開發(fā)公司會議管理制度第一章總則

為確保公司會議的高效有序進行，提高決策效率，規(guī)范會議管理，制定本制度。開發(fā)公司會議管理制度（以下簡稱“本制度”）適用于公司各部門、各層級會議的組織與實施。

一、會議目的

1.促進公司內部溝通，提高工作效率。

2.加強部門間的協(xié)作，協(xié)調資源，促進公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

3.集思廣益，解決工作中的問題，推動公司持續(xù)改進。

4.傳達公司政策，提高員工的凝聚力和執(zhí)行力。

二、會議類型

1.定期會議：包括周例會、月度會議、季度會議、年度會議等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的專題會議或緊急會議。

三、參會人員

1.公司全體員工均有義務參加與其工作相關的會議。

2.各級領導應積極參與下屬部門的會議，了解工作情況，指導工作。

3.會議主持人由會議召集人指定，負責會議的組織、主持和總結。

四、會議紀律

1.會議應嚴格按照預定的時間、地點、議程進行。

2.參會人員應提前做好會議準備工作，按時到場，不得遲到、早退。

3.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，如有緊急事項，需向主持人請假后方可離場。

4.會議內容應保密，不得泄露給無關人員。

五、會議管理責任

1.各部門負責人對本部門會議的召開、紀要的撰寫和跟蹤落實負責。

2.會議召集人負責會議通知、會議資料的準備和會議場地的安排。

3.人力資源部門負責對會議管理制度進行監(jiān)督、檢查和改進。

本制度的解釋權歸公司人力資源部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關制度與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議召集人應根據(jù)公司工作計劃或實際需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.確定參會人員：會議召集人應根據(jù)會議主題，明確參會人員范圍，包括主持人、參會部門、參會人員等。

3.發(fā)送會議通知：會議召集人應在會議開始前至少1個工作日發(fā)送會議通知，內容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等。

4.準備會議資料：會議主持人或相關人員應提前準備好會議所需的資料，并在會議前1個工作日發(fā)放給參會人員。

5.安排會議室：會議召集人負責預訂會議室，并根據(jù)會議需求提前做好場地布置、設備檢查等工作。

二、會議進行

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前15分鐘到場簽到，會議主持人負責清點人數(shù)。

2.會議開幕：會議主持人宣布會議開始，簡要介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議議程：按照預定議程逐項進行，每個議題的討論時間應控制在合理范圍內。

4.討論與發(fā)言：會議主持人應引導參會人員進行充分討論，鼓勵大家積極發(fā)言，確保會議效果。

5.歸納總結：會議主持人應在每個議題討論結束后進行歸納總結，明確結論和下一步行動。

三、會議閉幕

1.會議總結：會議主持人對本次會議的成果、共識和待解決問題進行總結。

2.傳達會議要求：會議主持人對參會人員提出明確的工作要求，確保會議精神的落實。

3.會議記錄：指定專人負責記錄會議內容，包括討論事項、結論、責任人和完成時間等。

4.會議閉幕：會議主持人宣布會議結束，對參會人員表示感謝。

四、會議紀要的撰寫

1.會議結束后1個工作日內，會議記錄人應整理會議紀要，內容包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、結論等。

2.會議紀要應簡潔明了，重點突出，便于閱讀。

3.會議紀要需經(jīng)會議主持人審核通過后，發(fā)送給參會人員和相關領導。

五、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議召集人應將會議資料、紀要等文件進行歸檔，便于查閱和追溯。

2.歸檔資料包括會議通知、會議議程、會議紀要、參會人員名單等。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障會議決策的有效執(zhí)行，確保會議成果的轉化，特制定會議紀要的跟蹤落實制度，具體如下：

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要經(jīng)主持人審核通過后，由會議記錄人通過公司內部通訊系統(tǒng)或郵件形式發(fā)布給所有參會人員及相關領導。

2.各參會人員應認真閱讀會議紀要，確保對會議決策和分工有清晰的認識。

3.會議紀要的發(fā)布應在會議結束后的兩個工作日內完成。

二、任務分工與責任落實

1.會議紀要中明確提出的任務和責任分工，各責任人應按照要求執(zhí)行，確保工作進度和質量。

2.責任人應在會議紀要發(fā)布后的兩個工作日內，向會議召集人或主持人反饋接受任務的確認信息。

3.如責任人對任務有疑問或異議，應及時與會議召集人或主持人溝通解決。

三、進度跟蹤與匯報

1.各責任人應根據(jù)任務進度，定期向會議召集人或主持人匯報工作進展情況。

2.會議召集人應建立任務跟蹤機制，對會議紀要中的任務進行定期檢查和督促。

3.對于重要或緊急的任務，會議召集人可要求責任人提供中期報告，以確保任務按期完成。

四、問題反饋與協(xié)調解決

1.在任務執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任人應及時向會議召集人或主持人反饋，并提出解決建議。

2.會議召集人應協(xié)調相關部門和資源，協(xié)助責任人解決問題，確保任務順利進行。

3.對于重大問題，會議召集人可召集相關人員召開專題會議，研究解決方案。

五、會議紀要落實情況的評估與總結

1.會議紀要中的任務完成后，會議召集人應對任務完成情況進行評估，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施。

2.評估結果和總結報告應作為會議資料歸檔，為今后類似工作提供參考。

3.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的責任人，公司可給予表彰和獎勵；對于未按要求完成任務的責任人，應視情況給予相應處罰。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門或個人需提前向行政部門或指定管理人員預訂。

2.預訂會議室時，需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便行政部門合理安排會議室和設備。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則，對于重要或緊急會議，行政部門可根據(jù)實際情況進行協(xié)調。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食。

2.會議期間，參會人員應愛護會議室設備，不得隨意移動、損壞或私自帶走。

3.會議結束后，參會人員應將座椅歸位，關閉投影儀、音響等設備，關閉門窗，確保會議室恢復原狀。

4.如會議室內設備出現(xiàn)故障，應及時向行政部門報修，確保設備正常運行。

三、會議室設備管理

1.行政部門負責會議室設備的采購、維護和更新。

2.定期對會議室設備進行檢查，確保設備狀態(tài)良好，滿足會議需求。

3.對于特殊設備或軟件需求，會議召集人應提前與行政部門溝通，確保會議前完成相關設備的安裝和調試。

四、會議室安排與調整

1.行政部門有權根據(jù)會議需求和實際情況，對會議室進行合理安排和調整。

2.如預訂會議室的會議時間、參會人數(shù)發(fā)生變化，預訂人應及時通知行政部門，以便進行調整。

3.對于臨時增加的會議，行政部門應盡力協(xié)調解決，如無法安排，需向申請部門說明情況。

五、會議室使用監(jiān)督與處罰

1.行政部門應加強對會議室使用的監(jiān)督，確保規(guī)定得到有效執(zhí)行。

2.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政部門有權進行提醒、警告，并根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

3.對于惡意損壞會議室設備的行為，將追究相關責任人的法律責任。

本章規(guī)定的解釋權歸行政部門所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。管理規(guī)定自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本規(guī)定不符的，以本規(guī)定為準。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度的修改和補充

1.本制度的修改和補充由公司人力資源部門負責，必要時可征求相關部門意見。

2.修改和補充內容經(jīng)公司領導審批通過后，以書面形式發(fā)布，并通知全體員工。

二、制度解釋

1.本制度的解釋權歸公司人力資源部門所有。

2.員工對本制度有疑問或異議時，可向人力資源部門咨詢或提出建議。

三、制度執(zhí)行監(jiān)督

1.各級管理部門應加強對本制度