企業(yè)項(xiàng)目管理專題講座了解項(xiàng)目項(xiàng)目的計(jì)劃項(xiàng)目的執(zhí)行項(xiàng)目的監(jiān)督大綱Agenda提出自己的看法或意見(jiàn)，在這堂課里應(yīng)該是完全公開(kāi)的

keepanopenmindandsayyourownopinion參與者不應(yīng)將別人的發(fā)言帶出室外，以引起不必要的負(fù)面影響

don`tbeintimidatedamdyoushouldbeexempted尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見(jiàn)”

respectother`sopinionespecially“secondopinion”鼓勵(lì)參與討論及意見(jiàn)分享：他山之石，可以攻錯(cuò)

encouragegroup`sparticipationtosharethoughtandideas讓我們以開(kāi)闊的胸襟來(lái)面對(duì)問(wèn)題及提出看法

behonestwithyourquestionsandcomments講師的期許及要求GroundRules1.項(xiàng)目的計(jì)劃2.項(xiàng)目的執(zhí)行3.項(xiàng)目的監(jiān)督完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意1.項(xiàng)目的計(jì)劃2.項(xiàng)目的執(zhí)行3.項(xiàng)目的監(jiān)督1.1定義愿景1.2訂出目標(biāo)1.3評(píng)估限制1.4列出工作1.5敲定資源1.6工作排序1.7確定進(jìn)度1.8未雨綢繆完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意1.1.定義愿景definethevision1.項(xiàng)目的計(jì)劃1.1.2.檢驗(yàn)思考examinetheidea

有野心是好的，但必須切乎實(shí)際項(xiàng)目愿景要寫(xiě)得精確，不可模糊不清同伴們能認(rèn)同這個(gè)項(xiàng)目愿景嗎？檢驗(yàn)這個(gè)項(xiàng)目愿景是否值得要投入的成本

1.1.1.定義欲見(jiàn)的變化definedesirablechange

發(fā)掘出作改變的需要與重要的相關(guān)贊助人（sponsor）及團(tuán)隊(duì)成員商討定義項(xiàng)目所希望（ideally）達(dá)成的改變?cè)u(píng)估項(xiàng)目愿景的可行性寫(xiě)出可行的項(xiàng)目愿景（visionstatement）1.項(xiàng)目的計(jì)劃1.3評(píng)估限制（assessconstraints）1.3.2檢驗(yàn)資源的限制（examineresourcelimitations）認(rèn)清哪些資源是必需的，它們的成本以及我是否能付得起確定是否有法律、安全、環(huán)保等外在的限制考慮是否外包（outsource）比較劃算1.3.3.善用現(xiàn)有的管道（useexistingprocess）調(diào)查一下是否別人有作過(guò)類似的案例（case）調(diào)查一下是否別的部門(mén)有正在使用或采購(gòu)類似的資源盡量不要從零開(kāi)始（startfromscratch）1.3.1評(píng)估時(shí)間的壓力（assesstimeconstraint）寧做快速但不完美的決定，也不要慢而完美

quickbutimperfectdecisionisbetterthanslowbutperfectdecision.1.項(xiàng)目的計(jì)劃1.4.列出工作（listactivities）1.4.1.腦力激蕩（brainstormacomprehensivelist）1.4.2.由下往上作組合（groupactivitiesintoalogicalorder）運(yùn)用KJ法，把工作由下往上作組合及歸類1.4.3.檢查是否有遺漏（checkthatnothinghasbeenmissed）運(yùn)用MECE法，檢查是否有遺漏或重復(fù)的工作1.4.4.給予有意義的編號(hào)（nameeachgroupandaactivity）1.4.5.紀(jì)錄工作總表（documenttheactivitylist）把工作總表上的工作作完之后，是否便達(dá)成了項(xiàng)目的目標(biāo)是否每一項(xiàng)工作都是必要的？有沒(méi)有錦上添花？1.項(xiàng)目的計(jì)劃1.5.敲定資源（commitresources）1.5.1.人力評(píng)估（estimatemanpower）先考慮工作所需要的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、資源，才去找最適合的人選，不可因人而設(shè)事1.5.2.評(píng)估其他的資源（identifyotherresources）再考慮場(chǎng)地、器材、耗材、特殊資源以及財(cái)源資源的不足或過(guò)多都可能導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗1.5.3.溝通協(xié)調(diào)（makecompromises）理想上我會(huì)在預(yù)算之內(nèi)拿到所有的資源，實(shí)際上很難如此考慮是否有替代的資源或工作，一樣可以達(dá)成項(xiàng)目的目標(biāo)1.5.4.記錄資源（documentresources）用資源投入表（commitmentmatrix）來(lái)記錄及溝通所有的資源記得要拿到掌握資源者與項(xiàng)目贊助人的簽署1.項(xiàng)目的計(jì)劃1.6.工作排序（orderactivities）1.6.1.考慮優(yōu)先級(jí)（considerorder）先考慮是否有邏輯上的先后關(guān)系再考慮是否有資源上的沖突1.6.2.估計(jì)工期的長(zhǎng)短（estimateduration）由工作的承辦人來(lái)評(píng)估工期（duration）如果可能，先試驗(yàn)一小段（trialrun）1.6.3.網(wǎng)絡(luò)圖（networkdiagram）把所有的工作依照優(yōu)先級(jí)畫(huà)出網(wǎng)絡(luò)圖依照工期來(lái)找出關(guān)鍵路徑（criticalpath）1.6.4.找出空檔（lookforslack）在每個(gè)非關(guān)鍵路徑中，找出它所有的空檔1.項(xiàng)目的計(jì)劃1.8.未雨綢繆（bulletprovetheplan）1.8.1.找出威脅（identifythreat）有哪些問(wèn)題會(huì)造成項(xiàng)目目標(biāo)的失??？會(huì)錯(cuò)在什么地方？?jī)?yōu)先檢查關(guān)鍵路徑上的工作考慮可能性、嚴(yán)重性與應(yīng)變度1.8.2.事先預(yù)防（pre-emptyproblem）有哪些狀況會(huì)造成上述問(wèn)題的發(fā)生？我們可以作些什么預(yù)防措施來(lái)阻止這些狀況的發(fā)生1.8.3.應(yīng)變計(jì)劃（contingencyplan）一旦問(wèn)題真的發(fā)生，我們?cè)撛趺崔k？把預(yù)防措施與應(yīng)變計(jì)劃所需要準(zhǔn)備的工作，也列入項(xiàng)目工作應(yīng)變計(jì)劃需要事先演練1.項(xiàng)目的計(jì)劃2.項(xiàng)目的執(zhí)行3.項(xiàng)目的監(jiān)督2.1檢驗(yàn)角色2.2建立團(tuán)隊(duì)2.3好的開(kāi)始2.4有效領(lǐng)導(dǎo)2.5開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)2.6團(tuán)隊(duì)決策2.7管理信息2.8溝通清晰完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意2.項(xiàng)目的執(zhí)行2.1檢驗(yàn)自己角色（examineyourroles）2.1.1.定義責(zé)任（defineyourresponsibilities）項(xiàng)目經(jīng)理要能夠徹底地了解項(xiàng)目計(jì)劃，并且能有權(quán)威地答復(fù)任何問(wèn)題仔細(xì)考慮如何將項(xiàng)目計(jì)劃轉(zhuǎn)化成行動(dòng)2.1.2.領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)（takethelead）遴選及確定團(tuán)隊(duì)成員，并付予責(zé)任順利地推動(dòng)項(xiàng)目的展開(kāi)繼續(xù)不斷地鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員，以確定項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成2.1.3.自我評(píng)估（assessyourself）我是否真的對(duì)本項(xiàng)目有興趣我是否能把項(xiàng)目的工作授權(quán)團(tuán)隊(duì)，以團(tuán)隊(duì)力量來(lái)完成項(xiàng)目目標(biāo)？我是否會(huì)提拔人才，培養(yǎng)未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)干部？2.項(xiàng)目的執(zhí)行2.2.建立團(tuán)隊(duì)（buildateam）2.2.1.評(píng)估誰(shuí)能出馬（assessavailability）用資源投入表（commitmentmatrix）及行事歷來(lái)敲定所有的資源公司不是只有我的項(xiàng)目在進(jìn)行，記得要與掌握資源的人作好溝通2.2.2.敲定團(tuán)隊(duì)成員（selectfinalteammembers）我對(duì)某團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)識(shí)多少，我能信任他嗎？團(tuán)隊(duì)成員是否皆具備了必要的知識(shí)與技能，還是需要再訓(xùn)練？團(tuán)隊(duì)成員是否能夠互相合作，愉快共事？2.2.3.定義角色與責(zé)任（definerolesandresponsibilities）常見(jiàn)的重要團(tuán)隊(duì)角色：協(xié)調(diào)人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（ideaperson）、執(zhí)行人（implementer）、公關(guān)（externalcontact）、糾察（inspector）、團(tuán)隊(duì)輔導(dǎo)人（teambuilder）要能因材適用，不要削足適履，或強(qiáng)人所難2.項(xiàng)目的執(zhí)行2.3.好的開(kāi)始（startpositively）2.3.1.主動(dòng)地促進(jìn)了解（startactively）辦一個(gè)項(xiàng)目誓師大會(huì)（kick-offparty），并邀請(qǐng)高階長(zhǎng)官致詞鼓勵(lì)多與團(tuán)隊(duì)成員溝通，使他們了解本項(xiàng)目對(duì)公司及他個(gè)人的好處在項(xiàng)目一開(kāi)始時(shí)，便要趁早訂定工作規(guī)則及考核標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員表達(dá)意見(jiàn)，有問(wèn)題之處要盡快解決2.3.2.紀(jì)錄項(xiàng)目的開(kāi)始狀態(tài)（writeastart-upreport）愿景（vision）：項(xiàng)目完成后，公司所希望邁入的境地目標(biāo)（target）：總結(jié)本項(xiàng)目的目標(biāo)、指標(biāo)，指標(biāo)目前與未來(lái)的表現(xiàn)里程碑（milestone）：本項(xiàng)目所預(yù)定完成的特別事件或成績(jī)風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會(huì)（riskandopportunities）：項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理與planB相關(guān)人士（stakeholders）：項(xiàng)目的關(guān)系人名單2.項(xiàng)目的執(zhí)行2.5.開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)（developteamwork）2.5.1.鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)精神（encourageteamwork）項(xiàng)目經(jīng)理須公平對(duì)待團(tuán)隊(duì)成員，以免造成團(tuán)隊(duì)的分裂對(duì)個(gè)人與團(tuán)隊(duì)都要作適當(dāng)?shù)墓膭?lì)，避免凸顯英雄主義2.5.2.了解團(tuán)隊(duì)的發(fā)展（understandteamdevelopment）團(tuán)隊(duì)的發(fā)展可分為四個(gè)階段：成形期（form）、震蕩期（storm）、整合期（norm）與表現(xiàn)期（perform）適當(dāng)?shù)毓芾砗谜鹗幤?，反而能夠開(kāi)創(chuàng)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造力發(fā)展的階段是可以退步的，團(tuán)隊(duì)會(huì)因?yàn)槌蓡T的改變而改變階段2.5.3.保持沖勁（maintainmomentum）要適當(dāng)?shù)剌喺{(diào)成員的工作，因?yàn)槌删透袝?huì)隨著時(shí)間而遞減的技巧地處理人事更動(dòng)，以減少對(duì)士氣的打擊2.項(xiàng)目的執(zhí)行2.6.用團(tuán)隊(duì)來(lái)作決策（maketeamdecision）2.6.1.定義評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（definetheideal）定義到底是要選擇什么？什么樣的特質(zhì)的東西是我們?cè)趯ふ业?？把評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分為“必要”與“想要”2.6.2.評(píng)估各項(xiàng)方案（evaluationoptions）先由“必要”來(lái)淘汰不合格的選擇再由“想要”來(lái)比較最高分的選擇2.6.3.訂定SAFE的決策（makeSAFEdecisions）適當(dāng)?shù)模╯uitable）：這是目前狀況下最適當(dāng)?shù)臎Q策嗎？可被接受的（acceptable）：這個(gè)決策可以被所有的相關(guān)人接受嗎？可行的（feasible）：這個(gè)決策可行嗎？資源與時(shí)間足夠嗎？耐考驗(yàn)的（enduring）：這個(gè)決策足夠撐到項(xiàng)目完成，甚至更久嗎？2.項(xiàng)目的執(zhí)行2.7.管理信息（manageinformation）2.7.1.評(píng)估信息（assessinformation）不同種類的信息有不同的處理方式信息隨時(shí)在進(jìn)來(lái)，盡量別打斷了正常的工作流程用瀏覽、研讀或委派別人的方式來(lái)處理信息想想這信息是否對(duì)別的項(xiàng)目或部門(mén)也有用2.7.2.整理資料（organizedata）把工作的信息分為“完工”、“進(jìn)行中”及“未開(kāi)工”三類用待辦檔（pendingfile）來(lái)存放暫沒(méi)空讀的信息保持信息的時(shí)效，今天的新聞便是明天的歷史2.7.3.指定一位協(xié)調(diào)人（appointacoordinator）讓團(tuán)隊(duì)成員有一個(gè)信息聯(lián)絡(luò)中心，以避免多頭馬車(chē)2.項(xiàng)目的執(zhí)行2.8.溝通清晰（communicateclearly）2.8.1.分享知識(shí)（shareknowledge）檢查項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)的項(xiàng)目的關(guān)系人名單，想想誰(shuí)需要什么信息？要用哪種格式？何時(shí)何處會(huì)需要？運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)作知識(shí)管理（knowledgemanagement）2.8.2.傾聽(tīng)別人的想法（listentoothers）您認(rèn)為我們可以如何來(lái)把本項(xiàng)目做得更好？對(duì)于您已完成的工作，您認(rèn)為有些什么改善的空間？客戶滿意我們的工作與進(jìn)度嗎？我們可有發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中有什么問(wèn)題在發(fā)生的跡象？2.8.3.歡迎別人的建議（invitingfeedback）與團(tuán)隊(duì)成員作個(gè)別或小組的訪談，鼓勵(lì)大家實(shí)話實(shí)說(shuō)如果建議不可行，也要告知提案人理由為何1.項(xiàng)目的計(jì)劃2.項(xiàng)目的執(zhí)行3.項(xiàng)目的監(jiān)督3.1追蹤進(jìn)度3.2開(kāi)會(huì)檢討3.3解決問(wèn)題3.4適應(yīng)改變3.5擴(kuò)大戰(zhàn)果完成成功項(xiàng)目，贏得客戶滿意3.項(xiàng)目的監(jiān)督3.1.追蹤進(jìn)度（trackprogress）3.1.1.有效監(jiān)督（monitoreffectively）經(jīng)常要核對(duì)實(shí)際狀況與原訂計(jì)劃的異，尤其要注意進(jìn)度與預(yù)算的掌握對(duì)于任何計(jì)劃上的變更，都要仔細(xì)考慮出合理的理由與行動(dòng)計(jì)劃，以及對(duì)后續(xù)工作的影響3.1.2.善用報(bào)告（usereports）要求團(tuán)隊(duì)成員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥顚?xiě)報(bào)告，并準(zhǔn)時(shí)繳交報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目目前的狀況、從上次報(bào)告以后重要的成績(jī)，以及已發(fā)生或潛在的問(wèn)題與機(jī)會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理需要匯整團(tuán)隊(duì)的報(bào)告，并定期向上報(bào)告3.1.3.監(jiān)督的時(shí)機(jī)（considertiming）項(xiàng)目越大越復(fù)雜，監(jiān)督與回報(bào)的頻率要越高項(xiàng)目中頭一次嘗試的工作，要特別加強(qiáng)監(jiān)督3.項(xiàng)目的監(jiān)督3.2.開(kāi)會(huì)檢討（holdreviewmeeting）3.