黨、政管理類、外事類文件材料的工作規(guī)范及流程一、文件材料的來源（一）每年初從黨辦院辦機(jī)要室簽收的與本單位工作職責(zé)相關(guān)的國家、省、市文件。（二）與本單位工作職責(zé)相關(guān)的學(xué)校發(fā)文（含擬文稿）。（三）本單位人員外出開會、交流帶回的文件和會議材料。（四）本單位工作中產(chǎn)生的有保存價值的文件材料。（具體內(nèi)容詳見歸檔范圍）二、文件材料的整理（一）件的確定件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。但是實(shí)際工作中文件的形式多種多樣，要用以下材料來確定件：文件正本與定稿為一件。定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件。正文與附件為一件。如附件數(shù)量較多也可各為一件。原件與復(fù)制件為一件。對制成材料（熱敏傳真紙）或字跡材料（圓珠筆、鉛筆書寫）不利于長期保管的，以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。會議記錄、介紹信存根等一本為一件。不便拆開的整本會議記錄可作為一件，但須在檔案管理軟件中輸入每次會議的主要議題。如果會議記錄不是一本，可以每次會議記錄分別作為一件。成套的會議材料各為一件。一次會議的材料不能簡單作一件處理，而要分別以件歸檔，如會議決議、會議報告、會議通知、代表名冊……等等。重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件。重要文件須保留歷次修改稿，正文與歷次稿各為一件。計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，正文與計算機(jī)打印的擬文稿為一件。行政發(fā)文擬文稿須蓋校長辦公室公章，黨委發(fā)文擬文稿須蓋黨委辦公室公章。正文與文件處理單為一件。文件處理單能體現(xiàn)文件處理的軌跡，應(yīng)與文件一起歸檔。來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）可為一件。這樣可減少整理此類文件的工作量，但在以后的編目（請示、報告、函）中文件題名應(yīng)寫批復(fù)的題名，在題名后面要注明（附請示、報告、函）。經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件。這樣能將辦文復(fù)雜的來文、復(fù)文更好地處理，便于檢索。報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件。充分尊重和利用原來的基礎(chǔ)。未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位結(jié)合，可裝訂在一起作為一件。（二）文件的修整整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)“2005”。3.室編件號不需填寫4.機(jī)構(gòu)或問題如：JX115.保管期限如：永久、30、106.館編件號：不需填寫（七）編頁碼每件文件無論是單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)每面編寫一個頁號；頁號的位置在每份材料非裝訂線的右上角。各單位保管期限為永久、長期、短期的歸檔文件分別自1開始編流水號（件號），第二年仍然分別從1開始編號。（八）編目編目是指根據(jù)分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結(jié)果逐類、逐件登錄，也是對歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計算機(jī)檢索的需要。歸檔文件目錄有統(tǒng)一的格式。歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注件號：填寫歸檔章上的件號。責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱，填寫責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，原文上沒有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成，要求照實(shí)抄錄，填寫完整，不得省略。在錄入計算機(jī)過程中，年度用半角狀態(tài)下的方括號加阿拉伯?dāng)?shù)字輸入，如日職院字[2006]3號。題名：歸檔文件的標(biāo)題。文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的，填寫時照實(shí)錄入。文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須錄入。文件有并列題名的，并列題名與正題名一并錄入。沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時附件標(biāo)題可一并錄入，外加“（）”標(biāo)注。日期：文件的形成時間，以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2004.05.18。頁數(shù)：填寫歸檔章上的頁數(shù)。備注：注釋文件需說明的情況，包括密級、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等（一般情況下空著）。（九）裝盒將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內(nèi)?？裳b滿一盒后再裝下一盒，不要求將同一事由的歸檔文件裝入一盒，同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起，檔案盒僅是裝具，不是“一卷”的概念。盒內(nèi)備考表放置在盒內(nèi)文件之后，要簽署完畢。情況說明⑴立卷人⑵檢查人⑶立卷時間⑷1.情況說明：正常情況下不填寫內(nèi)容。出現(xiàn)文件收集不完整、破損等情況時才要在此處進(jìn)行說明。歸檔文件是復(fù)制件要說明原件在何處。檔案保管中出現(xiàn)移出