湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-1"\h\u278061天羽五金電工公司簡(jiǎn)介 頁(yè)深圳市天宇五金電工有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1天羽五金電工公司簡(jiǎn)介深圳市天羽五金電工有限公司成立于2003年，是一家制造企業(yè)，主要生產(chǎn)工具燈、畜用加溫?zé)粢约爸苓叜a(chǎn)品。產(chǎn)品擁有UL，CSA，ETL,CE,CCC等安全認(rèn)證，并于2005年通過(guò)了ISO9001品質(zhì)體系認(rèn)證。公司現(xiàn)有員工120人，生產(chǎn)面積4000多平方米。擁有制造和開(kāi)發(fā)這些產(chǎn)品15年的豐富經(jīng)驗(yàn)；能根據(jù)客戶的需要開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的各種不同規(guī)格和型號(hào)的產(chǎn)品。2天羽五金電工公司費(fèi)用報(bào)銷現(xiàn)有的制度和基本流程2.1費(fèi)用分類深圳市天羽五金電工有限公司費(fèi)用報(bào)銷主要分為差旅費(fèi)（包括住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、交通費(fèi)等）、日常費(fèi)用（包括辦公費(fèi)、招待費(fèi)等）、以及借款等其他費(fèi)用。2.2報(bào)銷流程預(yù)算范圍之內(nèi)或有經(jīng)審批的費(fèi)用經(jīng)辦人需經(jīng)過(guò)這個(gè)流程報(bào)銷：即經(jīng)辦人--本部門經(jīng)理--部門經(jīng)理--財(cái)務(wù)專員審核--財(cái)務(wù)經(jīng)理審核--總經(jīng)理或者總經(jīng)理授權(quán)人審批--出納支付。2.3報(bào)銷制度費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)：總經(jīng)理/副總經(jīng)理：住宿每晚300元/人，餐飲每餐50元/人，交通單程600元/人。普通員工：住宿每晚200元/人，餐飲每餐30元/人，交通單程500元/人。辦公費(fèi)：各個(gè)部門日常支出2000元/月。招待費(fèi)：經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)即可招待，招待費(fèi)用經(jīng)審批即可在財(cái)務(wù)部報(bào)銷。借款：現(xiàn)金借款2000元/人。3天羽五金電工公司費(fèi)用報(bào)銷存在的問(wèn)題3.1報(bào)銷流程管理缺乏合理性經(jīng)辦人在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，審批人沒(méi)有認(rèn)真核實(shí)費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性，存在虛假報(bào)銷的行為，在流程管理中，財(cái)務(wù)審核崗位只做憑證審核與賬面核對(duì)，對(duì)于實(shí)際業(yè)務(wù)的了解常常不夠全面，沒(méi)有遵循‘先申請(qǐng)、后開(kāi)支、再報(bào)銷’的流程。3.2費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不全面合理公司沒(méi)有根據(jù)本公司具體的出差業(yè)務(wù)制定一套詳細(xì)的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)制度，沒(méi)有根據(jù)具體的出差城市進(jìn)行費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)分，一線城市與二三線城市的消費(fèi)水平標(biāo)準(zhǔn)有很大的差別，但公司的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于單一，往往出現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷金額超支或者經(jīng)費(fèi)不夠的情況。其次經(jīng)辦人對(duì)于公司的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)也不是很了解，報(bào)銷票據(jù)不規(guī)范的情況也層出不窮，耽誤報(bào)銷流程的推進(jìn)，效率低下。3.3費(fèi)用支出缺乏規(guī)范性根據(jù)公司原本的費(fèi)用報(bào)銷制度，超過(guò)2000元的費(fèi)用支出，必須經(jīng)過(guò)公司賬戶轉(zhuǎn)賬支付，并且報(bào)銷時(shí)必須詳細(xì)說(shuō)明原因，但是在平時(shí)的報(bào)銷過(guò)程中，出差人員經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)支出現(xiàn)金的情況。還有業(yè)務(wù)招待費(fèi)每發(fā)生一次就應(yīng)該填寫(xiě)一份報(bào)銷單，無(wú)論金額大小，經(jīng)常出現(xiàn)多次業(yè)務(wù)招待費(fèi)填寫(xiě)在一張單據(jù)上的情況。3.4報(bào)銷時(shí)間不及時(shí)，逾期報(bào)銷很多公司員工費(fèi)用報(bào)銷不及時(shí)，借款沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還公司，長(zhǎng)期拖欠不清，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部報(bào)銷單據(jù)積累過(guò)多，最后混淆不清，影響到公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真的情況。財(cái)務(wù)人員沒(méi)有及時(shí)督促公司員工按時(shí)報(bào)銷費(fèi)用，甚至還有員工拿著一年前的票據(jù)來(lái)報(bào)銷，違反了公司的報(bào)銷制度。3.5報(bào)銷費(fèi)用存在不真實(shí)性的情況事實(shí)上，很多的企業(yè)都存在虛假報(bào)銷的情況。比如，將個(gè)人消費(fèi)的一些支出以為公司辦理業(yè)務(wù)為由假借公司的名義報(bào)銷給財(cái)務(wù)部，比如，個(gè)人的一些餐飲費(fèi)，私家車加油費(fèi)等等。另外，公司報(bào)銷范圍以外的項(xiàng)目也以其他合理的報(bào)銷支出項(xiàng)目作冒充，并且還出現(xiàn)了員工跨級(jí)別超額報(bào)銷費(fèi)用的情況，沒(méi)有向公司員工定期培訓(xùn)普及公司的報(bào)銷原則和制度。3.6報(bào)銷處理手段過(guò)于傳統(tǒng)公司還使用傳統(tǒng)的報(bào)銷方式，發(fā)生報(bào)銷費(fèi)用，填寫(xiě)報(bào)銷單由經(jīng)辦人審批簽字后交由財(cái)務(wù)部出納進(jìn)行報(bào)銷的方式，這種傳統(tǒng)的報(bào)銷方式已經(jīng)不適合現(xiàn)在信息化時(shí)代對(duì)信息的要求。如果員工出差，不在公司就不能填制報(bào)銷單據(jù)，無(wú)法提交報(bào)銷憑證，就會(huì)影響費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性。但如今很多企業(yè)都使用費(fèi)用報(bào)銷軟件進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，比如手機(jī)快捷軟件易快報(bào)等，只需要手機(jī)上傳報(bào)銷發(fā)票，還能移動(dòng)報(bào)銷、全程費(fèi)控、預(yù)算管理、票據(jù)管理一站式服務(wù)，提升了工作效率，還為公司降低了成本。3.7原始憑證不符合規(guī)范員工報(bào)銷費(fèi)用的時(shí)候，常常出現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)不符合公司規(guī)定的情況。比如，字跡不清晰，金額大小寫(xiě)不一致，有涂改痕跡，理由表述模糊不清楚等等。4天羽五金電工公司費(fèi)用報(bào)銷的優(yōu)化設(shè)計(jì)方案4.1優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷基本流程公司員工的費(fèi)用報(bào)銷必須按照如下費(fèi)用報(bào)銷的流程進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，員工報(bào)銷必須在財(cái)務(wù)部領(lǐng)取報(bào)銷單后按要求填寫(xiě)好報(bào)銷單，具體內(nèi)容包括日期、費(fèi)用項(xiàng)目、金額（合計(jì)金額必須用大寫(xiě)漢字比如壹、貳填寫(xiě)）、簽名等，并依次向上級(jí)部門審批后如實(shí)報(bào)銷費(fèi)用才可生效，費(fèi)用報(bào)銷還必須有報(bào)銷單據(jù)，如發(fā)票、高鐵票、飛機(jī)票等可證明費(fèi)用支并且是完整、真實(shí)、合法的原始憑證，否則不予報(bào)銷。費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化流程圖如下：圖4-1天羽五金電工費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化流程圖4.2制定差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)公司業(yè)務(wù)人員因公出差發(fā)生的住宿費(fèi)、交通費(fèi)、餐飲費(fèi)等需要按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)在限額內(nèi)實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。表4-1天羽五金電工員工出差費(fèi)用用量標(biāo)準(zhǔn)職位/區(qū)域項(xiàng)目總經(jīng)理部門經(jīng)理一般員工一線城市住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/天）500400300餐飲費(fèi)（元/天）605050交通費(fèi)（元/雙程）200015001000二、三線城市住宿標(biāo)準(zhǔn)400300200餐飲費(fèi)504040交通充說(shuō)明：一線城市：北京、上海、天津、廣州、深圳、杭州、廈門二線城市:各省會(huì)城市，除已列入第一類城市。三級(jí)城市：除一級(jí)、二級(jí)以外的其他城市。若出差時(shí)由接待方提供食宿，公司不再另外報(bào)銷。（1）總經(jīng)理、部門經(jīng)理可乘坐飛機(jī)，其他員工若乘坐飛機(jī)必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)憑票據(jù)報(bào)銷，超出部分由自己支付。（3）按標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際出差天數(shù)計(jì)算補(bǔ)助，憑票報(bào)銷，包含出差市內(nèi)交通費(fèi)和餐費(fèi)，超出部分自己支付。（4）因公出差發(fā)生交通費(fèi)(公交，大巴)，憑票或乘車報(bào)銷，如因特殊情況乘坐出租車，報(bào)主管審核，注明時(shí)間、事由、起始地點(diǎn)、金額或者乘車記錄，才可以按實(shí)報(bào)銷。（5）因公自駕車省外出差發(fā)生的加油費(fèi)，過(guò)路費(fèi)，停車費(fèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷。（6）住宿標(biāo)準(zhǔn)為一人一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間，同性兩人一起出差可同住宿一間標(biāo)準(zhǔn)間。（7）不同級(jí)別的人員一同出差所乘坐的交通工具可享受最高級(jí)別所使用工具。（8）報(bào)銷差旅費(fèi)必須在回公司3天內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，繳還預(yù)支差旅費(fèi)，否則作為挪用公款處理。4.3明確辦公費(fèi)用的管理（1）辦公費(fèi)包括用包括印刷各種賬表、打印紙、辦公用品、等費(fèi)用。各部門總監(jiān)對(duì)所屬公司發(fā)生的辦公費(fèi)用負(fù)責(zé)，經(jīng)營(yíng)管理部對(duì)整個(gè)公司發(fā)生的辦公費(fèi)用負(fù)有監(jiān)管和控制責(zé)任。（2）辦公用品采購(gòu)和印刷各種賬表等由行政負(fù)責(zé)采購(gòu)。（3）各部門所需辦公用品，在每月5號(hào)前編寫(xiě)“辦公用品計(jì)劃書(shū)”，經(jīng)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后交由行政統(tǒng)一采購(gòu)。（4）個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品，不得隨意丟棄或外借，當(dāng)工作有變動(dòng)的時(shí)，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價(jià)賠償。（5）公司辦公用品費(fèi)用報(bào)銷必須嚴(yán)格按公司費(fèi)用審批程序執(zhí)行，對(duì)各部門每月超出預(yù)算的所有辦公費(fèi)用將不予審批。4.4明確招待費(fèi)用的管理（1）招待費(fèi)包括因公請(qǐng)客的餐費(fèi)、旅游費(fèi)、禮品費(fèi)、贈(zèng)送商品開(kāi)支。（2）各部門因公招待必須事先申請(qǐng)總監(jiān)批準(zhǔn)，如有特殊原因、必須事先電話請(qǐng)示批準(zhǔn)，原則上不許先斬后奏，以最高級(jí)別人員為報(bào)銷申請(qǐng)人，不得指定下級(jí)人員提出申請(qǐng)并自己審批報(bào)銷。（3）招待費(fèi)發(fā)票日期必須填寫(xiě)清楚并說(shuō)明理由，詳細(xì)注明招待時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方招待人員、以及本公司陪同人員。其他非因公招待客人一律個(gè)人承擔(dān)。4.5明確借款費(fèi)用的管理（1）員工因公需要借款，一般不超過(guò)借款人1個(gè)月工資總額，超過(guò)時(shí)需要有公司擔(dān)保人，現(xiàn)金借款單上為默認(rèn)擔(dān)保人，借款人未能償還借款，由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還款責(zé)任。（2）員工因公需要借款時(shí)，應(yīng)合理預(yù)計(jì)所需費(fèi)用并填寫(xiě)借款單，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金。（3）試用期員工原則上不得借款，需借款由領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)保，方能辦理手續(xù)。公司原則上借款金額為2000元，但如果超過(guò)3000元，需要提前一天通知出納備款。員工解決事務(wù)后，在報(bào)銷時(shí)交回多余現(xiàn)金，因特殊原因沒(méi)有及時(shí)退回現(xiàn)金，在本月發(fā)放工資時(shí)扣除。圖4-2天羽五金電工借款費(fèi)用報(bào)銷審核優(yōu)化流程圖4.6規(guī)定具體的報(bào)銷時(shí)間(1)為了提高費(fèi)用報(bào)銷工作效率，各部門應(yīng)在每月10號(hào)后派員工將費(fèi)用報(bào)銷單交到財(cái)務(wù)部，15號(hào)之前財(cái)務(wù)部完成審核并付款，逾期一律不予受理。(2)超過(guò)兩個(gè)月以上（包含兩個(gè)月）的費(fèi)用將不予報(bào)銷，視為自動(dòng)放棄。4.7規(guī)范報(bào)銷原始憑證圖4-3費(fèi)用報(bào)銷原始憑證示例圖(1)出差人員應(yīng)充分取得費(fèi)用的相關(guān)單據(jù)，如:合同或協(xié)議、合法的票據(jù)等，不得偽造發(fā)票或票據(jù)去報(bào)銷，一經(jīng)核查自行承擔(dān)后果。(2)報(bào)銷單據(jù)的金額填寫(xiě)必須是準(zhǔn)確的大寫(xiě)數(shù)額：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、萬(wàn)、億。(3)車費(fèi)票據(jù)都必須注明出發(fā)地、目的地以及乘坐人和乘坐日期。(4)摘要欄必須清晰的寫(xiě)明費(fèi)用的用途及原因。(5)外出公差需要有外出公差的申請(qǐng)單，公差申請(qǐng)單需要有公司的名稱及領(lǐng)導(dǎo)人的簽字批準(zhǔn)。(6)報(bào)銷人應(yīng)取得真實(shí)合法的原始憑證，有效發(fā)票至少需要印有兩個(gè)章，國(guó)家或地方稅務(wù)局專用章，如少其中一個(gè)章，發(fā)票無(wú)效。(7)所有報(bào)銷單和借支單的內(nèi)容必須填寫(xiě)完整，一律用黑色簽字筆，嚴(yán)禁涂改，報(bào)銷經(jīng)辦人必須是由本人親筆簽名，單位填寫(xiě)不齊全和涂改的，一律不予受理。(8)各種類型的發(fā)票應(yīng)該分開(kāi)粘貼，并在粘貼單上標(biāo)出共幾張，金額多少元，票據(jù)粘貼混亂，不注明張數(shù) 、金額，一律退回。(9)原始單據(jù)遺失的盡量取得出票單位的原復(fù)印件并蓋上出票單位的財(cái)務(wù)專用章，經(jīng)財(cái)務(wù)部簽署意見(jiàn)后方可報(bào)銷。4.8引進(jìn)先進(jìn)的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)天羽五金電工公司可以使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)解決報(bào)銷問(wèn)題，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)填寫(xiě)報(bào)銷單，可以快速在網(wǎng)絡(luò)上獲得審批，當(dāng)公司員工出差在外不在公司時(shí)，就可以在線向領(lǐng)導(dǎo)提交出差申請(qǐng)單和報(bào)銷單。由于系統(tǒng)經(jīng)過(guò)了設(shè)定，報(bào)銷程序逐級(jí)遞交從經(jīng)辦人上報(bào)到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)再到財(cái)務(wù)部報(bào)銷都是系統(tǒng)自設(shè)程序，經(jīng)手人也就無(wú)法躲避過(guò)系統(tǒng)對(duì)報(bào)銷單動(dòng)手腳，保證了報(bào)銷和審批的真實(shí)性，很大程度上避免了上下勾結(jié)、欺騙報(bào)銷費(fèi)用的發(fā)生。不僅提高了報(bào)銷流程的速度，還提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，同時(shí)報(bào)銷單據(jù)以及審批結(jié)果都保存在系統(tǒng)里，方便隨時(shí)調(diào)取信息進(jìn)行監(jiān)督檢查工作。5小結(jié)本設(shè)計(jì)方案是對(duì)深圳天羽五金電工有限公司的費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，公司的費(fèi)用報(bào)銷制度以及報(bào)銷流程存在很多問(wèn)題，因此對(duì)公司的費(fèi)用報(bào)銷制度流程提出建議和解決措施，并進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)方案。公司的費(fèi)用報(bào)銷制度必須要繁瑣嚴(yán)謹(jǐn)，每一步都需要走嚴(yán)格的流程審核程序，因?yàn)槊恳粋€(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)對(duì)公司的利益造成威脅和損失。費(fèi)用報(bào)銷雖然是公司的一個(gè)小的組成部分，但同時(shí)也對(duì)公司具有很大的直接影響。本優(yōu)化設(shè)計(jì)方案對(duì)公司的費(fèi)用報(bào)銷流程也起到了很大的作用，規(guī)范了公司的報(bào)銷流程和制度。比如：?jiǎn)T工之前報(bào)銷費(fèi)用時(shí)出現(xiàn)虛假報(bào)銷費(fèi)用，審核費(fèi)用報(bào)銷流程過(guò)于簡(jiǎn)單，上下級(jí)勾結(jié)，從中撈油水等等一些不規(guī)范報(bào)銷費(fèi)用的行為。經(jīng)過(guò)對(duì)公司的費(fèi)用報(bào)銷制度以及流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，大大的減少了公司的費(fèi)用支出，也提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。如果本公司采用以上費(fèi)用報(bào)銷制度，將會(huì)減少人力以及財(cái)力的支出，同時(shí)也會(huì)形成一個(gè)良好的費(fèi)用報(bào)銷體系。