非營利組織采購管理制度與流程指南一、目的與范圍本指南旨在規(guī)范非營利組織的采購管理，確保采購活動的高效性、透明性和合規(guī)性。通過建立詳細(xì)的采購制度與流程，旨在提升資源利用效率，降低采購成本，促進組織的可持續(xù)發(fā)展。本指南適用于非營利組織的各類采購活動，包括但不限于項目采購、日常辦公采購、應(yīng)急采購和年度采購。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下基本原則：1.公開、公正、公平是所有采購活動的核心原則，確保各項采購決策的透明性。2.采購物資需從合法、合規(guī)的供應(yīng)商處獲得，所有交易必須開具合法發(fā)票，以確保財務(wù)記錄的準(zhǔn)確性。3.各部門需指定專人負(fù)責(zé)采購工作，申購人與采購人應(yīng)為不同人員，以避免利益沖突。三、采購流程一般采購流程1.采購申請申購人需先與倉庫核對庫存情況，若庫存不足則填寫“采購申請單”，并附上相關(guān)的需求說明。2.申購審批項目采購需提交預(yù)算審批，其他采購需由部門負(fù)責(zé)人審核后填寫流轉(zhuǎn)單。此環(huán)節(jié)確保每一項采購均經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟鞒獭?.詢價負(fù)責(zé)采購的部門需至少聯(lián)系三家供應(yīng)商獲取報價，確保采購價格的合理性與市場競爭性。4.核價在收集到報價后，需對照歷史價格進行核價，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價結(jié)果，以確保采購的經(jīng)濟性。5.審批流轉(zhuǎn)單需經(jīng)過各級審批，最終需提交至組織的負(fù)責(zé)人進行最終審批，確保采購決策的權(quán)威性。6.采購實施與驗收入庫審批通過后，采購人可下訂單，物資到貨后需由指定人員進行驗收，并完成入庫流程，確保物資的合規(guī)性和質(zhì)量。7.報銷所有采購物資需在貨物到達(dá)一個月內(nèi)完成報銷，逾期將不再受理，以提高資金使用效率。特殊采購流程1.集中計劃采購各部門需在每月25日之前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一采購日常辦公用品，集中采購可降低成本。2.零星采購針對金額較小、偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行，確保采購的效率與合規(guī)。3.應(yīng)急采購在緊急情況下，采購可由應(yīng)急小組直接進行，無需詢價，并以最快的方式完成采購，確保組織應(yīng)對突發(fā)事件的能力。4.年度采購對于定期需求的采購，組織需提前編制年度預(yù)算，并向財務(wù)部門報備，以便于資源的合理配置與規(guī)劃。四、備案所有采購?fù)瓿珊?，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，一份交財務(wù)審核，另一份存檔以備查。此舉確保采購活動的可追溯性與透明性。五、采購紀(jì)律1.采購人職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，進行市場調(diào)查，確保所采購物資的質(zhì)量符合組織需求。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，任何形式的利益輸送將受到嚴(yán)厲處理，以維護組織的公正形象。六、流程優(yōu)化與反饋機制為確保采購流程的高效性與適應(yīng)性，需定期對采購流程進行評估與優(yōu)化。設(shè)計反饋機制，鼓勵各部門提出改進建議，定期召開采購工作會議，分析采購期間遇到的問題并制定相應(yīng)的解決方案。通過持續(xù)改進，確保采購流程能夠適應(yīng)組織的發(fā)展需求。七、培訓(xùn)與宣傳為確保采購流程的有效執(zhí)行，組織需定期對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，確保每位員工都能理解并遵循采購管理制度。同時，通過內(nèi)部宣傳，加強對采購原則與流程的認(rèn)識，增強全員的合規(guī)意識。八、結(jié)束語建立科學(xué)合理的采購管理制度與流程，不僅能夠提高非營利