周例會會議管理制度第一章總則

一、會議宗旨

周例會作為公司內(nèi)部溝通與決策的重要平臺，旨在加強(qiáng)部門間的協(xié)作，提高工作效率，促進(jìn)信息的上傳下達(dá)，確保公司各項決策的順利實施。

二、會議原則

1.高效務(wù)實：會議應(yīng)注重實際效果，提倡簡潔明了的發(fā)言，禁止空談和無關(guān)議題的討論。

2.集中精力：與會人員應(yīng)保持專注，關(guān)閉手機(jī)等通訊工具，避免會議期間處理其他事務(wù)。

3.尊重發(fā)言：會議中，應(yīng)尊重每一位與會人員的發(fā)言，不隨意打斷，保持良好的會議氛圍。

4.積極參與：與會人員應(yīng)積極參與討論，為公司發(fā)展提出建設(shè)性意見和建議。

5.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會人員需嚴(yán)格保密，禁止泄露給無關(guān)人員。

三、會議組織

1.會議主持人：由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)會議的召集、組織和主持。

2.會議記錄人：由指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要。

3.會議通知：由會議記錄人負(fù)責(zé)，提前將會議時間、地點、議題等信息通知與會人員。

四、會議時間

周例會原則上每周固定時間召開，如遇特殊情況需調(diào)整，由會議主持人提前通知。

五、會議地點

會議地點由會議主持人指定，確保場地設(shè)施齊全，滿足會議需求。

六、與會人員

1.公司全體員工均應(yīng)參加周例會。

2.特殊情況需請假者，應(yīng)提前向會議主持人請假，并說明原因。

七、會議議程

1.會議議程由會議主持人提前制定，包括固定議題和臨時議題。

2.固定議題主要包括：上周工作總結(jié)、本周工作計劃、重大事項討論等。

3.臨時議題由與會人員在會議前提出，經(jīng)會議主持人同意后納入議程。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定后補(bǔ)充完善。與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

一、會前準(zhǔn)備

1.會議主持人負(fù)責(zé)制定會議議程，并在會議前至少兩天將議程通知給與會人員，以便大家提前準(zhǔn)備相關(guān)材料。

2.與會人員根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)報告、數(shù)據(jù)、方案等材料，并在會議前提交給會議記錄人。

3.會議記錄人負(fù)責(zé)收集整理與會人員提交的材料，編制會議資料冊，并于會議前分發(fā)給與會人員。

二、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，與會人員到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到。

2.會議記錄人負(fù)責(zé)監(jiān)督簽到工作，確保與會人員按時到場。

三、會議開始

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和預(yù)計時長。

2.會議主持人引導(dǎo)與會人員按照議程逐項進(jìn)行討論。

四、議題討論

1.上周工作總結(jié)：各部門負(fù)責(zé)人依次匯報上周工作完成情況、存在的問題及解決方案。

2.本周工作計劃：各部門負(fù)責(zé)人提出本周工作計劃，與會人員共同討論，確保計劃合理可行。

3.重大事項討論：針對公司重大事項，與會人員充分發(fā)表意見，進(jìn)行民主討論，形成共識。

4.臨時議題：如有臨時議題，由會議主持人安排時間進(jìn)行討論。

五、會議決策

1.會議主持人根據(jù)與會人員的討論，總結(jié)各方意見，形成決策。

2.對于重大決策，需進(jìn)行投票表決，表決結(jié)果由會議記錄人記錄在案。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作方向和任務(wù)。

2.會議主持人對與會人員的意見和建議給予回應(yīng)，對優(yōu)秀建議給予表揚。

七、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝與會人員的參與。

2.與會人員整理會議紀(jì)要和資料，有序離開會議室。

八、會議后續(xù)

1.會議記錄人根據(jù)會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，并于會議結(jié)束后24小時內(nèi)發(fā)送給與會人員。

2.與會人員根據(jù)會議決策，落實相關(guān)工作任務(wù)，并及時反饋進(jìn)展情況。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議記錄人負(fù)責(zé)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理完成會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、與會人員、討論議題、決策結(jié)果、行動計劃等。

3.會議紀(jì)要整理完成后，由會議記錄人發(fā)送給全體與會人員，并抄送公司領(lǐng)導(dǎo)。

二、會議紀(jì)要的審批與反饋

1.與會人員收到會議紀(jì)要后，需在24小時內(nèi)進(jìn)行審閱，并對紀(jì)要內(nèi)容提出修改意見或確認(rèn)無誤。

2.會議主持人對會議紀(jì)要進(jìn)行審批，確認(rèn)無誤后，由會議記錄人統(tǒng)一發(fā)布正式版會議紀(jì)要。

3.如有修改意見，會議記錄人應(yīng)及時進(jìn)行修改，并重新發(fā)送給與會人員確認(rèn)。

三、行動計劃的落實與跟蹤

1.與會人員根據(jù)會議紀(jì)要中的行動計劃，負(fù)責(zé)落實相關(guān)工作任務(wù)。

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查本部門行動計劃執(zhí)行情況，并對進(jìn)度滯后或存在的問題進(jìn)行整改。

3.會議記錄人負(fù)責(zé)跟蹤會議決策的落實情況，并在下一次會議中進(jìn)行匯報。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議記錄人將正式版會議紀(jì)要進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照時間順序、議題類別等進(jìn)行分類管理，便于查找。

3.會議紀(jì)要的歸檔期限原則上不少于一年，特殊情況下可適當(dāng)延長。

五、會議紀(jì)要的監(jiān)督與評估

1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對會議紀(jì)要的落實情況進(jìn)行監(jiān)督，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

2.對于未按期完成行動計劃的情況，相關(guān)部門和人員需向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因，并制定整改措施。

3.公司可定期對會議紀(jì)要的落實效果進(jìn)行評估，以不斷提高會議管理水平和決策執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用需提前預(yù)訂，由會議記錄人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)預(yù)訂，并填寫會議室預(yù)訂表。

2.預(yù)訂時應(yīng)明確會議時間、會議主題、預(yù)計參會人數(shù)等信息，以便安排合適的會議室。

3.預(yù)訂成功后，會議記錄人需將會議時間、地點等信息通知與會人員。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.會議室設(shè)施由行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)施正常運行。

3.如需額外設(shè)備或服務(wù)，預(yù)訂人應(yīng)提前告知行政部門，以便做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.與會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞，需照價賠償。

3.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，避免影響會議進(jìn)行。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將會議室清理干凈，確保桌椅、地面等整潔。

2.會議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議室的正常使用。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，與會人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，注意防火、防盜。

2.會議室管理員應(yīng)定期檢查消防設(shè)施，確保其在有效期內(nèi)，并了解使用方法。

3.會議室內(nèi)禁止存放貴重物品，如有遺失，公司概不負(fù)責(zé)。

六、會議室應(yīng)急預(yù)案

1.遇緊急情況，如火災(zāi)、地震等，與會人員應(yīng)按照公司應(yīng)急預(yù)案，迅速撤離會議室。

2.會議室管理員負(fù)責(zé)定期組織應(yīng)急演練，提高與會人員的應(yīng)急處理能力。

七、會議室管理與改進(jìn)

1.行政部門應(yīng)定期收集會議室使用意見，改進(jìn)會議室管理與服務(wù)。

2.鼓勵與會人員提出建設(shè)性建議，共同提高會議室使用