總經(jīng)辦文員作業(yè)指導(dǎo)書PAGE7-第一章職位說明書第一節(jié)崗位職責(zé)職位名稱：總經(jīng)辦文員直接隸屬：總經(jīng)辦主任直接下屬：無協(xié)調(diào)部門：集團(tuán)各部門、分公司人行部崗位描述：在總經(jīng)辦主任領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部文件和外部文件的收取、編號(hào)、傳送、歸檔；負(fù)責(zé)總部的文件打印、復(fù)印、計(jì)算機(jī)管理與應(yīng)用，傳真和電子信箱的收發(fā),辦公用品應(yīng)用及管理、后勤庫存管理及出入庫登記工作。崗位職責(zé)：1、負(fù)責(zé)集團(tuán)文件的打印，外部文件的收取、編號(hào)、發(fā)送、整理、歸檔、立卷工作；嚴(yán)格遵守保密制度。2、負(fù)責(zé)總部的文件打印、復(fù)印、計(jì)算機(jī)管理與應(yīng)用，傳真和電子信箱的收發(fā)工作。3、嚴(yán)格履行文件發(fā)送交接登記手續(xù)，避免、因交接登記失誤而造成公文遺失等現(xiàn)象發(fā)生。4、負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部刊物、重要文件的收發(fā)、傳遞和保管。5、負(fù)責(zé)集團(tuán)印信的管理工作。6、負(fù)責(zé)集團(tuán)刊物《希波視界》的采編與發(fā)行工作。7、負(fù)責(zé)對(duì)圖書資料的建檔與借閱工作。8、負(fù)責(zé)來電來訪的接待、記錄、送達(dá)工作。9、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室及本部門的內(nèi)務(wù)整理。10、負(fù)責(zé)集團(tuán)所有計(jì)算機(jī)查殺毒的監(jiān)督工作。11、負(fù)責(zé)后勤庫存管理及出入庫登記工作。12、嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用指標(biāo)，每月報(bào)辦公費(fèi)用考核表。13、按時(shí)完成總經(jīng)辦主任交辦的其他工作。第二節(jié)主要權(quán)利1、對(duì)非本部門發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，有權(quán)拒絕打印。2、對(duì)發(fā)文手續(xù)不全、書寫不符合要求的文件，有權(quán)拒絕下發(fā)。3、有權(quán)拒絕帶毒軟盤的接收使用。4、有權(quán)對(duì)集團(tuán)所有計(jì)算機(jī)查、殺毒工作進(jìn)行周期性監(jiān)督。第二章日常規(guī)工作內(nèi)容第一節(jié)衛(wèi)生清理工作1、提前十分鐘到崗，清理辦公室室內(nèi)衛(wèi)生。2、負(fù)責(zé)辦公室地面、墻壁、窗、門、桌椅、文件柜等設(shè)施的清潔。第二節(jié)辦公設(shè)備開機(jī)準(zhǔn)備工作1、接通計(jì)算機(jī)電源。2、接通傳真機(jī)電源。3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用時(shí)方可開機(jī)。第三節(jié)整理呈報(bào)材料1、整理好報(bào)紙及代各部門轉(zhuǎn)交總經(jīng)理的各種材料，夾在文件夾內(nèi)，呈報(bào)總經(jīng)理。2、呈送時(shí)直接檢查總經(jīng)理辦公室內(nèi)水、茶、杯等備品是否足量。第四節(jié)接收傳真、電話1、及時(shí)接聽電話，按電話內(nèi)容給予解答、回絕或轉(zhuǎn)報(bào)，需要轉(zhuǎn)報(bào)的電話內(nèi)容直接填寫在待辦單上。2、接收傳真件時(shí)詢問清楚對(duì)方屬哪單位、傳真大致內(nèi)容、傳真發(fā)給部門、接收人等，按工作需要決定是否接收（一般征費(fèi)性廣告單位不需接收）。3、通知接收部門領(lǐng)取傳真件，監(jiān)督其登記。4、注意事項(xiàng)：A、不可將董事長、總經(jīng)理的辦公室電話、手機(jī)號(hào)碼告知非本公司人員，對(duì)方詢問可禮貌回絕。B、不可將董事長、副董事長、總經(jīng)理的辦公地點(diǎn)、出差地點(diǎn)、路線隨便告知任何人。C、不可透露傳真內(nèi)容。第五節(jié)圖書借閱1、詢問借閱人需要哪類書籍，書庫是否擁有。2、按《圖書管理規(guī)定》由借閱人在《圖書借閱一覽表》中登記后借閱。3、借閱期限為一個(gè)月，到期后跟催借閱人歸還或履行續(xù)借手續(xù)。4、辭職員工須查閱《圖書借閱一覽表》，確認(rèn)其是否有借閱書籍。第六節(jié)報(bào)刊收發(fā)1、各類報(bào)刊除董事長、總經(jīng)理訂閱的報(bào)刊、信件外，均由收發(fā)事門衛(wèi)分發(fā)。2、董事長、總經(jīng)理的報(bào)刊、信件在每天8：30前送至董事長、總經(jīng)理辦公室。3、董事長、總經(jīng)理外出時(shí)，將收集的報(bào)刊、信件按時(shí)間順序擺放整齊。4、董事長、總經(jīng)理信件屬廣告、宣傳類的可交總經(jīng)辦主任拆閱后，決定是否呈報(bào)。第七節(jié)文件的打印、下發(fā)、歸檔1、按照《公司統(tǒng)公文處理規(guī)定》制作各種文件。2、對(duì)非本部門制定的會(huì)簽后文件進(jìn)行文字驗(yàn)收及排版檢查，打印。打印時(shí)檢查軟盤是否有病毒，采取殺毒措施后，再讀取信息。3、按《文件會(huì)簽單》確定的下發(fā)范圍進(jìn)行復(fù)印、下發(fā)。4、下發(fā)后文件歸檔登記：A、書面文件歸檔按照文件所屬類別及發(fā)放先后順序歸類存檔。B、計(jì)算機(jī)中文件分別按文件所屬類別歸類存檔和建立時(shí)間存檔。C、文件類別按2003年8月《文件匯編》中子類別確定。第八節(jié)印章信證的提供1、按“印章信證管理”中規(guī)定，檢查《用印請(qǐng)示單》填寫是否規(guī)范、全面，批示人是否屬權(quán)限范圍內(nèi)。2、符合用印審批手續(xù)的，請(qǐng)示辦公室主任，同意簽字后，親自加蓋印章。3、介紹信按《用印請(qǐng)示單》中填報(bào)的內(nèi)容填寫。4、將《用印請(qǐng)示單》統(tǒng)一保存，必要的資料需復(fù)制后與《用印請(qǐng)示單》一同保存，以便查閱（如：對(duì)外函件、財(cái)務(wù)報(bào)表等）。5、介紹信存根聯(lián)與相應(yīng)的《用印請(qǐng)示單》一同保存。第九節(jié)檔案管理工作1、對(duì)接收的各種資料如：新購置的辦公設(shè)備使用說明書、圖書進(jìn)行編號(hào)、登記造冊(cè)、歸檔。2、對(duì)歸檔后的新購置辦公設(shè)備、圖書發(fā)票上簽字表示該設(shè)備、說明書已存入資料庫。3、按“企業(yè)文檔管理”相關(guān)規(guī)定，隨時(shí)整理各種檔案。第十節(jié)電子郵件的查收每日定時(shí)查看電子郵件，根郵件重要性決定轉(zhuǎn)發(fā)、刪除或打印。第十一節(jié)考勤填寫1、集團(tuán)董事長、總經(jīng)理、各常務(wù)副總、經(jīng)營副總、總經(jīng)辦全體、駐集團(tuán)分公司人員考勤均屬總經(jīng)辦考勤記錄范圍。2、每天班后對(duì)考勤范圍內(nèi)人員出勤情況真實(shí)、準(zhǔn)確記錄。3、對(duì)請(qǐng)假人員的假條（一式兩份）存底，另一份交人力資源部。第十二節(jié)填寫待辦單及工作總結(jié)1、待辦單要放在辦公桌上的明顯位置，便于提醒自己。2、隨時(shí)記錄待辦事項(xiàng)，經(jīng)常查看待辦事項(xiàng)，排列好各事項(xiàng)工作順序，一個(gè)工作日的工作完成后，要認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，并制定次日工作計(jì)劃，填寫待辦單。上一個(gè)工作日的待辦事項(xiàng)未完成，應(yīng)謄寫到次日待辦單上。3、將當(dāng)日工作項(xiàng)目記錄，做出總結(jié)。第十三節(jié)辦公用品領(lǐng)用流程接到集團(tuán)各部門辦公用品領(lǐng)用單接到集團(tuán)各部門辦公用品領(lǐng)用單根據(jù)各部門辦公費(fèi)用指標(biāo)，決定是否發(fā)放根據(jù)各部門辦公費(fèi)用指標(biāo)，決定是否發(fā)放根據(jù)庫存情況，決定發(fā)放或購買后發(fā)放根據(jù)庫存情況，決定發(fā)放或購買后發(fā)放 第十四節(jié)安全檢查1、下班后關(guān)閉計(jì)算機(jī)，切斷計(jì)算機(jī)及所有附屬設(shè)備的電源。2、切斷復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等用電設(shè)備的電源（如有預(yù)約業(yè)務(wù)可將傳真機(jī)置于自動(dòng)傳真狀態(tài)，接通電源）。3、檢查各文件柜是否上鎖，關(guān)好窗，傾倒垃圾，關(guān)燈鎖門。第三章周期性常規(guī)工作內(nèi)容第一節(jié)周定期工作1、每周一記錄部務(wù)會(huì)會(huì)議內(nèi)容，并在會(huì)上匯報(bào)上周工作、工作中的困難、整改措施、建議等。2、每周六提示總經(jīng)辦主任是否可按時(shí)召開周六會(huì)，根據(jù)指示電話通報(bào)集團(tuán)各部門開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人。3、每周六出席記錄集團(tuán)周六會(huì)議內(nèi)容，按“會(huì)議規(guī)程”相關(guān)要求整理，下周一上報(bào)總經(jīng)辦主任審核后打印下發(fā)參加會(huì)議人/部門。4、每周六14：00前對(duì)辦公室進(jìn)行全面清理，包括地面、墻壁、門、門牌、窗、窗臺(tái)、玻璃、文件柜、辦公桌椅、衣帽架等所有設(shè)施進(jìn)行清理，必要時(shí)整理文件柜、辦公桌內(nèi)物品，保證室內(nèi)清潔、物品擺放整齊。5、每周六提示總經(jīng)辦主任按ISO9000質(zhì)量管理體系文件中規(guī)定對(duì)集團(tuán)各科室進(jìn)行衛(wèi)生檢查，并隨同記錄，填寫《環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄》QR-6.4-3月常規(guī)工作1、每月15日前收集各部門集團(tuán)刊物《希波視界》的投稿，并進(jìn)行整理，按固定刊號(hào)、版頁內(nèi)容、格式編輯排版打印，經(jīng)總經(jīng)辦主任、常務(wù)副總、總經(jīng)理逐級(jí)審核后28日下發(fā)集團(tuán)各副總、各部門、分公司采用電子郵件形式下發(fā)，并通知分公司人行部文員查收。2、每月26日提示辦公室主任制定下月計(jì)劃任務(wù)書；并整理打印，28日呈交常務(wù)副總批示，批示后再整理，30日前交人力資源部。3、每月最后一天清點(diǎn)庫存物資，對(duì)帳。4、每月最后一天清點(diǎn)圖書，按《圖書借閱登記表》對(duì)到期的借閱，跟催借閱人歸還或履行續(xù)借手續(xù)。5、每月25日檢查各種常規(guī)用表是否齊全，如有缺少、缺損及時(shí)打印、復(fù)印。 6、每月末匯總各部門辦公費(fèi)用明細(xì)表，并核算是否超標(biāo)，上報(bào)財(cái)務(wù)部副經(jīng)理《辦公費(fèi)考核標(biāo)準(zhǔn)》。 7、每月最后一天統(tǒng)計(jì)考勤，總經(jīng)辦主任簽字、總經(jīng)理簽字后交報(bào)人力資源部（有請(qǐng)假人員應(yīng)附請(qǐng)假條）。8、建立本部門資產(chǎn)登記記錄，臨時(shí)增添的物資及時(shí)入帳，每月月末對(duì)其進(jìn)行盤點(diǎn)。9、每月30日將本月工作總結(jié)按公司要求的固定格式填寫后上報(bào)總經(jīng)辦主任。第四章異常工作糾正及預(yù)防措施第一節(jié)停電狀況的處理1、如果提前通知停電時(shí)間，則提前將停電具體時(shí)間通知到各部門，提醒各部門提前做好電腦備份處理，提前通知分公司總機(jī)停機(jī)時(shí)間，如有電話業(yè)務(wù)打到有直撥電話的部門。2、如果是突發(fā)性停電，則馬上與電業(yè)部門取得聯(lián)系，確定停電原因與停電時(shí)間，再根據(jù)實(shí)際情況作好相應(yīng)的處理措施。第二節(jié)停水狀況的處理1、如果提前通知停水時(shí)間，則提前將停水時(shí)間通知食堂儲(chǔ)備用水，保證員工能夠正常用餐。通知衛(wèi)生員儲(chǔ)水并關(guān)閉各樓層的水門，防止來水時(shí)造成不必要的浪費(fèi)。并打一份停水通知貼在各樓層衛(wèi)生間。2、如果是突發(fā)性停水，則立即通知衛(wèi)生員關(guān)閉各樓層水門，與自來水公司聯(lián)系，確定停水原因與停水時(shí)間，再根據(jù)停水時(shí)間的長短通知食堂應(yīng)該采取哪些相應(yīng)的處理措施。第三節(jié)印章丟失狀況的處理如果印章丟失，則馬上報(bào)案，在公安機(jī)關(guān)印章簽發(fā)部門登記，征其同意后登報(bào)聲明此印章作廢，相根據(jù)相應(yīng)規(guī)定重