城市地下綜合管廊建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度目的為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書，開工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。工作職責(zé)質(zhì)量部是工程項(xiàng)目檔案資料管理與使用的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案的收集、使用、提交保管。工程部門在施工期間保存：施工圖、變更及工程聯(lián)絡(luò)通知復(fù)印件、預(yù)（決）算復(fù)印件、各項(xiàng)報(bào)批文件副本、合同副本或復(fù)印件、施工規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)、工程定額、施工圖集等；財(cái)務(wù)部保存：項(xiàng)目資金預(yù)（決）算、合同原件；經(jīng)營部保存：會(huì)議紀(jì)要；合同原件、往來信函、預(yù)（決）算復(fù)印件及其它所有文件；重要的文件資料須報(bào)公司備案。部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。檔案保管質(zhì)量部、工程技術(shù)部、安全管理部等部門在接受或自行完成各項(xiàng)文件次日前辦理歸檔交接手續(xù)；工程部門在施工期間保存的文件在工程結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔；各部門接受文件后須立即進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：編號(hào)、文件名、文件出處、正副本份數(shù)、頁數(shù)、送交報(bào)批單位及份數(shù)；文件須設(shè)專人保管，確保文件不丟失、不損壞、不泄露機(jī)密；對(duì)接收的資料必須進(jìn)行檢查，歸檔資料應(yīng)完好無缺，無涂改、涂寫，整齊、有序；文件須存放地應(yīng)安全可靠、通風(fēng)干燥，防霉、防潮、防鼠及蟲害。發(fā)放與借閱工程預(yù)算、召投標(biāo)文件、公司經(jīng)營預(yù)算及預(yù)算等均為一級(jí)保密文件，以上文件須由總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱或復(fù)制。若需復(fù)制，須由保管人執(zhí)行；預(yù)算、施工、驗(yàn)收、檢驗(yàn)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，在施工期間工程技術(shù)人員可以借閱，工程結(jié)束后一周內(nèi)，交還公司保存。所有權(quán)、使用權(quán)證件等除辦理銀行貸款手續(xù)及政府有關(guān)部門查驗(yàn)使用，一律不外借，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可復(fù)制；除以上文件，原件為一份的其它文件，一般不準(zhǔn)借閱，只能查閱。確因工作需要且又不便于復(fù)制或復(fù)制成本較高的，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，限期借閱，最長不超過兩天。所有人員借閱或查閱文件必須按照規(guī)定辦理登記手續(xù)。責(zé)任及處罰保管和借閱人員必須遵守保密制度，必須對(duì)資料的完整、完好負(fù)責(zé)；對(duì)泄露公司機(jī)密者給予撤職、降薪甚至開除處理；丟失或損壞重要文件者，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予警告、記過、撤職、降薪處理，無法彌補(bǔ)的，給予開除處理；不及時(shí)歸檔者，給予警告處理；對(duì)直接責(zé)任者處理的同時(shí)，要追究其主管的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；保管人員未履行職責(zé)發(fā)放或丟失文件須負(fù)全部責(zé)任。施工技術(shù)文件資料開工報(bào)告、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄施工組織設(shè)計(jì)(施工措施)技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核工程定位測(cè)量、放線記錄、復(fù)核記錄原材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢(試)驗(yàn)報(bào)告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測(cè)報(bào)告隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基槽驗(yàn)收記錄施工記錄預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣檢測(cè)資料檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄施工日志、地質(zhì)勘察報(bào)告土壤(素土、灰土)干密度試驗(yàn)報(bào)告（回填土試驗(yàn)報(bào)告）砂漿配合比通知單砂漿(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定混凝土配合比通知單混凝土(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定（同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告匯總及測(cè)溫記錄）商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告鋼筋接頭(焊接)試驗(yàn)報(bào)告，焊條（劑）合格證防水試驗(yàn)記錄建筑物沉降觀測(cè)記錄結(jié)構(gòu)吊裝記錄現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄工程質(zhì)量事故處理記錄碾壓（試）驗(yàn)報(bào)告回填試驗(yàn)記錄基礎(chǔ)承載了試驗(yàn)記錄進(jìn)場(chǎng)電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告）設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測(cè)試記錄暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查記錄單位(子單位)工程觀感抽查記錄竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告竣工驗(yàn)收證書竣工圖文件主要記錄和反映工程開工