非營利組織物資采購管理制度流程一、制定目的及范圍本制度旨在規(guī)范非營利組織的物資采購流程，提高采購效率，合理控制采購成本，確保采購活動的透明、公正與合規(guī)。制度適用于所有項(xiàng)目和運(yùn)營所需的物資采購，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、材料及服務(wù)的采購。二、采購原則采購工作應(yīng)遵循以下原則，以確保采購過程的高效性和合規(guī)性。1.公正、公平、公開，確保所有供應(yīng)商在相同條件下參與競爭。2.采購物資應(yīng)優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人應(yīng)保持獨(dú)立。4.所有采購行為應(yīng)遵循預(yù)算控制原則，超出預(yù)算需經(jīng)相關(guān)審批。三、采購流程1.采購需求確認(rèn)在采購開始之前，各部門需對采購需求進(jìn)行充分確認(rèn)。1.1各部門需定期評估物資庫存情況，明確采購需求并填寫《采購申請表》。1.2采購申請表需明確物資名稱、數(shù)量、規(guī)格及預(yù)算金額，并附上相關(guān)說明。2.采購審批采購申請經(jīng)過初步確認(rèn)后，需進(jìn)行審批。2.1由部門負(fù)責(zé)人審核《采購申請表》，確保申請合理并符合預(yù)算。2.2經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購管理部門進(jìn)行復(fù)核與備案。3.市場調(diào)研與詢價經(jīng)過審批的采購需求將進(jìn)入市場調(diào)研階段。3.1采購管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)研，收集至少三家符合要求的供應(yīng)商報價。3.2所有供應(yīng)商的報價需詳細(xì)記錄，并附上供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件。4.價格評估與核價在收集報價后，進(jìn)行價格評估。4.1采購管理部門需對比歷史價格與市場行情，確保報價合理。4.2根據(jù)評估結(jié)果，選擇性價比最高的供應(yīng)商，并記錄核價結(jié)果。5.最終審批與采購決策經(jīng)過價格評估后，需進(jìn)行最終審批。5.1將最終選擇的供應(yīng)商及報價情況匯總，形成《采購決策報告》。5.2報告需提交至組織負(fù)責(zé)人審核，獲得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購。6.采購執(zhí)行審批通過后，進(jìn)入采購實(shí)施階段。6.1采購人負(fù)責(zé)向批準(zhǔn)的供應(yīng)商下單，并確認(rèn)交貨時間及方式。6.2物資到達(dá)時，采購人需組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物資數(shù)量及質(zhì)量符合要求。7.入庫與記錄驗(yàn)收合格的物資需及時入庫并記錄。7.1相關(guān)人員需填寫《入庫單》，并將其存檔，確保采購記錄的完整性。7.2所有采購單據(jù)（如發(fā)票、收據(jù)）需進(jìn)行整理，備齊后交財務(wù)部門審核。8.報銷與財務(wù)處理完成采購后，及時進(jìn)行財務(wù)報銷。8.1采購人需在物資到達(dá)一個月內(nèi)提交報銷申請，逾期將不予受理。8.2財務(wù)部門審核后，依據(jù)相關(guān)憑證進(jìn)行報銷處理。9.采購檔案管理所有采購活動結(jié)束后，需建立詳細(xì)的檔案管理。9.1采購人需將《采購申請表》、《采購決策報告》、《入庫單》及發(fā)票等文件復(fù)印兩份，一份交財務(wù)部門存檔，另一份由采購部門保存。9.2定期對采購檔案進(jìn)行審核與整理，確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。四、特殊采購流程在特定情況下，采購流程可能有所調(diào)整。1.應(yīng)急采購：針對突發(fā)事件，需迅速采購物資。應(yīng)急采購可由應(yīng)急小組直接決定，無需經(jīng)過常規(guī)詢價流程。采購后需及時向組織負(fù)責(zé)人報告情況，并補(bǔ)充相關(guān)材料。2.集中采購：涉及多個部門共同需求的物資，需集中采購。各部門需在規(guī)定時間內(nèi)提交《集中采購申請》，由采購管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。通過集中采購，能夠提高議價能力，降低采購成本。3.年度采購：對于有計(jì)劃的物資采購，需提前制定年度采購預(yù)算。各部門需在年度初提交預(yù)算申請，包含年度內(nèi)的物資需求計(jì)劃。采購管理部門需根據(jù)預(yù)算安排，定期進(jìn)行集中采購。五、采購紀(jì)律與監(jiān)督機(jī)制建立采購紀(jì)律與監(jiān)督機(jī)制，以保證采購過程的公正性與合規(guī)性。1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購流程，任何環(huán)節(jié)不得隨意更改。2.采購人員不得接受供應(yīng)商的饋贈或回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。3.組織應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審查，確保流程執(zhí)行情況符合規(guī)定。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制在實(shí)施過程中，需建立反饋與改進(jìn)機(jī)制。1.通過定期召開采購工作會議，收集各部門對采購流程的意見與建議。2.采購管理部門需定期評估采購流程的有效性，及時進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。3