汽車制造采購(gòu)流程及管理一、制定目的及范圍為了提升汽車制造企業(yè)的采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)工作的規(guī)范化和高效性，特制定本制度。本制度適用于汽車制造企業(yè)內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料采購(gòu)、配件采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)及服務(wù)采購(gòu)等。二、采購(gòu)原則采購(gòu)活動(dòng)需遵循以下原則：1.公正、公平、公開(kāi)，確保選擇優(yōu)質(zhì)和性價(jià)比高的供應(yīng)商。2.所有采購(gòu)物資需從具備合法資質(zhì)的商家獲取，并要求開(kāi)具正規(guī)發(fā)票。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與采購(gòu)人不得為同一人，以防止利益沖突。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)流程1.1庫(kù)存查詢：申購(gòu)人需向倉(cāng)庫(kù)管理人員查詢當(dāng)前庫(kù)存情況，以了解所需物資是否在庫(kù)。1.2填寫申購(gòu)單：在確認(rèn)庫(kù)存不足的情況下，申購(gòu)人需填寫“申購(gòu)單”，詳細(xì)列明所需物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息。1.3內(nèi)部審批：申購(gòu)單需由部門負(fù)責(zé)人審核，確保采購(gòu)需求的合理性與必要性。2.供應(yīng)商選擇2.1詢價(jià)：采購(gòu)人員根據(jù)申購(gòu)單的需求，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，獲取報(bào)價(jià)信息。2.2評(píng)估報(bào)價(jià)：對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)估，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。2.3核價(jià)確認(rèn)：參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格及市場(chǎng)行情，核價(jià)后填寫流轉(zhuǎn)單，確保采購(gòu)價(jià)格合理。3.采購(gòu)審批3.1流轉(zhuǎn)單填寫：采購(gòu)人員將選定的供應(yīng)商信息及核價(jià)結(jié)果整理在流轉(zhuǎn)單上，附上相關(guān)報(bào)價(jià)單。3.2逐級(jí)審批：流轉(zhuǎn)單需經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核及公司高層逐級(jí)審批，確保采購(gòu)行為符合公司政策和預(yù)算。4.采購(gòu)實(shí)施4.1下單采購(gòu)：審批通過(guò)后，采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽署采購(gòu)合同，明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.2物資驗(yàn)收：物資到貨后，由指定驗(yàn)收人員根據(jù)合同與實(shí)際貨物進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)量和質(zhì)量符合要求。4.3入庫(kù)處理：驗(yàn)收合格后，相關(guān)人員將物資入庫(kù)，更新庫(kù)存信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。5.財(cái)務(wù)結(jié)算與報(bào)銷5.1付款處理：根據(jù)采購(gòu)合同及驗(yàn)收單，財(cái)務(wù)部門對(duì)符合條件的采購(gòu)進(jìn)行付款處理，確保及時(shí)結(jié)算。5.2報(bào)銷流程：采購(gòu)人員需在物資到貨后一個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)，附上相關(guān)單據(jù)，包括采購(gòu)單、驗(yàn)收單及發(fā)票等，逾期不予受理。四、特殊采購(gòu)流程針對(duì)不同類型的采購(gòu)需求，制定相應(yīng)的特殊采購(gòu)流程，以提高靈活性和效率。1.集中采購(gòu)：各部門需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由采購(gòu)部統(tǒng)一進(jìn)行集中采購(gòu)，適用于辦公用品及常規(guī)物資。2.零星采購(gòu)：適用于金額較低且偶發(fā)性的采購(gòu)需求，采購(gòu)人員需征得部門負(fù)責(zé)人的同意后方可執(zhí)行。3.應(yīng)急采購(gòu)：在突發(fā)情況下，需快速采購(gòu)物資的，由應(yīng)急小組進(jìn)行，流程簡(jiǎn)化，無(wú)需進(jìn)行詢價(jià)，以最快方式滿足緊急需求。4.年度采購(gòu)：涉及定期需求的物資，需提前編制年度預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，確保資金的合理使用。五、采購(gòu)文檔管理所有采購(gòu)活動(dòng)需做好文檔記錄，確保采購(gòu)過(guò)程的透明性和可追溯性。1.文檔歸檔：采購(gòu)人員需將所有相關(guān)采購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、驗(yàn)收單及發(fā)票復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)審核，一份存檔備查。2.定期審查：公司應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)文檔進(jìn)行審查，確保采購(gòu)流程的合規(guī)性及有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。六、采購(gòu)紀(jì)律為維護(hù)采購(gòu)工作的公正性，特制定以下紀(jì)律要求：1.采購(gòu)人員職責(zé)：采購(gòu)人員需建立供應(yīng)商資料檔案，做好市場(chǎng)調(diào)研，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量與合規(guī)性。2.行為規(guī)范：采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的任何饋贈(zèng)或回扣，所有采購(gòu)活動(dòng)需保持透明，違者將受到嚴(yán)肅處理。七、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)流程的持續(xù)優(yōu)化，建立反饋與改進(jìn)機(jī)制：1.定期評(píng)估：定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行評(píng)估，收集各部門的反饋意見(jiàn)，識(shí)別流程中的瓶頸和問(wèn)題。2.流程優(yōu)化：根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行流程優(yōu)化，調(diào)整不適用的環(huán)節(jié)，提高采購(gòu)效率。3.培訓(xùn)與更新：定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉最新的采購(gòu)流程及