃。是為了活動(dòng)項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)而制定的實(shí)施方案，要說明以什么方法組織實(shí)施活動(dòng)，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達(dá)到最佳效果等。

2、

人員組織計(jì)劃。主要表明各子項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作有誰來負(fù)責(zé)，以與相互關(guān)系。在這份計(jì)劃中，通常都采用框圖式構(gòu)架，各項(xiàng)工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個(gè)人員組織計(jì)劃表?？梢宰尮ぷ魅藛T一目了然。

3、

活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃。根據(jù)活動(dòng)的正式開始時(shí)間和籌備工作正式開展的時(shí)間，對(duì)籌備工作的各項(xiàng)任務(wù)列定工作進(jìn)程計(jì)劃。通常情況下，指定活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃時(shí)會(huì)采用框圖式構(gòu)架。

4、

財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。對(duì)于活動(dòng)實(shí)施過程中的各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算。

5、

文件檔案管理計(jì)劃。因?yàn)樵诿看位顒?dòng)過程中都會(huì)產(chǎn)生很多的相關(guān)文件和檔案，如在活動(dòng)審批過程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個(gè)活動(dòng)過程中的作用非常關(guān)鍵，可以說是活動(dòng)賴以開展的前提條件。所以對(duì)于文件和檔案的管理在活動(dòng)籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專人負(fù)責(zé)。

6、

應(yīng)急計(jì)劃。這方面是很多活動(dòng)的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因?yàn)榛顒?dòng)過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應(yīng)急計(jì)劃不知該從何入手；另一方面也在于大多數(shù)活動(dòng)組織者對(duì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管理沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，在意識(shí)里還沒有風(fēng)險(xiǎn)管理的概念。但是大型活動(dòng)一般都具有籌備時(shí)間長、涉與人員多等特點(diǎn)，在這個(gè)過程中難以保證每個(gè)人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對(duì)嚴(yán)密的應(yīng)急計(jì)劃還是不能少的。

活動(dòng)的籌備計(jì)劃可分為概念性計(jì)劃和詳細(xì)性計(jì)劃二種形式：

1、

概念性計(jì)劃，是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃，規(guī)定了活動(dòng)的主要計(jì)劃因素界限和重點(diǎn)。也叫自上而下的計(jì)劃。

2、

詳細(xì)性計(jì)劃，通常叫由下而上的計(jì)劃，是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)到每一項(xiàng)具體任務(wù)。詳細(xì)計(jì)劃制定了活動(dòng)的詳細(xì)范圍。

在制定活動(dòng)籌備計(jì)劃的時(shí)候，一般情況下由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定整體工作方案，即概念性計(jì)劃；然后由各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對(duì)自身工作的詳細(xì)計(jì)劃，再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個(gè)活動(dòng)進(jìn)程。

因?yàn)橐淮位顒?dòng)的組織，特別是大型活動(dòng)的組織，需要我們準(zhǔn)備的事情的確很多、很亂，有時(shí)候即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準(zhǔn)備好，那么到了活動(dòng)開始的現(xiàn)場(chǎng)就一定會(huì)方寸大亂。所以，怎樣把活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)需要考慮到的事情都考慮到，并在活動(dòng)開始前都準(zhǔn)備妥當(dāng)就成了活動(dòng)能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。我覺得應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：

1、“好記性不如一個(gè)爛筆頭”

把應(yīng)該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚?；顒?dòng)前期以活動(dòng)內(nèi)容為核心，按照嚴(yán)格的邏輯順序和合理的項(xiàng)目分類把圍繞活動(dòng)內(nèi)容而需要開展和準(zhǔn)備的活動(dòng)一一羅列，然后再從每個(gè)活動(dòng)入手，把其中有可能涉與到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據(jù)活動(dòng)的具體性質(zhì)制作一個(gè)“活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)事物預(yù)置表”（表樣如附件1）。然后按照這張表上的內(nèi)容對(duì)會(huì)前工作嚴(yán)格實(shí)施。

2、頭腦風(fēng)暴法

“頭腦風(fēng)暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的各種事物和突發(fā)事件的準(zhǔn)備和預(yù)防是一件很繁雜的事，每個(gè)人并不能保證把所有的東西都考慮進(jìn)去，所以在這個(gè)時(shí)候運(yùn)用“頭腦風(fēng)暴法”發(fā)動(dòng)所有人的智慧就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。

3、與時(shí)吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

由于各種大型活動(dòng)的復(fù)雜性，保證每次活動(dòng)都開展的順順利利、一點(diǎn)都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會(huì)出現(xiàn)未曾預(yù)料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動(dòng)過后與時(shí)地整理在活動(dòng)過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動(dòng)中創(chuàng)造的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這次的失誤下次堅(jiān)決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗(yàn)下次一定更好的運(yùn)用。這就為我們以后的活動(dòng)管理積累了良好的基礎(chǔ)。（五）活動(dòng)的實(shí)施階段

活動(dòng)的實(shí)施階段是整個(gè)活動(dòng)過程中最重要的部分，活動(dòng)的成敗就在此，這部分也將是本文主要探討的地方?，F(xiàn)在很多的活動(dòng)在實(shí)施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動(dòng)實(shí)施過程中風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的增高。

為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。這一點(diǎn)會(huì)在下面單獨(dú)介紹。

（六）活動(dòng)的評(píng)估和總結(jié)

活動(dòng)結(jié)束后，必須做一個(gè)效果評(píng)估與總結(jié)。項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過與時(shí)有效的信息反饋，為未來新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。通常項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告包括以下內(nèi)容：

（1）、對(duì)比計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；

（2）、項(xiàng)目財(cái)務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）、評(píng)估項(xiàng)目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）、對(duì)未來項(xiàng)目的建議；

（5）、團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，對(duì)杰出成員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；此外，項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告還應(yīng)包括：

（1）、對(duì)項(xiàng)目剩余資產(chǎn)的管理與處置

（2）、項(xiàng)目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）、檔案的整理、存檔工作。

三活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理

（一）活動(dòng)過程中最容易出現(xiàn)的三個(gè)問題：

A)

活動(dòng)前期準(zhǔn)備不足造成的現(xiàn)場(chǎng)事物的漏缺；

B)

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)分工不明確導(dǎo)致管理混亂

C)

對(duì)現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)事件的處理缺乏一定的準(zhǔn)備和技巧

（二）“角色管理”

由于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)工作，保證活動(dòng)的順利進(jìn)行，對(duì)于活動(dòng)的管理者來說也是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。

因?yàn)樵?jīng)參與過多項(xiàng)各種類型的活動(dòng)，我發(fā)現(xiàn)其實(shí)每次活動(dòng)的參與人員都很固定，根據(jù)他們參與活動(dòng)的不同身份大致可以分為六類，即：活動(dòng)組織方、場(chǎng)館方、演員/主持/選手等、舞臺(tái)/燈光/音響制作方、嘉賓/觀眾方和媒體記者方。

所以，我們可以根據(jù)活動(dòng)參與者的角色來分配管理工作，分工明確、各負(fù)其責(zé)。我把這種管理暫時(shí)稱為“角色管理”。即：根據(jù)參與活動(dòng)者的不同身份把現(xiàn)場(chǎng)的管理任務(wù)分為若干方面，每一參與角色群體的相關(guān)事務(wù)為一方面的管理任務(wù)，再分別安排專人來負(fù)責(zé)每一方面的相關(guān)事務(wù)，最后有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一管理各個(gè)方面的負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)和控制整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)工作。

當(dāng)然，在每次的具體活動(dòng)中以上幾方面并不是什么時(shí)候都一成不變。根據(jù)活動(dòng)的不同情況，它所容納的角色或多或少，但并不會(huì)影響我們的管理工作，因?yàn)槲椰F(xiàn)在所提出的是一種管理的方式或者說概念，根據(jù)不同的情況，它的具體內(nèi)容也會(huì)隨之更改。

1、角色劃分

角色管理的前提是對(duì)參與活動(dòng)的全體人員進(jìn)行科學(xué)的角色劃分，這也是實(shí)施操作活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨(dú)立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因?yàn)榻巧珓澐值淖罱K目的就是為了使工作分工明確，易于操作。

例如對(duì)一場(chǎng)具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會(huì)或時(shí)裝發(fā)布會(huì)，在舞臺(tái)方面會(huì)涉與到音響、燈光和舞美；而在表演方面又會(huì)涉與到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進(jìn)行，舞臺(tái)方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺(tái)方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個(gè)人來全權(quán)負(fù)責(zé)是再好不過了，但是因?yàn)楦鞣降氖聞?wù)都非常的多，如果一個(gè)人來處理未免會(huì)顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當(dāng)然，這時(shí)雙方負(fù)責(zé)人的溝通就會(huì)顯得很重要了。但是如果是一場(chǎng)小型的演出，也許一個(gè)人來管理兩方面的事也會(huì)游刃有余的。①活動(dòng)的組織方：主要包括活動(dòng)的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動(dòng)整體策劃和運(yùn)作的單位和個(gè)人。不管是在程序上，還是事件的實(shí)際處理過程中，活動(dòng)的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對(duì)于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。②場(chǎng)館方：主要是指場(chǎng)地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會(huì)時(shí)的體育館方，在社區(qū)舉辦活動(dòng)時(shí)的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中充分扮演著活動(dòng)實(shí)際操作過程中的把關(guān)和配合角色。③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動(dòng)的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動(dòng)的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們?cè)谡麄€(gè)活動(dòng)的進(jìn)程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動(dòng)主體人員，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候的活動(dòng)主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊我們會(huì)單獨(dú)管理。④舞臺(tái)/燈光/音響制作方：主要包括舞臺(tái)的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個(gè)方面的工作人員。這些都屬于活動(dòng)的基礎(chǔ)設(shè)備，而且具有很強(qiáng)的聯(lián)系性，所以把對(duì)他們的管理專門劃為一方面。⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、評(píng)委、觀眾等幾方面的人員。因?yàn)閰⑴c活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和觀眾等在活動(dòng)舉行過程中的活動(dòng)范圍基本都限于同一場(chǎng)地，所以把他們主要規(guī)為一面。當(dāng)然，對(duì)于某些大型的活動(dòng)，因?yàn)閰⑴c嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動(dòng)頻繁時(shí)，也可以把嘉賓和觀眾方分開進(jìn)行管理。⑥媒體記者方：主要包括活動(dòng)邀請(qǐng)的媒體和主動(dòng)前來采訪的媒體。因?yàn)槊看位顒?dòng)都會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動(dòng)的最終目的就是增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力，媒體的參與對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的效益評(píng)估具有很大的參考價(jià)值。所以對(duì)于媒體方的管理也就理所當(dāng)然的獨(dú)立為面了。

有時(shí)候，某些大型活動(dòng)的每一項(xiàng)都可能會(huì)有很多事務(wù)，例如一場(chǎng)大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺(tái)設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個(gè)時(shí)候可以在角色劃分的基礎(chǔ)上，再對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分。

總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動(dòng)的實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。

2、工作職能

各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在：

①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場(chǎng)和準(zhǔn)備情況。例如舞臺(tái)燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓準(zhǔn)備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當(dāng)?shù)龋?/p>

②負(fù)責(zé)各角色人員之間的信息溝通。參與活動(dòng)的各個(gè)方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)傳達(dá)他們之間的信息和各種配合要求；

③負(fù)責(zé)解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題；

④與時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)告工作進(jìn)展情況；

⑤現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。3、角色管理在籌備期的運(yùn)用

在活動(dòng)籌備期的工作安排，以與擬定工作計(jì)劃的時(shí)候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強(qiáng)的目的性和針對(duì)性，所以在活動(dòng)的籌備期間具有很強(qiáng)的實(shí)用性。但是，如果在活動(dòng)籌備期適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用角色管理，那么在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中會(huì)更加“如虎添翼”，而對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的管理也會(huì)顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。

在籌備期的角色管理仍以活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的角色管理任務(wù)加以延伸至活動(dòng)的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)整個(gè)籌備進(jìn)程，并且承擔(dān)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的同一方面的工作。例如在舞臺(tái)方面，可以在對(duì)舞臺(tái)、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認(rèn)到最后簽訂合同都有一個(gè)人專門負(fù)責(zé)跟進(jìn)（當(dāng)然也可能是幾個(gè)人或一個(gè)小團(tuán)隊(duì)），而且在最后的活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)仍由其擔(dān)任舞臺(tái)、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)舞臺(tái)方面的監(jiān)督和控制都會(huì)更加順利高效。

但是由于一般活動(dòng)從籌備開始到活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施都有一個(gè)很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們?cè)趯?shí)際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)程速度和效率。

（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制

在角色劃分好以后，就是實(shí)實(shí)在在的執(zhí)行和管理了。角色劃分是管理的基礎(chǔ)和前提，如果管理沒有效率，角色劃分得再科學(xué)、再合理也是無濟(jì)于事?！绊?xiàng)目負(fù)責(zé)人制”，無疑是目前有利于整個(gè)活動(dòng)策劃和實(shí)施過程中的順利、高效的進(jìn)行較好管理制度。

經(jīng)歷過活動(dòng)執(zhí)行的人一定都很了解，活動(dòng)的開展現(xiàn)場(chǎng)簡直就是一個(gè)沸騰的油鍋，特別是工作人員都保持著高度的緊張，只有大家都固定的聽從一個(gè)人的統(tǒng)一安排，互相配合，才能保證各項(xiàng)工作有條不紊的開展。如果每個(gè)人都去“指手畫腳”，那么場(chǎng)面一定會(huì)非常的亂，員工不知道該聽誰的，管理者也不知道各項(xiàng)工作的進(jìn)展如何，某件事情是否有人去處理，或者是否安排妥當(dāng)?shù)鹊葐栴}都會(huì)接踵而來。每個(gè)“指手畫腳”的人都認(rèn)為自己在幫助處理現(xiàn)場(chǎng)事物，但卻不知自己的插手只能“越幫越忙”，只會(huì)讓現(xiàn)場(chǎng)越來越亂。

如此以來，現(xiàn)場(chǎng)就無所謂什么管理和協(xié)調(diào)了，每個(gè)人都去控制現(xiàn)場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)也就失去了控制。現(xiàn)場(chǎng)一旦失去控制，什么情況都有可能發(fā)生。所以為了保證現(xiàn)場(chǎng)工作的順利、高效的展開，現(xiàn)場(chǎng)管理必須只能有一個(gè)人統(tǒng)一管理。在這種情況下，如果有些承辦方的領(lǐng)導(dǎo)或者某個(gè)主管發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)有些問題需要有人去處理時(shí)，可以告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一調(diào)配下，協(xié)作負(fù)責(zé)人處理。

（四）現(xiàn)場(chǎng)管理中應(yīng)該注意的幾點(diǎn)：

1、認(rèn)識(shí)場(chǎng)館方負(fù)責(zé)人

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問題很多都需要場(chǎng)地的管理方來協(xié)同解決，所以被安排和場(chǎng)地管理方接觸的人必須提前和場(chǎng)地管理方負(fù)責(zé)本次活動(dòng)的主管取得聯(lián)系，以便在處理現(xiàn)場(chǎng)問題時(shí)能夠與時(shí)和場(chǎng)管的負(fù)責(zé)人溝通，提高辦事效率。

在這個(gè)過程中最好讓場(chǎng)管的本次活動(dòng)總負(fù)責(zé)人把負(fù)責(zé)當(dāng)場(chǎng)活動(dòng)的相關(guān)管理人員都介紹給你認(rèn)識(shí)，以便在不能馬上找到總負(fù)責(zé)人時(shí)也可以讓其他相關(guān)管理人員配合你解決問題。同時(shí)，也可以把組織方的相關(guān)管理人員介紹給場(chǎng)管方認(rèn)識(shí)，同樣也是為了在出現(xiàn)問題時(shí)雙方可以與時(shí)、高效的溝通。

通常在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，活動(dòng)的組織方一般通過服裝來辨認(rèn)場(chǎng)管工作人員，而場(chǎng)管方亦是通過工作證件來確定組織方的工作人員。這種情況雖然對(duì)于雙方人員身份的確認(rèn)很少出錯(cuò)，但是在解決問題時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)一些尷尬的局面。例如我們有時(shí)候找場(chǎng)管的普通工作人員，他們又沒辦法也沒權(quán)利為你解決和確認(rèn)任何事情，最后還是讓你去問他們的負(fù)責(zé)人。同樣，場(chǎng)管的工作人員在詢問有關(guān)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的某些問題時(shí)，也并不是我們的每個(gè)工作人員都知道或者可以決定的。所以，如果時(shí)間和條件允許的話，活動(dòng)開展前，雙方的相關(guān)管理人員最好都互相認(rèn)識(shí)一下。2、

工作協(xié)調(diào)會(huì)議

在各方面工作都安排妥當(dāng)?shù)臅r(shí)候，還不要忘了在活動(dòng)開始前的工作協(xié)調(diào)會(huì)議。工作協(xié)調(diào)會(huì)議的目的一方面是在活動(dòng)開始前讓所有工作人員最后確認(rèn)自己的工作職責(zé)，加強(qiáng)員工對(duì)自己本職工作的實(shí)施印象；另一方面，也是為了與時(shí)向員工傳達(dá)臨時(shí)變動(dòng)的若干事項(xiàng)。

在這里需要強(qiáng)調(diào)的是，不管自己的工作在之前安排的多么妥當(dāng)，活動(dòng)正式開始前一天的這個(gè)工作協(xié)調(diào)會(huì)議一定要開。因?yàn)檫@不僅僅是為了布置工作，它更是活動(dòng)前的一次動(dòng)員會(huì)，有利于進(jìn)一步提高員工的工作緊湊感和相互之間的協(xié)作默契，。它不僅讓員工明白自己要干什么，而且還讓員工明白自己應(yīng)該拿出什么樣的干勁來工作。因此這次會(huì)一定不能少。而且通過我們以前做過的眾多活動(dòng)，也已經(jīng)證實(shí)了這次會(huì)議的必要性：開過會(huì)的工作人員往往在第二天的活動(dòng)中工作的目的性更強(qiáng)，效率更高，相互之間的配合也十分的完美；而沒開過會(huì)的工作人員，往往精力不夠，工作任務(wù)和目的意識(shí)模糊，效率低下。

除此之外，對(duì)于舉辦時(shí)間過長的活動(dòng)，例如要好幾天，或者好幾周，甚至是更長的，在每天或者每個(gè)系列的活動(dòng)結(jié)束后還應(yīng)該舉行一次對(duì)于當(dāng)天或當(dāng)場(chǎng)活動(dòng)的總結(jié)會(huì)議，以便與時(shí)總結(jié)活動(dòng)的得失，一方面對(duì)于出現(xiàn)的情況馬上進(jìn)行處理，另一方面也防止在以后的活動(dòng)中再次出現(xiàn)，以與對(duì)接下來的活動(dòng)進(jìn)行更加詳細(xì)的安排。

很多活動(dòng)的組織方有時(shí)候是因?yàn)閷?duì)這方面不夠重視，有時(shí)候是因?yàn)榭紤]到活動(dòng)執(zhí)行的過程中員工都很疲勞，非常厭煩這些“無聊的不必要的”會(huì)議，所以很多時(shí)候都會(huì)忽略這些會(huì)議。但是事實(shí)上，這都是非常必要的事情，原因上面已經(jīng)說過。如果是因?yàn)槠?，可以在時(shí)間和福利上做出適當(dāng)調(diào)整，如果是因?yàn)椴粔蛑匾?，希望以后能夠重視起來?？傊?，不管怎樣，我們最好都能?jiān)持下去。有時(shí)候，最無所謂的事往往就是事故的緣由。

四活動(dòng)執(zhí)行過程中容易忽略的地方

1、活動(dòng)開展前與場(chǎng)館方的溝通

場(chǎng)館方是場(chǎng)地的管理者，在場(chǎng)地上實(shí)施任何活動(dòng)都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場(chǎng)地的直接目的就是為了舉辦活動(dòng)，在這個(gè)過程中會(huì)有許多地方需要場(chǎng)館方配合。但是場(chǎng)館方對(duì)自己場(chǎng)地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動(dòng)開展過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)我們的要求和場(chǎng)館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場(chǎng)館的關(guān)系，更重要的是往往會(huì)因?yàn)檫@方面的原因而耽誤活動(dòng)的正常進(jìn)行，最后是得不償失。

例如前段時(shí)間我們?cè)谝粋€(gè)五星級(jí)賓館的會(huì)展中心做一個(gè)活動(dòng)，由于前期籌備的疏忽，我們忘了給主持人準(zhǔn)備礦泉水。但是當(dāng)時(shí)會(huì)場(chǎng)上也沒有水，只有會(huì)場(chǎng)的門口放了一臺(tái)飲水機(jī)。沒辦法我就在飲水機(jī)上倒了一杯水想讓主持人先解下渴，但是卻被門衛(wèi)攔住了，說會(huì)場(chǎng)內(nèi)不讓帶水，開始以為不讓帶紙杯是怕在會(huì)場(chǎng)內(nèi)到處亂扔，但是想不到他們連瓶裝水也不讓拿進(jìn)去，非要主持人自己出來喝。和門衛(wèi)說不通我就去找他們的負(fù)責(zé)人，想讓他們酒店的服務(wù)員給主持人倒兩杯水，但是負(fù)責(zé)人又說按照協(xié)議內(nèi)容他們不為活動(dòng)提供茶水服務(wù)。最后沒辦法，我只能從外面買了兩瓶水，放在背包內(nèi)偷偷的拿進(jìn)來。

這本來是件很小的事，但是由于事先沒有充分的溝通才會(huì)出現(xiàn)這種不必要的麻煩。所以在活動(dòng)開展之前，先要把我們?cè)诨顒?dòng)中需要場(chǎng)館配合的地方一一羅列，事不懼小。另一方面，也要讓場(chǎng)館方把自己的規(guī)定說清楚，有什么沖突的地方盡量會(huì)前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。一旦活動(dòng)進(jìn)入實(shí)施階段，我們可和場(chǎng)館耗不起。2、文件檔案管理

這一點(diǎn)在工作計(jì)劃中已經(jīng)提到過，現(xiàn)在之所以再次提出是因?yàn)樵谖宜?jīng)歷過的和了解到的很多活動(dòng)中，在對(duì)文件檔案的管理方面并不是很重視，經(jīng)常會(huì)被忽略。但事實(shí)上，對(duì)于文件檔案的管理在活動(dòng)的執(zhí)行過程中和活動(dòng)的后期工作中都有著非常重要的作用。

活動(dòng)中所涉與到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個(gè)方面。當(dāng)我把這些文件檔案羅列給大家看的時(shí)候，他們的作用我想大家心中已經(jīng)明了了。也許，在你沒有羅列之前，你還不會(huì)想到會(huì)有這么多的文件需要我們?nèi)ス芾?。但是我要說的并不僅僅是讓大家來充分重視這件事，有專門的人來管理這些檔案文件當(dāng)然是非常必要的。但是在管理過程中還應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因?yàn)闄n案文件的管理并不是一件容易的事，我們對(duì)他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實(shí)上在活動(dòng)的執(zhí)行期間各種事項(xiàng)都會(huì)隨時(shí)變動(dòng)，對(duì)于這些變動(dòng)的與時(shí)更新也是一個(gè)非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們?cè)诨顒?dòng)的過程在各個(gè)需要他們的工作人員中與時(shí)傳遞。

由于對(duì)文件檔案的管理不善而使活動(dòng)推遲、忙亂的例子我就不用列述了，我想每位參與過活動(dòng)執(zhí)行的人都會(huì)有或多或少的經(jīng)歷。所以，希望我們?cè)谝院蟮幕顒?dòng)管理中能夠充分重視對(duì)于文件檔案的管理。3、財(cái)務(wù)管理

每次活動(dòng)的舉辦都會(huì)需要很多東西，其中有些是我們自己的，有些是專為本次活動(dòng)購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會(huì)涉與到很多東西。同樣，在實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)的過程中也會(huì)產(chǎn)生很多開支，有些是預(yù)算內(nèi)的，有些是臨時(shí)產(chǎn)生的。因此，在很多活動(dòng)完結(jié)之后結(jié)算時(shí)才發(fā)現(xiàn)實(shí)際開支比預(yù)算要多出很多來。所以，對(duì)于財(cái)務(wù)的管理就顯得尤為重要了。

第一，活動(dòng)過程中各項(xiàng)財(cái)物的使用和消耗、活動(dòng)后各項(xiàng)財(cái)物的安置和處理。因?yàn)榛顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)的人員繁雜，所以財(cái)物丟失的事也時(shí)有發(fā)生，在對(duì)財(cái)物的看管上應(yīng)該特別注意；由于很多財(cái)物都是服務(wù)于各種獨(dú)立的活動(dòng)，所以每次活動(dòng)完結(jié)之后就經(jīng)常會(huì)被大家把財(cái)物和活動(dòng)一起拋到腦后了；活動(dòng)完結(jié)之后，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生很多“項(xiàng)目資產(chǎn)”，如何對(duì)這些資產(chǎn)進(jìn)行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級(jí)處理”，也應(yīng)該是個(gè)值得考慮的問題。

第二，活動(dòng)過程中工作人員的花費(fèi)開銷。在活動(dòng)的執(zhí)行期間，