東莞喜來(lái)登大酒店

選購(gòu)部管理手冊(cè)

書目

第一章.......選購(gòu)管理制度

其次章.......選購(gòu)部工作流程

第三章.......選購(gòu)部各崗位職責(zé)及分工

第四章.......選購(gòu)部相關(guān)工作表格.

喜來(lái)登大酒店選購(gòu)管理制度

為使酒店的選購(gòu)工作走上制度化、規(guī)范化，合理限制成本，加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)

和提高工作效率,特制定本選購(gòu)管理制度：

一、選購(gòu)管理部門

酒店設(shè)立專職選購(gòu)部:隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理，接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本限制、集

團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的選購(gòu)工作.

二、選購(gòu)部工作基本要求

1.全部選購(gòu)項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意

2.全部選購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類

至少有三家供貨商供應(yīng)報(bào)價(jià)單

3.全部選購(gòu)物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定

4.選購(gòu)部工作人員須對(duì)自己選購(gòu)物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)

5.選購(gòu)部須每半個(gè)月一次通過(guò)電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式

獲得酒店運(yùn)用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫(kù)，以

書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)

6.全部供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品選購(gòu)部須登記歸檔并妥

當(dāng)保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及選購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)

格信息選購(gòu)部每天須錄入至選購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù).

7.選購(gòu)時(shí)間要求:一般物品選購(gòu)時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必需選購(gòu)

回來(lái);印刷品、客房一次性用品、布草等運(yùn)用部門須提前一個(gè)月下單選購(gòu)

8.選購(gòu)部禁止選購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷

9.禁止運(yùn)用部門自行選購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談選購(gòu)事宜

10.選購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款剛好簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)付

帳款,酒店應(yīng)剛好支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也

為日后的選購(gòu)工作供應(yīng)便利.

三、選購(gòu)審批程序

1.申購(gòu)單審批程序：

運(yùn)用部門經(jīng)理（倉(cāng)庫(kù)主管）一＞資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查—＞董事同意選購(gòu)部詢

—＞價(jià)財(cái)務(wù)總眈稽查部f行％f

一董事會(huì)一?申購(gòu)單返回選購(gòu)部

2.單位價(jià)值1000元以下或批量?jī)r(jià)值在2000元以下的由選購(gòu)部現(xiàn)金自購(gòu)

的物品，選購(gòu)部須事先貨比三家,并在申購(gòu)單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)

商，經(jīng)董事會(huì)最終批準(zhǔn)后方可選購(gòu).酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對(duì)價(jià)格及品

質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.

2.單位價(jià)值1000元以上或批量?jī)r(jià)值在2000元以上的物品選購(gòu)審批程

序：

選購(gòu)部找尋至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)f評(píng)定小組確定供貨商

選購(gòu)部當(dāng)供貨商共同草擬合同或選購(gòu)協(xié)議——＞

財(cái)務(wù)審批一行政辦審批一董事會(huì)審批蓋章或簽字

-----＞執(zhí)行合同或協(xié)議

（評(píng)定小組由選購(gòu)部、運(yùn)用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成）

3.賒購(gòu)（月結(jié)）物品選購(gòu)審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚干脆下單至選購(gòu)部叫

貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.

各月結(jié)供應(yīng)商選定方法：選購(gòu)部每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)

商報(bào)價(jià)，選購(gòu)部、運(yùn)用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評(píng)定

小組，通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和探討，選定供應(yīng)商。選購(gòu)部及上述

相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固

定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在比確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格供應(yīng)酒店所需

的物料.

四、選購(gòu)監(jiān)督

選購(gòu)成本的限制由財(cái)務(wù)部、選購(gòu)部、運(yùn)用部門及集團(tuán)稽查部共同完

成,平常各部門應(yīng)剛好到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情，以促進(jìn)酒店選購(gòu)成本的限

制與監(jiān)督.

五、供應(yīng)商管理

1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期（每月或每季度）牽頭,組織財(cái)務(wù)部、選購(gòu)部、運(yùn)用部門及

集團(tuán)稽查部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（酒店每類物品須有至少三家供貨商）,淘

汰部分不合格供貨商.

2.選用供應(yīng)商角度接受1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)

商、2個(gè)幫助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，

大約70%的物資從他手中購(gòu)買。2個(gè)幫助供應(yīng)商供應(yīng)大約20%的物資，

一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題能有其他供應(yīng)商立刻頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)

商既是幫助供應(yīng)商的后備力氣，也使酒店在選購(gòu)極其特殊物資時(shí)無(wú)購(gòu)買

死角。

3.選購(gòu)部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作，維護(hù)酒店形象.

選購(gòu)部工作流程

一、各類物品選購(gòu)工作流程

1、倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的選購(gòu)工作流程：

倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的選購(gòu)線，在存量接近或低

于選購(gòu)線時(shí)，即須要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù)主任要填寫一份倉(cāng)

庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)”選購(gòu)申請(qǐng)單”，且選購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫(kù)存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價(jià)；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

經(jīng)何董事簽批同意后送選購(gòu)部經(jīng)理初審，選購(gòu)部經(jīng)理在選購(gòu)

申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間。選購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅?/p>

按倉(cāng)庫(kù)“選購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定

相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購(gòu)看法，按酒店選購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)堇

事會(huì)批準(zhǔn)后，選購(gòu)部立刻組織實(shí)施，一般物品要求之3天內(nèi)完

成。如有特殊狀況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2、部門新增物品的選購(gòu)工作流程：

若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)特地申請(qǐng)

報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后，連同“選購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交選購(gòu)部，選

購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅础斑x購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家

供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購(gòu)看法，按酒店選購(gòu)審

批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，選購(gòu)部立刻組織實(shí)施.

3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的選購(gòu)工作流程：

如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損

報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”

和選購(gòu)申請(qǐng)單一并送交選購(gòu)部，選購(gòu)部須在選購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)

必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）最近一次訂貨單價(jià)；

（3）最近一次訂貨數(shù)量；

（4）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

選購(gòu)部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì)，并按酒店選購(gòu)審批

程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，組織選購(gòu)。

4、鮮活食品凍品的選購(gòu)工作流程：

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的選購(gòu)申請(qǐng)，由

各酒吧、各部門總廚或主管，依據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)狀況，預(yù)料明天用量，

填寫每日申購(gòu)單交選購(gòu)部，選購(gòu)部當(dāng)日下午以電話落單或其次

日干脆到市場(chǎng)選購(gòu)。

5、燃料的選購(gòu)工作流程：

選購(gòu)部依據(jù)營(yíng)業(yè)狀況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油選

購(gòu)申購(gòu)支配，填寫選購(gòu)申請(qǐng)單，按酒店選購(gòu)審批程序辦理，

并組織實(shí)施。

6、修理零配件和工程物料的選購(gòu)工作流程：

工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“選購(gòu)申請(qǐng)單”，且選購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必

需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫(kù)存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價(jià)；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）供應(yīng)木次訂貨數(shù)量建議。

大型改造工程或大型修理活動(dòng)，工程部須做工程預(yù)算,并依據(jù)預(yù)算表

項(xiàng)目填寫選購(gòu)申請(qǐng)單（工程預(yù)算表附在選購(gòu)申請(qǐng)單下面），且選

購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）庫(kù)存數(shù)量；

（3）最近一次訂貨單價(jià)；

（4）最近一次訂貨數(shù)量；

（5）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

以上選購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)何董事簽批同意后送選購(gòu)部經(jīng)理初審，選購(gòu)

部經(jīng)理初審?fù)夂?，按“選購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供

貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購(gòu)看法，按酒店選購(gòu)審批

程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，選購(gòu)部立刻組織實(shí)施.

二、選購(gòu)工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：

1、全部的選購(gòu)申請(qǐng)必需填寫一式四聯(lián)，選購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，

整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。

2、選購(gòu)申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用。其次

聯(lián)選購(gòu)部存檔并組織選購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。第四聯(lián)

部門存檔。

3、審核選購(gòu)申清單：收到選購(gòu)申請(qǐng)單后、選購(gòu)部應(yīng)作出以下復(fù)查以防

錯(cuò)漏。

（1）簽置核對(duì)：檢查選購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。

（2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，確定選購(gòu)申請(qǐng)單上的數(shù)量是

否正確。

4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。

三、貨比三家工作流程：

每類物品報(bào)價(jià)單須要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊,

保證選購(gòu)物品價(jià)格的合理性。酒店實(shí)行三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行選購(gòu)工作，

即在訂貨前，必需征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)

商的物品，詳細(xì)做法是：

1、選購(gòu)部依據(jù)選購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，

包括：①填寫空白報(bào)價(jià)單中所須要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、

包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供

應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或

電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并登記報(bào)價(jià)人的姓

名，職務(wù)等。③提出選購(gòu)部的選擇看法和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定

小組審批。

2、評(píng)定小組依據(jù)選購(gòu)部供應(yīng)的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考選購(gòu)部的看法，對(duì)

幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來(lái)的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定其中一家

信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事會(huì)審核.四、選購(gòu)