1兒童福利機(jī)構(gòu)兒童成長(zhǎng)檔案記錄與管理本文件規(guī)定了兒童福利機(jī)構(gòu)兒童業(yè)務(wù)檔案的建立、記錄、內(nèi)容、管理、利用、轉(zhuǎn)移的要求。本文件適用于兒童福利機(jī)構(gòu)兒童業(yè)務(wù)檔案的建立、記錄、歸檔和管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T42174-2022兒童福利機(jī)構(gòu)社會(huì)工作服務(wù)通用要求DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則MZ/T122-2019家庭寄養(yǎng)評(píng)估MZ/T209兒童福利機(jī)構(gòu)特殊教育服務(wù)規(guī)范3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1兒童福利機(jī)構(gòu)兒童業(yè)務(wù)檔案children'sgrowthfile兒童福利機(jī)構(gòu)在收留兒童撫養(yǎng)兒童工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。4檔案建立4.1通用要求4.1.1總則4.1.1.1應(yīng)建立并完善業(yè)務(wù)檔案工作制度，對(duì)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)置專門(mén)的檔案工作用房、配置必要設(shè)施設(shè)備，指定專門(mén)人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案工作，并安排檔案工作人員參加必要的培訓(xùn)。4.1.1.2兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)文件材料的收集整理。4.1.1.3應(yīng)遵循一人一檔、動(dòng)態(tài)管理、利用便捷的要求。4.1.1.4檔案應(yīng)圖文清晰，真實(shí)完整，能有效利用。4.1.1.5隨身實(shí)物、音像等特殊載體材料，應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。24.1.1.6應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案信息化工作。按照國(guó)家檔案信息化要求，開(kāi)展傳統(tǒng)載體業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作，應(yīng)配備必要的檔案管理軟件。對(duì)于直接形成的電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定歸檔。有條件的兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)建立電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。4.1.1.7應(yīng)對(duì)兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)、在機(jī)構(gòu)、離開(kāi)機(jī)構(gòu)三個(gè)階段形成的有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行歸檔。4.1.2基本要求4.1.2.1歸檔章歸檔章式樣見(jiàn)附錄A中表A.1。4.1.2.2檔案盒由建檔人員進(jìn)行填寫(xiě)，檔案盒包括盒內(nèi)文件目錄、盒內(nèi)備考表、檔案盒封面、檔案盒脊、目錄等項(xiàng)目（各式樣見(jiàn)附錄A填寫(xiě)時(shí)使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫(xiě)或者直接打印,檔案相關(guān)目錄應(yīng)打印，備考表和檔案相關(guān)目錄一律使用A4規(guī)格紙張。4.1.2.3檔案目錄4.1.2.3.1由建檔人員填寫(xiě)，主要內(nèi)容包括檔案序列、名稱、頁(yè)數(shù)等。4.1.2.3.2由檔案管理人員在兒童入院時(shí)建立，隨時(shí)間推移填寫(xiě)、歸集、補(bǔ)充。4.2檔案內(nèi)容4.2.1進(jìn)入機(jī)構(gòu)4.2.1.1基本檔案4.2.1.1.1兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)情況歸檔下列材料:a)撿拾棄嬰（兒童）報(bào)案證明；b)兒童DNA檢測(cè)報(bào)告；c)尋親公告；d)撿拾棄嬰（兒童）交接表；e)社會(huì)福利機(jī)構(gòu)接收棄嬰入院登記表；f)門(mén)診病歷或者住院病歷，感染四項(xiàng)化驗(yàn)報(bào)告單；g)體格檢查表;h)兒童基本信息表(包含姓名、性別、進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間、照片、健康狀況等)。4.2.1.1.2兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)保存工作中形成的特殊載體材料:——實(shí)物材料，包括兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)隨身攜帶能夠標(biāo)識(shí)其身份的物品等;——音像材料，包括兒童的重要活動(dòng)的照片、音視頻等。4.2.1.1.3兒童入院信息，主要內(nèi)容為兒童來(lái)源情況、入院時(shí)間、入院診斷，在兒童入院時(shí)由接診醫(yī)生及護(hù)士填寫(xiě)。4.2.1.1.4兒童檢查情況，主要包括臨床診斷、疾病初診。由觀察區(qū)醫(yī)生自兒童入院24小時(shí)之內(nèi)填寫(xiě)完成并歸入檔案。34.2.2在機(jī)構(gòu)4.2.2.1基本檔案4.2.2.1.1兒童在機(jī)構(gòu)生活期間,兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)情況歸檔下列材料:a)戶口本(復(fù)印件)；b)身份證（復(fù)印件）；c)殘疾證(復(fù)印件)；d)中華人民共和國(guó)社會(huì)保障卡(復(fù)印件)；e)健康檔案(含現(xiàn)病史、既往病史、體檢報(bào)告表等)；f)預(yù)防接種記錄；g)養(yǎng)育照料相關(guān)材料（包括個(gè)性化養(yǎng)育方案、生長(zhǎng)發(fā)育監(jiān)測(cè)、兒童成長(zhǎng)記錄表、生活自理能力評(píng)估表（養(yǎng)育評(píng)估）等）；h)疾病、手術(shù)治療相關(guān)材料(包括診斷證明、入院手續(xù)、病歷、出院記錄、主要的輔助檢查記錄等)；i)康復(fù)治療相關(guān)材料(包括康復(fù)計(jì)劃方案、康復(fù)評(píng)估報(bào)告、康復(fù)階段性記錄、康復(fù)醫(yī)師或者專業(yè)機(jī)構(gòu)出具的矯形器具及康復(fù)輔助器具的適配評(píng)估報(bào)告等)；j)受教育相關(guān)材料(包括受教育基本信息表、教育評(píng)估報(bào)告、教學(xué)階段性記錄、個(gè)案服務(wù)面談?dòng)涗?、獲獎(jiǎng)證明、年度學(xué)習(xí)成績(jī)單、錄取通知書(shū)等)；k)家庭寄養(yǎng)相關(guān)材料(包括寄養(yǎng)家庭基本信息表、寄養(yǎng)家庭申請(qǐng)表、寄養(yǎng)家庭評(píng)估報(bào)告、家庭寄養(yǎng)協(xié)議、護(hù)理醫(yī)療康復(fù)記錄或者相關(guān)治療記錄、兒童福利機(jī)構(gòu)探訪記錄、年度家庭寄養(yǎng)工作評(píng)價(jià)、解除寄養(yǎng)申請(qǐng)、解除寄養(yǎng)通知書(shū)等)；l)社會(huì)工作服務(wù)相關(guān)材料(包括兒童需求預(yù)估記錄表、綜合評(píng)估表、社會(huì)工作服務(wù)計(jì)劃書(shū)、跟進(jìn)服務(wù)記錄表、結(jié)案評(píng)估等)；m)其他應(yīng)歸檔的文件材料。4.2.2.2養(yǎng)育檔案4.2.2.2.1生長(zhǎng)發(fā)育監(jiān)測(cè)，主要內(nèi)容有年齡、體重、身長(zhǎng)、頭圍、胸圍、坐高、腳長(zhǎng)，適用于0～7歲兒童。內(nèi)容由兒童所在區(qū)護(hù)士操作并填寫(xiě)，新生兒月滿1日內(nèi)完成；1～12個(gè)月兒童每月一次，月滿3日內(nèi)完成；1～3歲兒童每季度一次，季滿7日內(nèi)完成。評(píng)估由兒童所在養(yǎng)護(hù)區(qū)的護(hù)理人員和保健護(hù)士共同完成填寫(xiě)并歸入檔案。4.2.2.2.2兒童成長(zhǎng)記錄，主要內(nèi)容包括兒童的語(yǔ)言、運(yùn)動(dòng)、認(rèn)知、情感、社交能力的變化、日常行為記錄，以及兒童成長(zhǎng)過(guò)程中的重要事件，由護(hù)理員、類家庭家長(zhǎng)、早教老師等進(jìn)行記錄。成長(zhǎng)記錄應(yīng)真實(shí)、全面，也可通過(guò)照片、視頻等進(jìn)行記錄。記錄完成及時(shí)歸檔。4.2.2.3醫(yī)療檔案4.2.2.3.1兒童醫(yī)療檔案應(yīng)包括但不限于：a)體溫表；b)醫(yī)囑單；c)住院病歷(一)；d)住院病歷(二)；e)住院病歷(三)；4f)住院病歷(四)；g)病例續(xù)頁(yè)；h)健康檔案；i)疫苗接種本、體檢報(bào)告單；j)化驗(yàn)、檢查單、影像檢查結(jié)果等。4.2.2.3.2在院患病記錄，主要包括兒童患病日期、時(shí)間、主要癥狀體征、診斷、主要治療、轉(zhuǎn)院、出院等情況。內(nèi)容由兒童所在養(yǎng)護(hù)區(qū)醫(yī)生填寫(xiě)，由執(zhí)行護(hù)士簽字，填寫(xiě)完成及時(shí)歸檔。4.2.2.4教育檔案應(yīng)符合MZ/T209-2024中第8章的規(guī)定。4.2.2.5康復(fù)檔案4.2.2.5.1總體要求康復(fù)病例包括腦癱康復(fù)訓(xùn)練登記表、腦癱康復(fù)訓(xùn)練評(píng)估、訓(xùn)練計(jì)劃、訓(xùn)練記錄、總結(jié)。每3個(gè)月為一個(gè)康復(fù)周期，書(shū)寫(xiě)一份康復(fù)病例。4.2.2.5.2訓(xùn)練登記篩選以14歲以下的兒童為主，重點(diǎn)是6歲以下、有康復(fù)潛能的兒童作為康復(fù)訓(xùn)練對(duì)象，由康復(fù)醫(yī)師填寫(xiě)腦癱康復(fù)訓(xùn)練登記表。4.2.2.5.3訓(xùn)練評(píng)估4.2.2.5.3.1納入康復(fù)訓(xùn)練的兒童要按照評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行初次評(píng)估、中期評(píng)估和末期評(píng)估，由康復(fù)治療師對(duì)兒童的功能進(jìn)行逐項(xiàng)評(píng)估、評(píng)分：a)初次評(píng)估的目的是掌握兒童目前的功能障礙情況，為制定訓(xùn)練計(jì)劃、確定訓(xùn)練項(xiàng)目提供依據(jù)；b)中期評(píng)估的目的是經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的訓(xùn)練，針對(duì)存在的問(wèn)題，進(jìn)一步調(diào)整訓(xùn)練計(jì)劃；c)末期評(píng)估的目的是在即將結(jié)束康復(fù)訓(xùn)練時(shí)，對(duì)實(shí)現(xiàn)康復(fù)目標(biāo)的情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出進(jìn)一步康復(fù)的意見(jiàn)。4.2.2.5.3.2訓(xùn)練評(píng)估由康復(fù)治療師填寫(xiě)。4.2.2.5.3.3腦癱康復(fù)訓(xùn)練專用病歷的填寫(xiě)要求客觀、準(zhǔn)確、及時(shí)，并存檔保管，以備檢查。4.2.2.5.4訓(xùn)練計(jì)劃由康復(fù)醫(yī)師、康復(fù)治療師、康復(fù)護(hù)士、兒童護(hù)理員、特殊教育老師、社會(huì)工作者等人員參加，依據(jù)初次評(píng)估的結(jié)果，共同制定訓(xùn)練計(jì)劃。訓(xùn)練計(jì)劃包括針對(duì)兒童主要功能障礙而確定的訓(xùn)練項(xiàng)目、訓(xùn)練方法以及預(yù)期的康復(fù)目標(biāo)等。由康復(fù)治療師填寫(xiě)。4.2.2.5.5訓(xùn)練記錄由康復(fù)治療師將訓(xùn)練內(nèi)容、訓(xùn)練次數(shù)、訓(xùn)練中存在的問(wèn)題以及解決的方法等情況給予記錄，要求每周至少一次。4.2.2.5.6評(píng)估與總結(jié)5兒童康復(fù)訓(xùn)練時(shí)間以三個(gè)月為一周期，在訓(xùn)練一個(gè)半月時(shí)進(jìn)行中期評(píng)估，計(jì)算從初期評(píng)估到中期評(píng)估期間的提高分?jǐn)?shù)，對(duì)訓(xùn)練計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行小結(jié)，兒童功能是否改善、目前存在哪些問(wèn)題，并提出下一步的打算，訓(xùn)練計(jì)劃的調(diào)整等。末期評(píng)估應(yīng)填寫(xiě)從初期到末期之間提高的分?jǐn)?shù)，評(píng)價(jià)訓(xùn)練效果?？偨Y(jié)三個(gè)月的訓(xùn)練是否實(shí)現(xiàn)康復(fù)目標(biāo)，提出進(jìn)一步康復(fù)的意見(jiàn)。由康復(fù)治療師填寫(xiě)。4.2.2.5.7評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)為了檢驗(yàn)康復(fù)訓(xùn)練的效果，設(shè)立“評(píng)估項(xiàng)目”、“評(píng)估依據(jù)”和“效果評(píng)定”三項(xiàng)內(nèi)容?！霸u(píng)估項(xiàng)目”與“訓(xùn)練評(píng)估”中的項(xiàng)目及說(shuō)明一致；“評(píng)分依據(jù)”是根據(jù)兒童完成訓(xùn)練評(píng)估項(xiàng)目規(guī)定動(dòng)作、活動(dòng)程度和范圍，分為四個(gè)等級(jí)的評(píng)估計(jì)分；“效果評(píng)定”是通過(guò)兒童初次與末次評(píng)估的分值之差，確定康復(fù)訓(xùn)練的效果。4.2.2.6家庭寄養(yǎng)檔案4.2.2.6.1家庭寄養(yǎng)評(píng)估檔案管理按照MZ/T122-2019第9章的規(guī)定執(zhí)行。4.2.2.6.2家庭寄養(yǎng)評(píng)估檔案包括：——寄養(yǎng)家庭基本情況評(píng)估表、寄養(yǎng)家庭情況考察表、寄養(yǎng)融合期評(píng)估表、寄養(yǎng)家庭養(yǎng)育實(shí)效評(píng)估表、寄養(yǎng)期家庭需求評(píng)估和寄養(yǎng)家庭終結(jié)評(píng)估表，參見(jiàn)MZ/T122-2019中附錄A～附錄F；——兒童寄養(yǎng)前評(píng)估表、寄養(yǎng)期兒童需求評(píng)估表、兒童寄養(yǎng)終結(jié)評(píng)估表,參見(jiàn)MZ/T122-2019中——其他各種記錄。4.2.2.7社會(huì)工作服務(wù)檔案按照GB/T42174-2022中8.4的規(guī)定執(zhí)行。4.2.3離開(kāi)機(jī)構(gòu)4.2.3.1兒童離開(kāi)機(jī)構(gòu)的情況4.2.3.1.1兒童死亡的:a)應(yīng)保存負(fù)責(zé)救治或者調(diào)查的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)簽發(fā)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書(shū)》；b)由公安司法部門(mén)出具的死亡注銷(xiāo)證明；c)兒童福利機(jī)構(gòu)向所屬民政部門(mén)及其他相關(guān)民政部門(mén)提交的情況報(bào)告；d)遺體火化的，應(yīng)保存火化證明；e)骨灰安放（葬）合同、骨灰安放證、骨灰寄存卡。4.2.3.1.2兒童父母或者其他監(jiān)護(hù)人出現(xiàn)的：——兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)情況登記保存公安機(jī)關(guān)出具的打拐解救兒童送還通知書(shū)，兒童確屬于走失、被盜搶或者被拐騙的結(jié)案證明，人民法院撤銷(xiāo)宣告失蹤或者宜告死亡的判決書(shū)，以及能夠反映原監(jiān)護(hù)關(guān)系的材料等。——兒童福利機(jī)構(gòu)還應(yīng)登記保存父母、其他監(jiān)護(hù)人或者其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人提交的戶口簿、居民身份證復(fù)印件等證明身份的材料以及民政部門(mén)離院意見(jiàn)等材料。4.2.3.1.3兒童父母恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或者有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存兒童原戶籍所在地鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）提交的父母恢復(fù)監(jiān)護(hù)能力或者有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人6的情況報(bào)告。4.2.3.1.4兒童父母或者其他監(jiān)護(hù)人恢復(fù)監(jiān)護(hù)人資格的兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存人民法院恢復(fù)監(jiān)護(hù)人資格的判決書(shū)。4.2.3.1.5兒童福利機(jī)構(gòu)還應(yīng)登記保存父母、其他監(jiān)護(hù)人或者其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人提交的戶口簿、居民身份證復(fù)印件等證明身份的材料以及民政部門(mén)離院意見(jiàn)等材料。4.2.3.1.6兒童被依法收養(yǎng)的，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存收養(yǎng)登記證復(fù)印件、民政部門(mén)離院意見(jiàn)等材料。4.2.3.1.7兒童福利機(jī)構(gòu)和未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)簽訂的委托協(xié)議期滿或者被解除的，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存兒童福利機(jī)構(gòu)和未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)簽訂的委托協(xié)議或者解除委托協(xié)議的相關(guān)材料。4.2.3.1.8兒童成年后符合特困人員認(rèn)定條件的，按規(guī)定將其納入特困人員救助供養(yǎng)范圍，安排到相應(yīng)的特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)或社會(huì)福利機(jī)構(gòu)安置，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)登記保存向所屬民政部門(mén)上報(bào)關(guān)于移交大齡兒童的請(qǐng)示，特困人員入住社會(huì)福利院申請(qǐng)表以及身份材料。4.2.3.1.9其他離院情形的，應(yīng)登記保存兒童離院確認(rèn)書(shū)。4.2.4檔案附件4.2.4.1粘貼頁(yè)主要內(nèi)容有化驗(yàn)報(bào)告單、特殊檢查報(bào)告單、外醫(yī)院診斷證明等。4.2.4.2保健護(hù)士在收到單據(jù)當(dāng)日分類按日期順序自上而下粘貼并歸檔。4.2.5日常業(yè)務(wù)歸檔時(shí)限要求兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)以及在機(jī)構(gòu)生活期間形成的材料，各部門(mén)應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。兒童離開(kāi)機(jī)構(gòu)形成的材料，各部門(mén)應(yīng)在20個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。5檔案記錄5.1記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要、實(shí)用，醫(yī)學(xué)術(shù)語(yǔ)應(yīng)準(zhǔn)確，實(shí)事求是。改人簽名。不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來(lái)的字跡。5.3眉欄、頁(yè)碼填寫(xiě)完整，記錄者簽全名。6檔案管理6.1整理6.1.1兒童自入院起，為其建立入院登記，按姓氏拼音順序給予檔案文號(hào)，統(tǒng)一管理。6.1.2兒童業(yè)務(wù)檔案編號(hào)應(yīng)按照DA/T13根據(jù)兒童入院年、月及當(dāng)月入院順序號(hào)確定編排順序，不重復(fù)、不漏號(hào)。6.1.3對(duì)兒童業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行甄別與篩選，檔案材料應(yīng)完整、規(guī)范、真實(shí)、有效。76.1.4兒童業(yè)務(wù)檔案以兒童為單位歸檔，應(yīng)用專用檔案盒，一人一檔。6.2保管6.2.1未統(tǒng)一歸檔前，兒童檔案由檔案產(chǎn)生的部門(mén)進(jìn)行管理。6.2.2各類檔案應(yīng)按照歸檔時(shí)限要求，及時(shí)整理歸檔。6.2.3嚴(yán)格履行檔案移交、接收等手續(xù)。6.2.4由專人負(fù)責(zé)，集中統(tǒng)一管理本單位兒童業(yè)務(wù)檔案，專室專柜，排列有序，便于查找。6.2.5加強(qiáng)庫(kù)房管理，做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防有害氣體和微生物侵蝕等工作。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和雜物，非工作人員不得擅自入內(nèi)。6.2.6定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)工作，做到目錄與室藏檔案相符。6.2.7業(yè)務(wù)檔案保管期限為永久。6.3借閱與復(fù)制6.3.1兒童業(yè)務(wù)檔案不得隨意借閱，需要時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或授權(quán)方可查閱。6.3.2無(wú)關(guān)工作人員不應(yīng)翻閱或攜帶檔案出區(qū)，醫(yī)生為患兒外出會(huì)診或轉(zhuǎn)院時(shí)可攜帶檔案摘要。6.3.3兒童出院或死亡后的檔案在未裝訂完畢前不外借。6.3.4兒童業(yè)務(wù)檔案使用應(yīng)登記，退回的檔案逐份檢查內(nèi)容是否完整，對(duì)破損的檔案應(yīng)粘貼修補(bǔ)，及時(shí)辦理退還手續(xù)。6.3.5借閱人對(duì)借用的檔案應(yīng)妥善保管和愛(ài)護(hù)，按期歸還，不得涂改、轉(zhuǎn)借、拆散、撕毀或遺失。6.3.6凡需復(fù)印兒童成長(zhǎng)檔案相關(guān)內(nèi)容應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由兒童檔案保管人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋機(jī)構(gòu)公章后方可帶出。6.4利用6.4.1檔案一般不借出檔案室，特殊情況確需借出的，重要檔案時(shí)間不超過(guò)三天，其他檔案時(shí)間不超過(guò)一周。6.4.2外單位來(lái)院查閱檔案，應(yīng)持本單位介紹信辦理借閱手續(xù)，并在指定的閱覽室查閱。6.4.3檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任感，熱情提供利用服務(wù)，定期檢查借、查閱登記簿，及時(shí)催還借出檔案。檔案利用完畢，必須認(rèn)真檢查并及時(shí)歸放原位，嚴(yán)防檔案的損壞和遺失。6.4.4兒童成年后持身份證件，可利用本人的檔案；兒童監(jiān)護(hù)人持身份證件、戶口簿、收養(yǎng)登記證或者能夠反映監(jiān)護(hù)關(guān)系的證明材料，可以利用被監(jiān)護(hù)兒童的檔案。6.4.5定期進(jìn)行利用效果分析。6.5轉(zhuǎn)移兒童從機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)出時(shí)按規(guī)定移交相關(guān)檔案內(nèi)容，填寫(xiě)轉(zhuǎn)移記錄，當(dāng)天完成，機(jī)構(gòu)內(nèi)留存副本。兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案式樣填寫(xiě)說(shuō)明:1.全宗號(hào):填寫(xiě)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。2.門(mén)類代碼:統(tǒng)一標(biāo)注為“ZY·ET”。3.類別:填寫(xiě)該卷業(yè)務(wù)檔案的所屬具體類別，用A、B、C、D、E字母標(biāo)示。4.姓名(身份證號(hào)):填寫(xiě)兒童姓名或身份證號(hào)。5.卷號(hào):填寫(xiě)檔案順序號(hào)。6.頁(yè)數(shù):填寫(xiě)本卷文件材料的總頁(yè)數(shù)。圖A.1歸檔章式樣盒內(nèi)文件目錄式樣見(jiàn)圖A.2。填寫(xiě)說(shuō)明:1.件號(hào):填寫(xiě)盒內(nèi)文件材料的件號(hào)。2、文號(hào)或編號(hào):填寫(xiě)文件的文號(hào)或者實(shí)物類檔案、音像類檔案編號(hào)。3.責(zé)任者:填寫(xiě)文件的責(zé)任者，應(yīng)當(dāng)照實(shí)抄錄。4.題名:填寫(xiě)文件材料標(biāo)題。文件材料沒(méi)有標(biāo)題或者標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加[]”號(hào)。5.日期:填寫(xiě)文件材料的形成日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。6.頁(yè)號(hào):填寫(xiě)文件在本盒內(nèi)的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件材料填寫(xiě)該件的起止頁(yè)號(hào)。7.備注:對(duì)需要說(shuō)明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注“*”號(hào)，并將需要說(shuō)明的情況填寫(xiě)在備考表中。圖A.2盒內(nèi)文件目錄式樣盒內(nèi)備考表式樣見(jiàn)圖A.3。填寫(xiě)說(shuō)明:1.盒內(nèi)檔案情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出等情況。2.整理人:由本盒檔案整理者簽名。3.檢查人:由本盒檔案質(zhì)量審核者簽名。4.時(shí)間:填寫(xiě)本盒檔案檢查完畢的日期。圖A.3盒內(nèi)備考表式樣圖檔案盒封面式樣見(jiàn)圖A.4。填寫(xiě)說(shuō)明:1.全宗名稱:填寫(xiě)立檔單位的全稱。全宗名稱可以直接印在檔案盒封面上。2.(姓名):填寫(xiě)兒童姓名。3.日期:填寫(xiě)本盒內(nèi)最早和最晚一份文件