各級會議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性、民主性和合法性，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，特制定本制度。

二、本制度適用于公司各級會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、會議應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，公正公平；

2.突出重點(diǎn)，講究實(shí)效；

3.集思廣益，民主決策；

4.嚴(yán)謹(jǐn)有序，規(guī)范操作。

四、會議分為定期會議和臨時(shí)會議。定期會議應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)間、周期和議程召開；臨時(shí)會議根據(jù)工作需要，經(jīng)有權(quán)部門或人員提議，報(bào)請會議主持人批準(zhǔn)后召開。

五、會議的組織、籌備、召開、紀(jì)要和落實(shí)等工作，由各級會議管理部門負(fù)責(zé)。

六、會議參加人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)，積極參加會議，嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保守會議秘密。

七、會議通知應(yīng)當(dāng)明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員等內(nèi)容，提前送達(dá)參會人員。

八、會議記錄應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)及時(shí)編寫、審批、發(fā)布。

九、會議決策事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任部門、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保決策的落實(shí)。

十、違反本制度規(guī)定的，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的批評教育或紀(jì)律處分。

十一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

十二、本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如遇國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度調(diào)整，本制度相應(yīng)予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)指示或部門工作需要，明確會議主題。

2.擬定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題討論順序和預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參加。

4.通知參會人員：通過電話、郵件、短信等方式，將會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息通知參會人員。

5.準(zhǔn)備會議材料：收集與會議議題相關(guān)的資料，整理成會議材料，提前發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員按時(shí)到場。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：按照議程安排，各議題負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員對議題進(jìn)行發(fā)言。

4.會議討論：參會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見和建議。

5.會議決策：根據(jù)討論情況，主持人或會議決策者做出決策。

三、會議記錄

1.記錄會議內(nèi)容：會議組織者指定專人負(fù)責(zé)記錄會議討論內(nèi)容，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

2.編寫會議紀(jì)要：根據(jù)會議記錄，整理編寫會議紀(jì)要，包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.審批會議紀(jì)要：會議紀(jì)要完成后，由主持人或相關(guān)部門審批，確認(rèn)無誤后發(fā)布。

四、會議結(jié)束

1.主持人總結(jié)：主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)和責(zé)任部門。

2.會議解散：主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離場。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會議組織者負(fù)責(zé)對會議決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，確保責(zé)任部門按照要求完成工作。

2.反饋進(jìn)展：責(zé)任部門定期向會議組織者反饋會議決策事項(xiàng)的進(jìn)展情況。

3.評估會議效果：會議組織者對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下次會議提供參考。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)審批確認(rèn)無誤后，由會議組織者通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件、公告等形式，及時(shí)發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)人員。

2.會議組織者負(fù)責(zé)確保會議紀(jì)要傳達(dá)到位，使相關(guān)人員了解會議決策內(nèi)容和要求。

二、責(zé)任部門的任務(wù)分配與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，由責(zé)任部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行任務(wù)分配，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任部門應(yīng)嚴(yán)格按照工作計(jì)劃執(zhí)行任務(wù)，確保會議決策得到有效落實(shí)。

三、會議紀(jì)要落實(shí)的跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行定期跟蹤，了解工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決問題。

2.對會議決策事項(xiàng)的落實(shí)過程進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按照既定計(jì)劃和目標(biāo)推進(jìn)。

四、進(jìn)展情況反饋與溝通

1.責(zé)任部門應(yīng)定期將會議決策事項(xiàng)的進(jìn)展情況反饋給會議組織者，以便及時(shí)了解工作動態(tài)，調(diào)整工作計(jì)劃。

2.會議組織者與責(zé)任部門之間要保持良好的溝通，對落實(shí)過程中出現(xiàn)的問題和困難，共同商討解決方案。

五、會議紀(jì)要落實(shí)結(jié)果的評估與應(yīng)用

1.會議組織者對會議紀(jì)要落實(shí)結(jié)果進(jìn)行評估，分析成功經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，為今后類似會議提供借鑒。

2.將會議紀(jì)要落實(shí)情況作為部門及個(gè)人績效考核的依據(jù)之一，激勵(lì)相關(guān)部門和人員積極履行職責(zé)，提高工作效率。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.根據(jù)會議紀(jì)要落實(shí)情況的評估結(jié)果，對會議管理制度和流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化，提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

2.定期收集并關(guān)注公司內(nèi)部及外部環(huán)境變化，調(diào)整會議議題和決策方向，確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定管理部門提出申請。

2.預(yù)訂會議室時(shí)，需提供會議主題、時(shí)間、參會人數(shù)等信息，以便管理部門合理分配會議室資源。

3.管理部門應(yīng)及時(shí)反饋會議室預(yù)訂結(jié)果，如遇沖突，協(xié)助會議組織者調(diào)整會議時(shí)間或地點(diǎn)。

二、會議室布置與設(shè)備檢查

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，提前安排會議室布置，包括座位安排、投影設(shè)備、音響設(shè)備等。

2.會前應(yīng)檢查會議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會議順利進(jìn)行。

3.若需使用特殊設(shè)備或額外服務(wù)，會議組織者應(yīng)提前通知管理部門，確保會議需求得到滿足。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，遵守會議室相關(guān)規(guī)定。

2.嚴(yán)禁在會議室吸煙、進(jìn)食或大聲喧嘩，保持安靜、有序的會議環(huán)境。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)組織參會人員共同清理會議室，恢復(fù)原狀。

四、會議室安全管理

1.管理部門負(fù)責(zé)會議室的安全管理，確保消防設(shè)施、安全通道等符合相關(guān)規(guī)定。

2.會議期間，會議組織者應(yīng)關(guān)注會議室安全狀況，如遇緊急情況，及時(shí)啟動應(yīng)急預(yù)案。

3.會議室內(nèi)的保密會議，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

五、會議室維護(hù)與更新

1.管理部門定期對會議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，環(huán)境整潔。

2.根據(jù)公司發(fā)展和會議需求，適時(shí)更新會議室設(shè)備，提升會議體驗(yàn)。

3.鼓勵(lì)會議組織者和參會人員提出改進(jìn)意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理。

六、會議室資源合理利用

1.管理部門應(yīng)合理安排會議室資源，提高會議室利用率，避免資源浪費(fèi)。

2.鼓勵(lì)跨部門、跨團(tuán)隊(duì)的會議室共享，提高會議效率，降低成本。

3.定期收集會議室使用情況，分析并優(yōu)化會議室分配策略。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會