公司檔案管理制度?1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.綜合管理部負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向綜合管理部移交。明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的收集1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。公司各項(xiàng)經(jīng)營活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。公司行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。公司財(cái)務(wù)管理活動中形成的文件材料，如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。公司人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。公司技術(shù)研發(fā)活動中形成的文件材料，如科研項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、專利文件等。公司生產(chǎn)管理活動中形成的文件材料，如生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。公司市場營銷活動中形成的文件材料，如市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、廣告宣傳資料等。公司對外交往活動中形成的文件材料，如接待記錄、合作協(xié)議、往來信函等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的完整性和及時(shí)性。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其可讀性和可移植性。四、檔案的整理1.分類原則檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)：按照公司內(nèi)部的部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。保管期限：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。3.整理步驟裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，使其整齊美觀。分類：按照分類原則和方法，對文件材料進(jìn)行分類。編號：為每份文件材料編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。編目：填寫檔案目錄，包括檔案編號、文件題名、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目。裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案編號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息。五、檔案的保管1.保管場所綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.保管要求檔案應(yīng)按照分類順序排列存放，便于查找和利用。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案兼職管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。3.鑒定方法對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，分析其內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定其保存價(jià)值。根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。七、檔案的查閱與借閱1.查閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.查閱程序查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部審批。綜合管理部根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱等信息。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.借閱范圍因工作需要，確需將檔案借出使用的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.借閱程序借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等內(nèi)容?！稒n案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。綜合管理部根據(jù)審批意見，將檔案借給借閱人，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.檔案統(tǒng)計(jì)綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。2.檔案移交各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，定期向綜合管理部移交本部門的檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的