學(xué)院會議管理制度學(xué)院會議管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保學(xué)院會議的有序進行，提高會議效率，明確會議決議的執(zhí)行和跟蹤，制定本會議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于學(xué)院各類會議的組織、召開、執(zhí)行和監(jiān)督。

第三條會議分類

學(xué)院會議分為以下幾類：

1.院務(wù)會議：研究決定學(xué)院重大事項和重要工作。

2.部門會議：各部門內(nèi)部討論研究本部門工作。

3.專題會議：針對特定主題召開的會議。

4.其他會議：根據(jù)需要臨時召開的工作會議。

第四條會議原則

1.準(zhǔn)時原則：會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間開始和結(jié)束，參會人員應(yīng)提前5分鐘進入會場。

2.議題明確原則：會議議題應(yīng)提前通知，參會人員應(yīng)對議題進行充分準(zhǔn)備。

3.效率原則：會議主持人應(yīng)控制會議節(jié)奏，確保會議高效進行。

4.決策執(zhí)行原則：會議決議應(yīng)及時傳達(dá)，明確責(zé)任人，確保決議的落實。

第五條會議組織

1.會議的召集、組織、主持等工作由會議主持人負(fù)責(zé)。

2.會議通知應(yīng)包括會議時間、地點、議題、參會人員等內(nèi)容，并提前發(fā)送給相關(guān)人員。

3.會議主持人應(yīng)確保會議的召開符合學(xué)院工作計劃和安排。

第六條會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)保持會議秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人。

2.會議期間，參會人員應(yīng)將手機等通訊工具調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，不得在會場內(nèi)接打電話。

3.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露會議內(nèi)容。

第七條本制度的解釋權(quán)歸學(xué)院所有。

第八條本制度自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)學(xué)院工作需要，明確會議主題，確保議題具有針對性和實用性。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、會議議程等，并報請學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.發(fā)送會議通知：在獲得審批通過后，及時向參會人員發(fā)送會議通知，確保相關(guān)人員按時參會。

4.準(zhǔn)備會議材料：收集與會議主題相關(guān)的資料，整理會議議程，提前將會議材料發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，會議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.按照會議議程逐項進行討論，發(fā)言人應(yīng)簡明扼要地闡述觀點，其他參會人員可就議題展開討論。

4.會議主持人應(yīng)確保會議討論有序進行，控制好會議時間，避免跑題。

三、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結(jié)，提出決策建議。

2.參會人員對決策建議進行表決，形成會議決議。

3.會議主持人明確會議決議的責(zé)任人和完成時間，確保決議的落實。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的成果、不足之處及改進措施進行總結(jié)。

2.參會人員就會議組織、議題討論等方面提出意見和建議。

3.會議組織者對參會人員的意見和建議進行記錄，并在今后的會議組織中予以改進。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.會議組織者整理會議紀(jì)要，將會議決議和重要事項通知相關(guān)人員。

3.參會人員應(yīng)盡快將會議內(nèi)容傳達(dá)給所在部門或團隊，確保會議精神的貫徹落實。

六、會議資料的歸檔

1.會議紀(jì)要、決議、簽到表等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔，以備查閱。

2.會議組織者應(yīng)定期對會議資料進行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容，確保文字表述清晰、條理分明。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會議主持人審核，經(jīng)審批通過后及時發(fā)布。

4.會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式通知到各相關(guān)部門和參會人員，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.會議決議的責(zé)任人應(yīng)按照決議內(nèi)容和完成時限，制定具體實施方案，并報請會議組織者備案。

2.會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解進度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。

3.責(zé)任人應(yīng)主動向會議組織者匯報工作進展，確保會議決議的順利實施。

三、會議決議的監(jiān)督與評估

1.學(xué)院應(yīng)設(shè)立監(jiān)督評估機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保決議落實到位。

2.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行效果進行評估，提出改進意見和建議。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)監(jiān)督評估結(jié)果，對會議決議的執(zhí)行情況進行調(diào)整，以提高會議決策的實效性。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔，便于今后的查閱和追溯。

2.學(xué)院應(yīng)建立會議紀(jì)要查閱制度，確保會議紀(jì)要的安全保管和便捷查詢。

3.會議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，未經(jīng)許可不得隨意泄露會議內(nèi)容。

五、會議紀(jì)要的持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗，針對會議紀(jì)要的編制、發(fā)布、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)存在的問題進行改進。

2.學(xué)院應(yīng)鼓勵參會人員積極提出意見和建議，共同提高會議紀(jì)要的管理水平。

3.通過持續(xù)改進，不斷提高會議效率，確保會議決議的貫徹落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需使用會議室的部門或個人應(yīng)提前向會議組織者提出申請。

2.會議組織者根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議時間，避免沖突。

3.預(yù)訂會議室時，應(yīng)說明會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便會議組織者做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議室布置應(yīng)簡潔大方，符合會議主題和氛圍。

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，并確保設(shè)備正常運行。

3.會議組織者應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議順利進行。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議室使用規(guī)定，保持會議室整潔衛(wèi)生。

2.會議室使用期間，禁止吸煙、亂扔垃圾、大聲喧嘩等不文明行為。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉電源，確保會議室恢復(fù)原狀。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，會議組織者應(yīng)確保會議室的安全，加強防火、防盜措施。

2.會議室應(yīng)配備消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

3.會議組織者應(yīng)對參會人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識，防范意外事故的發(fā)生。

五、會議室維護與保養(yǎng)

1.會議組織者應(yīng)定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，確保會議室設(shè)施完好。

2.學(xué)院應(yīng)定期對會議室進行翻新、改造，提升會議室的使用功能。

3.會議組織者應(yīng)建立健全會議室維護與保養(yǎng)制度，提高會議室使用壽命。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)學(xué)院工作需要和實際情況予以規(guī)定。

2.會議組織者應(yīng)在會議室門口張貼開放時間表，方便師生了解。

3.特殊情況下，會議室開放時間可根據(jù)實際需求進行調(diào)整，并及時通知相關(guān)人員。

第五章附則

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