辦公用品管理

本章由四節(jié)組成，分別為辦公用品的界定、辦公用品的采購、辦公用品的保管和辦公用品的使用。通過本章的學習，認識辦公用品的范圍，熟悉辦公用品的采購流程，掌握辦公用品的保管工作，掌握辦公用品的使用規(guī)則?！韭殘鲂」适隆哭k公用品，多少浪費在繼續(xù)

在你的生活經(jīng)驗中，有哪些辦公用品浪費現(xiàn)象？

為何會有這些現(xiàn)象？

如何治理這些現(xiàn)象？

一、辦公用品的含義二、辦公用品的管理第一節(jié)辦公用品的界定第一節(jié)辦公用品的界定第一節(jié)辦公用品的界定第一節(jié)辦公用品的界定一、辦公用品的含義

辦公用品是指機關(guān)、企事業(yè)單位在日常工作中所耗費的各種物材、工作設(shè)備等輔助用品，主要包括辦公用具、辦公設(shè)備、辦公書籍及日雜百貨等。這些用品是確保辦公管理活動正常有序進行的必要條件，缺少必要的用品，就會影響辦公效率和組織業(yè)績。辦公用品歸類

辦公文具（1）文件檔案管理類

辦公文具（2）辦公本簿

辦公文具（３）辦公用紙

辦公文具（４）書寫修正用品

辦公文具（5）財務用品

辦公文具（6）桌面用品

辦公文具（7）輔助用品

辦公設(shè)備（1）事務設(shè)備

辦公設(shè)備（2）IT設(shè)備

辦公設(shè)備（3）辦公電器

辦公設(shè)備（4）辦公家具

辦公設(shè)備（5）電腦周邊用品

辦公書籍及日雜百貨（1）辦公必備的圖書資料

辦公書籍及日雜百貨（2）日用品

辦公書籍及日雜百貨（3）杯具

辦公書籍及日雜百貨（4）其他

當然，這個界定是開放的，辦公用品種類繁多，隨著工作需要和時代發(fā)展，也會不斷充實與增減。同時，由于各種組織的工作任務存在差異，在辦公用品的使用方面也可能存在一些差別，但是總體而言，不會超出這些大類。

1980年以來

辦公桌上辦公用品的變遷

二、辦公用品的管理

辦公用品種類繁多，辦公室人員要對辦公用品做好嚴格、合理的管理。不同類型的辦公用品也需區(qū)別管理目的，如辦公設(shè)備的管理要確保設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，主要涉及定期維護保養(yǎng)，清除設(shè)備內(nèi)部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油等；辦公文具的管理主要是確保夠用、不至于因缺少文具而耽誤工作進展；辦公書籍及日雜百貨的管理主要是確保其符合工作需求，及時更新。

管理人員要有較強的責任感，應該本著認真嚴肅的態(tài)度，本著節(jié)約、物盡其用的原則，建立完善的辦公用品管理制度，確保工作需要，達到“有效使用和維護管理辦公用品，降低辦公用品經(jīng)費開支，提高經(jīng)濟和工作效益”的管理目的。在實務中，辦公用品的管理一般是由辦公室或者后勤、總務部門來負責。管理過程中，重點抓好辦公用品的采購、保管和使用三個環(huán)節(jié)。一、制定采購計劃二、選擇供應商三、選購四、驗收入庫第二節(jié)辦公用品的采購第二節(jié)辦公用品的采購第二節(jié)辦公用品的采購第二節(jié)辦公用品的采購辦公用品采購是辦公用品管理環(huán)節(jié)的第一步，一個機關(guān)、企事業(yè)單位需要哪些辦公用品、如何取得這些用品，都是通過這個環(huán)節(jié)得來的。所以，做好辦公用品的采購工作很重要，它關(guān)涉到后續(xù)的保管與使用環(huán)節(jié)。一般而言，采購工作需要根據(jù)單位庫存及消耗情況，按照采購計劃、對照采購標準進行采購，做到既能夠保障工作所需又不會占用過多資金與庫房空間。

辦公用品采購的一般程序制定采購計劃選購選擇供貨商驗收入庫一、制定采購計劃摸清庫存量向各部門征集需求報領(lǐng)導審批采購辦公用品明細辦公用品名稱規(guī)格使用目的備注領(lǐng)導意見簽字：公章辦公用品采購計劃表填表日期：年月日二、選擇供貨商選擇信譽良好的供貨商簽訂單

三、選購

選擇合適產(chǎn)品保存好票據(jù)

四、驗收入庫

按質(zhì)按量清點入庫

總之，在辦公用品采購過程中，要嚴格執(zhí)行財務制度，做到單據(jù)、賬目和手續(xù)完整、清楚，采購物品合乎需求與規(guī)格、價格合理、及時保障供應。一、辦公用品保管的目的和要求二、辦公用品保管的方法第三節(jié)辦公用品的保管第三節(jié)辦公用品的保管第三節(jié)辦公用品的保管第三節(jié)辦公用品的保管

辦公用品的保管是指管理人員對辦公用品進行登記、收存和分配以及使用責任的簽認和盤點、交換和養(yǎng)護等。一般而言，大型機關(guān)、企事業(yè)單位都會設(shè)置獨立的保管部門和專門人員，如后勤部、總務部等，中小型乃至微型機關(guān)、企事業(yè)單位需根據(jù)自身情況來決定是否設(shè)置獨立部門或者由單位綜合辦公室兼負保管任務。一、辦公用品保管的目的和要求

目的：是要確保辦公用品的效能，防患辦公用品在庫房儲存過程中毀損、受潮、蟲蛀等人為或自然損壞。

要求：

第一，提高做好保管工作的自我意識。努力學習單位制定的辦公用品保管制度，不斷提高自我覺悟，增強做好保管工作的主動性和自覺性。

第二，要付諸實際行動，落實保管任務。對購入的辦公用品要合理分類、精心保管，做到經(jīng)常入庫檢查，及時登記保管卡，定期清理庫存，使得賬物相符。第三，對庫存用品要有預測性。保管員要善于根據(jù)庫存和需求情況，草擬采購計劃，為采購部門制定最終計劃提供方便。平時，保管員要善于觀察與統(tǒng)計各部門對各類辦公用品的使用需求量，把握哪些消耗大，需要大量購入，哪些消耗少，減少購入量。

第四，要重視庫房的實體安全。辦公用品的保管需要安全的庫房，儲物架或物品柜要上鎖，同時也要確保庫房防火、防潮、防蛀、防霉等，使得存放的物品符合保管標準，減少不必要的損失。二、辦公用品保管的方法

專人專責

單位里設(shè)置專門的部門，配備專門人員進行管理。保管員要熟悉辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，及時、認真地將全部用品登記入賬入庫。

登記保管為便于及時、準確地掌握辦公用品的存儲情況，要及時登記庫存的辦公用品，定期（月、季度或半年）進行庫房盤存，確保賬物相符。記好辦公用品登記明細賬簿，如要寫明購入時間、品名、數(shù)量、規(guī)格等，及時更新庫存數(shù)量，確保保管賬簿更新。

合理擺放

不同物品需求的存放空間不盡一致，要根據(jù)不同類型的辦公用品的存儲要求進行合理擺放，確保其不變質(zhì)、不變形。

分類存放

不同辦公用品的保存環(huán)境不盡一致，要根據(jù)各自特性進行分類管理，并在每一類物品上清晰地張貼標簽，標明類別和存儲地，做到不混淆、不亂放，便于迅速找到。一、辦公用品的使用規(guī)范與原則二、辦公用品的發(fā)放與領(lǐng)用第四節(jié)辦公用品的使用第四節(jié)辦公用品的使用第四節(jié)辦公用品的使用第四節(jié)辦公用品的使用一、辦公用品的使用規(guī)范與原則

辦公用品是單位或組織完成特定任務時所消耗的各類使用品。單位或組織要制定明確的辦公用品使用制度與規(guī)范，確保保管員有規(guī)可循。保管員要明確辦公用品領(lǐng)取與使用制度與規(guī)范，做到嚴格掌控辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)各部門的實際需求進行發(fā)放、避免浪費。使用辦公用品遵循的原則

效益化原則

要規(guī)范工作人員的行為，做到辦公用品的消耗數(shù)量與其工作效益成正比例。盡管行政上自然消耗的辦公用品不能任意浪費，但也不應一概縮減，只要使用得當，即使花費多也不能惜。

制度化原則

要從本單位的實際情況出發(fā)，制定辦公用品的使用規(guī)范與程序，并確保嚴格執(zhí)行，形成穩(wěn)定的制度，以保障規(guī)范行事。

二、辦公用品的發(fā)放與領(lǐng)用

一般采取審批制度，非經(jīng)辦公室和主管領(lǐng)導同意任何人不得私用、外借、處理或挪用。不見審批手續(xù)，保管人員不能隨意發(fā)放辦公用品。保管人員發(fā)放和使用部門領(lǐng)用需要遵守相關(guān)規(guī)章制度，履行嚴格的手續(xù)。一般可以參考以下規(guī)范：屬于使用部門按慣例需用的辦公用品，實行定期定量分配，使用人自行領(lǐng)用并登記。如文具消耗品可依據(jù)歷史記錄、經(jīng)驗設(shè)定領(lǐng)用標準，隨部門或人員的工作情況適當調(diào)整發(fā)放時間與數(shù)量。屬于使用部門非慣例使用的物品，應填報領(lǐng)物單或借用單，由主管人員審核批準，交保管人核實手續(xù)，完成發(fā)放。如使用相機、攝影機等設(shè)備。屬于新進職工使用的辦公用品，需要其職能部門統(tǒng)一提出申請領(lǐng)取單，憑單據(jù)到保管處領(lǐng)取。

各部門要設(shè)置部門辦公用品使用登記制度，以備保管部門適時檢查使用情況，若發(fā)生物品毀損，還需要當事人賠償。

保管人員發(fā)放辦公用品時要做好登記，并定期統(tǒng)計，送主管領(lǐng)導查閱，讓其了解辦公用品使用情況。保管處發(fā)放登記簿要與使用部門辦公用品領(lǐng)用單相符，領(lǐng)用單應包括用品名稱、申領(lǐng)數(shù)量、實領(lǐng)數(shù)量、用途、領(lǐng)用人、審批人、審核人和發(fā)放人等項目。本章結(jié)束，謝謝！本章結(jié)束，謝謝！本章結(jié)束，謝謝！本章結(jié)束，謝謝！〖思考題〗1.如何理解“辦公用品”的含義？2.辦公用品的采購需要完成哪些程序？3.辦公用品的保管工作需要注意哪些事項？可采取哪些方法？4.如何做到辦公用品的規(guī)范化使用？〖案例分析〗請認真閱讀材料，完成以下問題：1．概括材料中描述的辦公用品管理中所存在的問題。2．你如何看待大量“辦公用品發(fā)票”被開出的現(xiàn)象？3．你覺得材料3對材料1、2有何意義？4．材料4主要是闡明了什么道理？〖實踐活動〗

領(lǐng)導已經(jīng)批準了你的休假請求，時間是15天，從這個周末你就可以不用來公司上班了。作為辦公室主任助理，你