集團(tuán)檔案管理制度第一章：總則1.1目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為集團(tuán)的發(fā)展和管理服務(wù)，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于集團(tuán)及所屬各單位檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等管理工作。1.3術(shù)語和定義本制度中所稱檔案，是指集團(tuán)及所屬各單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第二章：檔案管理原則2.1真實(shí)性原則檔案應(yīng)真實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史原貌，不得篡改、偽造。2.2完整性原則檔案應(yīng)涵蓋相關(guān)活動(dòng)的全過程和所有重要環(huán)節(jié)，保證內(nèi)容完整。2.3安全性原則采取必要的措施確保檔案的安全，防止檔案損毀、丟失和泄密。2.4可利用性原則檔案的管理應(yīng)便于檢索和利用，為集團(tuán)的工作提供有效支持。第三章：檔案分類及編號(hào)3.1檔案分類3.1.1行政管理類包括集團(tuán)及所屬單位的組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告等文件。3.1.2人事管理類涵蓋員工的基本信息、招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、離職等相關(guān)資料。3.1.3財(cái)務(wù)管理類包含財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算方案、成本核算、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)文件。3.1.4業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類有項(xiàng)目合同、市場(chǎng)營(yíng)銷方案、客戶資料、銷售記錄、采購(gòu)合同等與業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.1.5技術(shù)研發(fā)類包括研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請(qǐng)、技術(shù)改進(jìn)方案等技術(shù)資料。3.1.6其他類無法歸入以上五類的檔案，統(tǒng)一歸入其他類進(jìn)行管理。3.2檔案編號(hào)3.2.1編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由大類代碼、小類代碼和流水號(hào)組成。例如，行政管理類檔案的編號(hào)為“GL-001”，其中“GL”表示行政管理類，“001”為流水號(hào)。3.2.2編號(hào)管理檔案編號(hào)由檔案管理部門統(tǒng)一制定和分配，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。第四章：檔案收集4.1收集范圍集團(tuán)及所屬各單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖像、音頻、視頻等。4.2收集流程4.2.1定期收集各部門應(yīng)于每月[X]日前將上月產(chǎn)生的檔案移交至檔案管理部門。4.2.2專項(xiàng)收集對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等產(chǎn)生的檔案，在項(xiàng)目或活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行收集。4.2.3臨時(shí)收集因工作需要臨時(shí)產(chǎn)生的檔案，應(yīng)及時(shí)收集。4.3收集要求4.3.1完整性收集的檔案應(yīng)包括相關(guān)文件的原件、附件、審批記錄等，確保內(nèi)容完整。4.3.2準(zhǔn)確性檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，相關(guān)數(shù)據(jù)、信息真實(shí)可靠。4.3.3規(guī)范性檔案的格式、載體等應(yīng)符合集團(tuán)的統(tǒng)一要求。第五章：檔案整理5.1整理流程5.1.1分類將收集的檔案按照第三章的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。5.1.2編號(hào)根據(jù)檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)。5.1.3裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案，采用合適的裝訂方式進(jìn)行裝訂，確保牢固、整齊。5.1.4裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。5.2整理要求5.2.1及時(shí)性檔案應(yīng)在收集后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理工作。5.2.2標(biāo)準(zhǔn)化整理過程應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及集團(tuán)的內(nèi)部規(guī)范。第六章：檔案保管6.1保管設(shè)施6.1.1檔案庫(kù)房集團(tuán)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防高溫、防有害氣體等“八防”要求。6.1.2設(shè)備配置庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、監(jiān)控設(shè)備等必要的設(shè)施設(shè)備。6.2保管要求6.2.1存放規(guī)范檔案應(yīng)按照分類存放、便于查找的原則進(jìn)行存放，不同類型、不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)。6.2.2定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、檔案的保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。6.2.3應(yīng)急處理制定檔案庫(kù)房應(yīng)急預(yù)案，對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件進(jìn)行預(yù)演，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案。第七章：檔案利用7.1利用方式包括查閱、復(fù)制、借閱等。7.2利用流程7.2.1查閱集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。7.2.2復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)在《檔案查閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制份數(shù)，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制件應(yīng)加蓋“檔案復(fù)制件”專用章，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。7.2.3借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱期限（一般不超過[X]天），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借、損壞、丟失。7.3利用限制7.3.1機(jī)密檔案涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案，需經(jīng)集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得復(fù)制和借閱。7.3.2個(gè)人隱私檔案涉及員工個(gè)人隱私的檔案，查閱和利用應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)規(guī)定，嚴(yán)格限制范圍。第八章：檔案銷毀8.1銷毀條件8.1.1保管期限已滿對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。8.1.2失去保存價(jià)值因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，檔案已失去保存價(jià)值。8.2銷毀流程8.2.1鑒定檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組共同進(jìn)行。8.2.2編制清單經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。8.2.3審批《檔案銷毀清單》經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。8.2.4銷毀方式采用粉碎、焚燒、化漿等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案無法恢復(fù)。8.2.5監(jiān)銷銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。8.2.6記錄存檔銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)將銷毀清單、審批文件等相關(guān)資料整理歸檔，永久保存。第九章：實(shí)施細(xì)則9.1《檔案查閱申請(qǐng)表》和《檔案借閱申請(qǐng)表》填寫規(guī)范9.1.1申請(qǐng)人信息包括姓名、部門、聯(lián)系電話等，確保能夠及時(shí)聯(lián)系到申請(qǐng)人。9.1.2查閱/借閱詳情詳細(xì)說明查閱/借閱的檔案類別、編號(hào)、文件名稱、查閱/借閱目的等。9.1.3審批意見部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)明確簽署同意或不同意的意見，并簽名和注明日期。9.2檔案庫(kù)房管理細(xì)則9.2.1人員進(jìn)出管理非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由專人陪同。進(jìn)入庫(kù)房人員應(yīng)登記姓名、部門、進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間等信息。9.2.2環(huán)境監(jiān)測(cè)與維護(hù)每天定時(shí)記錄庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)，當(dāng)環(huán)境參數(shù)超出規(guī)定范圍時(shí)，及時(shí)采取調(diào)控措施。定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。9.2.3檔案存放位置管理建立檔案存放位置索引，明確各類檔案在庫(kù)房中的具體存放位置，便于快速查找。檔案存放位置發(fā)生變動(dòng)時(shí)，及時(shí)更新索引信息。9.3檔案?jìng)浞菁?xì)則9.3.1備份方式采用電子備份和異地紙質(zhì)備份相結(jié)合的方式。電子備份使用磁帶、移動(dòng)硬盤、云端存儲(chǔ)等方式，異地紙質(zhì)備份選擇安全可靠的地點(diǎn)存放。9.3.2備份頻率重要檔案每周進(jìn)行一次增量備份，每月進(jìn)行一次全量備份；一般檔案每月進(jìn)行一次增量備份，每季度進(jìn)行一次全量備份。9.3.3恢復(fù)測(cè)試每半年進(jìn)行一次備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性和完整性。9.4檔案鑒定細(xì)則9.4.1鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、時(shí)效性等因素，結(jié)合集團(tuán)的業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，制定明確的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。9.4.2專家咨詢對(duì)于難以鑒定的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)，獲取專業(yè)意見。9.4.3復(fù)查機(jī)制建立檔案鑒定復(fù)查機(jī)制，對(duì)已鑒定銷毀的檔案，如有特殊需要，可進(jìn)行復(fù)查。9.5檔案保密細(xì)則9.5.1保密級(jí)別劃分將檔案分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)保密級(jí)別，明確不同級(jí)別檔案的知悉范圍和管理要求。9.5.2訪問權(quán)限設(shè)置根據(jù)員工的崗位職責(zé)和工作需要，設(shè)置相應(yīng)的檔案訪問權(quán)限。對(duì)絕密檔案的訪問，需經(jīng)集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)特別授權(quán)。9.5.3保密培訓(xùn)定期對(duì)檔案管理人員和涉及檔案利用的員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。第十章：監(jiān)督與考核10.1監(jiān)督機(jī)制集團(tuán)成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合制度要求。10.2考核指標(biāo)制定檔案管理工作考核指標(biāo)，包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的合規(guī)性