QMS文件控制程序-程敘文

件中第一份文件

1.目的

對本公司所有文件和資料的形成、發(fā)放、保存進行有效控制，明

確管理職責，確保公司文件統(tǒng)一有效。

2.范圍

合用于本公司所有文件，包括系統(tǒng)文件、技術(shù)文件、管理文件、

表單記錄、相關(guān)資料的管理和控制。

3.工作職責

此制度合用于本公司所有部門，包含各管理部門及技術(shù)部門。

4.工作程序

4.1.文件編制

4.1.1.各部門負責本部門內(nèi)部相關(guān)文件的編制、使用和管理，包

含各類技術(shù)文件、工藝文件和管理規(guī)定的編制。

4.1.2.正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯數(shù)字，文中浮現(xiàn)的部

門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整，不得使用簡稱。編寫完成后，

應(yīng)通讀流暢，需斷句的內(nèi)容使用中文標點符號進行斷句。

4.2.文件發(fā)行和補發(fā)

4.2.1.各部門的文件編寫完成后發(fā)送至體系部進行審核。審核完

成后的文件將由體系部統(tǒng)一發(fā)放，并將發(fā)放的文件數(shù)量記入《文件發(fā)

放管理臺賬》，由簽收人當面進行簽收。

4.2.2.文件簽收人應(yīng)對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當,

不慎丟失、損壞，需要補發(fā)或者重新發(fā)放的，由申請人員填寫《文件

補發(fā)申請單》，部門負責人審核確認后，由體系部進行發(fā)放。

4.3.文件修訂

4.3.1.當部門文件一頁有兩處以上錯誤時需要進行換頁，當一份

文件中有連續(xù)兩頁發(fā)生替換時，需要進行換版。當本公司所執(zhí)行文件

如有換頁、換版情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門，

通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。

4.4.文件受控

4.4.1.各部門下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，經(jīng)體系部審

核后下發(fā)至員工手中的文件應(yīng)具有受控章，無受控章的為無效文件。

4.5.文件廢止

4.5.1.當各部門確認文件廢止時，各部門將舊版文件收回至體系

部，體系部確認回收完成并對舊文件加蓋作廢章以作區(qū)別，

4.6.文件銷毀

4.6.1.當確認文件有銷毀需求時，各部門將需要銷毀的文件統(tǒng)一

報送至體系部，體系部將負責文件的統(tǒng)一銷毀，并將銷毀時間記入《文

件記錄銷毀清單》。

4.7.記錄編制和使用

4.7.1.各部門負責本部門記錄表單的建立、采集、整理和保存。

記錄根據(jù)實際需要進行編制，編制原則簡潔明了、方便實用、便于追

溯和管理。

4.7.2.各部門編制完成的記錄表格，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將

其發(fā)至體系部留檔，體系部統(tǒng)一匯總后將其編入《文件記錄清單》。

4.7.3,各部門內(nèi)同一編號的記錄表格應(yīng)格式一致，以電子版形式

保存，需使用時由各部門自行打印使用。

4.8.記錄變更

4.8.1.當確認部門現(xiàn)行記錄表單需要變更時，本部門需擬定好改

版樣式，交由體系部進行替換備案。

4.8.2.替換更改后的記錄表單編號不變，各部門不得繼續(xù)使用更

改前的記錄表單，以防止混淆。

4.9.記錄保存

4.9.1.填寫完成的記錄由本部門專人進行留檔保存，保存方式應(yīng)

便于查閱和存取

4.9.2.各部門根據(jù)記錄實際使用需求制定保存年限，對于超期限

的記錄交于體系部進行統(tǒng)一銷毀。

4.10.記錄廢止和銷毀

4.10.1.對于廢止和過期記錄應(yīng)各部門統(tǒng)一采集后交給體系部進

行處理。

4.10.2.體系部對于已替換的記錄表單和超過保存期限的文件進

行銷毀，并將銷毀日期記入《文件記錄銷毀清單》。

5.相關(guān)文件

《文件格式及編號規(guī)定》

6.相關(guān)記錄

《文件發(fā)放管理臺賬》

《文件補發(fā)申請單》

《文件更新?lián)Q版臺賬》

《文件記錄銷毀清單》

《文件記錄清單》

文件發(fā)放管理臺賬

文件編號QRQM01

發(fā)放日期文件名稱及編號簽收人

發(fā)放數(shù)量文件是否受控

發(fā)放口期文件名稱及編號簽收人

發(fā)放數(shù)量文件是否受控

發(fā)放口期文件名稱及編號簽收人

發(fā)放數(shù)量文件是否受控

發(fā)放n期文件名稱及編號簽收人

發(fā)放數(shù)量文件是否受控

發(fā)放日期文件名稱及編號簽收人

發(fā)放數(shù)量文件是否受控

發(fā)放日期文件名稱及編號簽收人

發(fā)放數(shù)量文件是否受控

發(fā)放日期文件名稱及編號簽收人

發(fā)放數(shù)量文件是否受控

文件補發(fā)申請單

文件編號QR-QM-02

申請文件

申請部門

申請原因：

年月日

領(lǐng)導(dǎo)審批:

年月日

體系部意見：

年月日

文件更新?lián)Q版臺賬

文件編°QRQM03

文件名稱及編號更換方式日期

文件記錄銷毀清單

文件編號QRQM04

銷毀日期文件名稱及編號執(zhí)行人

是否經(jīng)過銷毀確

負責人簽字

認

銷毀日期文件名稱及編號執(zhí)行人

是否經(jīng)過銷毀確

負責人簽字

認

銷毀日期文件名稱及編號執(zhí)行人

是否經(jīng)過銷毀確

負責人簽字

認

銷毀日期文件名稱及編號執(zhí)行人

是否經(jīng)過銷毀確

負責人簽字

認

銷毀口期文件名稱及編號執(zhí)行人

是否經(jīng)過銷毀確

負責人簽字

認

銷毀日期文件名稱及編號執(zhí)行人

是否經(jīng)過銷毀確

負責人簽字

認

銷毀日期1文件名稱及編號