檔案管理操作規(guī)程及實(shí)施細(xì)則一、總則（一）目的為規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本規(guī)程及細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于本單位及所屬各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案（含文書(shū)、科技、人事、會(huì)計(jì)、聲像等）的全流程管理，涵蓋收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.真實(shí)性：檔案內(nèi)容如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際，嚴(yán)禁篡改、偽造。2.完整性：確保檔案收集齊全，無(wú)關(guān)鍵文件材料遺漏。3.安全性：采取有效措施保障檔案實(shí)體與信息安全，防止損毀、丟失或泄露。4.可追溯性：檔案管理流程清晰可查，便于責(zé)任追溯與歷史信息調(diào)取。二、檔案管理流程（一）檔案收集1.收集范圍：各部門(mén)日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：公文類(lèi)：正式文件、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等；業(yè)務(wù)類(lèi)：項(xiàng)目方案、研究報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審批材料等；聲像類(lèi)：照片、錄音、錄像、電子文件等；其他類(lèi)：榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、實(shí)物檔案等。2.收集要求：各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的日常積累，定期（每月/每季度）整理待移交材料；業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，將形成的文件材料移交至檔案管理部門(mén)，特殊項(xiàng)目可分段移交；移交時(shí)填寫(xiě)《檔案移交清單》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、密級(jí)等，雙方核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，移交清單一式兩份。（二）檔案整理1.分類(lèi)編號(hào)：采用“年度—機(jī)構(gòu)（部門(mén)）—問(wèn)題（或類(lèi)型）”三級(jí)分類(lèi)法，或依據(jù)檔案類(lèi)型（文書(shū)、科技等）采用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)；檔案編號(hào)需唯一，包含年度、分類(lèi)代碼、案卷序號(hào)（或件號(hào)），例如“2023-WS-001”（2023年文書(shū)類(lèi)第1件）。2.立卷組卷：文書(shū)檔案以“件”為單位整理，科技檔案（如工程檔案）以“卷”為單位；同一事由的文件材料裝訂成冊(cè)（或裝入檔案盒），編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄（含文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等）；檔案盒封面標(biāo)注檔案名稱(chēng)、年度、分類(lèi)、起止件號(hào)/卷號(hào)，盒脊標(biāo)注分類(lèi)號(hào)、年度、盒號(hào)。（三）檔案歸檔1.歸檔審核：檔案管理部門(mén)對(duì)移交檔案審核，重點(diǎn)檢查：文件材料是否完整、準(zhǔn)確，是否為原件（復(fù)印件需注明原因并加蓋公章）；整理是否規(guī)范，編號(hào)、目錄是否清晰；密級(jí)、保管期限劃分是否準(zhǔn)確（保管期限分永久、30年、10年，依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》）。2.歸檔入庫(kù)：審核通過(guò)的檔案，錄入檔案管理系統(tǒng)，分配存放位置（檔案架/柜編號(hào)、層號(hào)），實(shí)體檔案存入指定庫(kù)房。（四）檔案鑒定1.定期鑒定：每5年組織一次檔案鑒定，成立由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)等組成的鑒定小組。2.鑒定內(nèi)容：審查檔案保存價(jià)值，調(diào)整保管期限（如原定為30年的檔案，經(jīng)鑒定需延長(zhǎng)或縮短期限）；檢查檔案實(shí)體狀況，對(duì)破損、褪色檔案提出修復(fù)方案。3.鑒定結(jié)果：形成《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，需銷(xiāo)毀的檔案列出清單，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀流程：經(jīng)審批的銷(xiāo)毀檔案，由檔案管理部門(mén)與監(jiān)銷(xiāo)部門(mén)（如辦公室、審計(jì)部）共同清點(diǎn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》；銷(xiāo)毀時(shí)需有2名以上監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)，采用碎紙、焚毀等安全方式，銷(xiāo)毀后監(jiān)銷(xiāo)人員在清冊(cè)上簽字，清冊(cè)永久保存；涉密檔案銷(xiāo)毀需按保密規(guī)定執(zhí)行，使用指定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)或設(shè)備。三、檔案分類(lèi)管理細(xì)則（一）文書(shū)檔案管理要點(diǎn)：以“件”為單位，按發(fā)文、收文、內(nèi)部文件分類(lèi)，重點(diǎn)關(guān)注公文成文日期、發(fā)文字號(hào)、關(guān)鍵詞；歸檔范圍：?jiǎn)挝荒甓裙ぷ饔?jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議材料、對(duì)外往來(lái)公文等；保管期限：永久（如單位章程、年度總結(jié)）、30年（如重要合同、請(qǐng)示批復(fù)）、10年（如一般性通知、報(bào)表）。（二）科技檔案管理要點(diǎn)：按項(xiàng)目（如工程、科研）分類(lèi)，包含立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等階段文件，需與項(xiàng)目進(jìn)度同步歸檔；歸檔范圍：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙（含電子圖紙）、施工日志、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；特殊要求：圖紙需折疊整齊，標(biāo)注圖號(hào)、比例，電子圖紙需備份至專(zhuān)用存儲(chǔ)設(shè)備，與紙質(zhì)版一一對(duì)應(yīng)。（三）人事檔案管理要點(diǎn)：由專(zhuān)人（檔案管理員或人力資源專(zhuān)員）管理，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，借閱需經(jīng)人事部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；歸檔范圍：?jiǎn)T工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、職稱(chēng)評(píng)定材料、獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件等；保管要求：存放于專(zhuān)用人事檔案柜，遠(yuǎn)離潮濕、高溫環(huán)境，每年核對(duì)一次檔案內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確。（四）會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)：按憑證、賬簿、報(bào)表分類(lèi)，需符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，由財(cái)務(wù)部門(mén)整理后移交檔案管理部門(mén)；歸檔范圍：會(huì)計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬）、財(cái)務(wù)報(bào)告（年報(bào)、季報(bào)）、銀行對(duì)賬單等；保管期限：會(huì)計(jì)憑證30年，會(huì)計(jì)賬簿30年，財(cái)務(wù)報(bào)告永久（年報(bào)）或10年（季報(bào)、月報(bào)）。（五）聲像檔案管理要點(diǎn)：照片需注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由，錄像/錄音需標(biāo)注內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)、拍攝者，電子文件需轉(zhuǎn)換為通用格式（如JPG、MP4）并備份；歸檔范圍：重要會(huì)議、活動(dòng)照片，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)錄像，采訪錄音等；保管要求：存儲(chǔ)于防磁、防潮的專(zhuān)用設(shè)備（如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)），定期檢查數(shù)據(jù)完整性，每2年遷移一次數(shù)據(jù)。四、檔案保管與利用（一）保管環(huán)境1.庫(kù)房要求：溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%；配備防火（滅火器、煙感報(bào)警器）、防潮（除濕機(jī)）、防蟲(chóng)（防蟲(chóng)藥、定期通風(fēng)）、防盜（門(mén)禁、監(jiān)控）設(shè)施；檔案架/柜需遠(yuǎn)離窗戶(hù)、水源，避免陽(yáng)光直射。2.實(shí)體保護(hù)：定期（每半年）檢查檔案實(shí)體狀況，發(fā)現(xiàn)破損、霉變及時(shí)修復(fù)（如使用檔案修裱機(jī)、去酸液）；珍貴檔案（如歷史文書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)）需裝入無(wú)酸紙檔案袋，單獨(dú)存放。（二）檔案利用1.借閱流程：內(nèi)部人員借閱：填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案編號(hào)、歸還時(shí)間，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱；外部人員借閱：需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且僅限在檔案閱覽室查閱，不得帶出；借閱期限：一般檔案不超過(guò)15天，特殊情況可續(xù)借，逾期未還需書(shū)面說(shuō)明原因。2.利用方式：實(shí)體查閱：在檔案閱覽室進(jìn)行，需遵守閱覽室規(guī)定（如禁止拍照、吸煙）；編研利用：檔案管理部門(mén)定期編研檔案資料（如《年度大事記》《專(zhuān)題檔案匯編》），供單位內(nèi)部參考。五、檔案安全保障（一）實(shí)體安全庫(kù)房鑰匙由專(zhuān)人保管，非工作時(shí)間鎖閉庫(kù)房；定期（每月）檢查消防、安防設(shè)施，確保正常運(yùn)行；檔案出入庫(kù)需登記，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。（二）信息安全電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備需加密，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如管理員、普通用戶(hù)）；定期（每季度）備份電子檔案，備份介質(zhì)異地存放（如云端、另一辦公地點(diǎn)）；涉密檔案需標(biāo)注密級(jí)，電子版本加密存儲(chǔ)，借閱、復(fù)制需經(jīng)保密委員會(huì)審批。（三）應(yīng)急處置制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)情況的處置流程；每年組織一次應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處理能力；檔案受損后，立即啟動(dòng)修復(fù)程序，必要時(shí)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行搶救。六、責(zé)任與監(jiān)督（一）崗位責(zé)任1.檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用，確保檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況；2.部門(mén)兼職檔案員：負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的積累、移交，配合檔案管理員開(kāi)展工作；3.分管領(lǐng)導(dǎo)：審批檔案鑒定、銷(xiāo)毀、借閱等重要事項(xiàng)，監(jiān)督檔案管理制度執(zhí)行。（二）監(jiān)督考核1.日常監(jiān)督：檔案管理部門(mén)定期檢查各部門(mén)檔案移交情況，對(duì)未按時(shí)移交、整理不規(guī)范的部門(mén)提出整改意見(jiàn)；2.年度考核：將檔案管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人予以