2024年學(xué)院檔案庫(kù)房管理制度一、檔案庫(kù)房管理目標(biāo)與準(zhǔn)則1.目標(biāo)：旨在確保學(xué)院檔案的安全保管與合規(guī)管理，提升檔案利用效率，保證檔案的完整性和可靠性。2.準(zhǔn)則：法規(guī)遵循：嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校規(guī)定，確保學(xué)院重要檔案的保密性。責(zé)任明確：清晰界定檔案庫(kù)房管理的責(zé)任及各環(huán)節(jié)的職責(zé)劃分。安全保密：強(qiáng)化安全防護(hù)措施，防止檔案遺失、損壞或泄露。便利利用：建立高效的檢索系統(tǒng)，便于教職員工及相關(guān)部門(mén)查閱和利用檔案。二、檔案庫(kù)房管理組織架構(gòu)1.管理機(jī)構(gòu)：設(shè)立學(xué)院檔案管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房管理的決策與監(jiān)督工作。2.管理人員：設(shè)置專職的檔案庫(kù)房管理員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱等具體管理工作。三、檔案庫(kù)房管理流程與措施1.檔案收集：各部門(mén)應(yīng)按指定時(shí)間及方式將相關(guān)檔案送至檔案庫(kù)房。2.檔案整理：管理員依據(jù)文件分類和編號(hào)制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并編制檔案目錄。3.檔案存儲(chǔ)：管理員按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和方法妥善保管檔案，確保檔案的安全與可靠性。4.檔案借閱：教職員工及相關(guān)部門(mén)需提交借閱申請(qǐng)，承諾遵守相關(guān)規(guī)定，經(jīng)審核后方可借閱。5.檔案歸還：借閱人應(yīng)按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱期限，需提前申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。四、檔案庫(kù)房管理的監(jiān)督與評(píng)估1.監(jiān)督：學(xué)院檔案管理委員會(huì)和管理員定期對(duì)檔案庫(kù)房管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.評(píng)估：定期評(píng)估檔案庫(kù)房管理工作，確保管理質(zhì)量和效率。五、檔案庫(kù)房管理制度的宣傳與培訓(xùn)1.宣傳：向全體教職員工和相關(guān)部門(mén)普及檔案庫(kù)房管理制度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)和重要性。2.培訓(xùn)：對(duì)管理員及相關(guān)工作人員進(jìn)行專門(mén)培訓(xùn)，提升其檔案管理能力和專業(yè)素養(yǎng)。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效，如有修改需求，需經(jīng)學(xué)院檔案管理委員會(huì)決策后進(jìn)行修訂。2.本制度由學(xué)院檔案管理委員會(huì)審定。3.本制度未涵蓋的情況，應(yīng)參照相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校文件規(guī)定執(zhí)行。此檔案庫(kù)房管理制度旨在規(guī)范學(xué)院檔案的管理流程，確保檔案的安全與完整性，提高利用效率，保證管理工作的合規(guī)性和便利性，需根據(jù)實(shí)際操作進(jìn)行具體執(zhí)行和細(xì)化。2024年學(xué)院檔案庫(kù)房管理制度（二）一、庫(kù)房管理的目的與基本原則：1.目的：旨在確保學(xué)院檔案的安全性、完整性和易查閱性，從而有效防止檔案的遺失、破損及濫用。2.原則：實(shí)施科學(xué)分類、標(biāo)準(zhǔn)化管理，嚴(yán)格執(zhí)行防火、防盜、防潮措施，以保障檔案的可靠性和完整性。二、檔案庫(kù)房管理的職責(zé)與權(quán)限：1.職責(zé)：全面負(fù)責(zé)學(xué)院檔案的接收、整理、分類、存儲(chǔ)、借閱和歸檔工作。2.權(quán)限：依據(jù)學(xué)院檔案管理規(guī)定，有權(quán)執(zhí)行各項(xiàng)管理措施。三、檔案庫(kù)房管理的組織架構(gòu)：1.管理人員：學(xué)院指定專人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作。2.工作人員：根據(jù)實(shí)際需求，學(xué)院可安排專門(mén)人員負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常運(yùn)作。四、檔案的接收與整理：1.接收檔案：接收各級(jí)各類檔案，并準(zhǔn)確填寫(xiě)接收登記表，確保檔案數(shù)量與種類無(wú)誤。2.整理檔案：依據(jù)規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)接收到的檔案進(jìn)行整理分類，并編制檔案目錄。五、檔案的存儲(chǔ)與歸檔：1.存儲(chǔ)設(shè)施：檔案庫(kù)房應(yīng)配置完善的防火、防潮、防盜設(shè)施，以保障檔案的安全。2.存儲(chǔ)方式：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，采用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)工具和方案，確保檔案的完整性和易查閱性。3.歸檔管理：按照歸檔規(guī)定，對(duì)已整理分類的檔案進(jìn)行歸檔，并在檔案目錄中予以記錄。六、檔案借閱與查閱：1.借閱申請(qǐng)：借閱人需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，并經(jīng)管理人員審核批準(zhǔn)。2.查閱方式：支持通過(guò)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱，或填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，由管理人員提供實(shí)體檔案供查閱。3.查閱時(shí)限：借閱人應(yīng)遵守規(guī)定的查閱時(shí)限，并對(duì)檔案使用情況進(jìn)行記錄。七、檔案保管期限與銷毀：1.保管期限：依據(jù)檔案管理規(guī)定，不同類別的檔案設(shè)有相應(yīng)的保管期限。保管期滿后，可按規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。2.銷毀程序：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵循銷毀程序，執(zhí)行銷毀處理，并填寫(xiě)銷毀記錄表。八、違規(guī)處理與監(jiān)督檢查：1.違規(guī)處理：對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的違規(guī)行為，將依照學(xué)院規(guī)定進(jìn)行處理，并記錄于檔案管理人員的個(gè)人檔案中