《基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)》研發(fā)報告綜合科研項目研發(fā)報告項目名稱：基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)申報單位：負責人：項目經(jīng)費：完成時間：2020年12月科技中心研發(fā)背景中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中指出，干部人事檔案是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有，組織人事部門及干部人事檔案工作機構應當加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸及利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系。人事檔案是公司在組織建設、人事管理及人才服務等工作中形成的反映員工政治品質(zhì)、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、工作實績、家庭及社會關系等的記錄材料，是公司教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的基礎資料，是維護員工合法權益的重要依據(jù)。因此公司高度重視人事檔案的信息化工作，目前已經(jīng)實現(xiàn)了人事檔案條目的基礎數(shù)據(jù)庫建設，并研發(fā)了與其他類型檔案關聯(lián)查詢的利用系統(tǒng)。但是在人事檔案管理的全過程中仍凸顯出來一些問題。通過現(xiàn)狀調(diào)研分析及對標標準，目前在館共約1000余冊人事檔案管理中存在接收歸檔效率偏低、利用轉遞審批過多、歸檔范圍不明確、人事檔案整理環(huán)節(jié)多效率低、庫房管理現(xiàn)代化水平不足四類問題。（一）人事檔案接收歸檔效率偏低人事檔案接收歸檔采用線下歸檔方式，由人事部門填寫檔案材料移交表，雙方核對后簽字移交。線下移交歸檔方式存在幾個問題：1.查驗核對不便。隨人事檔案移交的歸檔紙質(zhì)臺賬不便于查驗核對；2.歸檔流程涉及的節(jié)點及手續(xù)過多。移交的人事檔案，需要先由數(shù)字檔案館整理、編號、制作目錄等，后由人事部門借出進行電子化掃描，人事部門完成電子化掃描后再將人事檔案轉交數(shù)字檔案館，最后由數(shù)字檔案館進行裝訂、整序保管。檔案材料要反復借出歸還，造成了管理上的難題。以下是人事檔案歸檔流程圖。3.材料數(shù)據(jù)臺賬與材料移交臺賬缺乏關聯(lián)，造成臺賬制作的重復性工作較多，且誤差風險較大。同時人事檔案的歸檔審批信息不能實時共享利用，引起信息知悉的不對稱問題。（二）利用轉遞審批過多目前借閱、查閱、轉遞人事檔案經(jīng)辦過程是填寫利用檔案審批表進行線下審批，線下審批不僅增加辦事成本，而且不利于管理檔案利用數(shù)據(jù)。這種線下審批模式存在以下幾個問題：1.審批單據(jù)填寫的規(guī)范性不高，人工校驗后的往復修改產(chǎn)生較高的時間和溝通成本；2.線下審批單據(jù)流轉需要持單跑崗，進一步增加了審辦雙方的時間成本；3.查借閱人事檔案的審批事項相對穩(wěn)定，日常查借閱沒有預授權機制使審批效率較低，急需將常規(guī)審批和特殊審批進行區(qū)分，開辟“快速通道”。線上利用審批有利于提供定向、準確的檔案利用服務，以及根據(jù)人事檔案管理的特點建設申請-審批-反饋-辦結的全程利用工作流程，同時實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動，將在庫檔案數(shù)據(jù)與借還信息全面的展示出來。（三）歸檔范圍不明確、內(nèi)容審核不嚴謹按照規(guī)定專業(yè)技術職務材料應存檔1份之前檔案中存檔了2份，就失業(yè)證、養(yǎng)老保險手冊按照規(guī)定應不納入歸檔范圍之前檔案中也有歸檔，工程榮譽獲獎證書、公司個人先進證書歸檔不連續(xù)。部分證書類文件復制件未加蓋印章，存在形式上不規(guī)范的情況。人工審核的錯誤率偏高。按照規(guī)定專業(yè)技術職務材料存檔份數(shù)有誤，就失業(yè)證、養(yǎng)老保險手冊按照規(guī)定應不納入歸檔范圍目前也在歸檔。（四）人事檔案整理缺少信息技術手段的支持每年歸檔的零散人事檔案材料件數(shù)約在600至800件，整本人事檔案大約在20-40本，且人事檔案材料形成的時間不固定。在人事檔案整理方面，需要不定時的對歸檔職工的人事檔案材料進行收集、核查、歸卷、分類、編目編碼、裝訂及上架。純手工操作的情況下，管理員不便對每年各個時間節(jié)點歸檔人事檔案的類型進行歸納總結，同時由于每年歸檔材料繁多、缺少復核復查環(huán)節(jié)，上架過程中容易出現(xiàn)錯插及漏插的情況。且不能利用已登記過的歸檔數(shù)據(jù)對干部人事檔案目錄進行編目、分類編碼的經(jīng)驗不能固化與積累。（五）庫房管理現(xiàn)代化水平不足人事檔案庫房庫位標識不統(tǒng)一，目前只通過實體標簽標識庫位與檔案的關聯(lián)對應關系。排架庫位號受實體標識影響相對僵化，不易進行變更調(diào)整，同時檔案庫位號與檔號雜糅使用，且不具有唯一性，無法進行精準定位。在實際庫房管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案編號重復、庫房排架庫位不固定、倒架頻繁的問題。在開展檔案盤點需要持人員名單一一盤點，對1000余冊人事檔案材料進行盤點效率低且誤差率高，鑒于以上原因人事檔案庫房管理中不便于上架倒架、調(diào)閱利用及統(tǒng)計盤點，因此，需要應用信息技術手段對庫房進行規(guī)范化管理。鑒于以上原因人事檔案庫房管理中不便于上架倒架、調(diào)閱利用及統(tǒng)計盤點，因此，需要應用技術手段對庫房進行規(guī)范化管理。因此，在具備理念、人才、基礎設施建設及技術保障等成熟條件基礎上提出研發(fā)與建設基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)的需求。研發(fā)概況（一）建設目標應用現(xiàn)代信息技術，建設一個融合業(yè)務流程、業(yè)務數(shù)據(jù)、信息資源、業(yè)務人員的高度集成化和系統(tǒng)化的平臺，從收集歸檔、整理登記、數(shù)字化管理、利用審批、轉遞統(tǒng)計、庫房上架盤點，實現(xiàn)前端控制和全程管理，并提高人事檔案管理的標準化及規(guī)范化水平，同時實現(xiàn)其提升全過程管理水平、降低管理成本、提供優(yōu)質(zhì)服務的目標。（二）項目建設的必要性人事檔案作為重要的企業(yè)資產(chǎn)，呈現(xiàn)出數(shù)量逐年增多、類型更加廣泛、過程復雜等特點，導致了管理的高難度和利用的復雜性。只有利用現(xiàn)代信息技術，建設一個集成化平臺，才能從收集歸檔、整理登記、數(shù)字化管理、利用審批、轉遞統(tǒng)計、庫房盤點嚴把關和高要求，實現(xiàn)前端控制和全程管理?；谶^程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)將有效的提升人事檔案管理的標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，同時實現(xiàn)其提升全過程管理水平、降低管理成本、提供優(yōu)質(zhì)服務的目標。也符合企業(yè)精細化管理的要求。建設基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)，貫通相關部門、破除信息孤島并有力管控，才能持續(xù)提升企業(yè)內(nèi)部管理能力，推動企業(yè)信息化與管理工作的深度融合，實現(xiàn)業(yè)務流程的優(yōu)化與變革，推進質(zhì)量化進程。（三）項目建設的可行性針對此次項目的研究課題，項目組通過不同角度對相關的國內(nèi)外成果進行了篩選與分析研究。目前國內(nèi)來講，人事檔案管理系統(tǒng)在高校、政府、醫(yī)院、企業(yè)中的應用非常普遍，研究焦點主要集中在人事檔案的數(shù)字化包括數(shù)據(jù)的登記、采集、掛接、維護等方面，整個集團的人事檔案管理系統(tǒng)應用也不例外，其在全程管理及自動、流程化管理方面缺乏成熟的研究與實踐。國外非常重視人事檔案的集中管理，國外人事檔案管理系統(tǒng)建設工作主要由政府、高校等機構主持實施，實施重點在于人事檔案信息的建立、管控和利用，以及系統(tǒng)的統(tǒng)一化、規(guī)范化。因此，基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)開發(fā)的需求分析、頂層設計、應用和技術實現(xiàn)形式都應該從國外人事檔案管理系統(tǒng)建設的實踐中汲取經(jīng)驗。本次申請的基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)建設項目，可行性分析如下：第一，理念先進。本系統(tǒng)的建設是基于提質(zhì)增效的理念，以信息化、流程化為手段，管控人事檔案的全生命周期，降低能耗，增強企業(yè)發(fā)展動力，是適應企業(yè)管理理念的業(yè)務平臺；第二，人才隊伍保障。結合業(yè)務實際積極開展檔案管理人員業(yè)務技能、信息化技能的培養(yǎng)。通過人才隊伍建設、激勵機制、教育培訓建設確保有一支專門的檔案管理專業(yè)人才隊伍；第三，基礎設施建設保障。公司為檔案部門配備了“三網(wǎng)”網(wǎng)絡支持系統(tǒng),其中支持檔案系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，網(wǎng)絡性能適應各門類電子檔案管理、利用要求。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)及基礎軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運行需求配備局域網(wǎng)和生產(chǎn)網(wǎng)服務器等設備；第四，數(shù)據(jù)基礎。本系統(tǒng)有廣泛的人事檔案管理過程中的累積數(shù)據(jù)做基礎。保證了基礎數(shù)據(jù)的相對完整、準確；第五，系統(tǒng)開發(fā)應用部分與專業(yè)軟件開發(fā)公司合作，對于系統(tǒng)開發(fā)的需求、設計、建模、開發(fā)、測試與運維等環(huán)節(jié)具有豐富經(jīng)驗與技術實力。從管理定位方面，公司倡導與現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡技術接軌，本項目發(fā)展目標與公司理念契合；從生產(chǎn)經(jīng)營方面，人事檔案管理系統(tǒng)作為管理工具有助于切實完善管理機制、提高工作效能、促進生產(chǎn)經(jīng)營工作；從技術管理方面，系統(tǒng)開發(fā)從戰(zhàn)略、成本、風險等方面能夠得到有效控制，并且體系健全、具備創(chuàng)新能力、人員到位。經(jīng)過綜合分析，建設基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)的各項指標已經(jīng)較為成熟。（四）運行環(huán)境簡要說明本系統(tǒng)的運行環(huán)境(包括硬件環(huán)境和支持環(huán)境)的規(guī)定操作系統(tǒng)：Windows7Professionalx64及以上版本操作，或Windows2008Serverx64及以上版本操作系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：Mysql8.064位及以上版本，或Mariadb10.064位及以上版本。開發(fā)平臺：JavaEE1.8及以上版本三、研（一）需求說明人事檔案管理系統(tǒng)主要針對人事檔案的收集歸檔、自動分類識別、信息檢驗、統(tǒng)計分析、利用審批、借閱歸還、自動管理臺帳、庫存管理等人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)程序系統(tǒng)化及程序輔助功能的技術實現(xiàn)。系統(tǒng)要求實現(xiàn)提示信息推送，實現(xiàn)利用審批、檔案催還等相關業(yè)務的消息提醒功能。系統(tǒng)要求實現(xiàn)對人事檔案材料錄入的審核功能，主要包含兩個方面的內(nèi)容：第一、實現(xiàn)零散材料錄入的自動鑒別分類功能，根據(jù)文件名稱與系統(tǒng)內(nèi)置材料分類表自動判別文件的分類，系統(tǒng)中如無相關分類，可進行新增更新等操作，固化已有的分類及積累相關知識；第二、根據(jù)錄入的材料時間（年、月、日）自動判斷材料的順序是否正確，如不正確提醒用戶進行排序調(diào)整。系統(tǒng)要求實現(xiàn)人事檔案的目錄管理功能，包括人事檔案電子目錄導入、生成歸檔目錄、生成干部人事檔案目錄及目錄導出批量打印等。系統(tǒng)要求實現(xiàn)人事檔案的歸檔數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，能夠按照時間、類型對歸檔數(shù)據(jù)加以分析，便于掌控歸檔范圍及按期提示應歸檔信息。系統(tǒng)要求實現(xiàn)人事檔案利用的審批流程管理，實現(xiàn)系統(tǒng)流程定義、流程審批、日志記錄等。系統(tǒng)要求實現(xiàn)人事檔案利用臺帳的自動管理，形成查閱、借閱、轉遞人事檔案臺帳。系統(tǒng)要求實現(xiàn)人事檔案庫房管理功能，可動態(tài)監(jiān)控庫房存儲狀態(tài)、進行庫存上架盤點等功能。（二）研發(fā)內(nèi)容1.系統(tǒng)建設內(nèi)容系統(tǒng)建設為基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)建設，主要包含收集歸檔、管理利用、自動臺賬、庫房管理四大功能模塊。收集歸檔模塊是其他功能應用的基礎，運用端口模式，將人事檔案數(shù)據(jù)信息跨部門實時共享，使系統(tǒng)保持共建共維的良性循環(huán)，同時收集歸檔模塊具備識別配置及匯聚分散信息的功能及數(shù)據(jù)自動驗證的功能，其目標在于將收集歸檔日常業(yè)務流程中繁雜的工作項融入系統(tǒng)建設，實現(xiàn)系統(tǒng)管理，減少人工干預。管理利用模塊是實現(xiàn)自動臺賬管理的保障，人事檔案的利用包括檔案的查閱、借閱、轉遞，整個過程需要大量的溝通交互，管理利用模塊的開發(fā)能夠減少信息偏差的干擾，實現(xiàn)批轉記錄的自動日志存儲及利用情況的推送。自動臺賬模塊可以通過數(shù)據(jù)的動態(tài)匹配與實時變更，實現(xiàn)復雜數(shù)據(jù)結構下數(shù)據(jù)的自主調(diào)試與檢驗，最終達到賬物相符并自動形成臺賬管理的目的，該系統(tǒng)的建設是庫房管理的前提。庫房管理模塊是庫房安全的有力保證，該系統(tǒng)可實現(xiàn)一站式管理，系統(tǒng)中既包括庫存數(shù)據(jù)動態(tài)監(jiān)控又包括完整的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，為庫房盤點提供了系統(tǒng)支持，節(jié)省了人力成本。各個子系統(tǒng)互相關聯(lián)，最終應實現(xiàn)人事檔案的收集、管理、存儲、利用的全生命周期的系統(tǒng)化管理。2.系統(tǒng)整體功能系統(tǒng)整體建設實現(xiàn)以下功能：第一，目錄管理功能，干部人事檔案歸檔材料目錄的批量導入功能，在系統(tǒng)內(nèi)按照指定格式生成歸檔文件目錄。在系統(tǒng)內(nèi)按照數(shù)據(jù)的導入批次進行記錄，包含導入目錄的詳細信息，導入操作人、操作時間、歸檔部門等相關信息。在系統(tǒng)內(nèi)以人員為單位，按照指定格式形成人事檔案目錄。第二，檔案利用流程及功能，系統(tǒng)內(nèi)設置人事檔案查閱線上審批流程。系統(tǒng)內(nèi)設置人事檔案借閱線上審批流程。系統(tǒng)內(nèi)設置人事檔案轉遞線上審批流程。第三，系統(tǒng)化臺賬管理功能，根據(jù)檔案利用流程填寫的流程單內(nèi)容、操作人、操作時間等信息生成人事檔案利用臺賬。第四，建設庫房管理模塊，包含庫房結構定義、人事檔案上架、庫存數(shù)據(jù)動態(tài)監(jiān)控、庫存量統(tǒng)計、庫房盤點等相應的子模塊（或功能）。3.制度規(guī)范及管理流程建設制定了《公司電子文件歸檔與管理細則》、《公司檔案數(shù)字化加工實施細則》等規(guī)章制度，用于檔案信息化建設的業(yè)務指導；為適應管理系統(tǒng)建設，制定了收集歸檔、提供利用、轉遞等檔案管理流程。項目研發(fā)的技術路線及系統(tǒng)開發(fā)（一）技術路線1.研究方法本課題以基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)為研究核心，在制度規(guī)范研究與理論分析基礎上，強調(diào)建設策略的研究、管理標準、流程管控及應用水平提升的目標，針對具體研究問題，綜合運用項目組織、文獻研究、調(diào)研分析、系統(tǒng)建設、評價分析及評估總結方法進行課題研究。1）文獻研究法對國內(nèi)外關于人事檔案管理系統(tǒng)的文獻進行梳理，明確管理標準、流程管控、人事檔案安全管理、統(tǒng)計分析等多項概念內(nèi)涵；通過文獻研究和理論分析探討人事檔案全生命周期管理的實施背景、頂層設計、制度基礎、技術條件與組織影響的關聯(lián)關系。為項目的制度規(guī)范及體系建設等提供充實的理論依據(jù)。2）案例研究法一是通過網(wǎng)絡資源分析，對企業(yè)在人事檔案管理中發(fā)生的典型案例進行分析，識別企業(yè)文化、環(huán)境、實施機制、體系組織、工具手段以及技術應用與人事檔案管理實施戰(zhàn)略之間的關系；二是實地調(diào)研，對企業(yè)中人力資源部門進行實地調(diào)研，制定調(diào)研問題，收集并分析數(shù)據(jù)，形成調(diào)研報告。主要目標為突出人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)研究的共性規(guī)律及其系統(tǒng)性和演變性。2.技術路線根據(jù)2020年公司科技項目立項選題要求，結合實施條件和自身優(yōu)勢，確定《基于過程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)研究》這一項目。其總體技術思路可概括為以下三方面：一是，研究網(wǎng)絡文獻資源及相關制度規(guī)范，了解國內(nèi)外研究及實踐現(xiàn)狀，通過實地調(diào)研分析對企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀、管理基礎情況進行梳理分析，形成需求分析報告及制定制度規(guī)范；二是，引入系統(tǒng)分析方法，形成系統(tǒng)建設體系，運用鑒別檢驗、分類處理、組織技術，依據(jù)各項技術手段逐步實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)收管存用各項功能的分析、設計及實施。在此基礎上，針對具體問題，開展系統(tǒng)研究及建設；三是，運用系統(tǒng)評價方法，從制度運行情況、系統(tǒng)實施情況、用戶使用情況等方面探索人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)建設的長效機制。3.建設路線管理系統(tǒng)用于落實人事檔案全過程管理，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)化，提高檔案管理效能，確保檔案質(zhì)量。主要包括人事檔案元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分級規(guī)范管理、線上收集歸檔、過程數(shù)據(jù)管理、規(guī)范審批管理、庫房上架管理等，實現(xiàn)檔案支撐、降低風險、全過程管理的目標。項目建設遵循與企業(yè)信息化基礎融合、構建企業(yè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)中心的原則。BOOSTRAP頁面設計技術、異步操作技術2.自動分類功能實施實現(xiàn)人事檔案材料目錄的添加功能，添加材料時系統(tǒng)自動生成當前分類內(nèi)的順序號，并對系統(tǒng)中已經(jīng)存在的此類材料的形成日期進行對比核驗，在發(fā)現(xiàn)日期順序錯誤時，提示用戶文件材料錄入順序錯誤，需要調(diào)整當前分類內(nèi)材料的排序（或系統(tǒng)自動生成新的排序）。限制條件：選中人事檔案的所屬人員以及材料的分類。3.文件排序鑒別與管理功能實施實現(xiàn)人事檔案材料目錄的修改功能，除順序號之外的所有著錄項都可以進行修改，保存數(shù)據(jù)時將對此分類內(nèi)材料形成日期進行對比核驗，在發(fā)現(xiàn)日期順序錯誤時，提示用戶文件材料順序錯誤，需要調(diào)整當前分類內(nèi)材料的排序（或系統(tǒng)自動生成新的排序）。限制條件：不能選中多條數(shù)據(jù)同時進行修改。4.自動生成歸檔文件目錄功能實施在系統(tǒng)內(nèi)按照指定格式生成歸檔文件目錄。在系統(tǒng)內(nèi)按照數(shù)據(jù)的導入批次進行記錄，包含導入目錄的詳細信息，導入操作人、操作時間、歸檔部門等相關信息，系統(tǒng)單獨開發(fā)歸檔文件導入記錄模塊，具有權限的用戶可以進入導入記錄模塊中進行查詢導入記錄信息，以及根據(jù)導入記錄生成歸檔文件目錄信息。5.生成干部人事檔案目錄功能實施在系統(tǒng)內(nèi)以人員為單位，按照指定格式形成人事檔案目錄（人事檔案卷內(nèi)目錄）。校驗導入目錄信息、歸檔目錄、干部人事檔案目錄及登記信息。從管理角度上，使得人事檔案目錄與歸檔目錄數(shù)據(jù)能夠共享利用，降低了維護人事檔案目錄數(shù)據(jù)的難度。6.查閱人事檔案線上審批功能實施系統(tǒng)內(nèi)設置人事檔案查閱線上審批流程。在審批完成后，檔案管理員接收查閱申請審批通過的提示信息。并可通過人事檔案查閱臺賬進行查詢，在完成人事檔案查閱事項后，由檔案管理員關閉該流程。7.借閱人事檔案線上審批功能實施系統(tǒng)內(nèi)設置人事檔案借閱線上審批流程。在審批完成后，檔案管理員接收借閱申請審批通過的提示信息。并可通過人事檔案借閱臺賬進行查詢，在完成人事檔案借閱事項后，由檔案管理員關閉該流程。8.轉遞人事檔案線上審批功能實施系統(tǒng)內(nèi)設置人事檔案轉遞線上審批流程。在審批完成后，檔案管理員接收轉遞申請審批通過的提示信息。并可通過人事檔案轉遞臺賬進行查詢，在完成人事檔案轉遞事項后，由檔案管理員關閉該流程。（加入辦理時限提示等信息）9.人事檔案借閱及臺賬管理功能實施在人事檔案借閱流程完成之后，由檔案管理員進行檔案借閱操作。并根據(jù)借閱流程填寫的流程單內(nèi)容、借閱操作人、操作時間等信息生成人事檔案借閱臺賬。10.查閱人事檔案及臺賬管理功能實施人事檔案查閱臺賬，記錄人事檔案查閱的歷史記錄，主要記錄查閱人、查閱時間、被查閱人、查閱內(nèi)容、查閱部門、查閱原因、備注、檔案管理員等主要信息，并針對上述記錄項提供相應的檢索功能。查閱人事檔案臺賬的記錄根據(jù)查閱申請流程生成。11.借閱人事檔案管理臺賬功能實施人事檔案借閱臺賬，記錄人事檔案借閱（借出）的歷史記錄，主要記錄借閱人、借閱時間、借閱何人檔案、借閱人、借閱原因、歸還時間等主要信息，并針對上述記錄項提供相應的檢索功能。借閱人事檔案臺賬的記錄根據(jù)借閱申請流程生成。12.轉遞人事檔案管理臺賬功能實施人事檔案轉遞臺賬，記錄人事檔案轉遞的歷史記錄，主要記錄轉遞時間、姓名、原單位職務、轉去單位、轉出原因、轉出方式、經(jīng)辦人、備注等主要信息，并針對上述記錄相應的檢索功能。轉遞人事檔案臺賬根據(jù)轉遞人事檔案申請流程生成。13.人事檔案庫房管理功能實施人事檔案庫房管理模塊包含，庫房結構定義、人事檔案上架盤點、庫房數(shù)據(jù)展示、庫存量動態(tài)監(jiān)控、庫存量統(tǒng)計等相應的子模塊（或功能）。14.庫存數(shù)據(jù)全面管理功能實施庫存數(shù)據(jù)全面管理功能使用數(shù)據(jù)管理的方式實現(xiàn)檔案庫房存儲的動態(tài)展示及監(jiān)控功能，可根據(jù)庫存情況和檔案借閱及轉遞情況，將在庫檔案、借出（不在庫）檔案分兩類展示數(shù)據(jù)，可篩選出某個庫位借出及轉遞檔案的數(shù)據(jù)。15.檔案上架盤點功能實施檔案上架盤點功能，借助手持帶有存儲功能條形碼掃描槍掃描實體檔案盒及檔案材料，將掃描后的盒碼及材料碼與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)對比（以盒或件為單位），對比通過生成上架盤點驗證數(shù)據(jù)。正常狀態(tài)下，數(shù)據(jù)應是驗證通過和已借出兩種狀態(tài)。項目建設過程及運行情況項目建設的進度分為四個階段，第一階段2020年7月至8月為需求分析及詳細設計階段，主要開展工作為開展需求分析，進行系統(tǒng)及數(shù)據(jù)結構設計等，其工作成果為形成《系統(tǒng)詳細設計說明》；第二階段2020年8月至10月為收集歸檔功能建設階段，主要開展工作為組織形成《收集歸檔功能設計要求》，開展收集歸檔界面設計、分類規(guī)則嵌入工作，完成收集歸檔功能建設，實現(xiàn)規(guī)范化線上收集；第三階段2020年11月為系統(tǒng)管理利用功能建設，開展工作為完成管理利用流程梳理，提出審批過程設計的要求，完成管理利用功能建設；第四階段2020年12月為數(shù)據(jù)自動臺賬功能建設，開展工作為根據(jù)業(yè)務特點及相關規(guī)則完成臺賬過程數(shù)據(jù)管理要求，實現(xiàn)臺賬數(shù)據(jù)字典設計，并依據(jù)此要求實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)則性聚類及對數(shù)據(jù)的格式管理；第五階段2021年1月至2月完成庫房管理建設，開展工作為對庫房上架及盤點進行調(diào)研，并形成庫房上架盤點設計文檔，實現(xiàn)系統(tǒng)輔助支持庫房上架管理；第六階段2021年3月至4月進行系統(tǒng)測試與優(yōu)化，依據(jù)業(yè)務實際進行系統(tǒng)測試十余次，直至優(yōu)化完畢。組織相關負責人員對“人事檔案管理系統(tǒng)”進行了建設測試。測試組對系統(tǒng)的功能實現(xiàn)與運行狀況進行了現(xiàn)場測試，并進行了抽樣技術測試，技術人員對主要的功能進行了演示與操作。測試組對系統(tǒng)建設情況進行匯總討論，最后形成如下意見：本系統(tǒng)的功能開發(fā)按照合同約定全部建設完成；所有的功能模塊技術參數(shù)全部符合合同約定；經(jīng)試運行后達到預期效果，系統(tǒng)運行正常；BS端軟件系統(tǒng)工作正常。綜上所述，人事檔案管理系統(tǒng)通過系統(tǒng)測試并開始測試應用。本項目建設過程嚴格參照規(guī)范，并且實施成果有依據(jù)、有計劃、可推廣。系統(tǒng)建設前在人事檔案管理的全過程中凸顯出來一些問題。通過現(xiàn)狀調(diào)研分析及對標標準，目前在館共約1000余冊人事檔案管理中存在接收歸檔效率偏低、利用轉遞審批過多、歸檔范圍不明確、人事檔案整理環(huán)節(jié)多效率低、庫房管理現(xiàn)代化水平不足四類問題，因此亟需改進。隨著技術的升級及高效管理的需求，在此基礎上提升人事檔案系統(tǒng)化管理水平，加強前端控制，提高文檔數(shù)據(jù)全面管理的規(guī)范性及增強質(zhì)量管控，降低人力、物力成本，實現(xiàn)提質(zhì)增效的目標。項目主要成果形成《館藏人事檔案管理規(guī)定》（含業(yè)務流程）、《系統(tǒng)詳細設計說明書》（含數(shù)據(jù)庫設計）。完成人事檔案管理系統(tǒng)建設，實現(xiàn)全過程管理。形成信息系統(tǒng)源代碼及源程序1套。從管理角度講，本項目的業(yè)務創(chuàng)新點體現(xiàn)在組織架構設置、制定策略、具體實施及后評估是一個完善的、可執(zhí)行的體系，保障了項目的實現(xiàn)效果；體現(xiàn)在該體系涵蓋人事檔案的全過程，從數(shù)據(jù)來源開始，對業(yè)務應用、過程管理等相關數(shù)據(jù)進行管控。從技術角度講，體系建設中采用了較為前沿的信息技術，結合檔案數(shù)據(jù)收集、驗證、歸檔、管理功能，為人事檔案管理提供了綜合的解決方案。存在的問題及建議1.項目組織中的問題。項目組織中的問題主要體現(xiàn)為項目進度控制風險，應對措施主要有高層領導管控、統(tǒng)一布置、明確職責分工、進度計劃、周進度匯報等。2.制度管理中的問題。制度風險在于制度是否能夠及時跟進項目開展以及制度能否切實執(zhí)行見效，主要應對措施為制度的持續(xù)修訂與完善、制度宣貫、制度培訓、制度落實、系統(tǒng)應用及定期復核。3.業(yè)務應用中的問題。業(yè)務風險主要為現(xiàn)有業(yè)務的開展協(xié)調(diào)是否能夠與系統(tǒng)建設達成一致，不同的業(yè)務系統(tǒng)有不同的數(shù)據(jù)文件格式和基礎代碼，主要應對措施為業(yè)務流程梳理、規(guī)則制定、統(tǒng)一標準等。4.項目實施中的問題。實施風險主要有前期數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性差，流程標準化程度低，應對措施為在數(shù)據(jù)上傳之前做采用數(shù)據(jù)核對的方法和工具并盡可能早地進行數(shù)據(jù)處理，并在數(shù)據(jù)轉換測試過程中轉換和核對絕大多數(shù)的歷史檔案數(shù)據(jù)。5.系統(tǒng)建設中的問題。系統(tǒng)關系處理及集成中的風險，應對措施為厘清系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)之間的關系，制定關系架構及對接總體設計。系統(tǒng)測試運行中出現(xiàn)了以下問題，目前已經(jīng)及時糾正。目錄模板無法下載編輯；收集歸檔文件自主識別類號部分不準確；系統(tǒng)應實現(xiàn)材料錄入完