第5頁共5頁2024年人事檔案管理制度模版關(guān)于人事檔案管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)表述一、引言檔案的使用、保管與利用三者緊密相連，其中，科學(xué)有序的保管是確保檔案材料高效利用的前提與保障。二、人事檔案管理制度的基本框架本制度旨在全面規(guī)范人事檔案的建立健全與管理工作，具體涵蓋以下五大部分：材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密及統(tǒng)計(jì)。三、材料歸檔新形成的檔案材料需及時(shí)歸檔，流程如下：對材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，確保其符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)；依據(jù)材料的屬性與內(nèi)容，確定其歸檔位置；再次，在檔案目錄中補(bǔ)充新材料的相關(guān)信息；最后，將新材料妥善放置于檔案之中。四、檢查核對為確保人事檔案的完整性與安全性，需定期進(jìn)行檢查核對工作。在以下特殊情況下亦需進(jìn)行檢查：突發(fā)事件后（如被盜、遺失或遭遇水災(zāi)火災(zāi)）；對特定檔案產(chǎn)生疑問時(shí)；發(fā)現(xiàn)檔案材料受損時(shí)（如霉變、蟲蛀等）。檢查內(nèi)容不僅限于檔案材料本身，還包括檔案保管環(huán)境的評估。五、轉(zhuǎn)遞制度檔案的轉(zhuǎn)遞通常因工作調(diào)動等原因而觸發(fā)，具體流程包括：取出待轉(zhuǎn)檔案，在檔案目錄中注明注銷原因，按照發(fā)文要求進(jìn)行包裝與密封。轉(zhuǎn)遞過程中需嚴(yán)格遵守保密原則，通過機(jī)要渠道進(jìn)行，嚴(yán)禁個人攜帶。收檔單位在收到檔案并核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章并及時(shí)退回。六、保衛(wèi)與保密1.設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，并配備必要的存檔設(shè)備。2.庫房內(nèi)應(yīng)備有防火、防潮器材，確保檔案安全。3.保持庫房與檔案柜的清潔，嚴(yán)禁存放無關(guān)物品。4.嚴(yán)禁將人事檔案材料帶至公共場合。5.無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。6.離開庫房時(shí)，需確保關(guān)燈關(guān)窗并鎖門。七、統(tǒng)計(jì)制度統(tǒng)計(jì)內(nèi)容涵蓋人事檔案的數(shù)量、材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、保管情況、利用情況、庫房設(shè)備狀況及人事檔案工作人員情況等，以全面掌握檔案管理動態(tài)。八、人事檔案管理的基本內(nèi)容根據(jù)檔案性質(zhì)的不同，將其分為一級檔案（原始材料）、二級檔案（在職材料）及三級檔案（離職資料）三大類，并詳細(xì)列出了各類檔案所包含的具體內(nèi)容。九、人事檔案管理辦法1.設(shè)立檔案柜以便于檔案的調(diào)閱、管理與監(jiān)督，防止泄密與丟失。2.嚴(yán)格限制檔案的借出使用，滿足特定條件后方可借出，并設(shè)定最長借出期限及逾期不還的處罰措施。3.規(guī)范出具證明材料的流程與要求，確保材料的真實(shí)性與合法性。4.明確查閱手續(xù)的流程與要求，確保查閱行為的合規(guī)性。5.嚴(yán)格外借手續(xù)的管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)印或帶出檔案，違者將按泄露公司機(jī)密論處。2024年人事檔案管理制度模版（二）一、公司內(nèi)部的人事檔案管理涵蓋公司內(nèi)部員工的相關(guān)文件，具體包括：1.個人履歷表；2.身份證與戶口本的復(fù)印件；3.學(xué)歷證明及職稱證書的復(fù)印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉(zhuǎn)正審批表；6.公司對員工的考核、獎懲及任免情況的相關(guān)文件；7.公司認(rèn)為必要的其他存檔材料。二、對于正式員工，其個人的國家公職檔案需存入公司設(shè)立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關(guān)系介紹信；2.工資轉(zhuǎn)移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉(zhuǎn)正及定級審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規(guī)定：1.公司內(nèi)部人事檔案由人力資源部專職人員負(fù)責(zé)保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對檔案進(jìn)行及時(shí)編號，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應(yīng)不斷優(yōu)化管理方法，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化；4.查閱人事檔案需獲得人力資源部負(fù)責(zé)人的許可。四、若員工的個人信息發(fā)生變更，如地址、婚姻狀況、子女出生情況或銀行賬戶名稱等，員工需在變更發(fā)生后的