公司文件歸檔與保管制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了保護公司的文件資料安全、保密、完整性和可追溯性，提高公司內(nèi)部工作效率和信息管理水平，訂立本制度。本制度依據(jù)國家有關(guān)文件管理的法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，以及公司內(nèi)部管理需要，規(guī)定公司文件的歸檔、保管、使用、借閱、銷毀等管理制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及文件的各個部門、各個崗位的職工，包含紙質(zhì)文件和電子文件，以及各類機密文件、緊要文件和非機密文件。第三條定義文件：指公司內(nèi)部或所屬部門、崗位產(chǎn)生、接收、處理的各類書面或電子信息載體，包含但不限于合同、報告、備忘錄、函件、電子郵件、會議記錄等。歸檔：指將文件依照肯定的分類規(guī)定整理、編目和存放的過程。保管：指對已歸檔文件進行妥當(dāng)保管、管理和使用的活動，包含存放、防火、防水、防腐蝕、防盜等。機密文件：指涉及公司商業(yè)秘密、合同和協(xié)議、薪酬、技術(shù)資料等緊要信息，需依照保密要求管理的文件。緊要文件：指對公司運營和決策具有緊要影響的文件。非機密文件：指不屬于機密文件和緊要文件范疇的文件。第二章文件歸檔第四條基本要求公司內(nèi)部各部門、崗位應(yīng)依照統(tǒng)一的文件歸檔分類規(guī)定進行文件歸檔工作。文件歸檔應(yīng)嚴格依照時間次序歸檔。文件歸檔應(yīng)依照文件的緊要性和機密級別進行分類。文件歸檔應(yīng)注明文件的標(biāo)題、作者、編制日期、生效日期、歸檔日期等信息。第五條歸檔分類規(guī)定公司文件歸檔依照以下分類規(guī)定進行：1.按文件類型分類，包含合同、報告、備忘錄、函件等。2.按部門分類，包含財務(wù)、人力資源、市場等。3.按項目分類，包含各個項目名稱。4.按日期分類，依照年份和月份進行分類。第六條歸檔流程文件負責(zé)人：每個部門指定一名負責(zé)文件歸檔的人員，負責(zé)文件的整理、編目、歸檔和保管工作。文件編目：文件負責(zé)人將文件依照分類規(guī)定進行編目，填寫文件目錄清單。文件歸檔：依照編目后的次序，將文件依照分類規(guī)定歸入相應(yīng)的檔案盒或文件柜中。文件整理：定期對歸檔文件進行整理和清理，確保文件的完整性和可查找性。文件檔案袋：對于緊要文件和機密文件，在歸檔過程中應(yīng)將其放入專用的檔案袋中，進行密封和保管。第三章文件保管第七條文件保管要求文件保管應(yīng)供應(yīng)相應(yīng)的保管設(shè)備，包含文件柜、文件架、檔案盒等。文件保管設(shè)備應(yīng)放置在安全、通風(fēng)、干燥的地方，且應(yīng)定期檢查設(shè)備的情形。文件保管設(shè)備應(yīng)依照文件的分類和編目規(guī)定進行布局。文件保管設(shè)備應(yīng)定期進行清理和整理，確保文件的安全和完整性。第八條文件借閱文件借閱應(yīng)依照公司的借閱制度進行，被借閱的文件應(yīng)有借閱申請，申請人需寫明借閱的目的和時間。文件負責(zé)人對申請進行審批，同意借閱后將文件交付借閱人，并記錄借閱信息。文件歸還應(yīng)依照商定時間進行，逾期歸還需重新申請。文件借閱期限一般不超出30天，對于機密文件和緊要文件，借閱期限應(yīng)依據(jù)需要進行調(diào)整。第九條文件銷毀公司文件銷毀應(yīng)經(jīng)過文件負責(zé)人審批，并依照公司文件銷毀的流程進行。文件銷毀應(yīng)依據(jù)文件的保管期限和文件的緊要性進行，一般不得提前銷毀。文件銷毀應(yīng)進行書面記錄，包含銷毀文件的目錄清單和銷毀人員的簽名。對于機密文件和緊要文件的銷毀，應(yīng)采取特殊措施，確保其安全和徹底銷毀。第四章監(jiān)督與考核第十條文件管理監(jiān)督公司內(nèi)部設(shè)立文件管理監(jiān)督人員，負責(zé)對文件管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。第十一條文件管理考核公司將對各部門的文件管理情況進行定期考核，考核內(nèi)容包含文件歸檔、保管、借閱和銷毀等方面的表現(xiàn)。第五章附則第十二條保密責(zé)任對于涉及公司商業(yè)秘密、合同和協(xié)議、薪酬、技術(shù)資料等機密文件，相關(guān)人員應(yīng)依照公司的保密要求進行管理，任何單位和個人不得泄露、復(fù)制或竄改。第十三條本制度的解釋權(quán)和修訂公司文件歸檔與保管制度解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司