合同管理手冊

（第一版）

2016年2月

目錄

總則..............................................................3

1.目的.......................................................3

2.適用范圍..................................................3

3.原則.......................................................3

4.相關文件..................................................3

5.手冊使用與修訂............................................4

第一章招投標階段合同管理........................................5

1.資信管理...................................................5

2.招標文件評審..............................................5

3.投標商務策劃..............................................5

4.投標文件評審..............................................6

第二章合同簽訂管理..............................................7

1.合同評審...................................................7

2.合同談判..................................................7

3.合同簽署與用印管理........................................7

第三章合同履行管理..............................................8

1.合同交底...................................................8

2.項目商務（法務）策劃......................................8

3.合同變更與解除............................................8

4.簽證索賠..................................................8

5.結算管理..................................................9

5.1中間結算..............................................9

6.合同履行監(jiān)控..............................................9

6.1分級監(jiān)控管理.........................................9

6.2識別監(jiān)控指標.........................................9

6.3防控措施.............................................10

6.4月度經濟活動分析會..................................10

6.5監(jiān)控考核.............................................10

第四章分包分供合同管理.........................................II

1.合格分包分供商名錄........................................H

2.分包分供招標管理.........................................11

3.合同起草..................................................12

4.合同評審.................................................12

5.合同簽署..................................................13

6.合同備案.................................................13

7.分包分供結算管理.........................................14

第五章合同資料管理.............................................15

1.合同資料內容..............................................15

2.合同資料收發(fā).............................................15

3.合I可資料傳遞.............................................15

4.合同資料保管.............................................16

第六章合同總結.................................................16

1.合同總結評價..............................................16

2.合同總結內容.............................................16

2.1合同簽訂情況.........................................16

2.2合同執(zhí)行情況........................................17

2.3合同管理工作........................................17

2.4合同條款分析........................................17

第七章合同信息化管理...........................................18

1.合同信息化管理基本要求...................................18

2.數(shù)據應用與考評...........................................18

總則

1.目的

2.適用范圍

3.原則

4.相關文件

5.手冊使用與修訂

第一章招投標階段合同管理

1.資信管理

2.招標文件評審

3.投標商務策劃

4.投標文件評審

第二章合同簽訂管理

1.合同評審

2.合同談判

3.合同簽署與用印管理

第三章合同履行管理

1.合同交底

2.項目商務（法務）策劃

3.合同變更與解除

4.簽證索賠

5.結算管理

5.1中間結算

5.2竣工結算

6.合同履行監(jiān)控

6.1分級監(jiān)控管理

6.2識別監(jiān)控指標

6.3防控措施

6.4月度經濟活動分析會

6.5監(jiān)控考核

第四章分包分供合同管理

1.合格分包分供商名錄

1.1分包分供商的推薦

1.1.1根據各項目部合作過的分包分供商，由項目部推薦給分公司工程部；

1.1.2社會資源，與各項目部沒有合作過的分包分供商，統(tǒng)一匯集到分公司

工程部；

1.2分包分供商的考察入庫

1.2.1由分公司工程部牽頭組織分公司各部門對各種形式推薦到工程部的分

供商進行考核、考察，考核合格的入圍中鐵建設集團華南分公司合格分供商名錄;

1.3分包分供商的評價

1.3.1各項目部在使用分包分供商的過程中，按季度對分包分供商進行評價，

形成書面材料，對于評價分為優(yōu)秀、良好、不及格三種狀態(tài)，評價優(yōu)秀的分供商

為公司下一步優(yōu)先選用的供應商，評價良好的為公司下一步可以選用的供應商，

評價不及格的為公司禁用的供應商；

1.3.2分包分供商的評價設立以下否決項

1.3.2.1履約過程中分包分供商不按合同實質性條款履約

1.322工人工資發(fā)放不及時導致工人鬧事、圍堵辦公室

1.323施工過程中發(fā)生嚴重安全、質量事故

1.4分包分供商名錄的動態(tài)循環(huán)

1.4.1定期將評價不合格的分包分供商納入項目使用黑名單

1.4.2定期將新的分包分供商納入合格名錄

2.分包分供招標管理

2.1分包分供招標的立項，由項目部工程技術室根據施工安排提前將擬需要

進場的分包分供計劃提交至分公司工程部

2.2由工程部核實施工實際進展及施工擬進場分包分供計劃的合理性，合理

的分包分供計劃由工程部轉交給分公司招標采購部，并泥交合格分包分供名錄供

招標采購部進行公開招標或邀請招標

2.3招標采購部根據分包分供的要求，結合施工圖紙、總包合同進行分包分

供招標文件的編制，并制定標底價

2.4由招標采購部組織各部門對分包分供所回的標書進行公開開標，并做好

開標記錄

2.5由招標采購部、經濟管理部、工程部、項目部組成聯(lián)合議標小組，對第

一次開標符合要求的分包分供進行二次議標，并做好記錄

2.6經過二次議標后，由招采部部長組織經管部部長、工程部部長、總經濟

師、總經理召開定標會，由會議的形式確定中標單位，并留好書面記錄

2.7招采部做好合同臺賬，并做好與項目部的合同交接及交底工作

3.合同起草

3.1項目部商務室根據分公司招采部移交的招標結果，組織項目部全體員工

進行合同起草的商討會，主要探討各個部門管理過程中遇到的問題需要在合同中

明確并解決的事情

3.2商務室根據各部門匯總的結果結合招標文件的要求進行合同的起草

3.3起草好的合同需經過項目部班子成員會簽，然后上傳造價子系統(tǒng)進行合

同評審

4.合同評審

4.1經過項目部會簽的合同初稿上傳造價子系統(tǒng)

4.2分公司對合同進行評審

4.2.1造價部負責對合同收支進行評審

4.2.2工程部負責對分包分供資質的評審

4.2.3招采部對合同與招標文件的一致性進行評審

4.2.4法務部對合同合規(guī)性、集團和分公司強制條款進行評審

425財務部對合同的付款條件和營改增約定進行評審

4.2.6總經濟師對合同整體進行把控

43合同評審通過后，及時把合同評審表、會簽表、效益分析打印出來，供

項目部各科室主管會簽，最后由分公司總經理加批，效益分析顯示虧損的合同，

需由項目經理當面向分公司總經理匯報虧損原因及扭虧措施，總經理方能加批意

見

5.合同簽署

5.1合同審批通過后，由分包分供商先行簽字蓋章

5.2分包分供商簽字完成后由商務室提交給項目經理簽字

5.3項目經理簽字同意后交由資料員按公司程序用印

6.合同備案

6.1雙方簽字蓋章完成后，根據各地方不同的規(guī)定進行建設局的合同備案工

作

7.分包分供結算管理

7.1過程結算的管理

7.1.1分包分供單位每月20日之前上報上一個月截止到本月20日所施工的

產值，并提交結算審批表

7.1.2工程技術部根據施工現(xiàn)場的進度、安全、質量情況對會簽表進行會簽,

商務室對材料領用情況、罰款轉扣情況進行會簽

7.1.3商務室根據分包分供商提交的申請結合會簽情況，給出本月結算金額

的意見，與分包分供商達成一致意見后雙方簽字蓋章

7.1.4雙方簽字蓋章后，上傳造價系統(tǒng)進行審批

7.1.5審批通過后打印出來會簽兩份，一份商務室歸檔建立臺賬，一份交由

項目部財務室入賬登記

7.2最終結算的管理

7.2.1分包分供商完工或者供貨完成7天內提交完工結算申請，開提交會簽

表

7.2.2工程技術部根據實