XX縣檔案館依法規(guī)范收集檔案實施細則

第一條為了全面推進檔案收集移交規(guī)范化建設(shè)和加強

法治檔案建設(shè)，進一步豐富和優(yōu)化XX縣檔案館館藏，建成

服務(wù)保障縣委、縣中心工作和方便服務(wù)群眾的檔案信息資源

提供利用中心，規(guī)范完善信息發(fā)布平臺，根據(jù)《檔案法》《檔

案法實施辦法》、《XX省檔案管理條例》以及檔案局9號令關(guān)

于《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，結(jié)合我縣實際

情況，依法科學(xué)界定XX縣檔案館檔案收集規(guī)范，制定本實

施細則。

第二條本細則適用于XX縣檔案館接收范圍的政機關(guān)、

團體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱單位）和個人。

第三條本細則所稱收集，是指按照有關(guān)規(guī)定，XX縣檔

案館定期接收單位和個人形成的各種文字、圖表、聲像、實

物、電子等形態(tài)的檔案；有助于了解檔案內(nèi)容和立檔單位歷

史的各種資料；以及有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)

備。

第四條檔案收集工作貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理

念，本著維護XX歷史真實面貌、全面反映我縣發(fā)展歷程、

便于社會各方面利用的原則，按照收集齊全、整理規(guī)范、編

目準(zhǔn)確、移交及時的要求依法開展。

第五條列入XX縣檔案館接收范圍的單位應(yīng)當(dāng)加強檔

1

案資料管理，按規(guī)定時限和要求向縣檔案館移交檔案資料，

任何單位和個人不得將屬于所有的檔案資料據(jù)為己有，違者

按監(jiān)察部第30號令查處。

第六條XX縣檔案館依法接收下列組織機構(gòu)的檔案：

KXX縣委及其所屬各部門；縣代表大會及其常設(shè)機構(gòu);

縣及其所屬各部門和單位；縣政協(xié)及其常設(shè)機構(gòu)；XX縣紀(jì)律

檢查委員會；縣法院、縣檢院。

同時接收以上機構(gòu)的下屬單位和直屬的臨時性機構(gòu)形

成的應(yīng)移交進館的檔案。

2、民革XX支委，民盟XX支委，民建XX支委等各民

主派機關(guān)。

3、縣總工會、共青團XX縣委、縣婦聯(lián)、縣科協(xié)、縣

文聯(lián)、縣殘聯(lián)、縣工商聯(lián)、縣紅十字會等團體。

4、縣屬文化、教育、衛(wèi)生、體育、科研等事業(yè)單位。

5、縣屬國有企業(yè)。

6、縣直屬工作部門的派出性單位，其形成的檔案一般

作為派出單位全宗的組成部分。

7、屬于縣和上級主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，其形成的檔案以

反映本縣某項事業(yè)或建設(shè)活動為主的單位。

8、撤銷的縣直機關(guān)、團體和撤銷、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制、合并

的縣屬企業(yè)、事業(yè)單位。

第七條縣檔案館依法收集新成立前下列各個歷史時

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期政權(quán)機構(gòu)、社會組織、著名人物的檔案：

1、全縣各級組織、政權(quán)、地方和群眾團體。

2、歷代縣級政權(quán)機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位。

3、與XX有關(guān)的著名歷史人物。

第八條縣檔案館依法收集本縣下列重大活動、重要事

件形成的檔案：

1、XX省委、省在本縣召開的重要會議；XX市委、市

在本縣召開的重要會議。

2、領(lǐng)導(dǎo)人在本縣參加的重要會議、視察、考察、調(diào)查

研究和工作指導(dǎo)等活動。

3、外國元首、首腦等高級政界人士和境外各界知名人

士、友好團體在本縣的考察、訪問等重要外事活動。

4、XX縣委、縣人大、縣、縣政協(xié)、縣X委召開的重要

會議。

5、XX縣委、縣人大、縣、縣政協(xié)、縣X委主要負責(zé)人

出國訪問、考察等外事公務(wù)活動。

6、全縣性重大經(jīng)濟、科技、文化、體育、外事、宗教

活動，嚴(yán)重自然禍患和重大責(zé)任事故搶救處理，其它具有

重大影響或較大規(guī)模的活動。

7、全縣重大工程項目的科研論證、項目申報、審查批

復(fù)、計劃安排、勘測設(shè)計、施工建設(shè)、竣工驗收、運行使用

等文件材料。

第九條凡涉及到與民生相關(guān)的材料，包括社會保險檔

案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、

城市拆遷檔案、環(huán)境檢測檔案、學(xué)籍檔案和企業(yè)職工檔案等

專業(yè)檔案均列入檔案館的收集范圍。

第十條經(jīng)協(xié)商同意，縣檔案館收集或代存本縣社會組

織、重要的中外合資、集體、民營企事業(yè)單位和典型個體工

商專業(yè)戶、基層群眾自治組織、家庭和各階層、各行業(yè)代表

人物形成的對和社會有利用價值的檔案。

第十一條縣直單位和個人形成的以下各種門類、各種

載體形態(tài)的檔案，均列入接收范圍：

1、文書檔案

2、科技檔案

3、專門檔案

4、聲像檔案

5、實物檔案

6、電子檔案及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本

第十二條縣檔案館依法接收保管期限為永久和30年

以上（含30年）的檔案。

第十三條縣檔案館在收集檔案時，同時收集反映本縣

歷史與本縣經(jīng)濟與社會發(fā)展有關(guān)的歷代文獻資料，收集有助

于了解檔案內(nèi)容及其立檔單位情況的各種資料，包括各種文

件匯集、資料匯編、統(tǒng)計資料、大事記、組織機構(gòu)沿革、傳

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記、回憶錄、報紙、刊物、圖片、年鑒、史志、家譜、族譜

和反映本縣民間習(xí)俗、風(fēng)土人情、宗信、文物古跡等方面的

資料。

第十四條縣檔案館在收集檔案時，同時收集有助于管

理和利于特殊載體檔案所必需的電子、音像等專用設(shè)備。

第十五條縣檔案館收集與本縣有關(guān)的、經(jīng)省部級以上

單位認定的地方名牌、名勝等檔案。

第十六條縣檔案館收集與本縣有關(guān)的下列人物的手

跡、手稿、著述、信件、日記、聲像、譜、地契、地圖、實

物等檔案材料：

1、擔(dān)任過副縣級以上政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)或相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)

人。

2、被授予中將以上軍銜或擔(dān)任過正軍職以上領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)

的軍人，獲軍委英模榮譽稱號的英模人物，其他具有一定社

會影響的著名軍人。

3、勞模、“五一”勞動獎?wù)芦@得者，具有重要影響和

名望的企業(yè)家。

4、擔(dān)任科學(xué)院院士、工程院院士一級在某項科學(xué)技術(shù)

領(lǐng)域有突出成就的專家、學(xué)者、最高科學(xué)技術(shù)獎獲得者。

5、奧運會獎牌獲得者，亞運會及其他重大國際體育比

賽項目冠軍、亞軍及在國內(nèi)外知名度較高的運動員、教練員。

6、在國內(nèi)外有重要影響、成就突出的社會活動家、文

A

學(xué)家、藝術(shù)家、教育家、醫(yī)學(xué)家、著名華僑領(lǐng)袖、宗教界著

名人士，非遺傳人及代表性人物，著名民間藝（匠）人和其

他著名人士。

第十七條全面加強縣檔案館發(fā)布信息平臺，縣檔案館

統(tǒng)接收、管理縣級各部門形成的信息，包括單位公開文件、

涉密文件及其它文書資料須一并移交。

第十八條進館單位和檔案門類，由縣檔案局以文件形

式按計劃分批公布。

第十九條縣檔案館對涉密檔案按特別程序管理，單位

移交涉密檔案時需注明涉密范圍和解密時限，未注明的縣檔

案館將按有關(guān)信息解密規(guī)定執(zhí)行。

第二十條進館檔案應(yīng)當(dāng)保持全宗的完整性，一個立檔

單位形成的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案作為一個整體，

不得割裂分散。

第二十一條進館單位要嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，

做到檔案分類科學(xué)、文件排列有序、檔號編制規(guī)范、檢索體

系完備。

1、文書檔案的整理。2003（不含）年以前以卷為單位

的文書檔案整理標(biāo)準(zhǔn)按照《XX省機關(guān)檔案工作規(guī)范》執(zhí)行。

案卷按不同保管期限分別編流水號，一卷一號，不能出現(xiàn)重

號或空號。案卷卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表項目的填寫要規(guī)范、

工整，要逐頁編寫卷內(nèi)文件頁號，并準(zhǔn)確填寫全宗號、目錄

A

號、案卷號。

2003(含)年以后以件為單位的文書檔案的整理要符

合《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2000)的要求。

2、科技檔案的整理要符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的

一般要求》(GB/T11822—2008)o

3、照片檔案的整理要符合《照片檔案整理規(guī)范》

(GB/T11821—2002)的要求。

4、電子文件的整理要符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

(GB/T18894—2002)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

5、磁性載體檔案，如：錄音、錄像等檔案的整理要符

合《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15—1995)的要

求。

6、專門檔案的整理要符合業(yè)務(wù)主管部門和檔案行政管

理部門聯(lián)合制發(fā)的專門檔案管理辦法的要求。

7、實物檔案按照XX省檔案館的有關(guān)要求整理編目。

第二十二條進館單位要嚴(yán)格按照有關(guān)要求建立全宗

卷，編制全宗指南、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、

機讀目錄等必備的檢索工具，隨同檔案資料一并移交。

1、依據(jù)《全宗卷規(guī)范》(DA/T12—1994)和《全宗指

南編制規(guī)范》(DA/T14—1994)建立全宗卷、編寫全宗指南。

2、文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，以卷為單位的編制案卷目錄、

全引目錄；以件為單位的編制歸檔文件目錄。

7

3、編制科技檔案總目錄和分類目錄。

4、編制會計檔案目錄。

5、編制人物檔案目錄。

6、編制重大活動檔案登記目錄。

7、編制公開信息目錄。

8、編制照片、錄音、錄像檔案的文件級目錄。

9、編制實物檔案登記目錄。

10、編制資料登記目錄。

以上檢索工具必須使用符合規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)錄入

計算機；各種檢索工具打印一份并用專用裝具裝訂，機讀目

錄刻錄成光盤。

第二十三條列入縣檔案館接收范圍的檔案資料，應(yīng)當(dāng)

以全宗為單位，按門類有計劃分步驟地向縣檔案館移交。

第二十四條列入縣檔案館接收范圍的檔案，依法應(yīng)當(dāng)

按規(guī)定時間向縣檔案館移交：

1、縣直機關(guān)、團體形成的文書檔案和專門檔案，一般

自形成之日起滿10年移交；照片檔案、錄音錄像檔案、實

物檔案、電子檔案等隨文書一并移交。

2、重大活動檔案，設(shè)立臨時機構(gòu)的，活動結(jié)束時移交;

未設(shè)立臨時機構(gòu)的，按有關(guān)規(guī)定辦理。

3、信息（紙質(zhì)和電子版）須依照形成時間于次月時限按

成文編號全部移交縣檔案館，違者依照監(jiān)察部第30號令查

處。

4、縣直機關(guān)、團體在撤銷時，縣屬企業(yè)、事業(yè)單位在

撤銷、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制、合并時，臨時性單位在工作結(jié)束時，其

永久、長期、短期檔案全部移交縣檔案館。

5、其他單位和個人檔案的接收時間，可以參照政機關(guān)

檔案接收時間確定，也可以協(xié)商確定。

6、確因?qū)嶋H需要，經(jīng)縣檔案館同意，可以提前或延期

移交。如由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重損毀的

檔案，經(jīng)縣檔案館同意，可以提前接收；專業(yè)性較強或者需

要保密的檔案，可以適當(dāng)延長接收時間。

7、附件中名單一所列單位為本細則發(fā)布之日起執(zhí)行移

交單位；名單二所列單位具體移交進館時間由縣檔案館視情

況而定。

第二十五條縣檔案館依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對進館檔案質(zhì)量

檢查驗收，合格后方可移交進館。移交時，依據(jù)目錄清單核

對進館檔案資料，填寫檔案資料交接文據(jù)。

第二十六條縣委、縣每年對在檔案資料移交進館工作

中做出突出貢獻的單位和個人，依據(jù)《檔案法》及實施辦法、

《XX省檔案管理條例》和《XX省重大活動檔案管理辦法》

的規(guī)定給予表彰或獎勵；對不按規(guī)定移交的或無正當(dāng)理由拒

不移交的單位，在全縣范圍進行通報批評；造成檔案損毀流

失嚴(yán)重者，按照監(jiān)察部第30號令《檔案管理違法違紀(jì)行為