湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡介 長沙金煌建筑裝飾有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡介長沙市金煌建筑裝飾有限公司成立于2003年10月，公司注冊資本2000萬元人民幣，地址位于長沙市芙蓉區(qū)五一中路492號糧貿(mào)大廈8樓。長沙市金煌建筑裝飾有限公司是主營業(yè)務(wù)主要有兩個(gè)方面，其一是建筑裝飾、工程設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)等工程設(shè)計(jì)服務(wù)；其二是建筑裝飾工程的專業(yè)承包，包括小型住房的整體施工承包以及大型建筑項(xiàng)目的專項(xiàng)分包、各類工件安裝等。長沙市金煌建筑裝飾有限公司成立以后以長沙市為基礎(chǔ)，對周邊城市的裝修市場進(jìn)行了擴(kuò)張，規(guī)模日益壯大，現(xiàn)有員工120名。公司組織架構(gòu)及存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀公司組織架構(gòu)長沙市金煌建筑裝飾有限公司組織架構(gòu)如下圖1所示，其中物資管理部門下設(shè)立采購部門、倉儲管理部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門，由物資管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)管理。長沙市金煌建筑裝飾有限公司長沙市金煌建筑裝飾有限公司經(jīng)理辦經(jīng)理辦人力資源部發(fā)展監(jiān)察部資產(chǎn)財(cái)務(wù)部工程管理部物資管理部市場開發(fā)部設(shè)計(jì)支持部人力資源部發(fā)展監(jiān)察部資產(chǎn)財(cái)務(wù)部工程管理部物資管理部市場開發(fā)部設(shè)計(jì)支持部圖1長沙市金煌建筑裝飾有限公司組織架構(gòu)公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀長沙市金煌建筑裝飾有限公司的存貨內(nèi)部控制包括采購、入庫、儲存、盤點(diǎn)、領(lǐng)用、退回及報(bào)廢環(huán)節(jié)，具體內(nèi)部控制現(xiàn)狀如下：物資采購方面，由采購專員在供應(yīng)商處獲得報(bào)價(jià)后，上報(bào)公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)并獲得同意，然后與供應(yīng)商簽訂合同；驗(yàn)收入庫方面，貨物抵達(dá)后由質(zhì)檢員進(jìn)行查驗(yàn)，合格后開具單據(jù)，并交由倉管員，確認(rèn)無誤后組織入庫；核算盤點(diǎn)方面，由財(cái)務(wù)處核算存貨盤點(diǎn)結(jié)果，并出具盤點(diǎn)報(bào)告；報(bào)廢處置方面，各部門提交報(bào)廢處置申請后，由質(zhì)檢部進(jìn)行檢驗(yàn)，通過后由倉儲部進(jìn)行報(bào)廢處置，并將將處置收益報(bào)告至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行登記。公司存貨內(nèi)部控制制度存在的主要問題存貨采購價(jià)格過高下表1為2020年下半年長沙市金煌建筑裝飾有限公司針對三合板材和鋸木板材每月采購價(jià)格與市場平均價(jià)格，對比可知，雖然原材料的市場價(jià)格不斷波動，但長沙市金煌建筑裝飾有限公司各月實(shí)際采購價(jià)格均不同程度高于市場平均水平，使公司的生產(chǎn)成本長期處于較高狀態(tài)。表12020年下半年采購三合板材和鋸木板材的價(jià)格（單位：元/平）月份三合板材鋸木板材采購價(jià)格市場平均價(jià)格采購價(jià)格市場平均價(jià)格7月10.228.2120.2416.648月10.6210.5517.7214.539月11.6411.5017.7114.6610月15.2713.1724.9521.3511月12.0911.8518.0717.2112月13.759.9316.9314.04物資采購活動的執(zhí)行者均為采購員，由采購員自主選擇供應(yīng)商并商定合同價(jià)格。然而這一流程曾為長沙市金煌建筑裝飾有限公司采購員提供收受賄賂的機(jī)會。據(jù)采購部門主管反映，公司曾在2020年12月獲得采購員提供的壓環(huán)材料報(bào)價(jià)后發(fā)現(xiàn)該價(jià)格明顯高于往常進(jìn)價(jià)，并且市場中并未出現(xiàn)明顯漲價(jià)現(xiàn)象，調(diào)查后發(fā)現(xiàn)是采購員利用職位便利，更換了供應(yīng)商渠道，在拿到新供應(yīng)商的賄賂之后抬高價(jià)格向公司匯報(bào)，使原材料進(jìn)貨價(jià)脫離市場均價(jià)。長沙市金煌建筑裝飾有限公司除了由于采購員舞弊行為導(dǎo)致的采購價(jià)格過高之外，采購價(jià)格同樣受到客戶的限制。由于公司經(jīng)常收到客戶訂制產(chǎn)品合同，其中直接指定了原材料供應(yīng)商，而該類指定供應(yīng)商通常報(bào)價(jià)較高，導(dǎo)致公司原材料采購價(jià)格居高不下，降低利潤水平。存貨驗(yàn)收程序粗糙下表2為長沙市金煌建筑裝飾有限公司2018-2020年倉儲退貨記錄，該記錄反映出公司由于驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)存在缺陷，導(dǎo)致退貨數(shù)量始終維持在較高水平，為公司帶來損失。不合格產(chǎn)品在倉儲領(lǐng)料使用時(shí)才發(fā)現(xiàn)，雖然能夠退貨處理，但是因?yàn)轵?yàn)收不當(dāng)，產(chǎn)生了多余的倉儲費(fèi)用，表明當(dāng)前長沙市金煌建筑裝飾有限公司在驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)方面，存在驗(yàn)收程序粗糙的問題。表2存貨產(chǎn)品退貨記錄退貨項(xiàng)目2018年2019年2020年木門80張54張48張地板71包53包39包瓷磚115包93包62包乳膠漆15桶12桶11桶根據(jù)長沙市金煌建筑裝飾有限公司要求，質(zhì)檢員應(yīng)對抵達(dá)貨物進(jìn)行質(zhì)量檢查并出具檢驗(yàn)合格單據(jù)，該單據(jù)將隨同存貨一起交由倉儲員保管，然而根據(jù)入庫記錄抽查結(jié)果可以看出，抽查的25條有關(guān)地板等材料無需加工，直接檢驗(yàn)長度及面積即可的入庫記錄中，有4條缺少質(zhì)檢報(bào)告，比例高達(dá)16%，這一情況不僅說明質(zhì)檢員工作不負(fù)責(zé)，同時(shí)證明倉儲員驗(yàn)收程序粗糙，在未獲得質(zhì)檢報(bào)告的情況下便直接組織入庫。存貨盤點(diǎn)工作不到位按照長沙市金煌建筑裝飾有限公司盤點(diǎn)規(guī)定，財(cái)務(wù)處應(yīng)于每季末進(jìn)行存貨盤點(diǎn)，以確定存貨數(shù)量、價(jià)值及損耗狀態(tài)，然而在實(shí)際盤點(diǎn)中，財(cái)務(wù)處盤點(diǎn)工作執(zhí)行并不到位。長沙市金煌建筑裝飾有限公司財(cái)務(wù)人員由于專業(yè)能力限制，在盤點(diǎn)中一般只清查存貨數(shù)量和重量是否賬實(shí)相符，更多重視財(cái)務(wù)方面的盤點(diǎn)，缺乏對產(chǎn)生品及零件等存貨的毀損生銹等技術(shù)層面做出正確評估，可能導(dǎo)致存貨價(jià)值被高估，部分存貨實(shí)際因損耗己降低價(jià)值，但仍作為正常存貨記錄在賬，虛增公司的資產(chǎn)價(jià)值，為盈利能力及償債能力的計(jì)算帶來隱患。同時(shí)，通過查閱長沙市金煌建筑裝飾有限公司2020年存貨盤點(diǎn)相關(guān)工作記錄可知，雖然記錄中包括財(cái)務(wù)部門出具的盤點(diǎn)報(bào)告，但缺少倉儲部門對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象的改進(jìn)工作匯報(bào)，說明倉儲部門對盤盈盤虧等現(xiàn)象并未做出相應(yīng)改善措施，這導(dǎo)致盤點(diǎn)工作流于形式，無法發(fā)揮其應(yīng)有的效力。另外，除了財(cái)務(wù)處的常規(guī)盤點(diǎn)外，公司缺少由倉儲部自行組織的定期盤查工作，導(dǎo)致存貨的存儲情況只能依賴于財(cái)務(wù)部門的盤點(diǎn)結(jié)果，存貨信息更新間隔較久，管理層無法掌握存貨最新存儲狀態(tài)。存貨報(bào)廢處置不及時(shí)，收益不真實(shí)通過報(bào)廢認(rèn)定后的存貨，在統(tǒng)一處置前仍存放在倉庫內(nèi)，然而倉儲人員對報(bào)廢存貨沒有及時(shí)采取處置措施，而是任由其繼續(xù)擺放在倉庫內(nèi)。以2019年報(bào)廢的M3大型沖擊鉆為例，在當(dāng)前倉庫內(nèi)累計(jì)，己報(bào)廢一年有余卻仍未得到處理，不僅占用倉庫空間，減少庫存容量，而且耽誤新進(jìn)存貨的管理，嚴(yán)重影響公司運(yùn)營效率。另外，長沙市金煌建筑裝飾有限公司曾于2019年報(bào)廢一臺板材切割機(jī)，該設(shè)備原先購入價(jià)格4萬元，按照二手設(shè)備出售可得收益的市場平均價(jià)為6000元，然而據(jù)財(cái)務(wù)人員反映，當(dāng)年該設(shè)備處置收益實(shí)際僅為3700元，這是由于報(bào)廢品售賣處理過程由倉儲部員工全權(quán)負(fù)責(zé)，過程缺乏有效監(jiān)督與約束，導(dǎo)致公司無法掌握實(shí)際報(bào)廢收益。公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)存貨采購制度與流程優(yōu)化設(shè)計(jì)結(jié)合公司實(shí)際情況建立存貨采購管理制度，并優(yōu)化采購流程（如圖2所示）。鑒于當(dāng)前長沙市金煌建筑裝飾有限公司采購流程現(xiàn)狀，此次流程優(yōu)化工作將建立在采購部門單獨(dú)設(shè)立的前提下進(jìn)行。下圖2為優(yōu)化后的物資采購流程圖。優(yōu)化后的采購流程以部門物資需求為起點(diǎn)（例如工程部門的生產(chǎn)物料需求），在物資需求部門根據(jù)自身計(jì)劃列出需求清單后，由部門主管審批后傳遞至倉儲部，倉儲管理員應(yīng)在收到需求清單后及時(shí)清點(diǎn)庫存商品，在明確現(xiàn)有存儲能力的情況下，匯總各部門需求并列出補(bǔ)貨物資列表，編制請購計(jì)劃遞交至部門主管處進(jìn)行審批，在得到本部門許可后，由采購部門根據(jù)請購單內(nèi)容編制采購計(jì)劃并按照采購金額確定的審批范圍逐級提請審批，得到許可后由采購專員選擇供應(yīng)商，取得部門主管同意后由采購員擬定合同，采購部主管與供應(yīng)商簽訂合同，最終由采購員執(zhí)行采購工作。優(yōu)化后的物資采購流程相比原流程，重新定位了倉儲部門的角色，在原先的物資需求者的基礎(chǔ)上增加了采購需求約束者的定位，在其他部門提出采購申請后，倉儲部應(yīng)該根據(jù)目前存貨儲存情況及倉庫現(xiàn)狀，對采購申請的合理性做出判定，為采購部門制定采購計(jì)劃提供幫助；同時(shí)在采購審批過程中，能夠有效的避免采購人員的舞弊行為，從而降低公司的采購成本。通過部門負(fù)責(zé)人審批需求人員提出物資需求開始通過部門負(fù)責(zé)人審批需求人員提出物資需求開始不通過不通過倉儲管理員檢查倉儲量倉儲管理員檢查倉儲量采購員采購采購員采購?fù)ㄟ^結(jié)束通過結(jié)束董事長審批采購主管簽訂合同不通過采購部門編制采購計(jì)劃通過不通過通過采購專員詢價(jià)，擬定合同經(jīng)理分管經(jīng)理審批不通過匯總各部門需求不通過董事長審批采購主管簽訂合同不通過采購部門編制采購計(jì)劃通過不通過通過采購專員詢價(jià)，擬定合同經(jīng)理分管經(jīng)理審批不通過匯總各部門需求不通過編制采購清單編制采購清單通過倉儲負(fù)責(zé)人審批通過倉儲負(fù)責(zé)人審批圖2優(yōu)化后的存貨采購流程存貨驗(yàn)收入庫制度和流程優(yōu)化設(shè)計(jì)根據(jù)存在的主要問題，建立存貨驗(yàn)收入庫制度并完善驗(yàn)收入庫流程，完善的驗(yàn)收入庫流程能夠防止瑕疵存貨進(jìn)入公司，確保公司購入存貨的價(jià)值與質(zhì)量符合要求，降低公司在后續(xù)生產(chǎn)中因存貨質(zhì)量不合格出現(xiàn)的停工與返工損失，同時(shí)，驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)能夠使倉儲部門及時(shí)了解存貨數(shù)量及相關(guān)信息，做好核對與登記工作，為后續(xù)存貨的統(tǒng)籌規(guī)劃管理打好基礎(chǔ)，因此優(yōu)化當(dāng)前存貨驗(yàn)收入庫流程對長沙市金煌建筑裝飾有限公司而言至關(guān)重要。鑒于當(dāng)前長沙市金煌建筑裝飾有限公司驗(yàn)收入庫流程現(xiàn)狀，優(yōu)化流程自倉儲部門收到貨物后開始，由采購員根據(jù)采購合同對收到的貨物數(shù)量、型號等基本信息進(jìn)行核對，基本信息核對不符的貨物應(yīng)由采購員直接與供應(yīng)商取得聯(lián)系進(jìn)行退換貨處理，基本信息核對無誤的貨物將交由質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量檢查，其中質(zhì)檢不合格貨物需要返還至采購部門，由該批存貨的采購負(fù)責(zé)專員進(jìn)行退換貨處理，質(zhì)檢合格貨物將由質(zhì)檢員發(fā)放檢驗(yàn)合格通知單，并將該單據(jù)傳遞至倉儲部門，由倉儲管理員核對登記后，正式做入庫處理，制作入庫單據(jù)，更新存貨臺賬，同時(shí)將入庫單據(jù)內(nèi)容傳遞至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理。具體如下圖3所示。開始采購專員接到到貨通知采購專員查驗(yàn)單據(jù)、產(chǎn)品相符開始采購專員接到到貨通知采購專員查驗(yàn)單據(jù)、產(chǎn)品相符合格倉儲部門檢查貨物數(shù)量和型號質(zhì)檢員發(fā)出合格通知單通知質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)合格倉儲部門檢查貨物數(shù)量和型號質(zhì)檢員發(fā)出合格通知單通知質(zhì)檢部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)檢不合格質(zhì)檢不合格財(cái)務(wù)入賬辦理登記并產(chǎn)品入庫財(cái)務(wù)入賬辦理登記并產(chǎn)品入庫采購專員聯(lián)系退貨采購專員聯(lián)系退貨結(jié)束結(jié)束圖3優(yōu)化后的存貨驗(yàn)收入庫流程改進(jìn)后的驗(yàn)收入庫流程相比當(dāng)前而言，增加了采購部門的第一道驗(yàn)收程序，由于采購員對購入存貨的信息了解最為準(zhǔn)確，因此由各采購員負(fù)責(zé)對自己組織購入的存貨進(jìn)行初步檢查，不僅能夠確保購入存貨與合同規(guī)定的相符程度，同時(shí)能夠明確采購員職責(zé)，在后續(xù)存貨質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí)迅速確定該批存貨的采購負(fù)責(zé)人。另外，改進(jìn)后的驗(yàn)收入庫流程將全程通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行，以提升存貨信息傳遞的速率與準(zhǔn)確程度。存貨盤點(diǎn)制度和流程優(yōu)化設(shè)計(jì)建立存貨盤點(diǎn)制度，加強(qiáng)存貨的管理，同時(shí)通過優(yōu)化存貨盤點(diǎn)流程來幫助公司及時(shí)掌握存貨的數(shù)量及質(zhì)量信息，了解存貨存儲現(xiàn)狀，監(jiān)督并核查倉儲部門工作成果，提高存貨管理水平。鑒于當(dāng)前長沙市金煌建筑裝飾有限公司核算盤點(diǎn)流程現(xiàn)狀，長沙市金煌建筑裝飾有限公司應(yīng)從明確盤點(diǎn)義務(wù)方面展開優(yōu)化。盤點(diǎn)義務(wù)的明確將有效約束各部門盤點(diǎn)工作，保證盤點(diǎn)效率。具體如下圖4所示。賬實(shí)相符財(cái)務(wù)編制盤點(diǎn)報(bào)告財(cái)務(wù)人員根據(jù)存貨盤點(diǎn)表進(jìn)行存貨盤點(diǎn)賬實(shí)相符財(cái)務(wù)編制盤點(diǎn)報(bào)告財(cái)務(wù)人員根據(jù)存貨盤點(diǎn)表進(jìn)行存貨盤點(diǎn)賬實(shí)不符賬實(shí)不符財(cái)務(wù)人員分析盤點(diǎn)差異，編制盤點(diǎn)差異表財(cái)務(wù)人員分析盤點(diǎn)差異，編制盤點(diǎn)差異表倉儲部門分析盤點(diǎn)存在的問題倉儲部門分析盤點(diǎn)存在的問題責(zé)成處理責(zé)成處理財(cái)務(wù)人員調(diào)整賬面記錄倉儲管理員更新存貨臺賬倉儲分管經(jīng)理對盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審批財(cái)務(wù)人員調(diào)整賬面記錄倉儲管理員更新存貨臺賬倉儲分管經(jīng)理對盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審批圖4優(yōu)化后存貨盤點(diǎn)流程改進(jìn)后的盤點(diǎn)工作相比當(dāng)前而言，對盤點(diǎn)工作參與人員進(jìn)行了優(yōu)化，由過去財(cái)務(wù)人員單獨(dú)執(zhí)行盤點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)部與倉儲部合作，共同執(zhí)行盤點(diǎn)工作，不僅能夠達(dá)到部門之間相互監(jiān)督，提高盤點(diǎn)工作質(zhì)量的目的，同時(shí)使倉儲部門可以在盤點(diǎn)中及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨損耗問題，為財(cái)務(wù)人員核算存貨成本提供建議。并且，公司增加由倉儲部與工程部門等業(yè)務(wù)部門的盤點(diǎn)活動，增加盤點(diǎn)頻率，提高存貨管理質(zhì)量。另外，改進(jìn)后的核算工作要求公司按照成本與可變現(xiàn)凈值孰低法對周轉(zhuǎn)材料計(jì)提存貨跌價(jià)準(zhǔn)備，避免因當(dāng)前公司不關(guān)注周轉(zhuǎn)材料價(jià)值，出現(xiàn)賬面記錄價(jià)值虛高的情況。存貨報(bào)廢處置制度和流程優(yōu)化設(shè)計(jì)建立存貨報(bào)廢處置制度，科學(xué)的對存貨進(jìn)行管理，同時(shí)優(yōu)化報(bào)廢處置流程。完善的存貨報(bào)廢工作應(yīng)具有高效、合理、專業(yè)等特點(diǎn)，使公司在最快時(shí)間識別報(bào)廢存貨并轉(zhuǎn)入處理流程，在獲得最大化收益的同時(shí)盡量減少對倉儲管理的影響，目前長沙市金煌建筑裝飾有限公司仍需從報(bào)廢鑒定、報(bào)廢處置、報(bào)廢登記及報(bào)廢處理方式四方面進(jìn)行優(yōu)化來提高報(bào)廢工作效率。鑒于當(dāng)前長沙市金煌建筑裝飾有限公司報(bào)廢處置流程現(xiàn)狀，優(yōu)化流程應(yīng)以質(zhì)檢部門的報(bào)廢鑒定為起點(diǎn)。質(zhì)檢部門應(yīng)在收到倉儲部等其他部門遞交的報(bào)廢鑒定申請后，按照一定標(biāo)準(zhǔn)對存貨質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)，明確其是否達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)。對確認(rèn)報(bào)廢的存貨開具報(bào)廢鑒定表并將報(bào)廢貨物清單傳遞至財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門對廢品價(jià)值進(jìn)行評估以確保未來報(bào)廢處置收益的合理性。接下來由倉儲部門人員負(fù)責(zé)變賣及清理報(bào)廢存貨，并將報(bào)廢損益及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。具體如下圖5所示。倉儲分管經(jīng)理審批質(zhì)檢人員對報(bào)廢存貨進(jìn)行鑒定倉儲分管經(jīng)理審批質(zhì)檢人員對報(bào)廢存貨進(jìn)行鑒定不同意不同意同意同意財(cái)務(wù)人員評估報(bào)廢品價(jià)值財(cái)務(wù)人員評估報(bào)廢品價(jià)值財(cái)務(wù)人員處置收益入賬倉儲人員進(jìn)行廢品處理財(cái)務(wù)人員處置收益入賬倉儲人員進(jìn)行廢品處理圖5優(yōu)化后的存貨報(bào)廢處置流程改進(jìn)后的流程相較之前而言，在報(bào)廢存貨處理之前增加了價(jià)值評估環(huán)節(jié)，使公司能夠在處置報(bào)廢存貨之前，大致掌握其應(yīng)有剩余價(jià)值，避免因倉儲部門員工舞弊行為而影響公司收益，起到對報(bào)廢環(huán)節(jié)收益的監(jiān)督與管理作用。另外，改進(jìn)后的優(yōu)化方案為公司提供了更多報(bào)廢處置思路，最大程度提高報(bào)廢處置收益，保障公司利潤。評價(jià)對長沙市金煌建筑裝飾