公司企業(yè)文件和資料管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司文件和資料的管理，確保文件和資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)文件和資料的有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及所有與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位。3.職責(zé)分工行政部門(mén)：負(fù)責(zé)公司文件和資料管理工作的歸口管理，制定和完善文件和資料管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)文件和資料的管理工作；負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、編號(hào)、歸檔、保管、借閱等工作；負(fù)責(zé)公司重要文件的起草、審核、印發(fā)等工作。各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)文件和資料的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、保管、借閱等工作；負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的起草、審核、印發(fā)等工作；負(fù)責(zé)將本部門(mén)形成的文件和資料及時(shí)移交行政部門(mén)歸檔。檔案管理人員：負(fù)責(zé)公司檔案的整理、編目、裝訂、上架、保管、查閱、利用等工作；負(fù)責(zé)對(duì)公司文件和資料的管理情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和考核。二、文件和資料的分類(lèi)與編號(hào)1.文件分類(lèi)行政文件：包括公司的規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)文件：包括公司在經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、質(zhì)量管理等方面形成的文件。技術(shù)文件：包括公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范等。合同文件：包括公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。其他文件：包括公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、宣傳資料、培訓(xùn)教材等。2.文件編號(hào)行政文件編號(hào)：由"公司簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+流水號(hào)"組成，如"XX公司20XX年第XX號(hào)"。業(yè)務(wù)文件編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，如"營(yíng)銷(xiāo)字第XX號(hào)"、"財(cái)務(wù)字第XX號(hào)"等，編號(hào)格式為"業(yè)務(wù)類(lèi)型簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+流水號(hào)"。技術(shù)文件編號(hào)：按照技術(shù)文件的類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如"設(shè)計(jì)圖字第XX號(hào)"、"工藝文件字第XX號(hào)"等，編號(hào)格式為"技術(shù)文件類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+流水號(hào)"。合同文件編號(hào)：由"合同類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+流水號(hào)"組成，如"采購(gòu)合同字第XX號(hào)"、"銷(xiāo)售合同字第XX號(hào)"等。其他文件編號(hào)：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為"其他文件類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)+年份+流水號(hào)"。三、文件和資料的起草與審核1.起草要求文件起草應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、簡(jiǎn)潔。文件起草應(yīng)明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等。文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。2.審核要求文件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性等。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，應(yīng)提交行政部門(mén)進(jìn)行審核。行政部門(mén)審核內(nèi)容包括文件的格式、編號(hào)、字體、排版等是否符合公司要求。涉及公司重要事項(xiàng)、重大決策、重要政策等文件，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。四、文件和資料的收發(fā)與登記1.收文管理行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司外來(lái)文件的簽收、登記、編號(hào)、分發(fā)等工作。行政部門(mén)收到外來(lái)文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收，并檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁(yè)、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系。行政部門(mén)對(duì)簽收的外來(lái)文件進(jìn)行編號(hào)，并填寫(xiě)《文件收文登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、密級(jí)等信息。行政部門(mén)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，將文件分發(fā)至相關(guān)部門(mén)或人員，并做好分發(fā)記錄。2.發(fā)文管理各部門(mén)需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件發(fā)文審批表》，詳細(xì)說(shuō)明發(fā)文的主題、目的、內(nèi)容、發(fā)送范圍等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將《文件發(fā)文審批表》提交行政部門(mén)進(jìn)行審核。行政部門(mén)審核內(nèi)容包括文件的格式、編號(hào)、字體、排版等是否符合公司要求。行政部門(mén)審核通過(guò)后，將文件進(jìn)行編號(hào)，并填寫(xiě)《文件發(fā)文登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、密級(jí)等信息。行政部門(mén)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，將文件打印、蓋章，并分發(fā)至相關(guān)部門(mén)或人員。五、文件和資料的歸檔與保管1.歸檔范圍公司在經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、質(zhì)量管理等方面形成的具有保存價(jià)值的文件和資料。公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范等。公司的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、宣傳資料、培訓(xùn)教材等。其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件和資料。2.歸檔要求各部門(mén)應(yīng)定期將本部門(mén)形成的文件和資料進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)，確保文件和資料的完整性和準(zhǔn)確性。各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件和資料移交行政部門(mén)歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件歸檔清單》，詳細(xì)記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、形成日期、份數(shù)、密級(jí)等信息。行政部門(mén)收到各部門(mén)移交的文件和資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、編目、裝訂、上架，確保文件和資料的安全保管。3.保管期限文件和資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文件和資料包括公司的規(guī)章制度、重要會(huì)議紀(jì)要、重大決策文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。長(zhǎng)期保管的文件和資料包括公司的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、合同文件等，保管期限一般為10年至30年。短期保管的文件和資料包括公司的一般性文件、臨時(shí)性文件等，保管期限一般為1年至5年。4.保管要求行政部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保文件和資料的安全保管。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺頁(yè)、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、銷(xiāo)毀或泄露給他人。六、文件和資料的借閱與利用1.借閱范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借閱公司的文件和資料。因業(yè)務(wù)往來(lái)，與公司有合作關(guān)系的外部單位可以借閱公司的相關(guān)文件和資料。2.借閱要求公司內(nèi)部人員借閱文件和資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱的文件和資料名稱(chēng)、借閱目的、借閱期限等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將《文件借閱申請(qǐng)表》提交行政部門(mén)進(jìn)行審核。行政部門(mén)審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，并將文件和資料提供給借閱人員。外部單位借閱公司的文件和資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，并提交公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將《文件借閱申請(qǐng)表》提交行政部門(mén)進(jìn)行審核。行政部門(mén)審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，并將文件和資料提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件和資料的借閱期限，按時(shí)歸還借閱的文件和資料。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件和資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、銷(xiāo)毀或泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)文件和資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.利用要求公司內(nèi)部人員利用文件和資料時(shí)，應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，并遵守行政部門(mén)的相關(guān)規(guī)定。外部單位利用公司的文件和資料時(shí)，應(yīng)在公司相關(guān)部門(mén)的陪同下進(jìn)行查閱，并遵守公司的相關(guān)規(guī)定。利用文件和資料時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)文件和資料的安全，不得在文件和資料上涂改、標(biāo)記、污損等。七、文件和資料的保密與銷(xiāo)毀1.保密要求公司文件和資料涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、銷(xiāo)毀或泄露給他人。公司內(nèi)部人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自將公司文件和資料泄露給他人。如因工作需要，確需查閱、使用公司機(jī)密文件和資料的，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.銷(xiāo)毀范圍已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件和資料。因工作失誤、業(yè)務(wù)變更等原因形成的重復(fù)文件和資料。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等，且已不再需要的文件和資料。3.銷(xiāo)毀要求文件和資料需要銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀的文件和資料名稱(chēng)、文號(hào)、形成日期、份數(shù)、密級(jí)等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》提交行政部門(mén)進(jìn)行審核。行政部門(mén)審核通過(guò)后，安排專(zhuān)人對(duì)文件和資料進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀文件和資料時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，確保文件和資料的內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀文件和資料時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀記錄》，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀的文件和資料名稱(chēng)、文號(hào)、形成日期、份數(shù)、密級(jí)等信息，以及銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。八、文件和資料管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司各部門(mén)文件和資料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件和資料的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、保管、借閱、利用等情況。行政部門(mén)應(yīng)建立文件和資料管理監(jiān)督檢查記錄，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.考核評(píng)價(jià)行政部門(mén)應(yīng)將文件和資料管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)文件和資料的管理情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。