主任寄語:

辦公室主任，是一個雙重性的角色。他無要對上級負(fù)責(zé)，又要對下級負(fù)

責(zé),既屏處理各類繁領(lǐng)紛冗的事務(wù)，又要慟翎各種錯綜復(fù)雜的人際關(guān)條，因

而辦公,交主任在整個機構(gòu)中占有舉是較重的特珠地住，起著豕上啟下的特殊

作用，而要擔(dān)負(fù)起這一重要角色，就必須具有和芻需的素養(yǎng)，即在辦公室這

個特殊環(huán)境中實地領(lǐng)導(dǎo)的能力。

在臺令高度信息化的知版繪漆時代，人才信出，競爭激烈，人際關(guān)未縱

橫交錯，盤極錯節(jié)，在此情況下，作為一個領(lǐng)導(dǎo)者，要想保證工作的順利開

展，除了個人勢力外，還應(yīng)具有見微知茅，世事練達的睿智頭腦，高聰邊囑，

洞悉入微的牧然眼光，除勒百川，包求萬物的廣闊的襟，以及不斷學(xué)習(xí)的求

知精神，否則終將成為職場上的失敗者。

當(dāng)好辦公,金主任，一切從零開始。

總經(jīng)辦工作職責(zé)

一、在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下完成總經(jīng)辦的各項工作。

二、負(fù)責(zé)完成總經(jīng)辦的各項日常工作。

三、負(fù)責(zé)文件的上傳下達，信息傳遞。

四、負(fù)責(zé)對小車的使用，調(diào)配安排，及車輛的檔案、維修、費用進行管理C

五、負(fù)責(zé)公司的各項行政招待、宴請、住宿安排及費用使用，審核管理。

六、負(fù)責(zé)各類檔案資料、人事檔案、印章的管理。

七、負(fù)責(zé)集團公司公物、辦公用品的選購、發(fā)入、費用管理。

八、負(fù)責(zé)集團公司各部資料的打印、傳真、復(fù)EI：管理工作。

九、負(fù)責(zé)對下屬公司的行政工作，行政專干指導(dǎo)、監(jiān)督。

十、負(fù)責(zé)年度、月度各項費用的審核、申報。

十一、負(fù)責(zé)總經(jīng)辦的績效考核，周計劃、月工作的執(zhí)行。

十二、負(fù)責(zé)組織執(zhí)行員工福利發(fā)放。

十三、負(fù)責(zé)處理各行政歸口的各項工作。

十四、負(fù)責(zé)檢查各部的環(huán)境衛(wèi)生工作。

目錄

一.行政內(nèi)務(wù)管理制度

1.時間管理制度

2.員工行為規(guī)范

3.公司文件管理制度

4.印章管理制度

5.文印管理制度

6.檔案管理制度

7.保密制度

8.辦公用品管理制度

9.車輛管理制度

10.公物管理制度

11.宴請接待制度

12.宿舍管理制度

二.行政內(nèi)務(wù)管理流程

1.文件處理程序說明

2.文印程序說明

3.檔案調(diào)閱程序說明

4.傳真收發(fā)程序說明

5.公章使用流程說明

三.表格

1.發(fā)文稿紙

2.文件發(fā)放表

3.會議通知單

4.會議紀(jì)要

時間管理制度

為加強企業(yè)管理，規(guī)范員工的行為，培養(yǎng)員工的自律意識和時間觀念，特制定以下時

間管理制度。

1上班時間不得遲到、早退。打掃工作環(huán)境的衛(wèi)生不得占用上班時間。

2遲到、早退時間以5分鐘為限，當(dāng)月累計遲到、早退3次，加計一天事假，遲到、早

退30分鐘以上按曠工一天處理。

3上班時間不許扎堆閑聊，以影響他人工作。

4非采購人員，不得在上班時間上街購物。

5上班時間不得接待與工作業(yè)務(wù)無關(guān)的其他來客。

6上班時間不得從事與自身業(yè)務(wù)不相關(guān)的其他活動。

7上班時間外出辦事，需向當(dāng)班經(jīng)理請假。

8對季節(jié)性很強的生產(chǎn)經(jīng)營單位或相關(guān)部門，在其相應(yīng)的生產(chǎn)季節(jié)，可不受上述時間管

理制度的限制，企業(yè)可根據(jù)自身特點制定出相應(yīng)的時間管理報總公司總經(jīng)辦備案。

9只要進入上述可操作的時間管理階段，各企業(yè)必須按制度執(zhí)行。

員工行為規(guī)范

1遵紀(jì)守時：按時上下班，不遲到不早退，不串崗脫崗；

2嚴(yán)格上崗：上崗工作要集中精力，全神貫注，不扎堆閑聊天；

3按章操作：職工必須嚴(yán)格執(zhí)行“三規(guī)一制”（操作規(guī)程、安全規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)規(guī)程、

崗位責(zé)任制），按章辦事，不違章作業(yè)；

4愛護設(shè)備：工具要擺放整齊，機器要保持清潔，經(jīng)常維修，保持良好運行，原材料、成

品、半成品、工裝等堆放有序；

5安全生產(chǎn)：防火防盜，防止事故隱患，經(jīng)常對職工進行安全教育，對新上崗的職工要進

行“三級教育”（廠級、車間、班組級）保證安全生產(chǎn)；

6鉆研技術(shù)：要有強烈的工作責(zé)任心，對技術(shù)精益求精，樹立名牌意識，保證質(zhì)量，不出

不合格產(chǎn)品；

7尊師愛徒：師徒文明，團結(jié)互助，互幫互學(xué)；

8環(huán)境整潔：保持室內(nèi)衛(wèi)生，操作現(xiàn)場干凈整潔。

9機關(guān)工作人員要公正謙潔，忠于職守，樹立全心全意為廣大職工服務(wù)的思想；

10熱愛本職工作，精通業(yè)務(wù)，不斷更新知識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，辦事講究效率；

11遵章守紀(jì)，遵守公司各項規(guī)章制度，不違反紀(jì)律，上班不串崗，不干與工作無關(guān)的事；

12說話和氣，禮貌待客，態(tài)度誠懇，尊重員工和來訪者，辦事不推諉；

13儀表端莊，精神飽滿，著裝得體，舉止大方，體現(xiàn)職業(yè)風(fēng)范。在崗時女職工嚴(yán)禁濃裝

艷抹、穿超短裙；男職工不留長發(fā)、不吸煙、不酗酒；

14工作要有計劃、有條理，分清事情的輕重緩急，講究工作效率和工作質(zhì)量；

15要有較強的組織紀(jì)律觀念，請示、匯報或安排、布署工作要按組織程序逐級進行。部

門之間要加強合作，相互協(xié)調(diào)，不得拖拉扯皮，推諉責(zé)任；

16持辦公環(huán)境優(yōu)美，做到窗明幾凈，辦公桌上的文件堆放整齊。

公文管理制度

為使總公司及各所屬公司、部門的公文進一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，不斷提高公

文辦理的效率和質(zhì)量，有效地發(fā)揮公文的重要工具作用，特制定本制度。

1本制度適用于總公司及各所屬公司的公文管理。

1.1總公司辦公室是綜合職能部門，負(fù)責(zé)公司日常事務(wù)及各種往來公文，對公司所有行政

文件歸口管理，并對各所屬公司的公文處理工作負(fù)有檢查、指導(dǎo)的責(zé)任。

1.2各所屬公司的公文處理工作由各單位行政專干（或指定人員）負(fù)責(zé)，各所屬公司均應(yīng)

依照本辦法，準(zhǔn)確、及時、安全地做好公文處理工作。

2公文的分類

2.1總公司常用的公文種類有：決定、決議、通報、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、

函、工作志、工作計劃等C

2.1.1決定、決議：對重大事項行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹

執(zhí)行的事項，用“決議”。

2.1.2通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況用“通報”。

2.1.3通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬部門的公文，轉(zhuǎn)批下級部門的公

文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項，用“通知”。

2.1.4報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”，向上級請求

請示、批準(zhǔn)，用“請示”。

2.1.5批復(fù)：答復(fù)請示事項，對下級布署工作用“批復(fù)”。

2.1.6會議紀(jì)要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守執(zhí)行者，用“會

議紀(jì)要二

2.1.7工作志；記錄日、周、月工作情況（包括工作安排、工作進度、工作業(yè)績、工作設(shè)

想與建議等）者，用“工作志”。

2.1.8工作計劃：進行本年、季、月、周工作安排者用“工作計劃”。

3公文的格式

3.1公文一般由標(biāo)題、發(fā)文號、簽發(fā)人、秘密等級、主送機關(guān)、正文、附件、公章、發(fā)文

時間、抄送時間、抄送機關(guān)、附注、主題詞等部分組成。

3.1.1公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)該標(biāo)明發(fā)文機關(guān)和公文種

類，除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外，一般不加書名號。

3.1.2發(fā)文字號，包括企業(yè)代碼、年號、順序號，如幾個部門聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦部門發(fā)

文字號。

3.1.3公文一律加蓋印章，上報的公文應(yīng)注明簽發(fā)人。

3.1.4秘密公文應(yīng)標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密二

3.1.5緊急公文應(yīng)標(biāo)明“急件”特急公文應(yīng)在24小時作出決定。

3.1.6請示、報告一般只寫一個主送部門，如需同時送其它部門，應(yīng)用抄報形式。

3.1.7公文如有附件，應(yīng)該在正文之后注明附件名稱和順序。

3.1.8發(fā)文部門應(yīng)注明全稱和規(guī)范簡稱，幾個部門聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門排列在前。

3.1.9會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，下文之前注明會議的名稱和通過日期,

3.1.10文字從左至右橫寫、橫排。

3.2公文用紙一般用B5型，左側(cè)裝訂，如公司統(tǒng)一格式者，必須使用公司印制的統(tǒng)一式

樣。'‘通報”“通知”用紙大小，根據(jù)實際情況需要確定。

3.3草擬公文必須符合下列要求：

3.3.1要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)加以說明c

3.3.2情況要具體，觀點要明確，內(nèi)容要全面，表達要規(guī)范，條理要清楚，層次要分明，

文字要精煉，書寫要工整，標(biāo)點要準(zhǔn)確，篇幅要簡短。

3.3.3人名、地名、數(shù)字要準(zhǔn)確，時間要寫明具體的年、月、日。

3.3.4公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其它必

須用阿拉伯?dāng)?shù)碼外，一般用漢字書寫，在同一公文中，數(shù)字的使用前后一致。

3.4公司對外發(fā)出的公文由總經(jīng)理簽發(fā)，公司對內(nèi)的公文，由總經(jīng)理簽發(fā)或總經(jīng)理授權(quán),

副總經(jīng)理簽發(fā)，行政事業(yè)部直接發(fā)出的公文，行政事業(yè)部部長簽發(fā)，總公司及各所屬公司

公文必須原件、打印件各壹份在每年度公文歸檔時裝訂成冊，編好文頁，交檔案室存檔。

發(fā)出的公文，由公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

3.5總公司各所屬公司應(yīng)根據(jù)各自隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定行文關(guān)系。

3.6總公司對各所屬公司用下行文的方式，發(fā)布指示、指導(dǎo)性指令來指導(dǎo)工作。

3.7總公司各所屬公司的文件一律要抄報總公司一式兩份，總經(jīng)辦上報傳閱、存檔。

3.8總公司公文由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)登記簽收，行政事業(yè)部根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見，請公司

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后交主辦單位、部門執(zhí)行。

3.9各所屬公司公文由專門人員負(fù)責(zé)登記簽收，行政部根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見，請公

司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后交相關(guān)單位、部門執(zhí)行。

3.10文件批辦后，總經(jīng)辦要按批示意見進行督辦。對久拖不辦、貽誤工作造成損失或不

良影響的，要追究承辦單位和承辦人的責(zé)任。

3.11對本制度未涉及的工作，如收回、銷毀、存檔等工作，按國家規(guī)定另行安排。

3.12每年度末，由總經(jīng)辦統(tǒng)計、匯總收文、發(fā)文、存檔數(shù)量并裝訂成冊，少一份文件扣

款50元。此項工作列入崗位目標(biāo)考核內(nèi)容之一。

3.13本制度的修改和廢止，由經(jīng)營會議提議，公司董事會決定后實施。

3.14本辦法根據(jù)實際情況可制定規(guī)定，其修改、補充、解釋權(quán)歸公司行政事業(yè)部。

公司文件管理制度

1總則

1.1為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，理順文件上行

及下行的關(guān)系，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。

1.2文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、各分公司來函、電、來文、公司上報下

發(fā)的各種文件、資料。

2收文的管理

2.1公文的簽收。

2.1.1凡接收公文均由公司秘書登記簽收后轉(zhuǎn)交總經(jīng)辦主任審閱，對政府部門發(fā)來的文件,

要進行標(biāo)題、文號的登記后再轉(zhuǎn)交。

2.2公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

2.2.1凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任，根據(jù)文件內(nèi)容加性質(zhì)閱簽后轉(zhuǎn)交公司秘書分送承辦

部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦，為避免文件積壓誤事，

一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即力。

2.2.2一般函電單據(jù)等，由公司秘書直接分轉(zhuǎn)處理，涉及兒個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦

部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

2.2.3為加速文件運轉(zhuǎn)，公司秘書應(yīng)當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩

個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

3文件的傳閱與催辦

3.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級和文件帶回家和公共場所，

對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

3.2閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交公司秘書處，閱批文件一般

不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”“擬辦意見”，公司秘書應(yīng)責(zé)成有

關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

3.3文件閱完后，應(yīng)送交公司秘書，切忌橫傳。

3.4公司秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件，函、電應(yīng)立即指定專

人辦理。不得將文件壓放，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得公司秘書同意予以復(fù)

印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔。

4文件借閱和清退

4.1各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需本部門主管簽字便條，對有密級的文件

須總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

4.2借閱文件后嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還，任何人不得將文件帶回或全文抄錄,

不允許拆卷和在文件上勾畫等。

4.3各部門行政專干負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

5文件的立卷與歸檔

5.1文件的歸檔案范圍：

5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由公司秘書歸檔。

5.1.2公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)經(jīng)、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)

導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。

5.1.3各種專業(yè)例會記錄。

5.1.4公司召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。

5.1.5有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。

5.1.6公司日志和大事記。

5.2立卷要求：

5.2.1文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理、歸檔。

5.2.2立卷時，要求把文件的批復(fù)、正木、底稿、文件、附件收集齊全，保持文件，材料

的完整性。

5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材

料，要及時立卷歸檔。

6文件的銷毀

6.1對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司秘書應(yīng)定期清理造冊并按公司有關(guān)

規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù),

印章管理制度

為了規(guī)范總公司印章的管理，確保印章作為一個單位權(quán)利、信譽、責(zé)任的結(jié)合物，

在其涉及到的各項公務(wù)和社會活動的各方面正確使用其標(biāo)志、權(quán)威、證明、憑信等效力和

作用，特制定本制度。

1本制度適用于總公司范圍內(nèi)的通用印章、專用印章、領(lǐng)導(dǎo)人名章的管理。

2印章刻制與保管

2.1印章的刻制、登記

2.1.1公司所有公章的刻制由總公司行政部根據(jù)工作需要，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，統(tǒng)一刻制,

統(tǒng)一注冊，發(fā)文通知啟用°公司要為所有公章建立臺帳。

3印章的保管

3.1印章管理人員只對公司法人代表印章使用的安全性負(fù)責(zé)，對違反或不符合本規(guī)定蓋章

條款者，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，拒絕蓋章或外借印章，否則視為失職。

3.2嚴(yán)禁在沒有書寫任何內(nèi)容的空白公文紙、信紙和介紹信上蓋印。

3.3總公司的印章保管人員不得擅自將印章委托他人保管。

3.4公司印章必須放在安全的地方，所放的抽屜、柜子要加鎖，重要的印章應(yīng)置于保險箱

內(nèi)，且須管好放印章的柜子鑰匙，不可亂扔。

3.5印章只能在保管者辦公室內(nèi)使用，不得擅自拿出辦公室。保管人外出時，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)交他人代管。

3.6特殊情況下需攜印外出時須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)定使用范圍和使用時間、地點，指定

執(zhí)印人、監(jiān)印人，并填寫《借用印章檔案卡》。

3.7保管人員發(fā)現(xiàn)印章丟失或有異?，F(xiàn)象，應(yīng)保護現(xiàn)場，并報告領(lǐng)導(dǎo)迅速查明情況及時處

理，必要時報告公安部門協(xié)助處理,對確已丟失的印章要向當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)登記并聲明作廢。

3.8把印章管理列為企業(yè)的保密范圍，嚴(yán)防印章被盜或被盜用。

3.9公司如果發(fā)生一定的機構(gòu)變動或因其他原因而停止用章時，保管人員應(yīng)將印章交工商

機關(guān)封存，或按相關(guān)批示在一定的監(jiān)督下銷毀，銷毀時應(yīng)有兩個以上的監(jiān)銷人°

3.10公司領(lǐng)導(dǎo)人名章由領(lǐng)導(dǎo)人自己保管或由指定的文秘人員保管，它應(yīng)與正式印章一樣

加強管理，建立臺帳。

4印章的使用管理

4.1用印審批

印章保管人在蓋合同章和對外協(xié)議印前應(yīng)驗收《印章使用臺帳》，須了解這次用印是

否經(jīng)過了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則不予蓋章。

4.2審閱

印章保管人在蓋章前應(yīng)對所需蓋章的文書進行審閱。在文書的內(nèi)容、手續(xù)、格式等

方面發(fā)現(xiàn)問題或疑點，應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)，在一些重要的情況下，更要加強審閱工作C

4.3登記

用印章需要進行登記手續(xù)，建立詳細(xì)的《印章使用臺帳》，證明信、匯款單、包裹單

等加蓋印章也需進行登記，以備出現(xiàn)問題時核查。

4.4蓋印

4.4.1蓋出的印章須位置恰當(dāng)、圖案清晰、文字端正。

4.4.2有固定或者指定蓋印處的文件應(yīng)在規(guī)定蓋印處蓋印，如果沒有規(guī)定蓋印處，蓋印人

應(yīng)參照有關(guān)規(guī)定，選擇恰當(dāng)位置蓋印，通常蓋在文章末尾年、月、日的中間。

4.4.3正式印章應(yīng)用正紅色印泥或印油，專用章或其它印章根據(jù)有關(guān)規(guī)定可選用紅色、藍(lán)

色或紫色印泥、油。

4.4.4如果文件需蓋多個印章，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，不能蓋出紙邊。

5印章的停用

5.1按照要求停用印章，并查清所有印章，不得遺漏。

5.2報請上級領(lǐng)導(dǎo)審定印章的處理方法。

5.3按上級的規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的書面指示，做好印章的上交、清退、存檔或銷毀工作。領(lǐng)導(dǎo)個

人名章應(yīng)歸還本人保管，一般的戳證經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。

5.4做好換用新印章的通知工作，并在《印章使用臺帳》上進行登記。

文印制度

為提高辦事效率，降低管理費用，規(guī)范公司打EI：、復(fù)印管理，特制定本制度。

1各部門、各所屬公司如需打印資料?，必須由經(jīng)辦人在文印室《打印、復(fù)印臺帳》上進行

登記，由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可交文印室進行打印。

2各部門申請打印的文件、資料要求內(nèi)容完整，文字表達準(zhǔn)確，字跡清楚，無錯別字，并

要求按行文標(biāo)準(zhǔn)行文，打印的校對工作由申請打印的部門負(fù)責(zé)。

3打印的文字經(jīng)申請打印的部門校對準(zhǔn)確無誤后，方可由文印室發(fā)正稿，如發(fā)出的正稿兩

次以上仍存在打印部門未校對出的錯誤，須到總經(jīng)辦申請再次打印正稿，并在臺帳上以打

印數(shù)量兩倍進行登記。

4文件、資料的復(fù)印由經(jīng)辦人在文印室《打印、復(fù)印臺帳》上進行登記，并由部門負(fù)責(zé)人

批準(zhǔn)，方可交文印室進行復(fù)印。

5如遇部門（所屬公司）負(fù)責(zé)人不在辦公室，可先登記后給以打印，但必須在一周內(nèi)補簽。

6嚴(yán)禁無關(guān)人員動用微機設(shè)備，嚴(yán)禁打印私人資料，違反者，處以操作員及當(dāng)事人每人每

次50元罰款。

7本制度解釋權(quán)歸總經(jīng)辦。

檔案管理制度

為了加強總公司，各所屬公司綜合檔案管理，提高檔案資料的服務(wù)性、安全性，為公

司各部門、各所屬公司的工作提供真實、原始的檔案資訊服務(wù)。使總公司、各所屬公司的

檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。

1管理體制

總公司檔案工作采取集中管理為主，分散管理為輔的檔案管理體制。總公司行政部是

總公司檔案管理工作主管部門，設(shè)立檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理總公司檔案資料，并對各所

屬公司的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)和檢查。各所屬公司設(shè)檔案室由行政部檔案員

進行管理。

2歸檔內(nèi)容

2.1檔案的含義

凡反映總公司、各所屬公司工作的活動，具有查看、利用價值的文獻資料都納入檔案

管理的范圍。

2.2歸檔范圍的界定

依據(jù)總公司、各所屬公司實際情況，歸檔范圍界定如下：

2.2.1地方政府及行業(yè)主管等各部門頒發(fā)的法規(guī)命令、指標(biāo)、決定、決議、通知、計劃、

統(tǒng)計年報、預(yù)決算、規(guī)章制度等文件。

2.2.2總公司對地方政府及行業(yè)主管部門的請示報告、工作計劃及對下屬各所屬公司的批

復(fù)。

2.2.3總公司、各所屬公司的各種協(xié)議書、合同等。

2.2.4總公司、各所屬公司主要會議的原始記錄、紀(jì)要和決定。（包括發(fā)布的通知、通報、

機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及規(guī)章制度）。

2.2.5總公司、各所屬公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)、基建工程資料、設(shè)備

圖紙等。

2.2.6總公司、各所屬公司的發(fā)文。

2.2.7具有保存價值的文件材料，重要的工作經(jīng)驗材料。

2.2.8外單位直接發(fā)送給總公司、各所屬公司具有保存價值的主抄送文件。

2.2.9有關(guān)反映總公司、各所屬公司工作情況的照片、錄音（像）帶等。

2.3檔案的收集

2.3.1總公司檔案員掌管總公司歸檔檔號的編排工作，同時，定期按要求檢查、收集各所

屬公司抄報、抄送、移交總公司總經(jīng)理、行政部等各部門的文件資料。

2.3.2各所屬公司的檔案員需及時完整地收集本公司各種有保存價值的文件資料。

3檔案整理

3.1檔案整理

3.1.1檔案整理工作必須由檔案員來進行，檔案員須定期將移交來的零散檔案，進行分類、

組合、排列、編目、形成有序體系，并按不同的保管期限逐年分別編號，在編制保管期限

表后，按固定順序裝袋上架。

3.1.2文件整理：中文橫寫文件或外文文件以左方裝訂，對準(zhǔn)左上角整齊釘牢，文件如有

皺折、破損、參差不齊的情況，應(yīng)先整理，裁切折疊，使其整齊統(tǒng)一。要求字跡清晰，規(guī)

格統(tǒng)一，簽署完備。禁止用圓珠筆、彩色筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆以及復(fù)寫紙書寫。

3.1.3檔案室須設(shè)有防光、防火、除塵、防有害生物的污染，防盜措施。檔案員要定期檢

查案卷情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施。

4檔案的借閱與保密

4.1檔案借閱

4.1.1申請：總公司、各所屬公司員工需借閱檔案時,應(yīng)先提出申請。非機密類檔案的借

閱可直接向檔案員申請借閱；機密檔案則需向主管領(lǐng)導(dǎo)提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案

員審核、確認(rèn)符合借閱條件后，方可借閱。

4.1.2審批：借閱密級文件檔案，須嚴(yán)格按審批權(quán)限進行。

4.1.3檔案閱讀：密級檔案，只限于在檔案室內(nèi)閱，非密級檔案一般也只限于在檔案室查

閱，特殊情況需外借時，須經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格借閱期限（不超過2天）和注

意事項。閱讀檔案者不得轉(zhuǎn)借，拆卸、調(diào)換，所借檔案必須注意保護，不得拆散案卷，不

得折疊文件，不得在檔案文件上圈點，勾劃或作標(biāo)記，不得污損文件。閱讀檔案者如需要

摘抄案卷部分內(nèi)容，必須經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定摘抄部分，不得摘抄未批準(zhǔn)的其

他部分。

4.1.4外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并由公司有關(guān)人員陪同。

4.1.5檔案保密

密級檔案采取集中統(tǒng)一保管的方式，統(tǒng)一由總公司檔案室存檔，借閱者對檔案保密

要承擔(dān)責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)，借閱者不得擅自復(fù)制或摘抄檔案內(nèi)容，違者將受到嚴(yán)肅處理。

5檔案移交

5.1移交日期

總公司各所屬公司、各部門在專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)下按規(guī)定要求整理，裝訂好本部

門的檔案，連同目錄在次年四月底前向檔案室移交，并辦理交接手續(xù)。

5.2入檔要求

5.2.1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短少，應(yīng)立即追查歸入。

5.2.2文件如經(jīng)抽存，應(yīng)有管理部門簽認(rèn)。

5.2.3文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

5.2.4無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

5.3特殊檔案的移交

5.3.1凡屬總公司基建工程，設(shè)備購置過程中形成的文字、材料、圖紙均應(yīng)在工程竣工、

設(shè)備安裝完畢后，由承辦人將全部資料收集移交檔案室歸檔。

5.3.2凡總公司自行設(shè)計更新改造，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中形成的各種圖紙、文字說明及材料也須收

集歸檔。

5.4人事變動的檔案移交

總公司、各所屬公司員工辭職、調(diào)動工作時，必須在辦妥移交手續(xù)后，方能調(diào)離崗

位，以免造成檔案丟失等問題。

6檔案的銷毀

6.1已過保管期限的檔案，經(jīng)有關(guān)部門商定后，予以銷毀。

6.2銷毀原則上采用焚燒，而一般性的報紙、雜志及其它無價值的資料，可采取賣掉的方

式。

6.3銷毀所保存的文件，要依有關(guān)規(guī)定履行必要的手續(xù)。

保密制度

為保守秘密，維護企業(yè)利益，防止企業(yè)情報泄露，結(jié)合總公司、各所屬公司的實際情

況，特制訂本制度。

1本制度適用于總公司、包所屬公司對各種決策性文件資料、重要會議記錄、經(jīng)營情況等

保密的管理。

2保密范圍和密級

2.1總公司、各所屬公司保密范圍有以下各項

2.1.1總公司重大決策中的秘密事項。

2.1.2總公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。

2.1.3總公司、各所屬公司內(nèi)部掌握的合同、決議、意向書及可行性報告，主要會議記錄。

2.1.4總公司、各所屬公司財務(wù)預(yù)決算報告、有關(guān)各類財務(wù)報告，統(tǒng)計報告。

2.1.5總公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。

2.1.6總公司、各所屬公司員工的人事檔案，工資性，勞務(wù)性收入及資料。

2.1.7其它經(jīng)總公司、各所屬公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。

2.1.8一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。

2.2總公司秘密的密級分為以下三級

2.2.1絕密：是總公司最重要的秘密，泄露會使總公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害，

其范圍界定在董事會成員內(nèi)部。

2.2.2機密：是總公司重要的秘密，泄露會使總公司的權(quán)力和利益遭受嚴(yán)重的損害，其范

圍界定在各所屬公司經(jīng)理以上知曉。

2.2.3秘密：是總公司一般的秘密，泄露會使總公司的權(quán)力和利益遭受損害，其范圍界定

在各所屬公司部門級或最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員及承辦者以上知曉。

2.3密級的確定

2.3.1總公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級。

2.3.2總公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、經(jīng)營情況為機密級。

2.3.3總公司、各所屬公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入，尚未進入市場或尚未

公開的各類信息為秘密級，

2.4屬于總公司、各所屬公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)本制度第I四條、第五條的規(guī)

定標(biāo)明密級，并確定保密期限。

3保密措施

3.1屬于總公司、各所屬公司秘密文件、資料的收發(fā)、傳遞、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，

由總公司行政事業(yè)部、各所屬公司安排專人執(zhí)行。采用計算機技術(shù)存儲、處理、傳遞的總

公司、各所屬公司的秘密由電腦操作人員負(fù)責(zé)保密。

3.2、對于密級的文件、資料必須采取以下保密措施。

3.2.1未經(jīng)總公司總經(jīng)理、各所屬公司經(jīng)理批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄和擴大范圍傳閱。

3.2.2收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定的專人擔(dān)任，并采取必要的安全措施。

3.3總公司經(jīng)濟活動中的各種計劃、統(tǒng)計材料、財務(wù)數(shù)據(jù)、工作總結(jié)、可研報告、企業(yè)管

理模式等資料，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得對外公布或泄露。

3.4總公司、各所屬公司的各項科研成果、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品配方及各種技術(shù)資料，未經(jīng)總

公司總經(jīng)理、各所屬公司經(jīng)理批準(zhǔn)，不準(zhǔn)對外公布或泄露。

3.5在對外交往與合作中常要提供總公司秘密事項的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.6屬于總公司、各所屬公司秘密內(nèi)容的會議和其它活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施。

3.6.1選擇具備保密條件的會議室。

3.6.2根據(jù)工作需要，限制參加會議人員的范圍，對參加密級事項會議的人員予以指定，

密級文件的傳送，應(yīng)采用密封、親啟方式傳送。

3.6.3確定會議是否傳達及傳達范圍。

3.7非總公司員工，未經(jīng)許可，嚴(yán)禁進入生產(chǎn)現(xiàn)場。對來訪的集體或個人，必須經(jīng)過審查，

由各所屬公司領(lǐng)導(dǎo)陪同，按指定的路線在規(guī)定的停留時間進行參觀，并限定解答問題的范

圍，嚴(yán)禁來訪者在現(xiàn)場拍照和攝像。

3.8總公司、各所屬公司的各類文書、文件原則上嚴(yán)禁到外界打印，特殊情況須經(jīng)總公司

總經(jīng)理、各所屬公司經(jīng)理批準(zhǔn)，但必須采用磁盤保存文件，并由當(dāng)事者在現(xiàn)場監(jiān)督從計算

機中將已拷貝的文件刪除，將原稿收回，校對稿也要在現(xiàn)場一并銷毀（包括復(fù)印件資料在

內(nèi)）。

3.9當(dāng)工作人員發(fā)現(xiàn)總公司秘密已泄露或者可能泄露時，應(yīng)立即采取補救措施并及時報告

總公司行政事業(yè)部、各所屬公司負(fù)責(zé)人，接到報告后，應(yīng)立即作出反應(yīng)。

4責(zé)任與處罰

4.1出現(xiàn)下列情況之一者，視情節(jié)輕重，給予警告，并扣發(fā)工資50—500元。

4.1.1泄露總公司、各所屬公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失者。

4.12違反本制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收集或道章提供秘密者。

4.1.3利用職權(quán)強制他人適反保密規(guī)定的。

4.2出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退或酌情賠償經(jīng)濟損失。

4.2.1故意或過失泄露公司秘密的，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失。

4.2.2違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密者。

4.2.3利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定者。

5附則

5.1本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一。

5.1.1使總公司、各所屬公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的。

5.L2使總公司、各所屬公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知

悉的。

會議管理制度

為規(guī)范總公司及各所屬公司各種會議管理，提高會議效率，特制定本制度C

1每周一上午上班后總公司四部及各所屬公司要組織召開由主管領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)代理人主持

的周一例會，總結(jié)上周工作，安排本周工作、發(fā)布指示、決定。參加人員為各部全體人員，

各所屬公司自行決定。

2每周五下午下班前三十分鐘為業(yè)務(wù)總結(jié)例會，形式不限，各部匯報一周工作，各所屬公

司匯總一周業(yè)務(wù)工作，作為周一例會的依據(jù)。

3每月5口（節(jié)假口順延）上午上班，準(zhǔn)點召開總公司月經(jīng)營管理例會。檢查匯總各所屬

公司經(jīng)營目標(biāo)責(zé)任完成情況，聽取各所屬公司責(zé)任人述職，審核批準(zhǔn)各部各所屬公司當(dāng)月

資金使用計劃。由總經(jīng)理召集，參加人員為總公司部門以上負(fù)責(zé)人，各所屬公司經(jīng)理、副

經(jīng)理等。

4各部、各所屬公司月經(jīng)營例會根據(jù)各自工作特點自行安排，形成制度，上報總公司行政

事業(yè)部。會議由各部負(fù)責(zé)人和各所屬公司經(jīng)理召集，參會人員自定。

5其它會議根據(jù)需要，由相應(yīng)部門責(zé)任人召集召開。

6嚴(yán)肅會議紀(jì)律，參加所有會議均要求：

6.1關(guān)閉通訊工具（手機、傳呼機），不得發(fā)出聲音影響開會，嚴(yán)禁接聽電話、回傳呼。

6,2準(zhǔn)時參會，主持召集會議者若遲到處100元罰款，其它參會人員遲到5分鐘以內(nèi)處10

元罰款，5分鐘以上處以20元罰款，無故不到會罰款50元，確因故無法按時參加會議,

可在會前向召集人請假。

6.3嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁私語和做與會議無關(guān)的事，不得隨意中途離開、進出。

6.4服從主持人安排，主持人有權(quán)限定發(fā)言人的講話內(nèi)容、時間及方式。會議發(fā)言不偏離

議題，不帶情緒發(fā)言和說過激的話。

7會后不隨意談?wù)摃h內(nèi)容，傳播會議次定。

8做好會前、會中、會后的計劃、組織、實施、落實工作，對會議達成決議的執(zhí)行情況由

行政事業(yè)部負(fù)責(zé)督查。

9做好會議紀(jì)要、會議文件、會議記錄的整理、下發(fā)、傳閱、存檔等工作。

通訊工具管理制度

公司的通訊工具（辦公電話、移動電話、傳呼機）是針對'業(yè)務(wù)而設(shè)置，為保證通訊工

具發(fā)揮最大效力，并節(jié)省經(jīng)費，特擬定本辦法。

1電話使用規(guī)范

注重禮貌用語，體現(xiàn)員工良好的文化素養(yǎng)和精神風(fēng)貌。

2公司配IC卡機，管理由總經(jīng)辦及各所屬公司行政專干負(fù)責(zé)。

2.1各管理者及員工的話費由總公司統(tǒng)一制定話費標(biāo)準(zhǔn)。

2.2公司給每位員工配備用戶卡，如果丟失，到總經(jīng)辦重新購買。

2.3員工應(yīng)愛護公司配備的話機，如損壞，視程度由損壞人賠償。

2.4每月的20號，由總經(jīng)辦及各所屬公司行政專干負(fù)責(zé)按標(biāo)準(zhǔn)輸入話費。

3公司移動電話配備使用規(guī)定。

公司移動電話的配置，原則上根據(jù)業(yè)務(wù)需要情況而定，并按公司核準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)核報費

用。

總經(jīng)辦指派專人在每月10號前及時交納話費，保證通訊的暢通，否則，由此而引發(fā)

的滯納金由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)、財務(wù)核算部依據(jù)話費單，在工資發(fā)放時一并核算，超額扣除。

持機者應(yīng)愛護所配備的手機，維修由持機人自理。

4傳呼機使用規(guī)定

4.1傳呼機根據(jù)工作崗位需要由員工個人購置。

4.2使用傳呼機者，服務(wù)費由個人先行繳納，根據(jù)實際情況而給報銷。

4.3持機人在收到公司的傳呼后應(yīng)立即回電，詢問有何事要辦，違反此規(guī)定而延誤所要辦

的事，每次罰款50元。

辦公用品及辦公設(shè)備管理制度

1總則

1.1為規(guī)范公司辦公用品及辦公家具的管理，節(jié)約降耗、妥善管理，特制定本制度。

1.2辦公用品及設(shè)備采取分散購買，統(tǒng)一管理的原則，管理人集團公司總經(jīng)辦。

1.3本制度適用于集團公司各部及各分公司。

2辦公用品的管理規(guī)定

2.1辦公用品由公司總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)，公司及所屬各公司行政專干負(fù)責(zé)督辦。

2.2公司將辦公用品分為消耗品和管理品兩類：

2.2.1消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮、修正液、筆記

本、復(fù)寫紙、信紙、圓珠筆、訂書釘、簽字筆、白板筆、電池、膠片等。

2.2.2管理品：剪刀、美工刀、訂書機、鋼筆、計算器、米尺、印臺、印油、文具盒、計

算機耗材及其他專用用具（如：色帶、磁盤、打印紙等）。

2.3辦公用品分為個人領(lǐng)用和部門領(lǐng)用兩種“個人領(lǐng)用”系個人保管使用用品；”部門領(lǐng)

用”系本單位共同使用用品。

2.4每年12月25日前由各部/公司負(fù)責(zé)人向總經(jīng)辦報本部門/公司下年辦公用品需求計劃。

總經(jīng)辦據(jù)此作出下一財年的“辦公用品采購預(yù)算”報財務(wù)部/總經(jīng)理申批，由管理員根據(jù)

庫存量適時統(tǒng)一購買。

2.5由總經(jīng)辦為各部門設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄》，以便查實核對，控制領(lǐng)用數(shù)量。

2.6管理員必須建立辦公用品帳目和出入庫清單，做好日常辦公用品的領(lǐng)用登記。

2.7庫房帳目應(yīng)與實物相符，管理員每月月未清點。并將清點結(jié)果報總經(jīng)辦主任審核，每

年年未由審計部進行盤庫C

2.8辦公室人員調(diào)離時，應(yīng)將剩余辦公用品及所保管的管理品一并繳總經(jīng)辦。辦公用品嚴(yán)

禁私自帶回家。

2.9辦公用印刷品如：信紙、信封、表格等的印刷，除特殊用途外，均由總經(jīng)辦承辦。

3辦公家具及設(shè)備的管理規(guī)定。

3.1辦公用家具及設(shè)備的使用與管理由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，辦公用家具指桌椅、書架、書柜、沙

發(fā)、保險柜等；辦公設(shè)備指計算機、傳真機、電話等的使用與管理。

3.2總經(jīng)辦必須把辦公用家具及設(shè)備管理的各個環(huán)節(jié)，如購置、配置、分發(fā)領(lǐng)用、修繕與

保管等，并建立臺帳。

3.3各公司行政專干，對所配置的辦公用家具及設(shè)備，負(fù)有保管與使用的責(zé)任，防止辦公

家具及設(shè)備被盜，被挪用以及損壞。

3.4計算機、打印機等的維修保養(yǎng)由總公司微機室負(fù)責(zé)，分公司由各使用人員負(fù)責(zé)維修,

維修后部門負(fù)責(zé)人將維修情況報總經(jīng)辦備案，所發(fā)生費用計入本部門辦公費用°

3.5人員調(diào)離時，由總經(jīng)辦作出具體安排，任何人不得擅自調(diào)配該辦公家具和辦公設(shè)備。

3.6辦公家具及設(shè)備采取“誰使用、誰保管”的原則，使用者具有不可推卸的保全與維護

責(zé)任。

3.7總經(jīng)辦每年必須對辦公家具及設(shè)備進行兩次盤點，做到帳物相符，掌握使用保養(yǎng)狀況。

對于經(jīng)檢查確認(rèn)破損家具無法修理時，總經(jīng)辦主任應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)請示，報廢處理。

3.8需要更新或新增辦公設(shè)備時由本部門負(fù)責(zé)人寫出申請報告，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后交總經(jīng)

辦購買。各分公司報批后由行政專干統(tǒng)一購買，報總經(jīng)辦備案。

3.9如果因違反本規(guī)定，造成辦公家具或設(shè)備破損丟失，根據(jù)其情節(jié)輕重，總經(jīng)辦責(zé)成其

賠償損失。

公物管理制度

為了加強總公司及各所屬公司的公物管理，延長公物的使用時間，降低辦公費用，

特制定本辦法。

1辦公用品的采購：由公司總經(jīng)辦根據(jù)各部門上報的購物清單，在限定范圍內(nèi)采購，行政

事業(yè)部核準(zhǔn)，財務(wù)核算部審核報銷。

2專業(yè)性物品：部門報總經(jīng)理審批后，由部門有關(guān)人員協(xié)同總經(jīng)辦購買，并在總經(jīng)辦辦理

有關(guān)手續(xù)后領(lǐng)用。

3公物范圍的限定：手機、傳呼機、電話機、桌椅、計算器、沙發(fā)、衣架、文件柜、飲水

機及一次性消耗的物品，如圓珠筆、信箋等物品，均使用本管理辦法。

4總經(jīng)辦對總公司及各所屬部門的公物要登記造冊，建立公司的臺帳。

5公物購置后，交總經(jīng)辦統(tǒng)一登記入庫，經(jīng)辦人簽字，專人保管，按員工所需發(fā)放。

6如需領(lǐng)用辦公用品，可上報部門主管審批，在總經(jīng)辦領(lǐng)取公物。員工調(diào)離公司時，須將

所領(lǐng)公物交清后，總經(jīng)辦在離崗清單上簽字確認(rèn)，方可到人力資源部辦理相關(guān)手續(xù)。

7無故損壞、丟失公物，由領(lǐng)用人照價賠償。

8為嚴(yán)格公物管理，由總經(jīng)辦和財務(wù)核算部負(fù)責(zé)半年檢查一次公司公物、個人領(lǐng)用物品，

發(fā)現(xiàn)短缺、損壞，由各部門使用人賠償。

宴請接待制度

為做好公司的'業(yè)務(wù)接待工作，保證公司業(yè)務(wù)活動有序、有效的開展，每一位員工都有

義務(wù)對來綠旗公司的人士表示禮貌，并給予引領(lǐng)解釋，以體現(xiàn)公司良好的企業(yè)形象。

1員工待人接物耍不卑不亢，言談舉止端莊大方，語言表達和善準(zhǔn)確，儀表儀容整潔利落。

2根據(jù)職級、專業(yè)，需要對等的原則制定接待計劃，力求高效、節(jié)儉。

3接待任務(wù)中有宴請內(nèi)容的，應(yīng)由承擔(dān)接待的人員填寫《宴請接待申請單》（詳細(xì)填寫接

待對象、人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、陪同人數(shù)、接待目的等），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，憑單到財務(wù)核

算部領(lǐng)取接待費。

4接待用餐結(jié)束后，一周內(nèi)承辦人按總公司財務(wù)報銷程序辦理核銷手續(xù)。

5任何人在酒店以簽單方式發(fā)生的宴請，均需事先填報《宴請接待申請單》由主管領(lǐng)導(dǎo)簽

批，未及時填報須在三日內(nèi)補辦。未報而請，視同個人宴請。

6每月25日總公司總經(jīng)辦會同財務(wù)核算部核準(zhǔn)所有《宴請申請單》，未辦審批手續(xù)的簽單,

視同個人簽單。

7嚴(yán)禁越權(quán)簽單，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)接待。

8超過1000元的宴請需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

本制度解釋權(quán)歸總公司行政事業(yè)部。

車輛管理制度

為使公司車輛的使用、維修、保養(yǎng)等各方面工作納入規(guī)范的管理軌道，降低車輛使

用成本，確保安全、合理、有效的調(diào)配使用車輛，提高工作效率，特制定本規(guī)定。

1車輛管理

1.1公司車輛的證照及稽核等事務(wù)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)管理并負(fù)責(zé)維修、檢驗、清潔等。

1.2公司人員因公用車須于事前向總經(jīng)辦中請，總經(jīng)辦依重要性順序派車，不按規(guī)定辦理

申請不予派車。

1.3車輛檔案：總經(jīng)辦檔案室對所屬車輛建立完整的檔案資料，并保管有關(guān)證件及保險資

料。

2車輛使用

2.1使用人必須具有駕照。

2.2公司車輛不得借予非本公司人員使用。

2.3總經(jīng)辦調(diào)度車輛時，本著先急后緩，先領(lǐng)導(dǎo)后職員的原則統(tǒng)籌安排。

2.4司機駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、輪胎、外觀等）

如發(fā)現(xiàn)故障，配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即排除，否則要對由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。

2.5嚴(yán)禁公車私用，如發(fā)現(xiàn)不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意善自私用者，第一次罰款100元，第二次罰款200

元，第三次除名。私用時若發(fā)生事故，而致違規(guī)、損毀、失竊等，于扣除理賠額后全部由

私人負(fù)擔(dān)。

2.6凡因公出差，由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可辦理派車手續(xù)。

2.7駕駛員要確保車輛衛(wèi)生清潔，車況良好，手續(xù)完備。

3車輛保養(yǎng)

3.1車輛應(yīng)由指定特約維修單位保養(yǎng)維修，否則維護費一律不準(zhǔn)報銷。

3.2車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需維修或更換零件時，可視實際情況需要進行

修理，但無迫切需要或修理費超過若干標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)與公司聯(lián)系請求批示。

4違規(guī)與事故

4.1事故的性質(zhì)分類。

按交通事故的性質(zhì)分類：

輕微事故：直接經(jīng)濟損失金額1000元以下；

一般事故：直接經(jīng)理損失金額1000-5000元；

重大事故：直接經(jīng)濟損失金額5000-10000元;

特大事故：直接經(jīng)濟損失金額10000元以上；

4.2事故的責(zé)任及外罰

4.2.1交通事故按事故的性質(zhì)和責(zé)任的大小，分別進行如下處罰。

罰款金額（元）

責(zé)任分類輕微事故一般事故重大事故特大事故

定貝任10002%3%4%

次要責(zé)任1503%4%4%

同等責(zé)任2005%6%6%

主要責(zé)任2505%8%6%

全部責(zé)任3008%10%10%

注：表中所指百分比是指事故總損失金額的百分比。

4.2.2未經(jīng)總經(jīng)辦調(diào)派而私自出車，或不按正常路線行駛，或?qū)④囕v交于他人駕駛而發(fā)生

的交通事故，其一切損失費用由肇事車司機負(fù)責(zé)。

4.2.3對交通事故的肇事車司機的外罰有：罰款、待崗、辭退。

5費用報銷

5.1油料及維修費用以憑證實報實銷。

5.2過路費：停車費等據(jù)車次數(shù)由總經(jīng)辦核銷。

宿舍管理制度

為使員工宿舍保持良好的清潔衛(wèi)生，整齊的環(huán)境及公共秩序，使員工獲得充分的休息,

以提高工作效率，特制定本規(guī)定。

1公司員工申請入住宿舍，應(yīng)填寫住宿申請單，交總經(jīng)辦核準(zhǔn)后安排住宿。

2為使宿舍保持安全與衛(wèi)生，特規(guī)定下列各項制度以共同遵守。

2.1遵守社會公德和宿舍小區(qū)管理制度。

2.2保護建筑物，愛惜附屬水、電及安全設(shè)備和各種家具，損壞公共財物由個人承擔(dān)賠償。

2.3節(jié)約使用水、電，并由入住員工承擔(dān)水、電、煤氣、管理等費用。

2.4宿舍清潔工作應(yīng)由室內(nèi)居住人自行輪流打掃，并經(jīng)常保持房間清潔與整齊。

2.5宿舍內(nèi)不得有賭博、酗酒等不正當(dāng)行為。

2.6宿舍內(nèi)不得存放違禁及易燃物品。

2.7宿舍內(nèi)不得私自使用電爐、酒精爐等，以保證安全。

2.8宿舍內(nèi)不得留宿公司員工以外的任何人士。

2.9宿舍房門鑰匙在公司總經(jīng)辦領(lǐng)用，員工搬出宿舍退還總經(jīng)辦。鑰匙如遺失，公司于當(dāng)

月工資中扣除以作為換鎖費用。

2.10員工離職時，應(yīng)于離職時隨即遷出宿舍，并于離舍三天前通知總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦派

員復(fù)收接管，未移交者公司不予辦理各種離職手續(xù)。

2.11住宿人若違反上列有關(guān)規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給予懲處、賠償或取消住宿權(quán)。

保潔制度

為保持辦公樓干凈整潔，使員工在優(yōu)雅、整潔的環(huán)境中工作，提高工作效率，特制定

本制度：

1衛(wèi)生保潔員的責(zé)任和義務(wù)

1.1每天早上上班前和下午下班前清掃辦公樓大門、樓梯、走道、衛(wèi)生間、會議室。

1.2及時處理地面所有污漬，保持地面無煙頭、紙屑、污漬。

1.3會議室每天上午、下午清潔兩次，保持地面、椅子、窗臺、書柜干凈、整潔。

1.4每天用廁所清潔劑清潔衛(wèi)生間，保持洗手盆、便盆無黃漬，并用消毒劑噴灑地面、墻

面一次。

2各部門辦公室衛(wèi)生責(zé)任和義務(wù)

2.1員工必須每天上午上班前，清掃各自的辦公室。

2.2全天保持辦公室地面無煙頭、紙屑、污漬，桌面整潔、干凈，煙灰缸每天擦一次。

2.3每周五下班前一小時，各部門員工徹底清潔一次辦公室，主要清潔門窗、玻璃。

2.4保潔員每天對車輛進行衛(wèi)生檢查,檢查發(fā)現(xiàn)達不到衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的，責(zé)令整改,責(zé)改后仍達

不到標(biāo)準(zhǔn)，有權(quán)處以10-23元罰款。

3保障制度

3.1各部門每天輪流排值日，檢查各辦公室衛(wèi)生狀況及保潔員的工作。

3.2總經(jīng)辦每周不定期對衛(wèi)生保潔員、值日員檢查，檢查發(fā)現(xiàn)達不到衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的，對衛(wèi)生

保潔員、值日員一次罰款10—20元，并責(zé)令整改，達到衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。

3.3衛(wèi)生保潔質(zhì)量參與公司對各部門的綜合考評。

信息發(fā)布的有關(guān)規(guī)定

為維護綠旗健康良好的企業(yè)形象，保證集團公司以理性化發(fā)展為特征的二次創(chuàng)業(yè)的戰(zhàn)

略目標(biāo)的實現(xiàn)，規(guī)范全體員工的行為，嚴(yán)明企業(yè)信息傳播發(fā)布的紀(jì)律，真正形成以職業(yè)化

風(fēng)范為要求的企業(yè)風(fēng)氣，特制定以下規(guī)則要求：

1對外信息必須是專職專部享有解釋權(quán)和發(fā)布權(quán)，其他不相干人員不得通過非正常渠道或

主觀臆段猜測對外發(fā)布企業(yè)信息。

2公司的經(jīng)營決策和企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營信息，尤其是資產(chǎn)、財務(wù)、企劃、項目、技術(shù)等相關(guān)信

息，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得在任何場合隨意發(fā)布。

3每位員工都應(yīng)是企業(yè)形象的代表人，更應(yīng)是企業(yè)良好公眾形象的堅強衛(wèi)士，任何人在任

何場合嚴(yán)禁發(fā)表對企業(yè)形象產(chǎn)生負(fù)面影響的言論，做出有損企業(yè)利益的行為。同時有義務(wù)

制止有損企業(yè)形象的言論和行為。

4為保證以上約定的有效貫徹實施，特制定保障制度：任何人如有違反以上約定的行為發(fā)

生，要承擔(dān)所有的責(zé)任和后果。集團公司有權(quán)對其處以100元以上罰款，直至除名。

文件處理程序說明

文件處理本著務(wù)實、高效、有序、事事有結(jié)果的原則。

1上行文

1.1接文一一所屬企業(yè)或部門送文要求必須以本企業(yè)或該部決策層的最終的集中意見為

準(zhǔn)。

1.2收文一一由所屬企業(yè)或部門的文員或行政專干專人向總公司遞交上報文件，由總經(jīng)辦

秘書負(fù)責(zé)接文。

1.3送文一一總經(jīng)辦秘書填寫文件處理單，依文件類型、性質(zhì)及送件部門要求將文件送交

相對應(yīng)職責(zé)權(quán)限范圍的總公司四大部。

1.4傳文一一總經(jīng)辦秘書依主送部門處理意見將文件傳至相關(guān)閱知人傳閱或承辦。有須報

總經(jīng)理批示的報總經(jīng)理。

1.5轉(zhuǎn)文一一將已處理的傳閱或最終批示的文件轉(zhuǎn)回送件單位，由企管辦，跟蹤承辦情況。

L6擬文一一依據(jù)批示意見，有須擬文下傳的文件，由總經(jīng)辦或相關(guān)部門的秘書擬文，由

職責(zé)相對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)，由文印室打印，秘書校對、形成文件。

1、7發(fā)文一一已成文件，由行政事業(yè)部所屬企管辦負(fù)責(zé)文件分發(fā)或傳閱至對應(yīng)單位，由

對應(yīng)單位（所屬企業(yè)或部門）負(fù)責(zé)集中使文件內(nèi)容和精神在本部得以傳達和領(lǐng)會。

1.8存文一一文件的留存，一份存于總經(jīng)辦秘書，一份應(yīng)存于總公司檔案空。

2下行文

2.1董事會及四大部的文件的草擬由所屬部門秘書根據(jù)要求負(fù)責(zé)擬文。

2.2擬文由該部責(zé)任人審核、簽發(fā)。

2.3文件由文印室負(fù)責(zé)打印，秘書負(fù)責(zé)校對。

2.4復(fù)核無誤文件交由總公司行政事業(yè)部審核，需報總經(jīng)理的，報總經(jīng)理閱知。

2.5已成文件由企管辦負(fù)責(zé)下達至各對應(yīng)單位（所屬企業(yè)）第一責(zé)任人。

2.6由企管辦跟蹤文件下達及工作承辦情況。

文印程序說明

1如需打印資料，必須由經(jīng)辦人首先在文印室《打印、復(fù)印臺帳》上進行登記；

2登記后，由經(jīng)辦人持《打印、復(fù)印臺帳》找部門（所屬公司）負(fù)責(zé)人在“批準(zhǔn)人”一欄

簽字確認(rèn)。

3由總經(jīng)辦文員審核登記文件名稱數(shù)量與實際打印、復(fù)印文件名稱、數(shù)量是否相符。

4文件資料打印好后，由文印員電話通知經(jīng)辦人取稿。

5復(fù)印程序與打印程序相同。

6如遇部門（公司）負(fù)責(zé)人不在辦公室，可先登記后給以打印、復(fù)印，但必須在一周內(nèi)補

簽。

7每月25日對各公司紙張使用情況進行匯總統(tǒng)計并按收費標(biāo)準(zhǔn)進行核算，經(jīng)行政辦主任

簽字確認(rèn)后報財務(wù)處。（收費標(biāo)準(zhǔn)附后）

8對于一次性復(fù)印量過大或多次反復(fù)復(fù)印者，文印室管理人員有權(quán)要求對方進行統(tǒng)一印刷。

9在復(fù)印機工作負(fù)荷過大時應(yīng)及時進行停機處理。

10厲行節(jié)約，對于保密性文件應(yīng)及時處理或銷毀。

檔案調(diào)閱程序說明

1各單位、各部門及個人，因工作需要調(diào)閱各年度、各類檔案時，應(yīng)填寫調(diào)檔申請表。

2報各單位、各部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后，應(yīng)先從本單位、本部門行政部專干處查閱。

3如所需查閱的檔案不在本單位，本部門行政專干處時，再向行政部主管領(lǐng)導(dǎo)提出申請,

經(jīng)審批后方可到行政部檔案室進行查閱。

4各單位、各部門及個人臨時查閱檔案（即在檔案室直接查），不需帶出檔案室的檔案，

在檔案人員的監(jiān)督下查閱，可不進行登記。

5各單位、各部門及個人，因工作需要借出檔案時，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，并在檔案

室借調(diào)登記簿上進行登記，方可借閱。

6借出檔案歸檔后，應(yīng)及時注銷登記。

7查閱會計檔案時，必須在調(diào)檔申請表中寫清所瓷檔案的年度和時間。

傳真收發(fā)程序說明

1如需發(fā)傳真，必須由經(jīng)辦人首先在文印室《傳真收發(fā)臺帳》上進行登記。

2登記后，由經(jīng)辦人持《傳真收發(fā)臺帳》找部門（所屬公司）負(fù)責(zé)人在“批準(zhǔn)人”一欄簽

字確認(rèn)。

3經(jīng)簽字確認(rèn)后方可交文印室進行傳發(fā)。

4如遇部門（所屬公司）負(fù)責(zé)人不在辦公室，可先登記后給以傳發(fā)，但必須在一底內(nèi)補簽。

5文印室接收到的傳真，根據(jù)內(nèi)容或要求，通知或送交相關(guān)人員簽收，并在《傳真收發(fā)臺

帳》上進行登記。

6對于某些廣告公司反復(fù)發(fā)來傳真或傳真紙張超過三張上限時，文印室工作人員有權(quán)酌情

拒收。

7每月25日進行匯總，與文印程序第七條同。

8發(fā)出傳真時，每張按4、00元計；接收傳真時，每張按打印價格即2、0元（A4）計。

公章使用流程說明

1各部門公章使用人準(zhǔn)備好需蓋章的文件、資料，到總經(jīng)辦填寫《印章使用臺帳》進行登

記。

2使用人報請本部門負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

3總經(jīng)辦見部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，在相關(guān)文件資料上加蓋所需公章。如遇特殊情況，必

須電話請示相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)同意后方可蓋章，并在印章使用臺帳備注欄內(nèi)記錄說明，

在三天內(nèi)補簽。

緩急程度:

密級：

發(fā)文稿紙

簽發(fā)日期年月日

擬文日期年月日

審核日期年月日

打印日期年月日

校對日期年月日

復(fù)核日期年月日

標(biāo)題

抄報

抄送

字第號共印發(fā)份存檔（二）

文件發(fā)放表

文件名稱及編號:

收義部門收文人數(shù)量時間備注

文件材料處理單

送件收件時間

來文單位

收件主送部門

文件標(biāo)題內(nèi)容

送件部門要求

處

理

意

見

簽3

日

冊

傳兌要求

閱件人閱件時間意見本人簽字

傳

閱

人

承辦部門

承

辦

責(zé)任人

情

況承辦時間

經(jīng)辦人

返回時間是否存檔存檔時間

會議通知單

編號:

會議主題召集單位

召集人主持人記錄人

時間地點時限

參會人貝

會議議題

會議材料

參會簽到

備注

公物領(lǐng)用臺帳

名稱數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間批準(zhǔn)人備注

發(fā)文單位一（黑體28號）

（“文件”字樣黑體28號）

發(fā)文編號-（宋體4號?）簽發(fā)一（宋體4號）

★

文件標(biāo)題-（標(biāo)題由事由、文種構(gòu)成

宋體2號加黑）

-主送單位、部門（根據(jù)文種選擇使用，部分文種無此項，如“決定”

宋體4號加黑）

正文（宋體4號）

一習(xí)慣用語（習(xí)慣用語根據(jù)文種選擇使用宋體4號）

發(fā)文單位（全稱）（宋體4號）

成文日期----（宋體4號）

抄報:-上級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、單位（宋體4號）

抄送:-同級、下級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、單位（宋體4號）

-印發(fā)記錄（宋體4號）

會議紀(jì)要

編號:

|含義領(lǐng)—

會議時間會姬點

主持人召集人記錄人

議題

內(nèi)容

決議

與會

人員

簽字

工作推進表

項目內(nèi)容:日期:

部門工作內(nèi)容工作要求責(zé)任人完成時間備注

名

至

管

摩

胡

注:

單

申請

接待