往來(lái)文書(shū)管理規(guī)定及范例一、總則1.1目的往來(lái)文書(shū)管理規(guī)定的目的在于規(guī)范單位內(nèi)部及與外部單位之間的文書(shū)往來(lái)，保證信息的準(zhǔn)確傳遞、溝通的順暢以及工作的高效開(kāi)展。通過(guò)明確各類(lèi)往來(lái)文書(shū)的處理流程和規(guī)范，提高文書(shū)管理的科學(xué)性和規(guī)范性，避免因文書(shū)管理不善而導(dǎo)致的工作延誤、信息泄露等問(wèn)題，為單位的正常運(yùn)營(yíng)提供有力的支持。1.2適用范圍本規(guī)定適用于單位內(nèi)部各部門(mén)之間以及與外部單位進(jìn)行的各種文書(shū)往來(lái)，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函件、協(xié)議等。無(wú)論文書(shū)的形式是紙質(zhì)還是電子，均應(yīng)按照本規(guī)定進(jìn)行管理。1.3管理職責(zé)單位辦公室負(fù)責(zé)往來(lái)文書(shū)的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)工作，包括制定管理制度、組織培訓(xùn)、監(jiān)督執(zhí)行等。各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)的往來(lái)文書(shū)工作，保證文書(shū)的及時(shí)起草、審核、收發(fā)、登記等。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)往來(lái)文書(shū)工作的重視和指導(dǎo)，及時(shí)審批重要文書(shū)，保證文書(shū)的質(zhì)量和效力。1.4相關(guān)術(shù)語(yǔ)解釋為了更好地理解和執(zhí)行本規(guī)定，對(duì)一些相關(guān)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行解釋?！巴鶃?lái)文書(shū)”指單位內(nèi)部或與外部單位之間進(jìn)行的各種書(shū)面文件；“起草”指根據(jù)工作需要，撰寫(xiě)往來(lái)文書(shū)的初稿；“審核”指對(duì)起草的往來(lái)文書(shū)進(jìn)行審查和修改，保證其內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范；“收發(fā)”指接收和發(fā)送往來(lái)文書(shū)的過(guò)程；“登記”指對(duì)收發(fā)的往來(lái)文書(shū)進(jìn)行記錄和備案；“傳遞”指將往來(lái)文書(shū)從一個(gè)部門(mén)或單位傳遞到另一個(gè)部門(mén)或單位；“歸檔”指將已處理完畢的往來(lái)文書(shū)進(jìn)行整理、立卷和保存；“查閱”指有權(quán)限的人員查看已歸檔的往來(lái)文書(shū)；“借閱”指因工作需要，向檔案管理部門(mén)借閱往來(lái)文書(shū)。二、往來(lái)文書(shū)的種類(lèi)與格式2.1種類(lèi)介紹往來(lái)文書(shū)主要包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函件、協(xié)議等幾種類(lèi)型。請(qǐng)示是下級(jí)單位向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的文書(shū)；報(bào)告是向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況的文書(shū)；通知是用于傳達(dá)上級(jí)單位的指示、要求或通報(bào)有關(guān)事項(xiàng)的文書(shū)；函件是單位之間相互聯(lián)系、商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題的文書(shū)；協(xié)議是雙方或多方就某項(xiàng)事務(wù)達(dá)成一致意見(jiàn)的書(shū)面文件。2.2格式規(guī)范往來(lái)文書(shū)的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位的內(nèi)部要求，一般包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、抄送單位、正文、附件、落款、日期等部分。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地反映文書(shū)的主要內(nèi)容；文號(hào)應(yīng)按照單位的規(guī)定進(jìn)行編制，便于文書(shū)的管理和查詢(xún)；主送單位和抄送單位應(yīng)明確填寫(xiě)，保證文書(shū)的送達(dá)范圍準(zhǔn)確；正文應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表達(dá)清晰，內(nèi)容應(yīng)符合實(shí)際情況；附件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)和裝訂，保證附件的完整性和準(zhǔn)確性；落款應(yīng)包括單位名稱(chēng)和蓋章，日期應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確。三、往來(lái)文書(shū)的起草與審核3.1起草要求往來(lái)文書(shū)的起草應(yīng)嚴(yán)格按照格式規(guī)范進(jìn)行，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂。起草人員應(yīng)具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠準(zhǔn)確把握文書(shū)的主題和重點(diǎn)，保證文書(shū)的質(zhì)量和效力。同時(shí)起草人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。3.2審核流程往來(lái)文書(shū)的審核流程包括部門(mén)內(nèi)部審核和單位領(lǐng)導(dǎo)審核兩個(gè)環(huán)節(jié)。部門(mén)內(nèi)部審核由起草人員所在部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行，主要審核文書(shū)的內(nèi)容是否符合部門(mén)的工作要求和單位的相關(guān)規(guī)定，格式是否規(guī)范等。單位領(lǐng)導(dǎo)審核由單位的主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行，主要審核文書(shū)的重要性、必要性和可行性，以及是否符合單位的整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略等。審核通過(guò)后的往來(lái)文書(shū)方可進(jìn)行收發(fā)和傳遞。四、往來(lái)文書(shū)的收發(fā)與登記4.1收發(fā)流程往來(lái)文書(shū)的收發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，保證文書(shū)的及時(shí)送達(dá)和接收。收發(fā)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文書(shū)的文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、抄送單位等信息，保證文書(shū)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于收到的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和歸檔；對(duì)于發(fā)出的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)跟蹤送達(dá)情況，保證文書(shū)的送達(dá)效果。4.2登記要求往來(lái)文書(shū)的登記應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行，保證登記的準(zhǔn)確性和完整性。登記內(nèi)容應(yīng)包括文書(shū)的文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、收發(fā)日期、簽收人等信息。登記人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文書(shū)的信息，保證登記的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)登記人員應(yīng)定期對(duì)登記的文書(shū)進(jìn)行整理和歸檔，以便于文書(shū)的查詢(xún)和管理。五、往來(lái)文書(shū)的傳遞與歸檔5.1傳遞方式往來(lái)文書(shū)的傳遞方式主要包括紙質(zhì)傳遞和電子傳遞兩種。紙質(zhì)傳遞應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，保證文書(shū)的安全和保密。電子傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如郵件、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，保證文書(shū)的及時(shí)傳遞和接收。5.2歸檔要求往來(lái)文書(shū)的歸檔應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行，保證文書(shū)的完整和安全。歸檔的文書(shū)應(yīng)按照文號(hào)、年度、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，并建立相應(yīng)的檔案目錄。歸檔人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文書(shū)的信息，保證歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)歸檔人員應(yīng)定期對(duì)歸檔的文書(shū)進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證文書(shū)的長(zhǎng)期保存。六、往來(lái)文書(shū)的查閱與借閱6.1查閱規(guī)定有權(quán)限的人員可以查閱已歸檔的往來(lái)文書(shū)，但應(yīng)遵守單位的保密規(guī)定和查閱程序。查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱，并將文書(shū)歸還原處。6.2借閱流程因工作需要，需要借閱已歸檔的往來(lái)文書(shū)的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行借閱。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照借閱規(guī)定和期限進(jìn)行借閱，不得擅自轉(zhuǎn)借或損壞文書(shū)。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還文書(shū)，并辦理歸還手續(xù)。七、往來(lái)文書(shū)的保管與銷(xiāo)毀7.1保管措施往來(lái)文書(shū)的保管應(yīng)采取安全可靠的措施，保證文書(shū)的安全和保密。保管人員應(yīng)定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止文書(shū)受潮、蟲(chóng)蛀、霉變等。同時(shí)保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守單位的保密規(guī)定，不得將文書(shū)隨意泄露給他人。7.2銷(xiāo)毀程序已過(guò)保存期限的往來(lái)文書(shū)，需要進(jìn)行銷(xiāo)毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。銷(xiāo)毀人員應(yīng)填寫(xiě)