第七章

會后落實(shí)工作會場善后工作會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會議文件的清退與立卷歸檔會議評估會議總結(jié)會場善后工作4.歸還所借物品。2.清理會場內(nèi)其他用品。特別是一些具有保密性的資料要注意整理收回，以防泄密。3.收回所有應(yīng)當(dāng)收回的會議資料?；謴?fù)會場及周圍的面貌，以便歸還租借的場地。1.撤去會場外指引標(biāo)志和告示牌。會議結(jié)束后，除了會議送站等服務(wù)工作之外，還有一些零碎的后續(xù)工作，這些工作雖不像會前、會間工作那樣直接對會議產(chǎn)生影響，但正是會后這些細(xì)節(jié)的操作，才真正體現(xiàn)會議管理的水平。會后工作做得好，會議才稱得上圓滿結(jié)束。會場善后工作是把會中的討論決定布置下去貫徹執(zhí)行的先決條件。5.歸還會場鑰匙或結(jié)算租借會場費(fèi)用。會議文件的清退與立卷歸檔會議文件清退的含義文件清退是指將辦畢的文件經(jīng)過清理，退還給發(fā)文機(jī)關(guān)或指定部門的一系列工作。會議結(jié)束后，要及時(shí)做好文件清退工作。一個(gè)大中型會議，由會務(wù)組帶到會場發(fā)放的文件和會議期間產(chǎn)生的文件很多，要求會務(wù)工作人員按“文件領(lǐng)用表”登記的情況，點(diǎn)清剩余份數(shù)，做到剩余份數(shù)與登記表統(tǒng)計(jì)數(shù)相符。對于機(jī)密文件以及事先講明收回的文件，要及時(shí)清退收回，逐份核對，經(jīng)過清點(diǎn)、裝袋、捆扎、裝車等程序，將文件運(yùn)回單位。（1）根據(jù)會議文件清單清退。有些文件需要與會人員所在單位文書部門保管，這種情況需要會議主辦單位向參加會議的單位發(fā)出一份《會議文件清單》，詳細(xì)列出會議所發(fā)放的文件目錄，通知與會人員所在單位文書部門及時(shí)收繳登記，統(tǒng)一管理。與會人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)將文件交給文書處理部門登記。（2）小型內(nèi)部會議，人數(shù)少，人員熟悉，可以在會議主持人宣布會議結(jié)束時(shí)提出將會議文件退回的要求，也可安排秘書人員在會場門口收集，及時(shí)清點(diǎn)，保證如數(shù)清退。（3）大中型會議清退文件，應(yīng)事先制訂文件清退目錄發(fā)放到與會人員手中，可先按小組收集，再交大會會務(wù)組。（4）工作人員手中的文件，可采取按清退目錄和工作組限時(shí)繳交的辦法。（5）機(jī)密文件清退應(yīng)在會議結(jié)束前收回。發(fā)放機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在文件上標(biāo)明“會后收回”的字樣。會議文件清退的范圍與時(shí)機(jī)會議文件的立卷歸檔收集歸納會議文件會議結(jié)束后，需要對會場發(fā)放的文件和會議期間形成的文件進(jìn)行整理、歸納，立卷歸檔。需要收集的會議文件有以下種類：（1）關(guān)于召開會議的請示與上級批示。（2）提交會議審議批準(zhǔn)的文件。比如發(fā)展規(guī)劃、報(bào)告、預(yù)算方案、行政法規(guī)、決議草案、章程修改案等。（3）召開會議使用的文件。比如開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會發(fā)言材料等。（4）會議參考性文件。比如調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、研究報(bào)告等。（5）會議管理性文件。比如會議通知、日程安排、議程安排、會議須知、與會人員名單、保密規(guī)定、票證、簽到簿等。（6）會議宣傳文件。比如會議紀(jì)要、新聞報(bào)道、廣告等。（7）會議記錄與交流性文件。比如會議記錄、會議簡報(bào)。（8）會議照片、錄音、錄像等記錄性文件。會議文件立卷歸檔（1）可以保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于今后查找和利用。（2）可以保持會議的真實(shí)面貌，反映會議的客觀進(jìn)程。（3）可以保護(hù)會議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證了會議秘書工作的專業(yè)性和連續(xù)性，為進(jìn)一步規(guī)范文書檔案工作奠定了基礎(chǔ)。立卷，是按照一定原則和方法，將已處理完畢的、有保存價(jià)值的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整理并組成案卷的一項(xiàng)專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。它是會議文書處理程序的終點(diǎn)與歸宿。歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。會議文件的立卷歸檔就是按文件的各類特征，將已經(jīng)處理完畢的、有保存價(jià)值的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整理并組成案卷，交檔案室保存的工作過程。含義意義會議文件立卷歸檔立卷方法立卷方法一般按文件的作者、名稱、所涉及的問題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等特征歸納組卷，可按其中一種特征組卷，也可同時(shí)按幾種特征結(jié)合使用，不同類型的文件采用不同的立卷方法。會議文件基本上按文件的作者特征立卷。大型會議的文件可一會數(shù)卷，一般會議的文件可一會一卷，同一內(nèi)容的幾個(gè)會議文件也可合立一卷。立卷的工作程序04030201收集資料這是立卷工作的第一步，要按照會議文件立卷范圍將會議中形成的所有文件、資料及時(shí)完整地收集起來。鑒別整理檢查收集的文件資料是否齊全，未收集的找出原因和渠道盡快收集，對已經(jīng)收集來的文件則要鑒別其價(jià)值，決定留存。分類歸卷對鑒別的有價(jià)值的會議文件進(jìn)行大體分類?？砂磿h請批類、會議決議類、會議程序類、會議管理類、會議宣傳類、會議交流類、會議記錄類幾種進(jìn)行分類。組卷將同一類問題的會議文件集中組織立卷。立卷的工作程序090807060510卷內(nèi)文件編目組卷完成后，在卷內(nèi)會議文件上加蓋編目章，編目包括卷號、順序號，以卷為單位標(biāo)注頁碼，把每份文件在卷內(nèi)的位置固定下來。然后按順序填寫卷內(nèi)目錄，對沒有標(biāo)題的會議文件要補(bǔ)擬標(biāo)題。填寫卷內(nèi)文件備考表就是對卷內(nèi)會議文件作必要說明。如對會議文件的來龍去脈、形成過程、文件的重要程度、卷內(nèi)文件變動(dòng)情況等作說明。立卷人員、審核人員要簽注姓名和立卷時(shí)間。擬定案卷標(biāo)題即對本卷宗命名，擬定一個(gè)能反映會議名稱和主要內(nèi)容的標(biāo)題，以便日后查找和利用本卷宗會議文件。卷宗標(biāo)題語言要精練、概括性強(qiáng)。標(biāo)題通常由作者、問題、名稱三部分組成。填寫案卷封面按案卷封面內(nèi)容認(rèn)真填寫，字跡要清晰，項(xiàng)目填寫要齊全，卷面起止日期以卷內(nèi)文件的最早和最晚日期為準(zhǔn)。案卷排列大型會議的文件一會數(shù)卷，案卷可按問題特征或保管期限、重要程度等先后排列。案卷目錄案卷目錄是登記案卷和提供查閱的基本工具。由立卷者按順序逐項(xiàng)填寫案卷目錄，正式移交檔案部門。案卷目錄一般一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存?zhèn)洳?。會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算01主辦單位行政資助03企業(yè)贊助05其他收入02會員繳納的會費(fèi)04會議收取會務(wù)費(fèi)培訓(xùn)費(fèi)資料費(fèi)等費(fèi)用會議經(jīng)費(fèi)的主要來源0201會議如需收取會務(wù)費(fèi)，應(yīng)事先在會議通知中明確收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和繳交方式，以便與會者赴會前做好準(zhǔn)備。會務(wù)工作人員要事先準(zhǔn)備好收款票據(jù)。收款票據(jù)有稅務(wù)部門專用發(fā)票，也有財(cái)政部門專門用于社團(tuán)收繳會員費(fèi)的專用收據(jù)。會務(wù)工作人員要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定收取會務(wù)費(fèi)，并認(rèn)真開具收款憑證，不能有任何差錯(cuò)。收取會務(wù)費(fèi)的方法會議支出項(xiàng)目（1）租用會議場地費(fèi)。一般以租用的時(shí)間和次數(shù)乘以每小時(shí)的租金數(shù)計(jì)算。（2）住宿費(fèi)。一般以參會人員住宿天數(shù)乘以每天的住房租金計(jì)算。會議住房結(jié)算方式有會務(wù)組統(tǒng)一與酒店協(xié)商好住房標(biāo)準(zhǔn)，與會者直接與酒店結(jié)算的；還有會務(wù)組統(tǒng)一與酒店協(xié)商好住房標(biāo)準(zhǔn)，由會務(wù)組在收取會務(wù)費(fèi)時(shí)同時(shí)收取住宿費(fèi)，最后統(tǒng)一與酒店結(jié)算兩種方式。（3）餐飲費(fèi)。根據(jù)會議的規(guī)格和參照有關(guān)規(guī)定制定餐飲標(biāo)準(zhǔn)。一般以每天早、中、晚三餐計(jì)算，三餐的餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)可以按2:4:4或2:3:5的比例安排。早餐通常是自助餐，也可以采取圍餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算（按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算或按預(yù)定人數(shù)結(jié)算，事先要與酒店約定好）。中餐及晚餐屬于正餐，可以采取按人數(shù)結(jié)算的自助餐形式，也可采取按桌結(jié)算的圍餐形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由酒店提供，酒店會收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)。三是未享受會務(wù)派車而有一定交通支出的與會人員和工作人員的交通補(bǔ)貼。（4）交通費(fèi)。交通費(fèi)主要包括三個(gè)部分：一是出發(fā)地至?xí)h舉辦地的往返交通費(fèi)用。包括航空、鐵路、公路、客輪以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通；二是開會期間的交通費(fèi)用。包括住宿地至?xí)龅慕煌?、會場到餐飲地點(diǎn)的交通、會場到參觀游覽地的交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通；會議支出項(xiàng)目（5）宣傳資料費(fèi)。主要包括會議文件的打印制作，會場布置用的橫幅、會標(biāo)、標(biāo)語的制作和鮮花等裝飾物的采購或租賃產(chǎn)生的費(fèi)用。（6）攝影及制作費(fèi)。主要用于聘請專業(yè)攝影師和制作照片。或可事先約定談妥，提前支付專業(yè)攝影公司的全部攝影及制作費(fèi)用。（7）禮品費(fèi)。是指會議制作或購買禮品產(chǎn)生的費(fèi)用。（8）聘請專家勞務(wù)費(fèi)。會議聘請的專家、學(xué)者、社會名流，參照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)付與勞務(wù)費(fèi)或出場費(fèi)。（9）會議雜用。雜用是指會議過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌，等等。雜用的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會務(wù)預(yù)算費(fèi)用中增列不可預(yù)見費(fèi)用機(jī)動(dòng)處理。會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會議結(jié)束后，會務(wù)組要及時(shí)做好財(cái)務(wù)清算工作。及時(shí)支付會場及設(shè)備租用部門、酒店、餐廳、供貨商的全部費(fèi)用，清點(diǎn)所有支出項(xiàng)目和原始憑據(jù)，做出結(jié)算報(bào)告，請有關(guān)審計(jì)部門審計(jì)。通過審計(jì)后，會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作方可了結(jié)。會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算依據(jù)三條原則：一是經(jīng)費(fèi)結(jié)算按預(yù)算時(shí)列出的具體項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)以及審批手續(xù)執(zhí)行；二是經(jīng)費(fèi)結(jié)算須按項(xiàng)目、責(zé)任人簽名和國家有關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行；三是對變動(dòng)預(yù)算支出內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，要憑會議主要負(fù)責(zé)人審批過的預(yù)算調(diào)整報(bào)告結(jié)算。會議評估會議評估是指根據(jù)一定的目的和標(biāo)準(zhǔn)，遵循一定的原則，運(yùn)用科學(xué)的方法，對會議各項(xiàng)要素及其社會效益以及經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行質(zhì)和量的綜合評價(jià)的一種活動(dòng)。一次會議議程的結(jié)束并不意味著會議管理工作的結(jié)束，會議的評估與總結(jié)是會務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，是關(guān)系會議組織者會議管理水平能否不斷提高的大問題。沒有一個(gè)會議的組織是十全十美的，只有不斷總結(jié)，才能不斷提高。會議評估的含義會議評估的意義（1）可以全面評價(jià)會議籌備方案的執(zhí)行情況。會議主辦者通過會后的評估和總結(jié)，可以全面評價(jià)籌備方案的優(yōu)點(diǎn)與不足，了解方案的執(zhí)行情況，找出影響方案執(zhí)行的不利因素，為更好地制定下一次會議籌備方案和開好會議提供依據(jù)。（2）通過運(yùn)用科學(xué)的評估標(biāo)準(zhǔn)和評估方法，對會議的整體成效、宣傳效果、公關(guān)接待、社會效益、經(jīng)濟(jì)效益等各個(gè)方面進(jìn)行全面評估和總結(jié)，在此過程中可以發(fā)現(xiàn)存在的每一個(gè)問題，分析問題產(chǎn)生的原因，以便有針對性地、更有效地加強(qiáng)和提高會議管理水平，提高辦會的質(zhì)量和整體競爭力，創(chuàng)建辦會品牌，擴(kuò)大辦會的影響力。（3）為完成會議的總結(jié)報(bào)告準(zhǔn)備材料。會議評估的結(jié)果是會議總結(jié)報(bào)告的重要內(nèi)容，會議評估為寫好會議總結(jié)報(bào)告打下了基礎(chǔ)。中西方的會議文化存在非常大的差異。微軟的會議，特別是微軟美國公司的會議，具有典型的西方特色:1.微軟的會議有固定的會議流程，而且堅(jiān)持一個(gè)重要原則：限時(shí)開會，所有的會議都不能超過一個(gè)小時(shí)。2.微軟開會，一定要在會議上做出決定或形成決議，而且是由懂行的人（專家或技術(shù)人員）來決定或提議，老板再聽一下員工和管理層的意見。如果沒有反對意見，老板就可以一錘定音了。3.微軟從不開“一言堂會議”，會議召集者總是設(shè)法鼓勵(lì)員工在會議上發(fā)言。4.微軟開會，要求與會者不僅要帶筆記，還要帶著耳朵以及可靠的數(shù)據(jù)資料參會。開會發(fā)言時(shí)，既要靠嘴巴說話，又要靠數(shù)據(jù)說話。每個(gè)人在講自己的想法時(shí)，都要用確鑿的數(shù)據(jù)來做論證。微軟、英特爾

（Intel）的會議怎樣開的，又有哪些值得參考的東西呢？？5.微軟開會，雖然沒有專設(shè)協(xié)調(diào)人，但如果有人提出議案，就由他充當(dāng)協(xié)調(diào)人的角色。6.很多公司的會議都無果而終，但在微軟，會議主持人最后一頁P(yáng)PT都會講接下來應(yīng)該怎么做，提高了會議效率。無獨(dú)有偶，英特爾開會亦是中規(guī)中矩。英特爾創(chuàng)辦人，暨前CEO安迪·葛洛夫曾說：你絕對無法避免開會，但你可以讓會議更有效率。葛洛夫的“效率會議課”1.會議要了解的雞零狗碎。在英特爾，與會者在會議前必須了解會議主題，理解會議目的，清晰會議日程，了解個(gè)人任務(wù)，做好充分準(zhǔn)備。3.會后，會議管理者會及時(shí)檢查決議的執(zhí)行情況。葛洛夫的

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有效會議101課程”是通過有效會議，從內(nèi)部推動(dòng)改變，這也讓

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效率會議”成為英特爾獨(dú)具特色的會議文化。2.開會的時(shí)候，要關(guān)注問題的解決，或者制訂下一步計(jì)劃。會議評估的特點(diǎn)目的性專業(yè)性系統(tǒng)性科學(xué)性會議評估不同于一般的回顧總結(jié)，它必須運(yùn)用一系列科學(xué)的方法對各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行分析和評價(jià)。比如，會議評估時(shí)，先要收集數(shù)據(jù)，然后對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、歸類，再按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析和因素分析，也即采用統(tǒng)計(jì)分析的方法進(jìn)行分析和評價(jià)。又如，會議評估還需要收集大量的技術(shù)數(shù)據(jù)進(jìn)行定量分析，并在此基礎(chǔ)上對會議的各項(xiàng)指標(biāo)作出性質(zhì)判斷和描述，也即是采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法進(jìn)行分析和評價(jià)。只有采用科學(xué)的方法，才能保證會議評估結(jié)果的科學(xué)性。1234會議評估是會議管理的重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃的自覺活動(dòng)。無論是會議的主辦者還是管理部門或與會者，進(jìn)行會議評估，都是為了實(shí)現(xiàn)既定的會議管理目標(biāo)。會議評估是圍繞會議內(nèi)容、與會者、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、服務(wù)、成本等項(xiàng)目展開的，涉及會議管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，因此評估內(nèi)容具有很強(qiáng)的專業(yè)性。會議評估是運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行的，設(shè)置的評估指標(biāo)是反映會議的基本要素和本質(zhì)特征的數(shù)量體系。任何一個(gè)評估者在進(jìn)行某項(xiàng)會議評估前，都要根據(jù)評估的目標(biāo)制定切實(shí)可行的評估指標(biāo)體系，包括完整的指標(biāo)系統(tǒng)、權(quán)重系統(tǒng)和評估標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，以使評估結(jié)果能夠全面真實(shí)地反映會議實(shí)際，體現(xiàn)會議評估的目的。會議評估的原則客觀性原則動(dòng)態(tài)性原則同一性原則定量與定性相結(jié)合的原則1234會議評估的根本目的是提高辦會的水平，這就要求會議評估能夠客觀地反映會議管理的實(shí)際，并通過評估肯定成績、發(fā)現(xiàn)問題、改善管理，這是會議評估的首要原則。由于每次會議所處的社會環(huán)境和自然環(huán)境存在一定差異，或受到一些不可抗力或突發(fā)事件的影響，會議的指標(biāo)起伏變化是難免的。如果僅以一次會議的數(shù)據(jù)作為會議評估的依據(jù)，就可能以偏概全，有失公允。因此，會議評估要堅(jiān)持動(dòng)態(tài)性原則，對被評估項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)評價(jià)。是指同一評估主體在對同一性質(zhì)和類型的會議進(jìn)行的評估中，評估的指標(biāo)體系、方法和程序應(yīng)當(dāng)一致。只有這樣，評估的結(jié)果才會客觀、公平、合理。定量評估是一種采用量化方法的評估類型，其目的是對會議項(xiàng)目的過程和結(jié)果進(jìn)行數(shù)量描述、分析和評價(jià)，作出定量的評估結(jié)論。定性評估是一種采用非數(shù)量化方法的評估類型，其目的是對會議項(xiàng)目的過程和結(jié)果進(jìn)行性質(zhì)描述、分析和評價(jià)，作出定性的評估結(jié)論。兩種方法有其各自的優(yōu)勢和局限，在會議評估中，應(yīng)當(dāng)相互結(jié)合，相互補(bǔ)充。（一）會前評估內(nèi)容會前評估是對會前籌備情況的評估，應(yīng)考慮以下因素：（1）會議目標(biāo)是否明確:；（2）會議議題的數(shù)量是否得當(dāng)；（3）會議議程安排是否合理、完備；（4）每一項(xiàng)議題的時(shí)間分配是否準(zhǔn)確、合理；（5）與會者人選、與會者人數(shù)是否得當(dāng)；（6）會議時(shí)間、地點(diǎn)是否選擇得當(dāng)；（7）會場指引標(biāo)志是否明確；（8）開會通知的時(shí)間是否得當(dāng)；（9）開會通知的內(nèi)容是否周詳；（10）會議場地選擇是否得當(dāng)；（11）會議設(shè)備是否完備；（12）與會者是否做了充分準(zhǔn)備；（13）與會者的會前情緒如何；（14）會議的住宿、餐飲是否安排妥當(dāng)。會議評估的內(nèi)容（二）會中評估內(nèi)容會中評估是對會議進(jìn)行中各環(huán)節(jié)的評估，應(yīng)考慮以下因素：（1）會議接待工作如何；（2）會議是否準(zhǔn)時(shí)開始；（3）會議人員是否準(zhǔn)時(shí)到會；（4）是否安排會議秘書做記錄；（5）會場是否存在外界干擾；（6）場內(nèi)聽講情緒如何，是否有玩手機(jī)、交頭接耳現(xiàn)象；（7）主持人是否緊扣議題主持會議；（8）會議是否由少數(shù)人壟斷；（9）與會者發(fā)言及討論是否緊扣議題；（10）與會者是否能表明真正的感受或意見；（11）與會者之間是否有爭論不休的現(xiàn)象；（12）與會者是否與會議主席有爭論；（13）視聽設(shè)備是否正常；（14）會議議程是否按預(yù)定時(shí)間完成；（15）會場氣氛是否熱烈；（16）會議決議是否正確；（17）主持人是否總結(jié)會議的成果；（18）會議的歡迎宴會、歡送宴會是否安排得當(dāng)；（19）參觀、訪問、游覽活動(dòng)安排的是否合適，安全性如何；（20）其他因素。會議評估的內(nèi)容（三）會后評估內(nèi)容會議議程結(jié)束后，還有一系列工作要做，也需要評估。會后評估應(yīng)考慮以下因素：（1）會議記錄是否記錄完整并請有關(guān)負(fù)責(zé)人過目、簽署；（2）是否需要印發(fā)會議紀(jì)要；（3）會議決議是否落實(shí)；（4）是否對與會者的滿意程度進(jìn)行調(diào)查；（5）是否完成會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；（6）是否做好會議文件的清退與立卷歸檔工作；（7）是否做好會議的善后工作；（8）是否對會議的成敗進(jìn)行總結(jié)；（9）其他因素。會議評估的內(nèi)容（一）定量和定性評估定量評估是采用量化方法將各種數(shù)字進(jìn)行運(yùn)算和統(tǒng)計(jì)分析的評估類型。定性評估是對會議項(xiàng)目的過程和結(jié)果進(jìn)行性質(zhì)描述、分析和評價(jià)的評估類型。二者皆有所長也皆有所短，從使用和操作上看，定量評估比定性評估更容易設(shè)計(jì)、操作和分析。（二）調(diào)查問卷調(diào)查問卷也是一種常用的會議評估方法。用調(diào)查問卷進(jìn)行評估，關(guān)鍵在問卷設(shè)計(jì)，問題既要清楚，又要方便回答，還要方便計(jì)算和統(tǒng)計(jì)。調(diào)查問卷有兩種類型。1.開放型問卷開放型問卷是指由自由回答的問題所組成的問卷。問卷所問問題不對被調(diào)查者作任何限制，即不設(shè)任何備選答案。開放型問卷通常采取問答題或填空題的形式，可由調(diào)查者決定答什么和怎么答。會議評估的常用方法優(yōu)勢：可以收集到范圍比較廣泛的資料，可以比較深入地發(fā)現(xiàn)和探究一些特殊問題，探詢到特殊群體的意見和觀點(diǎn)。劣勢：收集到的資料很難量化，難以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，需要對各種答案作進(jìn)一步歸納整理，因此，要求評估者有較強(qiáng)的資料分析能力。定量和定性評估調(diào)查問卷訪談?wù)匍_總結(jié)會2.封閉型問卷封閉型問卷是指事先編制了若干個(gè)備選答案，回答者只能根據(jù)自己的意愿，在選項(xiàng)中選擇自己認(rèn)為恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)答案，而不能自由回答的問卷。封閉型問卷形式多種多樣，可根據(jù)不同的調(diào)查目的和內(nèi)容擬定。通常有下列幾種形式：（1）二項(xiàng)選擇法，又稱作二分法問卷。其特點(diǎn)是選項(xiàng)限制在兩個(gè)答案中只容許選擇一個(gè)。比如：“你認(rèn)為這次會議時(shí)間安排是否合理？”回答限定項(xiàng)為“是”或者“否”。（2）三項(xiàng)選擇法，又稱作三分法問卷。是在上述兩個(gè)備選答案中加一個(gè)觀點(diǎn)尚未明確或介于是非之間的答案，比如：“你認(rèn)為會議內(nèi)容符合會議預(yù)期目標(biāo)嗎？”回答選項(xiàng)為“A.是；B.不是；C.尚未確定”。（3）多項(xiàng)選擇法。這種問卷超過三個(gè)備選答案，因此又稱作多分法問卷。比如：“你對會議的總體效果的評價(jià)是”，回答選項(xiàng)為“A.非常滿意；B.滿意；C.不滿意；D.很不滿意；E.無所謂”。（4）排序選擇法。是指在問卷上設(shè)計(jì)出多項(xiàng)備選答案，要求被調(diào)查者按照自己的看法排列各答案的先后順序。比如：“你對下列會務(wù)工作部門服務(wù)質(zhì)量的評價(jià)順序是（按1、2……序號填在括號內(nèi)）”，回答選項(xiàng)為“A.組織組（）；B.秘書組（）；C.宣傳組（）；D.后勤組（）；E.保衛(wèi)組（）”。（5）意見程度選擇法。是指對所提出的問題設(shè)定幾種程度不同的態(tài)度，要求被調(diào)查對象選擇一種，以探測其意見程度。比如：“你對會議議題的重視程度如何？”回答選項(xiàng)為“A.毫不重視（）；B.不太重視（）；C.一般留意（）；D.比較重視（）；E.非常重視（）”。會議評估的常用方法會議評估的常用方法優(yōu)勢：被調(diào)查者回答的問題標(biāo)準(zhǔn)化程度高，其資料有利于統(tǒng)計(jì)，對不同的研究對象可做出對比分析；由于有目的地列出了備選答案，為被調(diào)查者提供了思考依據(jù)，容易回答。劣勢：由于對問題的答案進(jìn)行了限定，沒給回答者留有發(fā)揮其創(chuàng)造性或自我表達(dá)的機(jī)會，難于深入地發(fā)現(xiàn)和探究一些特殊問題和探詢到特殊群體的意見和觀點(diǎn)。因此，采用調(diào)查問卷方法進(jìn)行會議評估，需要兩種問卷方法結(jié)合使用。調(diào)查問卷完成的方式有：（1）事先制好問卷，現(xiàn)場手工填寫?？稍跁h宣布散會前發(fā)放給與會者或評估人員，請他們現(xiàn)場填寫，完成后方可離場。（2）事先制好問卷，會后派發(fā)給有關(guān)評估者，請他們填好后原件送回或寄回。（3）事先制好電子版問卷，會議結(jié)束后，將電子版問卷通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)給評估者，請他們在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填好發(fā)回。（三）訪談要了解與會者和會議有關(guān)人員對會議舉辦情況的看法，還可以采用訪談和召開座談會的形式，了解情況?？梢栽L問會議的主要策劃者、主持人、邀請嘉賓、主要發(fā)言人、會務(wù)工作主要負(fù)責(zé)人等，從不同角度了解他們對會議的評價(jià)，他們認(rèn)為的會議的成功之處和問題所在。有些被訪者比較歡迎這種評估方式，因?yàn)樵L談體現(xiàn)對他們的重視，他們可以更充分地表達(dá)自己的看法。訪談需要大量時(shí)間，評估者要選好訪談對象，保證得到足夠的樣本和具有權(quán)威性的樣本。（四）召開總結(jié)會會議結(jié)束后，為總結(jié)會議，肯定成績和發(fā)現(xiàn)問題，對會議效果做客觀的評價(jià)，可召開以主辦方領(lǐng)導(dǎo)、會務(wù)工作人員為主要參會人員的總結(jié)會，可要求每個(gè)會議工作人員對自己在會議過程中所做的工作進(jìn)行評價(jià)，對會議舉辦中的問題進(jìn)行分析。會議評估者要做好總結(jié)會記錄，作為擬寫會議總結(jié)的資料。會議評估的常用方法定量和定性評估調(diào)查問卷訪談?wù)匍_總結(jié)會會議評估表要根據(jù)評估的目的和評估內(nèi)容設(shè)計(jì)。由于會議評估的成本較高，所以，一般的工作會議不進(jìn)行評估，只就承辦情況做簡單總結(jié)，便于以后改進(jìn)。對于大型會議、特別重要的會議以及請會議公司承辦的會議，則需要作會議的評估工作。選定好評估項(xiàng)目，選取適應(yīng)的評估方法，設(shè)計(jì)科學(xué)的評估表格。評估表格有兩種：一種是會議整體評估表，一種是會議服務(wù)者個(gè)人或單項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的評估表。會議整體評估表主要有會議情況反饋表（表1）、會議效果分析表（表2）、會議管理評估表（表3）、會議服務(wù)質(zhì)量抽樣評估表（表5）等，會議服務(wù)者個(gè)人或單項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的評估表主要有主持人的行為表現(xiàn)評估表（表4）、工作人員的表現(xiàn)評估表等。評估表格的內(nèi)容要根據(jù)調(diào)查目的、調(diào)查對象、會議特征進(jìn)行設(shè)計(jì)。下面列舉幾種評估表樣式：會議評估表的設(shè)計(jì)會議評估表的設(shè)計(jì)姓名：性別：工作單位：聯(lián)系地址：職務(wù)：電話：電子郵箱：單位性質(zhì)：您對本次會議的評價(jià)：□很好□較好□一般□較差□很差您認(rèn)為本次會議的節(jié)奏安排：□很好□較好□一般□較差□很差您對會議的整體滿意度：□不滿意□滿意□比較滿意□非常滿意您認(rèn)為本次會議的亮點(diǎn)是什么？您認(rèn)為會議還有哪些需要改進(jìn)的地方：表1：會議情況反饋表表2：會議效果分析表一、會議目標(biāo)1.此次會議的目標(biāo)是什么，是否明確？2.會議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)？哪些目標(biāo)沒有完全達(dá)成，說明理由。二、會議時(shí)間1.會議目標(biāo)是否在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)？2.倘若目標(biāo)并非在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，說明確切理由。三、與會者1.列出每位與會者的姓名并評估會議結(jié)束后他們的滿意度。2.分析與會者“不滿意”或“極不滿意”的原因。四、假如再組織同樣的會議，哪些做法將繼續(xù)保持？哪些做法須有新的舉措？會議評估表的設(shè)計(jì)表3：會議管理評估表一、整體安排會議計(jì)劃□很好□較好□一般□較差□很差設(shè)施配備□很好□較好□一般□較差□很差會議費(fèi)用□很合理□較好□一般□不合理□很不合理預(yù)訂安排□很好□較好□一般□較差□很差二、會議地點(diǎn)交通□很好□較好□一般□較差□很差會議室布置□很好□較好□一般□較差□很差住宿條件□很好□較好□一般□較差□很差休閑設(shè)施□很好□較好□一般□較差□很差商務(wù)中心條件□很好□較好□一般□較差□很差三、會議內(nèi)容內(nèi)容是否實(shí)現(xiàn)目標(biāo)：□是□否原因是：演講內(nèi)容與計(jì)劃主題的符合度：□完全符合□部分符合□完全不符研討會的價(jià)值：四、建議改進(jìn)措施：會議評估表的設(shè)計(jì)表4：支持人表現(xiàn)評估表行為具體表現(xiàn)評價(jià)組織、安排會議確定、檢查目標(biāo)遵守時(shí)間主持語言引入正題還是離題太遠(yuǎn)使人們對決策有責(zé)任感會議速度的控制處理沖突能力檢查進(jìn)程或作出總結(jié)結(jié)束會議會議評估表的設(shè)計(jì)表5：會議服務(wù)質(zhì)量評估表會議總結(jié)會議總結(jié)意義會議評估的過程實(shí)際也是對會議進(jìn)行總結(jié)的過程，評估工作完畢之后，會議組織者要根據(jù)評估情況，寫出會議總結(jié)。會議總結(jié)的目的是分析會議組織過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，表彰先進(jìn)，激勵(lì)會務(wù)工作人員以利再戰(zhàn)，為今后能更高質(zhì)量辦會奠定基礎(chǔ)。會議總結(jié)要根據(jù)會議籌備方案和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對照檢查，既要概括通過定量分析反映的問題，又要概括通過進(jìn)行性質(zhì)描述、分析和評價(jià)反映的問題。會議工作總結(jié)是對會議召開的目的、會議的策劃與籌備、會議的組織與宣傳、經(jīng)費(fèi)籌措與使用、會議餐飲與住宿服務(wù)、主持人的表現(xiàn)、會務(wù)工作等作的全面系統(tǒng)的總結(jié)。會議總結(jié)主要內(nèi)容：（1）會議簡介。包括會議名稱、會議召開的地點(diǎn)、主辦單位、參加人員、會議議題、議程安排、召開的背景、會議預(yù)期效果等。（2）會議的召開是否必要，目的是否明確，所提出的各項(xiàng)議案是否解決。（3）會議的策劃與籌備是否科學(xué)合理。（4）會議組織工作和會務(wù)工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤，與會者對會務(wù)工作的滿意程度如何。（5）會議人數(shù)是否控制嚴(yán)格，有無超出預(yù)期規(guī)模。（6）會議的時(shí)間安排和地點(diǎn)選擇是否符合會議實(shí)際要求。（7）會議的組織與宣傳工作是否到位。（8）會務(wù)工作機(jī)構(gòu)設(shè)置是否符合會議需要，會務(wù)工作人員的分工和責(zé)任是否明確。（9）會議經(jīng)費(fèi)的使用是否合理，使用情況如何。（10）會議餐飲與住宿服務(wù)是否讓與會者滿意。（11）會議決議是否得到有效貫徹實(shí)施。（12）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。即本次會議的成功之處以及可以推廣或供他人借鑒的地方。（13）問題分析。參考會議滿意度調(diào)查結(jié)果分析整個(gè)會議過程，歸納出本次會議存在的問題，以及從此次會議中得到的教訓(xùn)、相關(guān)改進(jìn)意見等。會議總結(jié)會議工作總結(jié)的寫法沒有固定格式，可先簡述會議組織實(shí)施過程，再詳細(xì)地總結(jié)為辦好本次會議所采取的行動(dòng)、措施、辦法，以及從本次辦會中獲得的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，最后提出今后辦會的努力方向。擬寫時(shí)要抓住中心和要點(diǎn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對存在的問題要看得清，措施得力，以利于改進(jìn)今后工作。思考與練習(xí)一、會后會務(wù)工作有哪些內(nèi)容，其工作程序怎樣安排？(ppt)二、會場善后工作比較瑣碎，你能否先列出清單，按事項(xiàng)間的聯(lián)系分別去完成？這樣做工作效率是否更高一些？(ppt6)三、會后文書怎樣立卷歸檔，你把這項(xiàng)工作安排在什么時(shí)間完成？(ppt12-14)四、結(jié)合所學(xué)知識，說說會后怎樣做好會議催辦、反饋與落實(shí)工作。(ppt21-39)五、自行設(shè)計(jì)一種調(diào)查問卷，對會務(wù)工作人員的工作情況、服務(wù)態(tài)度和質(zhì)量、儀容儀表等進(jìn)行問卷調(diào)查，然后綜合分析，寫出評估報(bào)告。(ppt21-39)六、題目詳見書p149-150。第八章

會議文書會議通知會議紀(jì)要會議邀請函會議簡報(bào)會務(wù)工作總結(jié)會議請柬會議通知會議通知的含義會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的文書，是會前會議組織者同與會者之間溝通的重要媒介。規(guī)范而準(zhǔn)確地?cái)M寫會議通知，并及時(shí)有效地傳遞會議通知是會前文書工作的重要環(huán)節(jié)，是保障會議順利召開的前提和基礎(chǔ)。這一過程，包含兩部分工作：一是會議召開之前，首先要規(guī)范、準(zhǔn)確地?cái)M寫好會議通知，把會議召開的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息詳盡、準(zhǔn)確地告訴給與會者，讓與會者明白為什么開會、開什么會議管理會、什么時(shí)間在哪兒開會，以便與會者作出是否參會的決定，或做好參會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備。二是考慮以什么時(shí)間以什么方式發(fā)送這份會議通知，并確保發(fā)送到與會者手中，不延誤時(shí)間。會議通知擬寫會議通知的基本內(nèi)容包括：稱謂、會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、出席人員范圍、會議議程、主辦與承辦單位、注意事項(xiàng)、發(fā)文單位署名、日期等。會議通知擬寫（一）公文式會議通知公文式會議通知通常作為召集大型、重要的會議或活動(dòng)的通知。這類通知內(nèi)容詳盡、條項(xiàng)清晰，格式嚴(yán)格規(guī)范，發(fā)送須按正式文件傳遞渠道和行文程序進(jìn)行。公文式會議通知的結(jié)構(gòu)要素與要求如下。版頭公文式會議通知的版頭同公文版頭相同，一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、分隔線組成。主體公文式會議通知的主體包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時(shí)間和印章組成。會議通知擬寫（一）公文式會議通知（１）標(biāo)題。一般由會議主辦者、會議事由和“通知”組成，按公文標(biāo)題的寫作和要求擬寫。（２）主送機(jī)關(guān)。即是會議通知的受文單位。要求主送機(jī)關(guān)使用單位全稱和規(guī)范簡稱。（３）正文。正文是會議通知的主要內(nèi)容，一般分為三個(gè)部分：一是開頭。主要交代開會的目的、意義等。二是主體。內(nèi)容包括會議主題、議題、會議召開的時(shí)間與地點(diǎn)、報(bào)道時(shí)間與地點(diǎn)、參會的條件與要求、食宿與交通等有關(guān)情況。三是結(jié)尾。通常以“特此通知”結(jié)尾。（４）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時(shí)間和印章。通知正文完成后，主辦單位要署名蓋章。署名時(shí)要求發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱用全稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，一般所有會議主辦單位都要蓋章，如有特殊情況需要由會議承辦單位代蓋章時(shí)，應(yīng)當(dāng)在會議通知中說明。最后注明時(shí)間，公文式會議通知的時(shí)間應(yīng)當(dāng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。主體會議通知擬寫（二）書信式會議通知書信式會議通知即以書信格式、要求擬寫的會議通知。結(jié)構(gòu)要素與要求如下：（１）信頭。書信式會議通知使用便函式格式，可直接用單位的信箋紙制作，信頭標(biāo)有紅色醒目的單位名稱。（２）標(biāo)題。一般由會議名稱加會議通知組成。（３）稱謂。書信式會議通知的受文單位如果是單位，就寫明單位名稱；如果是個(gè)人的，應(yīng)寫明個(gè)人姓名，并冠以“尊敬的×××先生”“尊敬的×××女士”“尊敬的××理事”等。也可冠以統(tǒng)稱，如“各位會員”、“集團(tuán)公司下屬各單位”等。（４）正文。正文的內(nèi)容主要有：開會的目的和意義、會議主題、會議議題、會議召開的時(shí)間與地點(diǎn)、報(bào)到時(shí)間與地點(diǎn)、食宿與交通等有關(guān)情況。通常以“特此通知”結(jié)尾。（５）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署名要求發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱用全稱，聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般所有主辦單位要蓋章，也可由會議承辦單位代蓋章。（６）成文時(shí)間。注明發(fā)文的年月日。（７）尾部。如有需要，可在通知尾部注明聯(lián)系人與聯(lián)系方式、交通線路和回執(zhí)。會議通知擬寫（三）備忘錄式會議通知備忘錄式會議通知通常用作單位內(nèi)部召開事務(wù)性會議以及例會時(shí)使用。備忘錄式會議通知內(nèi)容簡單，格式單一，結(jié)構(gòu)要素包括：標(biāo)題、稱謂和正文。備忘錄式會議通知一般以“會議通知”直接作標(biāo)題，稱謂直接寫受文單位或人員名稱，正文部分交代清楚會議名稱、哪些人參會、開會的時(shí)間和地點(diǎn)即可。會議通知擬寫（四）公告式會議通知公告式會議通知是指與會者不確定或與會者較分散的會議常使用的通知形式。這種會議通知一般刊登在相關(guān)的報(bào)刊上或固定的網(wǎng)站上，以便使更大范圍的公眾知曉，具有廣而告之的作用，比如一些股份制公司召開的股東大會、行業(yè)協(xié)會舉辦的論壇等。公告式會議通知的結(jié)構(gòu)要素除不需主送機(jī)關(guān)或稱謂外，其他與信函式會議通知相同。會議通知的傳遞傳遞02書面?zhèn)鬟f01口頭傳遞會議通知發(fā)出的時(shí)間不能太早，也不能太晚。太早，參會者較難做出參會安排，容易被擱置而錯(cuò)過開會時(shí)間；太晚，則讓參會者準(zhǔn)備不足，或倉促赴會，或不得已取消參會的決定。一般而言，小型會議的正式會議通知應(yīng)在會前一周到兩周時(shí)間發(fā)出；大中型會議有時(shí)需要發(fā)兩次通知，一次預(yù)通知，一次正式通知，預(yù)通知有些提前半年就發(fā)出了，正式會議通知?jiǎng)t應(yīng)在會前四周到六周前后發(fā)出。（一）會議通知的傳遞方式（二）會議通知傳遞的時(shí)間會議通知的傳遞（１）要做好傳遞記錄。為了避免漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。發(fā)送會議通知時(shí)，一定要做好發(fā)送記錄，并認(rèn)真檢查收信人姓名、地址等信息，逐一核對，以防出錯(cuò)。（２）重要會議通知發(fā)出后，一定要通過電話、電子郵件等形式，逐一落實(shí)參會情況。（３）中大型會議須發(fā)會議預(yù)通知與會議正式通知兩種。會議預(yù)通知預(yù)告會議的大致情況，以便與會者提前做準(zhǔn)備，安排自己的工作和時(shí)間。正式會議通知?jiǎng)t詳細(xì)具體通知會議的有關(guān)事項(xiàng)。（三）會議通知傳遞的注意事項(xiàng)（４）要通過收取回執(zhí)、電話落實(shí)、電子郵件跟蹤等多種途徑和方式獲取與會人員的赴會信息，以確保會議通知及時(shí)有效地發(fā)送到與會者手中。會議請柬一、會議請柬的含義會議請柬是為邀請有關(guān)團(tuán)體或個(gè)人參加會議而制發(fā)的一種禮儀文書。通過制發(fā)請柬，一方面表示對受邀方的尊重，另一方面也顯示出活動(dòng)主辦者對活動(dòng)的重視程度。隨著現(xiàn)代社會交際活動(dòng)的日益多樣化，請柬的類型、樣式和功能也越來越多樣。有的請柬附帶入場券，有的請柬本身就具有入場券或入會憑證的作用。二、會議請柬的結(jié)構(gòu)與寫法封面會議請柬的封面可直接寫“請柬”或“請?zhí)?。必要時(shí)，還可在“請柬”前注明會議名稱。請柬的封面要特別注重美觀，文字多用彩色的藝術(shù)字，并配以相應(yīng)的圖案。有些請柬是為本次會議專門設(shè)計(jì)的，封面印有會議的會徽或相關(guān)圖案，非常講究藝術(shù)性。封面封里封里封里部分由稱謂、正文、結(jié)尾、落款、附言幾部分組成。1.稱謂封里部分的第一項(xiàng)內(nèi)容就是稱謂。可頂格寫受邀方的單位名稱或個(gè)人名稱。個(gè)人名稱后要配以職務(wù)、職稱。2.正文正文部分主要交代活動(dòng)的內(nèi)容、具體時(shí)間和地點(diǎn)。一般以“茲定于”、“謹(jǐn)定于”開頭。3.結(jié)尾正文后，緊接著以“敬請屆時(shí)參加”、“請屆時(shí)光臨”、“恭候光臨”作為結(jié)語。文尾還要寫上“此致”、“敬禮”等祝頌詞。4.落款結(jié)尾后，在右下方寫明邀請單位的名稱并加蓋公章，或簽署會議名稱，或簽署個(gè)人名稱。另起一行注明請柬發(fā)出的日期。5.附言有些會議除了上述主要內(nèi)容之外，還有一些其他信息需要傳遞，就需要增加“附言”。比如，一些會議在發(fā)出請柬之后需要對方確認(rèn)是否可參加會議，則需要在附言中注明。會議邀請函一、會議邀請函的概念會議邀請函是邀請對方前來參加會議或聘請對方擔(dān)任會議的某項(xiàng)職務(wù)或需要對方在會上完成某項(xiàng)工作時(shí)發(fā)出的會議文書。會議邀請函一般都有確定的邀請對象，但也有一些會議邀請書以招商為目的或是邀約范圍很廣而采用以媒體廣為發(fā)布的形式來傳遞信息，這樣的邀請函一般沒有確定的邀請對象。會議邀請函與會議請柬一樣，其主要功能都是一方邀請另一方參加會議。但兩者相比，又有不同。請柬的表述要求簡潔明了，一般只要把受邀人、會議的內(nèi)容、具體時(shí)間和地點(diǎn)等要素寫清楚即可，起鄭重邀約的作用；而邀請函的內(nèi)容除了主體信息之外，還有向被邀請者交代邀請他（她）所做的相關(guān)事宜的內(nèi)容。二、會議邀請函的格式和寫法0103050204標(biāo)題落款正文稱謂結(jié)尾三、寫作會議邀請函應(yīng)注意的問題會議邀請函是發(fā)給受邀方的禮儀性文書，為了表示邀請單位對受邀請方的重視，在文章用語方面一定要注意禮貌、得體，以表現(xiàn)邀請單位的誠意。有些發(fā)給特別邀請對象的邀請書，還應(yīng)在正文開頭解釋不能親自面邀的原因，以免引起不必要的誤會。禮貌注意時(shí)機(jī)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確會議邀請函的內(nèi)容涉及會議的主題、地點(diǎn)和具體時(shí)間等，應(yīng)該表述清楚，不得有誤；報(bào)到地點(diǎn)、時(shí)間、具體行程安排等，也應(yīng)一一列清。因?yàn)檠埡鞘苎诉M(jìn)行必要準(zhǔn)備的依據(jù)，所以各種事宜一定要準(zhǔn)確表述清楚，以便邀請對象做到有備而來，也使會議主辦方減少意想不到的麻煩。會議邀請函應(yīng)盡量早一點(diǎn)發(fā)出，使受邀方盡早知道相關(guān)的安排，以便其提前作統(tǒng)籌安排，使之不會因?yàn)閬聿患皽?zhǔn)備或時(shí)間安排有沖突而無法參加會議。會議紀(jì)要一、會議紀(jì)要的含義與特點(diǎn)特點(diǎn)會議紀(jì)要是簡明扼要地記載和傳達(dá)會議主要精神、會議事項(xiàng)和決定的文書。會議紀(jì)要中的“紀(jì)”是綜合整理、概括提煉的意思；“要”是要點(diǎn)的意思。就是說，會議紀(jì)要是綜合整理和概括提煉會議要點(diǎn)的文書。紀(jì)實(shí)性會議紀(jì)要是會務(wù)工作人員根據(jù)會議宗旨，在會議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析、概括、提煉形成的。必須如實(shí)反映會議情況，忠實(shí)會議的內(nèi)容。紀(jì)實(shí)性是撰寫會議紀(jì)要的基本原則。提要性會議紀(jì)要是對會議記錄、會議相關(guān)文件以及會議簡報(bào)進(jìn)行綜合整理和概括提煉形成的要點(diǎn)，具有鮮明的提要性。邏輯性會議紀(jì)要要點(diǎn)的提煉和編排要合乎邏輯，重點(diǎn)突出，條理清晰，還要有整體感。格式的獨(dú)特性會議紀(jì)要有規(guī)定的版式，雖被列入公文文種之列，但版式不同于任何一種公文，主要表現(xiàn)在：會議紀(jì)要的行文方向多向，不受任何行文方向限制；文體格式獨(dú)具，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由“會議名稱＋會議紀(jì)要”組成，不同于任何一種公文格式。表述主體的獨(dú)特性由于會議反映的是與會人員的集體意志，常以“會議”作為表述主體，比如“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議希望”等，這對反映與會人員的集體意志起到很好的概括作用。二、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別會議紀(jì)要突出了會議成果，概括了會議主要精神。會議紀(jì)要記載會議的全部情況和全面精神，議而不決的事項(xiàng)、與會議主要精神關(guān)系不大的討論發(fā)言以及會議的詳細(xì)過程等，均不作為會議紀(jì)要的內(nèi)容。會議記錄則不同，它必須盡可能地記錄會議所有情況和全部議題、議程，不能錯(cuò)記、漏記會議的任何情況。會議紀(jì)要是法定公文，會議記錄則是會議的原始材料；會議紀(jì)要一般要行文或在報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)發(fā)表，而會議記錄一般是不公開的內(nèi)部資料。會議紀(jì)要雖然是在會議記錄和其他會議材料基礎(chǔ)上綜合而成的，但執(zhí)筆人要寫好會議紀(jì)要，還應(yīng)做到：了解領(lǐng)導(dǎo)召開會議的意圖、會議的宗旨、要解決的主要問題以及會議的議定事項(xiàng)和未議定事項(xiàng)等。要熟悉會議的全過程，認(rèn)真閱讀、分析材料，經(jīng)過思考、歸納，提煉出要寫的主要精神和主要內(nèi)容，然后按照輕重、主次、點(diǎn)面的順序開始寫作。只有如此，才能寫出好的會議紀(jì)要。會議記錄則沒有太多要求。會議紀(jì)要內(nèi)容具有選擇性，結(jié)構(gòu)具有完整性、邏輯性和條理性，語言要準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)、莊重、得體；而會議記錄則沒有這些講究，只要記清楚記全面即可。三、會議紀(jì)要擬寫123會議紀(jì)要的標(biāo)題一般由會議名稱和文種組成。（一）標(biāo)題前言通常采用概述的方式簡明扼要地介紹會議的基本情況，包括召開會議的時(shí)間、地點(diǎn)、召集單位、會議名稱、主持人、參加會議的單位和人員、人數(shù)、會議主要議題、成果收獲等，然后用過渡句引出下文。主體主體是會議紀(jì)要的核心部分。一般按主次排列內(nèi)容，內(nèi)容包括會議的主要精神、議定事項(xiàng)、會議達(dá)成的共識、主要觀點(diǎn)和爭論情況以及會后對貫徹落實(shí)會議精神的要求等。（二）正文結(jié)尾會議紀(jì)要的結(jié)尾通常是強(qiáng)調(diào)會議召開的意義，號召或希望大家認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神。4主體是會議紀(jì)要的核心部分，其結(jié)構(gòu)有三種：1.摘要法。就是按照會上發(fā)言的順序，摘錄主要發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和內(nèi)容。引述發(fā)言時(shí)，要具體寫出發(fā)言人的姓名、職位和單位，以反映會議的真實(shí)性。這類主體寫法適用于座談會、學(xué)術(shù)研討會等會議。2.分項(xiàng)法。就是將會議主要內(nèi)容分項(xiàng)撰寫，以體現(xiàn)會議內(nèi)容的層次感和條理性。這類主體寫法使文章層次分明，要點(diǎn)突出，同時(shí)也充分體現(xiàn)會議紀(jì)要反映與會者集體意志的特點(diǎn)。這種寫法適用于辦公會紀(jì)要、常務(wù)會議紀(jì)要、董事會紀(jì)要等。3.歸納法。就是將會議上研究討論的內(nèi)容運(yùn)用歸納法，分條列項(xiàng)或以小標(biāo)題把歸納的問題分成若干部分，綜合反映會議內(nèi)容的主體寫法。這種寫法適合規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會議，需要寫作者具有較強(qiáng)的綜合能力。三、會議紀(jì)要擬寫123（三）標(biāo)注會議出席、請假和列席人員名單（四）署名、成文時(shí)間與印章4會議簡報(bào)一、會議簡報(bào)的含義會議簡報(bào)是反映會議有關(guān)重要內(nèi)容、籌備和進(jìn)展情況及與會者意見和建議的一種簡短的、有一定新聞性質(zhì)的會議文書。會議簡報(bào)作為迅速反映會議動(dòng)態(tài)的信息載體，也是會議主辦方了解會議情況、掌握會議動(dòng)態(tài)的重要渠道。會議簡報(bào)可以使用多種名稱。會議簡報(bào)分為綜合簡報(bào)和進(jìn)程簡報(bào)兩種。綜合簡報(bào)是在會議后期發(fā)送，整個(gè)會議編一期的簡報(bào)。進(jìn)程簡報(bào)是編發(fā)多期簡報(bào)。一般重大的、時(shí)間較長的會議都編發(fā)進(jìn)程簡報(bào)，即每個(gè)會議小階段編發(fā)一期，有時(shí)天天編發(fā)，以供與會者閱讀、互通情報(bào)、交流思想和經(jīng)驗(yàn)，把會開好。二、會議簡報(bào)的特點(diǎn)123會議簡報(bào)的新聞性體現(xiàn)在真、新、快、簡四個(gè)方面。“真”是內(nèi)容真實(shí)?！靶隆敝竷?nèi)容的新鮮感。“快”是報(bào)道的迅速及時(shí)。“簡”是短小精悍。新聞性會議簡報(bào)一期可以只有一篇報(bào)道，但更多情況下，一期簡報(bào)要將若干篇報(bào)道集結(jié)在一起發(fā)表，形成集束式結(jié)構(gòu)。這樣結(jié)構(gòu)的好處是有點(diǎn)有面、相輔相成，加大信息量，避免內(nèi)容單薄。集束性規(guī)范性會議簡報(bào)要按照簡報(bào)的規(guī)范格式編寫，要由報(bào)頭、目錄、編者按、報(bào)道正文、報(bào)尾等部分組成，不能標(biāo)新立異。三、會議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123會議簡報(bào)的報(bào)頭類似公文的“紅頭”，一般也是套紅印刷，但又有一些不同。首頁間隔橫線以上稱為報(bào)頭，由簡報(bào)名稱、期數(shù)、編發(fā)單位、日期、保密提示等項(xiàng)目組成。簡報(bào)名稱用大號字套紅印刷。期數(shù)位于簡報(bào)名稱下方正中，加括號。編發(fā)單位一般是“××大會秘書處”或“××?xí)h組委會”，位于期數(shù)下面、間隔橫線上方左側(cè)。日期位于編發(fā)機(jī)關(guān)右側(cè)。如屬保密會議，需要保密，則在首頁報(bào)頭左上角標(biāo)明密級或“內(nèi)部刊物”字樣。確有必要，還可在首頁報(bào)頭右上角印上份號。間隔橫線一般為紅色。1.報(bào)頭三、會議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123報(bào)頭以下、報(bào)尾以上部分都屬于報(bào)體。報(bào)體包括：目錄集束式的簡報(bào)需要編排目錄。由于會議簡報(bào)內(nèi)容單純，容易查找，目錄一般不需要標(biāo)序碼和頁碼，只需將編者按、各篇標(biāo)題排列出來即可，為避免混淆，可在每項(xiàng)前加星號標(biāo)志。標(biāo)題簡報(bào)的標(biāo)題跟新聞的標(biāo)題類似，可分為單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種類型。單標(biāo)題是將報(bào)道的核心事實(shí)或主要意義概括為一句話作為標(biāo)題。雙標(biāo)題是主標(biāo)題加副標(biāo)題。主標(biāo)題概括會議主題，副標(biāo)題具體說明什么單位舉辦的什么會議。2.報(bào)體三、會議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123報(bào)頭以下、報(bào)尾以上部分都屬于報(bào)體。報(bào)體包括：導(dǎo)語或編者按報(bào)道式會議簡報(bào)的導(dǎo)語，是以簡短的文字，準(zhǔn)確概括簡報(bào)內(nèi)容，說明報(bào)道的宗旨，引導(dǎo)讀者閱讀全文。導(dǎo)語寫作總的要求是“開門見山”，一開始就切入基本事實(shí)或核心問題，給人明確的印象。2.報(bào)體導(dǎo)語可根據(jù)主題需要，采用敘述式、描寫式、提問式、結(jié)論式的寫法。（1）敘述式。是用概括敘述的方法介紹簡報(bào)的主要內(nèi)容。（2）描寫式。是把簡報(bào)里的主要事實(shí)或某個(gè)有意義的側(cè)面加以形象的描寫，以引起讀者的閱讀興趣。（3）提問式。是把簡報(bào)反映的主要問題用設(shè)問的形式提出來，以引起讀者的思考。（4）結(jié)論式。是先將結(jié)論用一兩句話點(diǎn)出來，然后主體部分再作必要的解釋和說明。轉(zhuǎn)發(fā)式會議簡報(bào)的導(dǎo)語一般就是編者按。是介紹簡報(bào)信息來源、本期重點(diǎn)稿件的意義和價(jià)值、征稿通知、征求意見等表明辦報(bào)單位主張和意圖的文字。編者按不可過長，短則三五行，長則半頁。一般有三種寫法：說明性按語、提示性按語、批示性按語。三、會議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123報(bào)頭以下、報(bào)尾以上部分都屬于報(bào)體。報(bào)體包括：主體主體是簡報(bào)的主要部分，可以只有一篇報(bào)道，也可以有多篇報(bào)道。其任務(wù)是用典型的、富有說服力的材料把導(dǎo)語的內(nèi)容具體化，用材料說明觀