辦公室日常行政管理制度及規(guī)章條例一、辦公環(huán)境管理1.1辦公區(qū)域整潔辦公區(qū)域的整潔是保持良好工作氛圍的基礎(chǔ)。員工應(yīng)每天定期清理自己的辦公桌面，保持桌面整潔，物品擺放整齊。公共區(qū)域如走廊、茶水間等也需要定期打掃，不得隨意丟棄垃圾。每周進(jìn)行一次全面的清潔工作，包括擦拭辦公家具、地板等，保證辦公環(huán)境的干凈衛(wèi)生。同時(shí)要注意保持辦公區(qū)域的通風(fēng)良好，定期開窗換氣，避免異味和細(xì)菌滋生。1.2辦公設(shè)備維護(hù)辦公設(shè)備的正常運(yùn)行對于工作的順利進(jìn)行。員工應(yīng)了解所使用設(shè)備的基本操作和維護(hù)方法，定期對設(shè)備進(jìn)行清潔和保養(yǎng)。如電腦應(yīng)定期清理灰塵，打印機(jī)應(yīng)及時(shí)更換墨盒和硒鼓等。對于出現(xiàn)故障的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給行政部門，由專業(yè)人員進(jìn)行維修和保養(yǎng)，不得私自拆卸或修理。同時(shí)要注意節(jié)約用電，下班時(shí)及時(shí)關(guān)閉辦公設(shè)備和電源，以降低能源消耗。1.3綠植養(yǎng)護(hù)綠植不僅可以美化辦公環(huán)境，還能凈化空氣，緩解員工的工作壓力。行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)綠植的采購和養(yǎng)護(hù)工作，定期澆水、施肥、修剪等，保證綠植的健康生長。員工也應(yīng)愛護(hù)綠植，不得隨意摘取或損壞綠植。對于長期無人照顧的綠植，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，以保證辦公環(huán)境的美觀和舒適。1.4辦公區(qū)域標(biāo)識管理為了方便員工的工作和管理，辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置清晰的標(biāo)識。如門牌標(biāo)識、功能區(qū)域標(biāo)識、安全警示標(biāo)識等。門牌標(biāo)識應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明各個(gè)辦公室的名稱和人員信息，功能區(qū)域標(biāo)識應(yīng)明確劃分不同的工作區(qū)域，如會(huì)議室、休息區(qū)等。安全警示標(biāo)識應(yīng)放置在容易被注意到的地方，如樓梯口、電閘旁等，提醒員工注意安全。標(biāo)識的設(shè)置應(yīng)符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不得隨意更改或拆除。二、辦公用品管理2.1辦公用品采購辦公用品的采購應(yīng)根據(jù)工作需要和預(yù)算進(jìn)行合理安排。行政部門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)辦公用品的使用情況，制定采購計(jì)劃，經(jīng)審批后進(jìn)行采購。采購時(shí)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，保證辦公用品的質(zhì)量和性價(jià)比。同時(shí)要注意控制采購成本，避免不必要的浪費(fèi)。對于一些常用的辦公用品，如打印紙、筆等，可以建立長期合作的供應(yīng)商，以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)。2.2辦公用品領(lǐng)用員工需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部門領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)應(yīng)核對辦公用品的數(shù)量和規(guī)格，保證無誤后簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用登記制度，詳細(xì)記錄辦公用品的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用數(shù)量等。對于一些特殊的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行審批和領(lǐng)用，不得隨意領(lǐng)用。2.3辦公用品保管辦公用品的保管應(yīng)做到專人負(fù)責(zé)、分類存放、安全可靠。行政部門應(yīng)設(shè)立辦公用品倉庫，對辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一管理。倉庫內(nèi)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，避免辦公用品受潮、變質(zhì)或損壞。對于一些貴重的辦公用品，如筆記本電腦、投影儀等，應(yīng)采取專門的保管措施，如專人保管、上鎖等。員工在使用辦公用品時(shí)，應(yīng)注意保管好自己的辦公用品，不得隨意放置或丟失。2.4辦公用品報(bào)廢對于已經(jīng)損壞或無法使用的辦公用品，員工應(yīng)及時(shí)報(bào)告給行政部門，由行政部門進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢時(shí)應(yīng)填寫辦公用品報(bào)廢申請表，經(jīng)審批后進(jìn)行處理。報(bào)廢的辦公用品應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如回收利用、銷毀等，不得隨意丟棄。同時(shí)行政部門應(yīng)定期對辦公用品的庫存進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，及時(shí)處理過期或無用的辦公用品，以提高辦公用品的利用率。三、會(huì)議管理3.1會(huì)議組織會(huì)議的組織是保證會(huì)議順利進(jìn)行的關(guān)鍵。行政部門應(yīng)提前做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，保證他們有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備和參加會(huì)議。會(huì)議現(xiàn)場應(yīng)做好布置工作，如擺放桌椅、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。會(huì)議主持人應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議的主持和協(xié)調(diào)工作，保證會(huì)議按照議程進(jìn)行，參會(huì)人員能夠充分發(fā)表意見和建議。3.2會(huì)議記錄會(huì)議記錄是會(huì)議的重要文件，應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、決議和下一步工作計(jì)劃等。會(huì)議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和會(huì)議理解能力。會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理和歸檔，以便后續(xù)查閱和參考。對于一些重要的會(huì)議，如公司年度會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議等，應(yīng)制作會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)后分發(fā)到相關(guān)部門和人員。3.3會(huì)議決議執(zhí)行會(huì)議決議是會(huì)議的重要成果，應(yīng)及時(shí)落實(shí)和執(zhí)行。行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議決議的跟蹤和督促工作，保證決議能夠得到有效執(zhí)行。對于一些需要多個(gè)部門協(xié)作完成的決議，行政部門應(yīng)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，明確各自的職責(zé)和任務(wù)，保證決議能夠按時(shí)完成。同時(shí)要定期對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)覺問題并采取措施加以解決。四、文件管理4.1文件收發(fā)文件的收發(fā)是文件管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的規(guī)定進(jìn)行操作。文件的收發(fā)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，接收文件時(shí)應(yīng)核對文件的數(shù)量、規(guī)格和內(nèi)容，保證無誤后簽字確認(rèn)。發(fā)送文件時(shí)應(yīng)填寫文件發(fā)送登記表，注明文件的發(fā)送對象、發(fā)送時(shí)間、文件內(nèi)容等。對于一些重要的文件，如合同、協(xié)議等，應(yīng)采用掛號信、快遞等方式發(fā)送，保證文件的安全和及時(shí)送達(dá)。4.2文件歸檔文件的歸檔是文件管理的基礎(chǔ)工作，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行分類和歸檔。文件的歸檔應(yīng)按照時(shí)間順序、文號順序等進(jìn)行排列，便于查找和使用。對于一些重要的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、法律文件等，應(yīng)單獨(dú)歸檔，并建立專門的檔案目錄，以便管理和查閱。文件的歸檔應(yīng)定期進(jìn)行清理和整理，刪除一些無用的文件，以減少檔案的存儲(chǔ)空間。4.3文件借閱員工需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部門借閱。借閱時(shí)應(yīng)核對文件的數(shù)量和內(nèi)容，保證無誤后簽字確認(rèn)。借閱文件的期限應(yīng)根據(jù)文件的重要性和使用情況進(jìn)行合理安排，一般不得超過一個(gè)月。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得私自復(fù)印、涂改或損壞文件。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行賠償。五、考勤管理5.1考勤制度考勤制度是公司管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。員工應(yīng)按照公司的規(guī)定按時(shí)上下班，不得遲到、早退或曠工。如有特殊情況需要請假或加班，應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理請假或加班手續(xù)?？记谟涗洃?yīng)每天進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，作為員工績效考核的重要依據(jù)。5.2請假流程員工需要請假時(shí)，應(yīng)提前填寫請假申請表，注明請假的時(shí)間、原因、請假類型等。請假申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交行政部門備案。請假期間的工作安排應(yīng)提前與部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，保證工作的正常進(jìn)行。請假結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)辦理銷假手續(xù)，將請假申請表交回行政部門。5.3加班管理員工需要加班時(shí)，應(yīng)提前填寫加班申請表，注明加班的時(shí)間、原因、加班類型等。加班申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交行政部門備案。加班期間的工作安排應(yīng)提前與部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，保證工作的正常進(jìn)行。加班結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)填寫加班記錄表，注明加班的時(shí)間、工作內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交行政部門審核。行政部門應(yīng)根據(jù)加班記錄表核算加班工資，并按照公司的規(guī)定進(jìn)行發(fā)放。六、人事管理6.1招聘流程招聘是公司人事管理的重要工作，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行操作。招聘流程包括發(fā)布招聘信息、篩選簡歷、面試、錄用等環(huán)節(jié)。招聘信息應(yīng)在公司內(nèi)部和外部進(jìn)行發(fā)布，吸引更多的人才應(yīng)聘。篩選簡歷時(shí)應(yīng)根據(jù)招聘崗位的要求進(jìn)行篩選，選擇符合條件的候選人進(jìn)行面試。面試應(yīng)包括初試和復(fù)試，初試主要考察候選人的基本素質(zhì)和專業(yè)能力，復(fù)試主要考察候選人的綜合素質(zhì)和團(tuán)隊(duì)合作能力。錄用時(shí)應(yīng)與候選人簽訂勞動(dòng)合同，并辦理相關(guān)的入職手續(xù)。6.2員工檔案管理員工檔案是公司人事管理的重要資料，應(yīng)妥善保管。員工檔案應(yīng)包括員工的基本信息、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。員工檔案應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行分類和歸檔，便于查找和使用。員工檔案的保管應(yīng)做到專人負(fù)責(zé)、安全可靠，不得隨意更改或泄露員工檔案的內(nèi)容。6.3績效考核績效考核是公司人事管理的重要手段，應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確地對員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)?？冃Э己藨?yīng)包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面的內(nèi)容，考核結(jié)果應(yīng)作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)懲等的重要依據(jù)?？冃Э己藨?yīng)定期進(jìn)行，一般每年進(jìn)行一次。考核過程中應(yīng)充分聽取員工的意見和建議，保證考核結(jié)果的公正性和客觀性。七、車輛管理7.1車輛使用規(guī)定車輛的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司的規(guī)定進(jìn)行操作。車輛的使用應(yīng)僅限于公司的公務(wù)活動(dòng)，不得用于私人用途。車輛的使用應(yīng)提前申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部門安排車輛。車輛的駕駛員應(yīng)具備相應(yīng)的駕駛資格和經(jīng)驗(yàn)，不得酒后駕車或疲勞駕車。車輛在使用過程中應(yīng)遵守交通規(guī)則，保證行車安全。7.2車輛維修保養(yǎng)車輛的維修保養(yǎng)是保證車輛正常運(yùn)行的重要工作，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行操作。車輛的維修保養(yǎng)應(yīng)定期進(jìn)行，一般每行駛5000公里或每三個(gè)月進(jìn)行一次保養(yǎng)。車輛的維修應(yīng)選擇正規(guī)的汽車維修廠，保證維修質(zhì)量和安全性。車輛的維修保養(yǎng)記錄應(yīng)及時(shí)填寫和歸檔，以便后續(xù)查閱和參考。7.3車輛油耗管理車輛的油耗管理是降低公司運(yùn)營成本的重要措施，應(yīng)嚴(yán)格控制。車輛的油耗應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行核算，每月對車輛的油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。對于油耗異常的車輛，應(yīng)及時(shí)查找原因并采取措施加以解決。同時(shí)要加強(qiáng)對駕駛員的培訓(xùn)和管理，提高駕駛員的節(jié)油意識和技能，降低車輛的油耗。八、安全管理8.1消防安全消防安全是公司安全管理的重要內(nèi)容，應(yīng)高度重視。公司應(yīng)定期進(jìn)行消防安全檢查，及時(shí)發(fā)覺和消除火災(zāi)隱患。消防設(shè)施如滅火器、消防栓等應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其完好有效。員工應(yīng)掌握基本的消防安全知識和技能，如火災(zāi)報(bào)警、滅火器的使用等。在發(fā)生火災(zāi)時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)警并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散和滅火。8.2防盜安全防盜安全是公司安全管理的重要方面，應(yīng)加強(qiáng)防范。公司應(yīng)安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)，加強(qiáng)對辦公