會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂會(huì)計(jì)基礎(chǔ)任務(wù)情境

瑞豐公司2014年的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表需要進(jìn)行整理并在年終歸檔，你作為該公司的會(huì)計(jì)人員，該怎樣對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表進(jìn)行裝訂和整理呢？

結(jié)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容一、

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（2）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會(huì)計(jì)賬簿。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。（1）

（3）

（4）

會(huì)計(jì)憑證的傳遞二、會(huì)計(jì)憑證傳遞的意義1.會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從原始憑證的填制或取得時(shí)開始，經(jīng)過(guò)填制、稽核、記賬，直到歸檔保管為止，在本單位內(nèi)部有關(guān)職能部門和人員之間的傳遞路線、傳遞時(shí)間和處理程序。

（1）通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的傳遞，能夠及時(shí)、真實(shí)地反映和監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，為經(jīng)濟(jì)管理提供可靠的經(jīng)濟(jì)信息，同時(shí)也有利于提高工作效率。（2）通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的傳遞，便于有關(guān)部門和個(gè)人分工協(xié)作，相互牽制，加強(qiáng)崗位責(zé)任制，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督；同時(shí)，可以考核經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員是否按規(guī)定的會(huì)計(jì)手續(xù)辦理業(yè)務(wù)，從而加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理上的責(zé)任制，提高經(jīng)營(yíng)管理水平。會(huì)計(jì)憑證傳遞的基本要求2.各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，明確會(huì)計(jì)憑證填制的聯(lián)數(shù)和傳遞程序，既要保證會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過(guò)必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行處理和審核，又要避免會(huì)計(jì)憑證在不必要的環(huán)節(jié)停留，使有關(guān)部門和人員及時(shí)了解情況、掌握資料，并按規(guī)定手續(xù)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。會(huì)計(jì)憑證的傳遞時(shí)間，應(yīng)考慮各部門和有關(guān)人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時(shí)間，明確規(guī)定各種憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)上停留的最長(zhǎng)時(shí)間，不能拖延和積壓會(huì)計(jì)憑證，以免影響會(huì)計(jì)工作的正常秩序。一切會(huì)計(jì)憑證的傳遞和處理都應(yīng)在報(bào)告期內(nèi)完成，不允許跨期；否則，將影響會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。會(huì)計(jì)憑證傳遞過(guò)程中的銜接手續(xù)，應(yīng)該做到既完備嚴(yán)密，又簡(jiǎn)便易行。憑證的收發(fā)、交接都應(yīng)按一定的手續(xù)制度辦理，以保證會(huì)計(jì)憑證的安全和完整。會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序、傳遞時(shí)間和銜接手續(xù)明確后，可制成憑證流轉(zhuǎn)圖，制定憑證傳遞程序，規(guī)定憑證傳遞的路線、環(huán)節(jié)，以及在各環(huán)節(jié)上的時(shí)間、處理內(nèi)容及交接手續(xù)，使憑證傳遞有條不紊、迅速而有效地進(jìn)行。會(huì)計(jì)憑證的裝訂3.根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，記賬憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類和編號(hào)順序保管，不得散亂放置。為此，財(cái)務(wù)人員必須對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，其要求如下：（1）記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明應(yīng)填列的內(nèi)容，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（2）裝訂時(shí)，首先將全部憑證以左上角為準(zhǔn)對(duì)齊，在左上角正面放一塊長(zhǎng)寬各約9厘米的正方形牛皮紙，將牛皮紙對(duì)折為四塊，剪掉左上角的那塊，將右下角與憑證的左上角對(duì)齊；然后在憑證封面左上角上鉆兩個(gè)孔，穿入裝訂繩，繞兩圈，在封底打上結(jié)；再將牛皮紙右上角和左下角兩小塊反折到憑證封底，粘在打好的結(jié)上，將結(jié)壓在里面（上述裝訂面積一般不超過(guò)3.5厘米）；最后由裝訂人蓋上騎縫章，并在脊背上填寫時(shí)間及編號(hào)。裝訂過(guò)程如圖9-1所示。圖9-1會(huì)計(jì)憑證的裝訂

會(huì)計(jì)賬簿的更換與裝訂整理三、會(huì)計(jì)賬簿的更換1.一般來(lái)說(shuō)，總賬、日記賬和多數(shù)明細(xì)賬應(yīng)每年更換一次。這些賬簿在每年年終按規(guī)定辦理完結(jié)賬手續(xù)后，就應(yīng)進(jìn)行更換，啟用新的賬簿，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)記入新賬簿。但有些財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬和債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬，由于材料等財(cái)產(chǎn)物資的品種、規(guī)格繁多，債權(quán)債務(wù)單位也較多，如果更換新賬，重抄一遍的工作量相當(dāng)大，因此可以跨年度使用，不必每年更換一次。卡片式賬簿如固定資產(chǎn)卡片及各種備查賬簿，也都可以連續(xù)使用。會(huì)計(jì)賬簿的裝訂整理2.

在年度終了更換新賬簿后，應(yīng)將使用過(guò)的各種賬簿（跨年度使用的賬簿除外）按時(shí)裝訂整理立卷。（1）裝訂前，首先要按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁(yè)數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁(yè)數(shù)順序排列的賬頁(yè)、賬簿封底的順序裝訂。（3）裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度和賬簿名稱及編號(hào)，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)賬簿要按保管期限分別編制卷號(hào)。

會(huì)計(jì)報(bào)表的報(bào)送與裝訂四、會(huì)計(jì)報(bào)表的報(bào)送1.企業(yè)應(yīng)定期按編制要求編制各種報(bào)表。企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)依次編制頁(yè)數(shù)