檔案各項(xiàng)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、上架、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享，提高檔案管理工作效率。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門工作和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和保管工作。6.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交綜合管理部。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助綜合管理部做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保本部門檔案的安全和完整。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、審計(jì)報(bào)告等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等資料。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。5.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。6.公司員工的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等資料。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等資料。8.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷售合同等。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件。10.其他與公司工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。4.收集的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)方法可采用"年度+類別代碼+順序號(hào)"的形式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱流程因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息?！稒n案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。綜合管理部檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并在《檔案借閱登記薄》上登記。2.借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，原則上不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。檔案管理人員在確認(rèn)檔案無(wú)誤后，在《檔案借閱登記薄》上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。（四）檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)整理和歸位。（五）檔案的保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得泄露檔案內(nèi)容。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制、傳播公司機(jī)密檔案。4.在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其價(jià)值和保管期限。2.價(jià)值評(píng)估法：根據(jù)檔案的重要程度、利用頻率、歷史意義等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（五）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為[X]年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為[X]年。（六）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)資料歸檔保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。3.提升檔案利用服務(wù)水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.存儲(chǔ)管理：將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。4.檢索利用：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)提供檔案檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便用戶利用檔案。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信