外供方管理制度?一、總則1.目的本制度旨在加強(qiáng)公司對(duì)外包供方（以下簡稱"外供方"）的管理，確保外供服務(wù)和產(chǎn)品符合公司要求，保障公司利益，提高整體運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)與外供方的互利共贏，共同推動(dòng)公司業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的所有外供方，包括但不限于提供原材料、零部件、設(shè)備、勞務(wù)、技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)等各類外包業(yè)務(wù)的供應(yīng)商和承包商。3.基本原則公平公正原則：在選擇、評(píng)價(jià)、管理外供方過程中，遵循公平公正的原則，確保所有外供方享有平等的機(jī)會(huì)，依據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行決策。質(zhì)量優(yōu)先原則：始終將外供產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量放在首位，要求外供方嚴(yán)格按照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提供產(chǎn)品和服務(wù)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行。合作共贏原則：與外供方建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過相互支持、共同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)雙方利益最大化，形成良好的商業(yè)生態(tài)。動(dòng)態(tài)管理原則：對(duì)外供方進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和評(píng)估，根據(jù)其表現(xiàn)及時(shí)調(diào)整管理策略，激勵(lì)優(yōu)秀外供方，淘汰不合格外供方，不斷優(yōu)化外供方隊(duì)伍。二、外供方選擇與準(zhǔn)入1.需求識(shí)別與采購計(jì)劃各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前識(shí)別需要外包的項(xiàng)目或服務(wù)，明確質(zhì)量、交付期、價(jià)格等要求，并制定相應(yīng)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括項(xiàng)目描述、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、預(yù)算金額、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息。采購計(jì)劃提交給采購部門審核，采購部門根據(jù)公司整體資源狀況和采購策略，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行綜合評(píng)估和調(diào)整，確保采購活動(dòng)與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。2.外供方搜索與初步篩選采購部門通過多種渠道搜索潛在外供方，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄、客戶推薦等，建立外供方信息庫。根據(jù)采購計(jì)劃要求，對(duì)潛在外供方進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、信譽(yù)口碑、價(jià)格水平等方面。對(duì)于初步符合要求的外供方，收集其基本信息，如公司簡介、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績案例等。3.實(shí)地考察與評(píng)估對(duì)于經(jīng)過初步篩選的重要外供方，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。考察內(nèi)容包括生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、設(shè)備設(shè)施、人員配備、物流能力、環(huán)保措施等方面?？疾旖Y(jié)束后，考察人員填寫《外供方實(shí)地考察評(píng)估表》，對(duì)外供方的綜合實(shí)力進(jìn)行評(píng)價(jià)，給出考察結(jié)論。評(píng)估表應(yīng)明確各項(xiàng)考察指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，確保評(píng)估結(jié)果客觀公正。4.樣品測(cè)試與驗(yàn)證根據(jù)采購產(chǎn)品或服務(wù)的特性，要求外供方提供樣品進(jìn)行測(cè)試和驗(yàn)證。樣品應(yīng)滿足公司規(guī)定的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)組織對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)估，出具樣品測(cè)試報(bào)告。如樣品測(cè)試不合格，外供方應(yīng)進(jìn)行整改，直至樣品符合要求。5.合同評(píng)審與簽訂采購部門根據(jù)外供方的考察評(píng)估結(jié)果、樣品測(cè)試情況以及價(jià)格談判結(jié)果，組織相關(guān)部門進(jìn)行合同評(píng)審。合同評(píng)審內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、明確性，雙方權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性，價(jià)格的合理性，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和交付期的可實(shí)現(xiàn)性等方面。經(jīng)合同評(píng)審?fù)ㄟ^后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與外供方簽訂正式合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、價(jià)格、交付期、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等重要條款，確保合同具有法律效力，能夠有效約束雙方行為。6.外供方準(zhǔn)入審批采購部門將簽訂的合同及相關(guān)評(píng)審資料提交給公司管理層進(jìn)行外供方準(zhǔn)入審批。審批通過后，外供方正式納入公司合格外供方名錄，獲得為公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的資格。對(duì)于首次合作的重要外供方，可設(shè)置一定期限的試用期，試用期內(nèi)對(duì)其表現(xiàn)進(jìn)行密切跟蹤和評(píng)估，如試用期表現(xiàn)良好，則正式批準(zhǔn)準(zhǔn)入；如試用期內(nèi)出現(xiàn)嚴(yán)重問題，不符合公司要求，則取消其準(zhǔn)入資格。三、外供方日常管理1.溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制建立定期的溝通會(huì)議制度，采購部門與外供方每月至少召開一次溝通會(huì)議，雙方就業(yè)務(wù)進(jìn)展情況、質(zhì)量問題、交付期執(zhí)行情況、合作中存在的問題及解決方案等進(jìn)行充分交流。設(shè)立專門的溝通渠道，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等，方便雙方及時(shí)溝通業(yè)務(wù)需求、反饋問題和協(xié)調(diào)工作。對(duì)于緊急問題，應(yīng)確保能夠在第一時(shí)間取得聯(lián)系并及時(shí)解決。采購部門指定專人作為與外供方的聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)日常溝通協(xié)調(diào)工作，及時(shí)傳達(dá)公司要求，跟蹤外供方工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決合作過程中的各類問題。2.質(zhì)量監(jiān)控與管理質(zhì)量部門制定外供產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃，明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)頻次和檢驗(yàn)方法等內(nèi)容。按照檢驗(yàn)計(jì)劃對(duì)外供產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保其符合公司質(zhì)量要求。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，對(duì)于檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時(shí)通知外供方進(jìn)行整改。外供方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交整改報(bào)告和整改措施，質(zhì)量部門跟蹤整改效果，直至問題得到徹底解決。定期對(duì)外供方的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估和審核，確保其質(zhì)量管理體系持續(xù)有效運(yùn)行，能夠穩(wěn)定提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)。對(duì)于質(zhì)量管理體系存在嚴(yán)重缺陷或質(zhì)量問題頻發(fā)的外供方，采取警告、限期整改、暫停供貨等措施，直至取消其合格外供方資格。3.交付期管理采購部門與外供方在合同中明確規(guī)定產(chǎn)品或服務(wù)的交付期，并要求外供方制定詳細(xì)的生產(chǎn)或服務(wù)進(jìn)度計(jì)劃。外供方應(yīng)按照進(jìn)度計(jì)劃按時(shí)交付產(chǎn)品或服務(wù)，確保不影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行。建立交付期跟蹤機(jī)制，采購部門定期對(duì)外供方的交付情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握交付進(jìn)度。對(duì)于可能影響交付期的因素，提前與外供方溝通協(xié)調(diào)，共同采取措施解決，確保交付期的按時(shí)實(shí)現(xiàn)。如外供方未能按時(shí)交付產(chǎn)品或服務(wù)，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。采購部門根據(jù)違約情況，采取扣罰貨款、減少訂單量、暫停合作等措施，督促外供方改進(jìn)交付管理，提高交付及時(shí)性。4.成本管理采購部門定期對(duì)外供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格進(jìn)行分析和評(píng)估，與市場價(jià)格水平進(jìn)行比較，確保公司采購成本合理。對(duì)于價(jià)格明顯高于市場同類產(chǎn)品或服務(wù)的外供方，與其協(xié)商降價(jià)或?qū)ふ姨娲?yīng)商。建立成本控制激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)外供方通過優(yōu)化生產(chǎn)流程、降低原材料消耗、提高生產(chǎn)效率等方式降低成本，對(duì)于成本控制效果顯著的外供方給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單量、延長合作期限等。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期對(duì)外供方進(jìn)行付款，避免提前或延遲付款給公司帶來不必要的資金成本。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)采購成本的核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。5.文檔管理采購部門負(fù)責(zé)建立外供方檔案，對(duì)外供方的基本信息、考察評(píng)估資料、合同文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交付記錄、付款憑證等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。外供方檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。同時(shí)，建立電子檔案備份系統(tǒng)，確保檔案資料的安全性和可追溯性。定期對(duì)外供方檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)補(bǔ)充新的資料，刪除過期或無效的信息。對(duì)于外供方發(fā)生重大變更（如公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)地址等）的情況，應(yīng)及時(shí)更新檔案資料，確保檔案信息與實(shí)際情況相符。四、外供方績效評(píng)估與激勵(lì)1.績效評(píng)估指標(biāo)設(shè)定建立科學(xué)合理的外供方績效評(píng)估指標(biāo)體系，評(píng)估指標(biāo)應(yīng)涵蓋質(zhì)量、交付期、成本、服務(wù)、合作態(tài)度等多個(gè)方面，確保全面、客觀地反映外供方的綜合表現(xiàn)。質(zhì)量指標(biāo)可包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量問題整改及時(shí)率等；交付期指標(biāo)可包括按時(shí)交付率、交付周期偏差率等；成本指標(biāo)可包括采購價(jià)格合理性、成本降低率等；服務(wù)指標(biāo)可包括響應(yīng)速度、售后服務(wù)滿意度等；合作態(tài)度指標(biāo)可包括溝通配合度、遵守合同條款情況等。根據(jù)不同類型的外供方和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)賦予相應(yīng)的權(quán)重，以突出重點(diǎn)和體現(xiàn)業(yè)務(wù)導(dǎo)向。例如，對(duì)于提供關(guān)鍵零部件的外供方，質(zhì)量指標(biāo)權(quán)重可適當(dāng)提高；對(duì)于服務(wù)類外供方，服務(wù)指標(biāo)權(quán)重可相對(duì)加大。2.績效評(píng)估周期外供方績效評(píng)估周期分為月度、季度和年度評(píng)估。月度評(píng)估主要關(guān)注外供方的短期表現(xiàn)，如交付及時(shí)性、質(zhì)量問題處理情況等；季度評(píng)估在月度評(píng)估的基礎(chǔ)上，對(duì)其季度整體績效進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)；年度評(píng)估則全面總結(jié)外供方一年來的綜合表現(xiàn)，作為年度合作評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲的主要依據(jù)。對(duì)于重大項(xiàng)目或合作期限較長的外供方，可根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況適時(shí)進(jìn)行階段性績效評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。3.績效評(píng)估方法采用定性與定量相結(jié)合的評(píng)估方法對(duì)外供方進(jìn)行績效評(píng)估。定量評(píng)估主要依據(jù)各項(xiàng)可量化的指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)分，如質(zhì)量合格率、按時(shí)交付率等；定性評(píng)估則通過對(duì)服務(wù)態(tài)度、合作配合度等方面的主觀評(píng)價(jià)進(jìn)行打分?？冃гu(píng)估數(shù)據(jù)來源包括公司內(nèi)部各部門的反饋信息、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交付記錄、采購成本數(shù)據(jù)、客戶投訴處理記錄等。采購部門負(fù)責(zé)收集、整理和分析這些數(shù)據(jù)，形成外供方績效評(píng)估報(bào)告。在績效評(píng)估過程中，可組織相關(guān)部門人員對(duì)外供方進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)估或召開評(píng)估會(huì)議，聽取各方意見和建議，確保評(píng)估結(jié)果客觀公正、全面準(zhǔn)確。4.激勵(lì)措施根據(jù)外供方績效評(píng)估結(jié)果，實(shí)施相應(yīng)的激勵(lì)措施。對(duì)于績效優(yōu)秀的外供方，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、增加訂單量、優(yōu)先參與新項(xiàng)目合作、給予價(jià)格優(yōu)惠、提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)等，激勵(lì)其繼續(xù)保持良好表現(xiàn)，與公司建立更緊密的合作關(guān)系。對(duì)于績效未達(dá)標(biāo)的外供方，采購部門與其進(jìn)行溝通，共同分析原因，制定改進(jìn)計(jì)劃，并跟蹤改進(jìn)效果。如連續(xù)多次績效不達(dá)標(biāo)，公司將采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消其合格外供方資格。設(shè)立外供方優(yōu)秀合作獎(jiǎng)，每年評(píng)選出在質(zhì)量、交付、成本、服務(wù)等方面表現(xiàn)突出的外供方進(jìn)行公開表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，樹立合作典范，激發(fā)全體外供方的積極性和競爭力。五、外供方淘汰與退出1.淘汰與退出情形外供方如有以下情形之一，公司將考慮淘汰或終止合作關(guān)系：連續(xù)多次出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，經(jīng)整改后仍無法滿足公司質(zhì)量要求；交付期嚴(yán)重延誤，對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)造成重大影響；提供的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格明顯高于市場同類水平，且拒絕協(xié)商降價(jià)；違反合同約定，如擅自更改產(chǎn)品規(guī)格、降低服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等；出現(xiàn)嚴(yán)重的商業(yè)信譽(yù)問題，如拖欠貨款、提供虛假信息等；公司業(yè)務(wù)調(diào)整或戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，不再需要外供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)；其他嚴(yán)重影響公司利益或合作關(guān)系的情形。2.淘汰與退出程序采購部門根據(jù)外供方的實(shí)際表現(xiàn)和合作情況，提出淘汰或退出建議，并填寫《外供方淘汰/退出審批表》，詳細(xì)說明淘汰或退出的原因、依據(jù)及相關(guān)證據(jù)材料?！锻夤┓教蕴?退出審批表》提交給公司管理層進(jìn)行審批，審批通過后，采購部門以書面形式通知外供方終止合作關(guān)系，并明確終止日期和相關(guān)后續(xù)事宜要求，如清理庫存、結(jié)算貨款、歸還相關(guān)資料等。在與外供方終止合作后，采購部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行全面的總結(jié)評(píng)估，分析合作過程中存在的問題和教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的外供方管理工作提供參考。3.后續(xù)事項(xiàng)處理外供方應(yīng)按照合同約定和公司要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)清理庫存產(chǎn)品，公司根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行驗(yàn)收和處理。對(duì)于因外供方原因造成的庫存積壓或損失，外供方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。雙方按照合同約定進(jìn)行貨款結(jié)算，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。如存在爭議，按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。外供方應(yīng)歸還公司提供的技術(shù)資料、模具、設(shè)備等資產(chǎn)，采購部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收，確保資產(chǎn)完整無損。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)缺失或損壞，外供方應(yīng)照價(jià)賠償。采購部門將外供方淘汰或退出的相關(guān)信息及時(shí)更新到外供方信息庫，并通知相關(guān)部門，防止再次與其發(fā)生業(yè)務(wù)往來。同時(shí)，對(duì)因外供方淘