1辦文與辦會2集團(tuán)公司現(xiàn)行公文處理辦法現(xiàn)行的辦法主要是今年3月印發(fā)的《關(guān)于印發(fā)<中鐵二局報送公文評價辦法>等6個文件的通知》（司辦〔2011〕44號）《中鐵二局黨政公文處理辦法》《中鐵二局報送公文評價辦法》《中鐵二局黨政公文格式》《中鐵二局公文主題詞表》《中鐵二局公文發(fā)文代字》《關(guān)于當(dāng)前公文處理中需要規(guī)范的幾個問題》3一、公文種類——文種公司現(xiàn)行公文常見種類按公文格式分為：文件式公文、信函式公文、普通傳真電報、便函、會議紀(jì)要、簽報。按行文方向分為：上行文、平行文、下行文。按發(fā)文機(jī)關(guān)分為：單獨行文、聯(lián)合行文。4一、公文種類——圖示文件

文件

5一、公文種類——圖示文件式7類：報告、請示、意見、決定、通知、通報、批復(fù)；簽報信函式5類:函、意見、通知、通報、批復(fù)；便函普通傳真電報會議紀(jì)要

上行文下行文平行文6一、公文種類——常見問題格式選擇。能以便函解決的問題，不發(fā)正式文件；能以信函式公文解決的，不以文件式公文行文。部門向領(lǐng)導(dǎo)請示、報告用簽報(簽報不蓋章，由部門負(fù)責(zé)人親筆簽署姓名)。請示與報告、決定與通報、通知與通報等文件使用的混淆。7一、公文種類——報告與請示具體功能上：報告為告之性的，不夾帶請示事項，請示是請求上級指示和批準(zhǔn)的文種。實際操作上：上級對報告可不作答復(fù)，但對請示應(yīng)在公文處理時限內(nèi)給予答復(fù)。（實際解決視為批復(fù)）。內(nèi)容上：請示一文一事，避免多頭、越級請示；報告沒有嚴(yán)格限定。8一、公文種類——案例分析19一、公文種類——案例分析2關(guān)于廣佛地鐵夏南車輛段等工程投標(biāo)文件蓋章的請示(上行文、文件式公)問題：平行文格式、文種適用、標(biāo)題冗長10二、公文的要素——組成公文用紙：A4公文眉首(首頁紅色反線以上)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（平下行文，文件式、信函式）發(fā)文字號（組成=單位代字+主辦部門+年份+序號）公文主體(紅色反線與主題詞之間)標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文（附件）簽發(fā)日期（成文日期、印發(fā)日期，位置）版記(主題詞下)（組成=主題詞+抄送+印制標(biāo)記）11二、公文的要素——圖示機(jī)密★5年特急

12三、公文眉首——原則緊急程度、期限、密級程度等發(fā)文單位標(biāo)識（公文“紅頭”）發(fā)文代字=單位代字+年份+序號；司辦（函）〔2008〕1號；集司社〔

2008〕2號股司辦〔

2008〕1號；四司辦〔

2008〕1號聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。簽發(fā)人13三、公文眉首——案例分析上空一格三司工關(guān)于廣州獵德大橋支頂系統(tǒng)施工方案的請示全稱以示尊重14四、公文的標(biāo)題——常見問題一般不用標(biāo)點符號少用介詞轉(zhuǎn)發(fā)文件的問題把緊急程度標(biāo)在公文標(biāo)題中請示報告中的用詞重復(fù)15四、公文標(biāo)題——擬寫練習(xí)關(guān)于更換項目經(jīng)理、總工程師的函關(guān)于更換項目經(jīng)理和總工程師的函關(guān)于對南寧大橋施工方案的批復(fù)關(guān)于南寧大橋施工方案的批復(fù)關(guān)于二○00年集團(tuán)公司財會人員計算機(jī)等級鑒定結(jié)果的通報關(guān)于2000年集團(tuán)公司財會人員計算機(jī)等級鑒定結(jié)果的通知關(guān)于請求撥付工程款的緊急報告關(guān)于撥付工程款的請示(首頁右上角第二行頂格處“特急”或“急件”)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中鐵二局集團(tuán)有限公司關(guān)于印發(fā)<員工薪酬管理辦法>的通知》的通知關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司《員工薪酬管理辦法》的通知16四、公文標(biāo)題——案例分析關(guān)于給予我公司武襄項目借款300萬元的請示緊急程度空一字17五、公文主送機(jī)關(guān)——原則逐級行文；用全稱或規(guī)范簡稱；不得直接送給領(lǐng)導(dǎo)者個人。18上空一格關(guān)于眉山象耳和峨嵋雙?；鼐S修重建的請示全稱空一字五、公文主送機(jī)關(guān)——案例分析19六、公文正文——原則情況屬實觀點鮮明結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)文字精煉格式規(guī)范20六、公文正文——常見問題1.引用公文先引標(biāo)題，再引發(fā)文字號，發(fā)文字號用“（）”標(biāo)注“()”，年份用“〔〕”，而不是“［］”2.數(shù)字使用(一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字)使用漢字的情況：成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，定型的詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字3.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一、（一）1.（1）兩層“一、1”，一層“一”、“1”中任選一個。21六、公文正文——常見問題4.數(shù)字序號用“1．”，不用“1、”。5.盡量不出現(xiàn)文夾圖或文夾表，表和圖一般作為附件。6.內(nèi)部單位間稱呼對方宜用“你辦”、“你部”或規(guī)范化簡稱，不“貴辦”、“貴部”等。7.除公文標(biāo)題外，正文中原則上不加黑。8.國家法定計量單位。如“t”用噸，“m3”用“立方米”，“J／(kg·K)”、“焦耳每千克開爾文”。9.非規(guī)范化簡稱，先用全稱后注明簡稱。外文名稱，在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。22六、公文的正文——修改練習(xí)1根據(jù)股司人[2001]63號《中鐵二局股份有限公司關(guān)于成立重慶輕軌工程項目經(jīng)理部的通知》，從即日起，啟用······

特此通知。（此頁無正文）問題：引用的順序，畫蛇添足的部份

······根據(jù)《中鐵二局股份有限公司關(guān)于成立重慶輕軌工程項目經(jīng)理部的通知》（股司人〔2001〕63號），從即日起，啟用······。23你公司《關(guān)于購置車輛的請示》收悉，經(jīng)公司研究決定，同意你公司…。你公司《關(guān)于購置車輛的請示》（Ⅹ司辦〔2008〕1號）收悉。經(jīng)研究，（公司）同意你公司…。六、公文的正文——修改練習(xí)224六、公文的正文——修改練習(xí)2X公司20幾家單位共3000余人次參與了在汶川、綿竹等地的抗震救災(zāi)。他們中，有的同志一干就是七、八天，輕傷不下火線，

問題：數(shù)字體例不一致，概數(shù)、定型詞組用漢字，例：九三學(xué)社、五五普法、第三季度。約數(shù)“幾”跟“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”等不同。修改：X公司二十幾家單位共三千余人次參與了在汶川、綿竹等地的抗震救災(zāi)。他們中，有的同志一干就是七八天，輕傷不下火，

《出版物上數(shù)學(xué)用法的規(guī)定》25六、公文的正文——修改練習(xí)3

中鐵二局股份有限公司XX分公司在閩中標(biāo)路外工程任務(wù)分配實施細(xì)則

各施工單位：

為加強(qiáng)在閩工程施工管理，積極調(diào)動全面經(jīng)營，共同樹譽(yù)福建，經(jīng)XX分公司研究決定，制定了《在閩中標(biāo)路外工程任務(wù)分配實施細(xì)則》，現(xiàn)發(fā)送各單位。附件：在閩中標(biāo)路外工程任務(wù)分配實施細(xì)則二00一年六月二日

標(biāo)題成分殘缺，標(biāo)點，正文表述，附件處理，成文日期26六、公文的正文——修改練習(xí)

中鐵二局股份有限公司XX分公司關(guān)于印發(fā)《在閩中標(biāo)路外工程任務(wù)分配實施細(xì)則》的通知各施工單位：

《在閩中標(biāo)路外工程任務(wù)分配實施細(xì)則》已經(jīng)XX分公司XX會議討論通過，現(xiàn)予印發(fā)，請按照執(zhí)行。二〇〇一年六月二日27六、公文的正文——案例分析1文加表28六、公文的正文——案例分析3附注()29格式錯誤。序號錯誤。附件名與附件（實物）名不相符。將轉(zhuǎn)發(fā)文件、印發(fā)辦法等標(biāo)為附件。七、公文附件——常見問題30此處未做“附件：”標(biāo)識“附件一”應(yīng)為“附件1”，且標(biāo)識位置應(yīng)為本頁第一行頂格七、公文附件——案例分析131正確排版見下圖七、公文附件——案例分析232七、公文附件——案例分析333正文中附件名與附件（實物）名稱不一致附件名應(yīng)在“附件：”后直接書寫七、公文附件——案例分析4341.各附件名應(yīng)有數(shù)字序號2.各附件名后不應(yīng)有標(biāo)點符號3.“附件：”標(biāo)識和排版均有錯誤七、公文附件——案例分析535行政成文日期用漢字；黨群成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字。成文日期右空4字，印章上緣距正文1行空白。印章端正、居中，印章上弧距正文2～4mm。下套壓日期；中套方式。加蓋兩個印章時，成文日期拉開，左右各空7字；兩章壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm；3個以上印章，防止空白章，標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)（簡稱）。八、日期與用印——原則36零應(yīng)用“〇”表示，而非0八、日期與用印——案例分析137正確排版應(yīng)為日期距正文下空三行，用印后，印章上弧距正文約2mm-4mm日期排版還應(yīng)為右空4字八、日期與用印——案例分析238當(dāng)用兩個印章的時候，正確的用印章應(yīng)為八、日期與用印——案例分析339八、日期與用印——案例分析340主題詞=類別詞+類屬詞+文種。用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢。能體現(xiàn)公文的主旨和歸屬類別。通常3個以上，不超過5個詞；類別詞可作類屬詞用，類屬詞可搭配使用；從主題詞表中選擇，不得生造，可以只有類別詞與文種2個詞。詞目之間空1字；九、主題詞——原則41九、主題詞——案例分析242抄送機(jī)關(guān)先外后內(nèi)、先上后下內(nèi)部機(jī)關(guān)按照一定序列排序；格式、標(biāo)點要規(guī)范；十、抄送機(jī)關(guān)——常見問題43

“股份公司工程部，計調(diào)科”有歧義。應(yīng)寫為“股份公司工程部,公司計調(diào)科”或“股份公司工程部”。十、抄送機(jī)關(guān)——案例分析144空格代替逗號。十、抄送機(jī)關(guān)——案例分析345發(fā)文程序包括：起草、核稿、會簽、簽發(fā)、文印、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)十、公文流轉(zhuǎn)——發(fā)文程序46核稿、簽發(fā)即意味著責(zé)任！是否應(yīng)該發(fā)文；是否符合政策規(guī)定。是否需要會簽。是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議決議。措施能否落實。文字是否簡明扼要、準(zhǔn)確文種、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等公文要素是否準(zhǔn)確、完整。十、公文流轉(zhuǎn)——核稿與簽發(fā)47程序倒流（如先簽發(fā)，后核稿會簽）體外循環(huán)(直接送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)，橫傳)多頭直送催辦不力文件拖延（尤其在電子公文系統(tǒng)中）十二、公文流轉(zhuǎn)——常見問題48

辦會是一項系統(tǒng)工程，涉及的環(huán)節(jié)多，內(nèi)容復(fù)雜、瑣碎，如果哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了失誤，整個會議的組織都會受到影響，因此，必須要細(xì)致、準(zhǔn)確地落實好每一件小事。

關(guān)于辦會49會議的要素

——會議名稱

——時間

——地點

——人員（領(lǐng)導(dǎo)、主持、主辦、參會、發(fā)言人）

——議題

——形式（座談、大會；會場部置）

——文書（會議通知、主持詞、議程、會議文稿）

——結(jié)果（會議決議、督辦）

——費用501、接站2、按照時間報道3、及時向召集人匯報簽到情況主要包括會議材料準(zhǔn)備、會場布置，錄音、照相、攝像）、通知與會人員。1、例行服務(wù)工作，如引導(dǎo)與會者入場2、做好會中錄音、錄像和記錄3、搞好會中服務(wù)（與會食宿，業(yè)余娛樂）1、形成可傳達(dá)的會議文件（會議紀(jì)要）2、與會者返程安排會前籌備擬定方案會前準(zhǔn)備會議管理會議組織會議報到會議善后方案的主要內(nèi)容書面方案流程表辦會的程序51會議組織的注意事項（一）認(rèn)真準(zhǔn)備會議文件資料。在送給領(lǐng)導(dǎo)前，要仔細(xì)檢查是否是定稿？是否有漏頁、錯頁？防止出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的文件與其他參會者文件不一致的情況；會議通知要清楚。通知里應(yīng)包括：會議時間、報到時間、地點（陌生地方附簡易地圖）、主題、資料等；會場布置要與會議主題、性質(zhì)一致，并根據(jù)會議需要來設(shè)計和排列會場的座位；會前檢查會場設(shè)施、話簡等，注意消防與安全因素；做好表彰頒獎準(zhǔn)備工作。要準(zhǔn)備好頒獎詞、獎牌、證書、表彰文件和背景音樂等，并要事先落實和通知受獎人，請他（她）注意會議流程，隨時準(zhǔn)備上臺領(lǐng)獎。會議組織的注意事項（二）做好入場引導(dǎo)工作。一般都要以適當(dāng)?shù)姆绞揭龑?dǎo)座次?？梢栽跁?wù)手冊上印制座次順序;在會議組織過程中，會議組織者和辦公室人員都要有很強(qiáng)的補(bǔ)位意識;在會議會餐時，在餐桌上放置座次牌，可以防止會餐人員不齊或人員中途退場的情況;

安排會議攝影、攝像和錄音、記錄等。52籌劃與組織慶典應(yīng)注意的事項（一）確定邀請對象。根據(jù)慶典的具體內(nèi)容以及要實現(xiàn)的目標(biāo)，提出邀請范圍、邀請對象的初步方案，供領(lǐng)導(dǎo)審查后確定；印制分發(fā)請柬。請柬包括以下內(nèi)容：慶典名稱、日期、地點、受邀人、邀請單位以及特別說明等。請柬印制好后，提前分送給邀請對象，對一些重要的客人，必要時要親自上門邀請；選擇慶典會場。慶典會場一般比較固定，大多選擇在公司門前、工地現(xiàn)場空地作為儀式的主會場；準(zhǔn)備慶典設(shè)施。慶祝儀典的設(shè)施一般包括：音響設(shè)備，會場裝飾物如花籃、彩球；剪彩用的紅綢布、剪刀及托盤、禮品、紀(jì)念品；53籌劃與組織慶典應(yīng)注意的事項（二）準(zhǔn)備相關(guān)資料。慶典上所需的資料包括領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿，單位準(zhǔn)備對外宣傳的內(nèi)部情況，項目資料、圖片、實物等。如有必要在新聞媒體上公開發(fā)布消息，還應(yīng)與記者一同商議擬好新聞通稿，準(zhǔn)備發(fā)表。所有相關(guān)資料先送領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后確定；邀請司儀、禮儀小姐。必要時可以從禮儀公司請專業(yè)司儀主持慶典，擔(dān)任禮儀服務(wù)工作。事先交底很重要。向他們交代慶典程序和他們所負(fù)責(zé)的工作；安排來賓接待工作。慶典舉行日要安排專人負(fù)責(zé)來賓的接待工作，落實好介紹與陪同的人員；54籌劃與組織慶典應(yīng)注意的事項（三）安排來賓的用車、停車、慶典流程、行走路線、陪同領(lǐng)導(dǎo)、宴請、住宿等事宜。慶典后如安排宴請，須事先做周密準(zhǔn)備，專人負(fù)責(zé)。如果嘉賓在慶典結(jié)束后不當(dāng)日返回，還需安排住宿或其他活動；收集反饋意見，及時做好總結(jié)工作，要搜集與聽取各方面的反饋意見，包括來賓的反映、新聞報道、公眾反響等；做好財務(wù)結(jié)算工作。任何儀典活動，都應(yīng)在籌劃之初做好經(jīng)費預(yù)算并報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在整個活動中，一切支出嚴(yán)格按審批的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。所有費用情況應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，最后統(tǒng)一列出明細(xì)賬目，與財務(wù)部門做好費用結(jié)算，并如實匯報費用支出使用情況。55

主席臺座次排列57座次排列原則當(dāng)主席臺人數(shù)呈單時，以左為上。（即1號居中，2號在1號的左手邊，3號在