辦公往來文書格式規(guī)范指南一、公文格式基礎(chǔ)1.1紙張規(guī)格公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，尺寸為210mm×297mm。紙張的質(zhì)量應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證紙張的平整度和潔白度，以保證公文的清晰可讀。在實(shí)際使用中，應(yīng)根據(jù)公文的種類和用途選擇合適的紙張規(guī)格，如通知、報(bào)告等常用A4紙，而一些大型會議文件或特殊要求的文件可能會使用其他規(guī)格的紙張。1.2字體字號公文正文一般采用三號仿宋體字，標(biāo)題用二號小標(biāo)宋體字，如有密級、緊急程度等標(biāo)識，用三號黑體字。文號用四號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用三號楷體字。表格中的文字一般采用五號宋體字，頁碼用四號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居右頂格編排。不同字體字號的搭配使用，既能突出公文的重點(diǎn)內(nèi)容，又能使整個(gè)公文格式整齊、規(guī)范。1.3頁邊距設(shè)置公文的頁邊距上下各為37mm，左右各為28mm。上下頁邊距的設(shè)置可以保證公文在裝訂后不會出現(xiàn)文字被遮擋的情況，左右頁邊距的設(shè)置則有助于保持公文的整體美觀和閱讀舒適度。同時(shí)在設(shè)置頁邊距時(shí)，應(yīng)注意留出足夠的空間用于裝訂和批注，避免因頁邊距過窄而影響公文的使用。1.4排版樣式公文應(yīng)采用雙面印刷，頁碼編排在公文版心下邊緣之下，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的排版應(yīng)整齊、清晰，行間距一般采用30磅固定值，段落之間應(yīng)適當(dāng)留白，以增強(qiáng)公文的可讀性。二、行文規(guī)范2.1文種選擇公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、內(nèi)容和適用范圍等因素進(jìn)行選擇。常見的公文文種包括通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函等，每種文種都有其特定的用途和格式要求。在選擇文種時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確把握文種的含義和適用范圍，避免使用不當(dāng)或混淆文種的情況。例如，向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)使用請示文種，而不應(yīng)使用報(bào)告或函等文種；向下級機(jī)關(guān)布置工作、傳達(dá)事項(xiàng)時(shí)應(yīng)使用通知文種，而不應(yīng)使用報(bào)告或請示等文種。2.2主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)是公文的主要接收單位，應(yīng)寫在公文標(biāo)題下方靠左頂格位置，并用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外需要知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)寫在主送機(jī)關(guān)之下一行、左空一字位置，用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)的數(shù)量不宜過多，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇，避免濫抄濫送。同時(shí)主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)使用規(guī)范的行政區(qū)域名稱或單位名稱，不得使用簡稱或縮寫。2.3發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，位于公文首頁上端居中位置。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)排列在后。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的字體應(yīng)莊重、規(guī)范，一般采用紅色小標(biāo)宋體字。在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下方，應(yīng)空一行居中編排發(fā)文字號，發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。三、標(biāo)題規(guī)范3.1標(biāo)題結(jié)構(gòu)公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，稱為“三要素”標(biāo)題。例如，《××市人民關(guān)于加強(qiáng)城市管理工作的通知》，其中“××市人民”為發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，“加強(qiáng)城市管理工作”為事由，“通知”為文種。有時(shí)，根據(jù)需要，公文標(biāo)題也可以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或事由，只保留文種，如《通知》《報(bào)告》等。但這種情況應(yīng)盡量避免，以免影響公文的準(zhǔn)確性和可讀性。3.2標(biāo)題字?jǐn)?shù)限制公文標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，字?jǐn)?shù)不宜過多，一般應(yīng)控制在50字以內(nèi)。如果標(biāo)題過長，可以適當(dāng)簡化事由或采用副標(biāo)題的形式進(jìn)行補(bǔ)充說明。副標(biāo)題應(yīng)位于主標(biāo)題之下，用破折號引出，與主標(biāo)題之間應(yīng)空一行。副標(biāo)題的字體應(yīng)小于主標(biāo)題，一般采用三號楷體字。3.3標(biāo)題標(biāo)點(diǎn)符號公文標(biāo)題中一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號，但在以下情況下可以使用標(biāo)點(diǎn)符號：標(biāo)題中出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章名稱時(shí)，應(yīng)使用書名號。例如，《中華人民共和國公司法》《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)食品安全工作的決定》。標(biāo)題中出現(xiàn)并列詞語或短語時(shí)，中間可以使用頓號或逗號。例如，《關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)和節(jié)能減排工作的通知》《關(guān)于推進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展、改善農(nóng)民生活的報(bào)告》。標(biāo)題中出現(xiàn)疑問、感嘆等語氣時(shí)，可以使用問號或感嘆號。例如，《關(guān)于解決××問題的請示？》《關(guān)于加快××建設(shè)的呼吁！》。四、正文規(guī)范4.1段落結(jié)構(gòu)公文正文應(yīng)采用分段排版的方式，每段開頭應(yīng)空兩個(gè)字，即采用“縮進(jìn)2字符”的格式。段落之間應(yīng)適當(dāng)留白，以增強(qiáng)公文的可讀性。在正文的排版過程中，應(yīng)注意保持段落的一致性和連貫性，避免出現(xiàn)段落過長或過短的情況。同時(shí)應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，合理劃分段落，使公文的層次分明、條理清晰。4.2行文邏輯公文的行文應(yīng)邏輯嚴(yán)密、條理清晰，遵循“提出問題、分析問題、解決問題”的邏輯順序。在正文中，應(yīng)先明確闡述公文的目的和背景，然后詳細(xì)分析問題的原因和現(xiàn)狀，最后提出具體的解決措施和建議。行文過程中，應(yīng)注意語言的連貫性和銜接性，避免出現(xiàn)邏輯混亂或跳躍的情況。同時(shí)應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和讀者的需求，合理安排行文的順序和重點(diǎn)，使公文的內(nèi)容更加易于理解和接受。4.3引用與注釋公文在引用法律法規(guī)、政策文件、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等內(nèi)容時(shí)，應(yīng)注明出處，以保證公文的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。引用的內(nèi)容應(yīng)使用引號括起來，并在引號后注明出處，如“根據(jù)《中華人民共和國公司法》（中華人民共和國主席令第8號）的規(guī)定”。注釋應(yīng)采用腳注的形式，位于頁面的底部，用數(shù)字編號，并注明注釋的內(nèi)容。注釋的字體應(yīng)小于正文，一般采用小五號宋體字。五、附件規(guī)范5.1附件格式附件是公文的附屬材料，是公文內(nèi)容的補(bǔ)充說明或參考資料。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在公文正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明“附件：”字樣，然后列出附件的名稱和順序。附件的格式應(yīng)與公文正文一致，包括字體字號、頁邊距等方面的要求。如果附件較多，應(yīng)按照附件的重要程度或邏輯順序進(jìn)行排列，并在附件名稱前注明序號。5.2附件說明附件說明是對附件的內(nèi)容、數(shù)量、格式等方面的說明，應(yīng)位于正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前。附件說明應(yīng)注明附件的名稱、序號和頁數(shù)，并在名稱后用括號注明“共×頁”。如果附件較多，應(yīng)按照附件的重要程度或邏輯順序進(jìn)行排列，并在附件名稱前注明序號。附件說明的字體應(yīng)小于正文，一般采用小五號宋體字。5.3附件順序附件的順序應(yīng)按照公文正文的先后順序進(jìn)行排列，即先出現(xiàn)的附件排在前面，后出現(xiàn)的附件排在后面。如果附件之間有邏輯關(guān)系或重要程度的差異，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，但應(yīng)在附件說明中注明附件的排列順序。同時(shí)在裝訂附件時(shí)，應(yīng)注意將附件與公文正文一起裝訂，保證附件的完整性和準(zhǔn)確性。六、發(fā)文日期與印章規(guī)范6.1發(fā)文日期格式公文的發(fā)文日期應(yīng)寫在公文末尾右下方，并用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。例如，2023年7月1日。發(fā)文日期的字體應(yīng)與正文一致，一般采用三號仿宋體字。6.2印章加蓋位置公文的印章應(yīng)加蓋在公文末尾發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，上不壓正文，下壓成文日期。印章的直徑應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)署名的字體大小相適應(yīng)，一般為42mm。如果公文正文排版后剩余空間不足加蓋印章的位置，可適當(dāng)調(diào)整正文行距或字距，以保證印章的加蓋位置準(zhǔn)確無誤。同時(shí)在加蓋印章時(shí)，應(yīng)保證印章的清晰度和完整性，避免出現(xiàn)印章模糊或殘缺的情況。6.3印章樣式公文的印章應(yīng)使用紅色印章，印章的字體應(yīng)為宋體。印章的內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文日期等信息，印章的邊框應(yīng)清晰、整齊，不得有模糊、殘缺或變形的情況。在使用印章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的印章樣式進(jìn)行制作和加蓋，不得隨意更改印章的樣式或內(nèi)容。七、語言表達(dá)規(guī)范7.1語言簡潔明了公文的語言應(yīng)簡潔明了，避免使用冗長、復(fù)雜的句子和詞匯。在表達(dá)意思時(shí)，應(yīng)直截了當(dāng)，言簡意賅，避免啰嗦和重復(fù)。同時(shí)應(yīng)注意語言的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，避免使用模糊、歧義或口語化的詞匯和表達(dá)方式。7.2避免口語化公文是一種正式的文書，應(yīng)使用正式、規(guī)范的語言，避免使用口語化的詞匯和表達(dá)方式。例如，應(yīng)使用“鑒于”“特此”“予以”等正式詞匯，而不應(yīng)使用“因?yàn)椤薄八浴薄敖o”等口語化詞匯；應(yīng)使用“請示”“報(bào)告”“通知”等正式文種，而不應(yīng)使用“打報(bào)告”“發(fā)通知”等口語化表述。7.3語法正確公文的語法應(yīng)正確無誤，符合漢語的語法規(guī)則和表達(dá)習(xí)慣。在寫作過程中，應(yīng)注意句子的結(jié)構(gòu)、成分和搭配，避免出現(xiàn)語法錯(cuò)誤和邏輯混亂的情況。同時(shí)應(yīng)注意標(biāo)點(diǎn)符號的使用，保證標(biāo)點(diǎn)符號的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。八、格式審核與校對8.1格式檢查要點(diǎn)在公文的撰寫和排版過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式規(guī)范進(jìn)行檢查，保證公文的格式符合要求。格式檢查的要點(diǎn)包括紙張規(guī)格、字體字號、頁邊距設(shè)置、標(biāo)題規(guī)范、正文規(guī)范、附件規(guī)范、發(fā)文日期與印章規(guī)范等方面。在檢查過程中，應(yīng)逐一對照規(guī)范要求，發(fā)覺問題及時(shí)進(jìn)行修改和調(diào)整。8.2多人校對流程為了保證公文的格式準(zhǔn)確無誤，應(yīng)采用多人校對的流程。由撰寫公文的人員進(jìn)行自查，保證公文的內(nèi)容和格式符合要求；由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，提出修改意見和建議；由辦公室文秘人員或?qū)ｉT的校對人員進(jìn)行校對，保證公文的格式準(zhǔn)確無誤。在多