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認(rèn)證培訓(xùn)系列授課（十）

金蝶公司ERP資深顧問：李厚毅上海金蝶公司培訓(xùn)顧問：

屈強(qiáng)活動命名“新的起點”第十集

內(nèi)容提要一、ERP系統(tǒng)的初始化二、K/3ERP供應(yīng)鏈系統(tǒng)的初始化三、K/3ERP系統(tǒng)啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)四、案例演練（十）《指導(dǎo)教材》第六講一、ERP系統(tǒng)初始化作為日常業(yè)務(wù)處理的前提，系統(tǒng)初始化的設(shè)置是一項比較繁重、復(fù)雜的工作。主要包括：1、認(rèn)真準(zhǔn)備各子系統(tǒng)初期的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及管理資料2、對各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的控制參數(shù)、運(yùn)作規(guī)則進(jìn)行總體的設(shè)置和管理3、完成各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)的錄入4、完成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)啟用前未完成的業(yè)務(wù)信息的逐筆錄入5、初期業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的對應(yīng)和關(guān)聯(lián)檢查、試算平衡。6、啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)

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初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段，企業(yè)必須進(jìn)行徹底的倉庫盤點、存貨核算及財務(wù)數(shù)據(jù)的整理；

#初始數(shù)據(jù)錄入和初期業(yè)務(wù)單據(jù)的錄入是針對不同的業(yè)務(wù)、財務(wù)子系統(tǒng)分別完成的；

#初期物料與財務(wù)的數(shù)據(jù)，在總賬系統(tǒng)里必須經(jīng)過試算調(diào)整，達(dá)到平衡；

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初始化并啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)ERP系統(tǒng)的分布步實施計劃，按子系統(tǒng)或模塊分不同時間完成。要點二、K/3ERP供應(yīng)鏈系統(tǒng)的初始化2、1供應(yīng)鏈系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)的錄入2、2供應(yīng)鏈系統(tǒng)初始單據(jù)的錄入2、3啟用供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)系統(tǒng)初始化的工作內(nèi)容主要是四項：（1）、初始數(shù)據(jù)的錄入（2）、初始業(yè)務(wù)單據(jù)的處理（3）、相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的對賬平衡（4）、結(jié)束初始化，各系統(tǒng)轉(zhuǎn)入啟用狀態(tài)觀察程序：初始化的明細(xì)功能列表注意初始化結(jié)束，業(yè)務(wù)賬套啟用后，明細(xì)功能列表內(nèi)容的變化2、1供應(yīng)鏈系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)的錄入供應(yīng)鏈系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)是指倉存物料的期初數(shù)據(jù)，是針對全部倉庫、某一確定倉庫或下設(shè)的某一確定倉位的所有物料的初始數(shù)據(jù)信息，可按現(xiàn)有倉庫（包括實倉和虛倉）及下設(shè)倉位的分級列表顯示。物料初始數(shù)據(jù)包括年初數(shù)、本年累計收入、本年累計發(fā)出、期初數(shù)等共四組數(shù)據(jù)（包括數(shù)量、金額、差異）。用戶錄入數(shù)據(jù)保存時，系統(tǒng)會自動按公式檢驗是否平衡，如不平衡會給予提示，并在修改前不予保存。用戶也可以在數(shù)據(jù)錄入過程隨時自行檢測。期初數(shù)=年初數(shù)+本年累計收入-本年累計發(fā)出

初始數(shù)據(jù)的錄入主要包括錄入信息、錄入規(guī)則和錄入方法的處理，采用不同計價方法、不同管理方法的物料，其錄入的信息和錄入的方法均不相同。#凡屬于規(guī)劃類、特征類和虛擬件的物料不能錄入初始余額。#采用實際成本法計價的物料不錄入成本差異信息，而采用計劃成本法的物料則需要錄入成本差異信息。#采用批次管理的物料，在不同倉庫或倉位中可以錄入相同批次的物料，#針對采用序列號管理的物料，在初始余額錄入完畢后要錄入序列號，其為必錄項。初始數(shù)據(jù)的引出、引入：系統(tǒng)提供從處于初始化設(shè)置的賬套中導(dǎo)出和導(dǎo)入初始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的功能，文件格式為EXCELl、TXT、XML等文件。導(dǎo)出的數(shù)據(jù)包括倉庫、倉位、物料、批次等比較全面的信息，可以為其它賬套引入。導(dǎo)入的數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供“追加”和“覆蓋”兩種方式。在“追加”方式下，只引入系統(tǒng)中沒有的物料的信息（包括沒有的批次），對系統(tǒng)中原有的數(shù)據(jù)不進(jìn)行改變；在“覆蓋”的方式下將數(shù)據(jù)包中的數(shù)據(jù)全部引入，重新覆蓋系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)。同時，系統(tǒng)還提供數(shù)據(jù)過濾的功能，用戶可指定倉庫和物料范圍進(jìn)行引入。

初始數(shù)據(jù)對賬和傳遞：供需鏈初始化設(shè)置階段，系統(tǒng)提供將業(yè)務(wù)初始數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)為財務(wù)初始數(shù)據(jù)，同時可以自動傳遞到總賬系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)初始數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)化為財務(wù)初始數(shù)據(jù)，減輕了總賬系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，同時避免了手工錄入容易造成的謬誤。初始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為財務(wù)數(shù)據(jù)的原理是：按照物料基礎(chǔ)資料中的<存貨科目代碼>和<成本差異科目代碼>的會計科目直接將當(dāng)前用戶錄入或引入的初始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)成會計科目賬戶余額。在對賬界面，系統(tǒng)自動將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為財務(wù)數(shù)據(jù)并按公式進(jìn)行平衡檢測。因此，該功能能夠完善系統(tǒng)之間的聯(lián)系、進(jìn)一步加強(qiáng)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理、提升軟件整體功能協(xié)作效應(yīng)。

（一）初始化設(shè)置期間的應(yīng)用

應(yīng)用于初始數(shù)據(jù)對賬，即錄入的初始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)為初始財務(wù)數(shù)據(jù)，以供用戶將財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對賬。

應(yīng)用于初始數(shù)據(jù)傳遞，即初始數(shù)據(jù)經(jīng)過試算平衡后，可以將對賬的財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞到總賬系統(tǒng)，方便總賬系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)錄入、還可以避免手工錄入容易產(chǎn)生的錯誤。

應(yīng)用于其它賬套的初始余額，通過引入、引出功能，將當(dāng)前初始數(shù)據(jù)存檔、形成報表，并可為其它賬套的初始設(shè)置減少工作量。初始數(shù)據(jù)的應(yīng)用：（二）在日常業(yè)務(wù)處理的應(yīng)用1.應(yīng)用于即時庫存，啟用系統(tǒng)后，系統(tǒng)自動將初始數(shù)據(jù)的數(shù)量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為即時庫存，保證物料賬存和實存數(shù)量的一致。2、應(yīng)用于期初余額調(diào)整，啟用系統(tǒng)后，初始數(shù)據(jù)將轉(zhuǎn)為當(dāng)期期初余額，并根據(jù)每期結(jié)賬情形顯示當(dāng)期的期初余額，可根據(jù)實際情況進(jìn)行期初余額調(diào)整，同時形成金額調(diào)整單據(jù)。3.應(yīng)用于倉存報表查詢，在日常的倉存報表中可以查詢到初始余額信息，其中可以查詢本年累計數(shù)據(jù)信息的報表包括庫存臺賬、物料收發(fā)匯總表。4.應(yīng)用于核算報表查詢，在日常的核算報表中可以查詢到初始余額等信息，其中可以查詢本年累計數(shù)據(jù)信息的報表包括材料明細(xì)賬、產(chǎn)成品明細(xì)賬和材料成本差異明細(xì)賬，這三張報表的數(shù)據(jù)將對應(yīng)倉存管理系統(tǒng)的庫存臺賬。2、2供應(yīng)鏈系統(tǒng)初始單據(jù)的錄入系統(tǒng)啟用期前，在供應(yīng)鏈系統(tǒng)需要錄入的初始業(yè)務(wù)單據(jù)有三類：錄入啟用期前的暫估入庫單錄入啟用期前的未核銷的銷售出庫單錄入啟用期前的未核銷的委外加工出庫單

初始單據(jù)是指在系統(tǒng)啟用時，在確定的業(yè)務(wù)流程中，已經(jīng)進(jìn)行、尚未完成、有待系統(tǒng)啟用后繼續(xù)予以關(guān)注、并相繼完成的業(yè)務(wù)單據(jù)。

“核銷”：是指發(fā)票在審核的同時，直接與出庫單執(zhí)行核銷的操作（實際上是在銷售結(jié)算時，票與單的鉤稽），是確定銷售成本和銷售收入實現(xiàn)的標(biāo)志。系統(tǒng)啟用期前未核銷的銷售出庫單是指在銷售管理的業(yè)務(wù)流程中，直到系統(tǒng)啟用時已經(jīng)開出的、但尚未與相應(yīng)的銷售發(fā)票進(jìn)行核銷（票未到、未鉤稽）的銷售出庫單。

“暫估”：指在外購物料核算管理的業(yè)務(wù)流程中，對本期已辦理入庫單、但尚未與購貨發(fā)票完成核銷（票未到、未鉤稽）的入庫物料進(jìn)行估價處理，關(guān)系到采購成本和應(yīng)付（預(yù)付）款的管理。待收到發(fā)票后進(jìn)行“沖回”，完成單與票的鉤稽核銷。系統(tǒng)啟用期前的暫估入庫單是指直到系統(tǒng)啟用時采購業(yè)務(wù)中，“貨到票未到”、做了暫估入庫處理、尚需等待票到后予以“沖回”核銷的入庫單。

三、K/3ERP系統(tǒng)啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)作用：啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)就是將初始化工作中所輸入的業(yè)務(wù)和管理信息進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)日常處理所需的格式，為日常處理提供基礎(chǔ)信息、初始數(shù)據(jù)及管理信息，使系統(tǒng)轉(zhuǎn)入正常業(yè)務(wù)處理狀態(tài)。要點：一是必須完成物流系統(tǒng)的初始化二是必須對BOM單進(jìn)行審核，并進(jìn)入“使用”狀態(tài)。注意：#一旦啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)，就意味著關(guān)閉初始化界面

#啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)后初始化設(shè)置的數(shù)據(jù)不能再修改

#在完成初始化工作之前，再仔細(xì)檢查初始化數(shù)據(jù)，確保無誤后再執(zhí)行啟用

#在啟用業(yè)務(wù)系統(tǒng)之前