會(huì)紀(jì)要管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議紀(jì)要的管理，確保會(huì)議精神和決策得到有效傳達(dá)與執(zhí)行，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確客觀原則：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論的事項(xiàng)、形成的決議和決策意圖，避免主觀臆斷和片面記錄。2.簡(jiǎn)潔明了原則：語言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔、清晰，突出重點(diǎn)，便于閱讀和理解。避免冗長(zhǎng)、復(fù)雜的表述，確保關(guān)鍵信息一目了然。3.及時(shí)高效原則：會(huì)議結(jié)束后應(yīng)盡快整理會(huì)議紀(jì)要，確保信息的及時(shí)性。及時(shí)分發(fā)給相關(guān)人員，并跟蹤決議的執(zhí)行情況。4.存檔規(guī)范原則：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和存檔，便于查閱和追溯。二、會(huì)議紀(jì)要的分類與職責(zé)分工（一）會(huì)議紀(jì)要分類1.公司例會(huì)紀(jì)要：記錄公司定期召開的例會(huì)內(nèi)容，包括公司整體運(yùn)營(yíng)情況、各部門工作進(jìn)展、問題分析及解決措施、下一階段工作計(jì)劃等。2.部門會(huì)議紀(jì)要：記錄各部門內(nèi)部召開的會(huì)議內(nèi)容，如部門工作安排、項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)、團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)調(diào)等。3.專題會(huì)議紀(jì)要：針對(duì)特定主題召開的會(huì)議紀(jì)要，如項(xiàng)目研討會(huì)、問題解決會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)等。（二）職責(zé)分工1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。提前通知參會(huì)人員會(huì)議主題和相關(guān)資料，確保參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。在會(huì)議過程中負(fù)責(zé)維持秩序，引導(dǎo)會(huì)議順利進(jìn)行。2.記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議內(nèi)容的詳細(xì)記錄，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論內(nèi)容、形成的決議等。確保記錄準(zhǔn)確、完整，如有疑問及時(shí)向發(fā)言者確認(rèn)。會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并提交給會(huì)議組織者審核。3.審核人員由會(huì)議組織者或指定的負(fù)責(zé)人擔(dān)任審核人員。對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、重點(diǎn)突出。提出修改意見，如需要，返回記錄人員進(jìn)行修改完善。4.分發(fā)與存檔人員負(fù)責(zé)將審核通過的會(huì)議紀(jì)要按照規(guī)定的范圍和格式進(jìn)行分發(fā)。將會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理存檔，建立會(huì)議紀(jì)要檔案庫，便于查閱和管理。三、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議主題：明確會(huì)議討論的核心內(nèi)容。2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議召開的具體日期和時(shí)間。3.會(huì)議地點(diǎn)：注明會(huì)議召開的地點(diǎn)。4.參會(huì)人員：列出參會(huì)人員的姓名、部門、職位等信息。（二）會(huì)議議程及討論內(nèi)容1.議程概述：簡(jiǎn)要介紹會(huì)議的議程安排，使讀者對(duì)會(huì)議的整體流程有清晰了解。2.討論要點(diǎn)詳細(xì)記錄參會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容，包括提出的問題、觀點(diǎn)、建議等。對(duì)于重要討論內(nèi)容，應(yīng)記錄各方的主要觀點(diǎn)和論據(jù)，以及討論過程中的爭(zhēng)議點(diǎn)和解決方案。如有相關(guān)數(shù)據(jù)、案例或文件作為討論依據(jù)，應(yīng)簡(jiǎn)要提及。（三）會(huì)議決議及工作安排1.決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的決議，包括決策結(jié)果、行動(dòng)方案、責(zé)任部門、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.工作安排：針對(duì)決議事項(xiàng)，詳細(xì)列出各項(xiàng)工作的具體任務(wù)、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間和預(yù)期目標(biāo)。3.跟進(jìn)措施：對(duì)于重要決議，應(yīng)制定相應(yīng)的跟進(jìn)措施，明確如何監(jiān)督和評(píng)估決議的執(zhí)行情況，確保決議得到有效落實(shí)。（四）其他事項(xiàng)1.重要提醒：記錄會(huì)議中強(qiáng)調(diào)的重要事項(xiàng)、注意事項(xiàng)或需要特別關(guān)注的問題。2.下一步計(jì)劃：簡(jiǎn)要說明會(huì)議對(duì)下一步工作的總體計(jì)劃和方向，為相關(guān)人員提供工作指引。四、會(huì)議紀(jì)要的撰寫規(guī)范（一）格式要求1.應(yīng)簡(jiǎn)潔明了地概括會(huì)議主題，一般采用"[會(huì)議主題]會(huì)議紀(jì)要"的格式。2.編號(hào)：為便于管理和查找，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，如"[年份][月份][會(huì)議序號(hào)]"。3.正文：正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，按照上述內(nèi)容要求依次撰寫。一般采用段落式排版，每個(gè)段落圍繞一個(gè)主題展開。4.落款：在正文結(jié)尾處注明會(huì)議紀(jì)要的整理部門、整理人及日期。（二）語言規(guī)范1.表述準(zhǔn)確：使用準(zhǔn)確、規(guī)范的語言表達(dá)會(huì)議內(nèi)容，避免模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。2.客觀公正：記錄內(nèi)容應(yīng)客觀公正，不偏袒任何一方，如實(shí)反映會(huì)議討論的實(shí)際情況。3.簡(jiǎn)潔精煉：去除冗長(zhǎng)、繁瑣的表述，突出重點(diǎn)，確保關(guān)鍵信息清晰傳達(dá)。4.統(tǒng)一規(guī)范：對(duì)于專業(yè)術(shù)語、特定詞匯等，應(yīng)保持統(tǒng)一的表述方式，避免同一概念出現(xiàn)多種表達(dá)方式。（三）內(nèi)容審核1.準(zhǔn)確性審核：審核會(huì)議紀(jì)要中的內(nèi)容是否與會(huì)議實(shí)際討論情況一致，數(shù)據(jù)、事實(shí)是否準(zhǔn)確無誤。2.完整性審核：檢查會(huì)議紀(jì)要是否涵蓋了會(huì)議的主要內(nèi)容，決議事項(xiàng)、工作安排等是否完整。3.邏輯性審核：審核會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容是否邏輯清晰，各項(xiàng)內(nèi)容之間是否連貫、合理。4.格式規(guī)范性審核：檢查會(huì)議紀(jì)要的格式是否符合要求，標(biāo)題、編號(hào)、正文、落款等是否齊全、規(guī)范。五、會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)與傳達(dá)（一）分發(fā)范圍1.公司例會(huì)紀(jì)要：一般應(yīng)分發(fā)給公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和需要，可擴(kuò)大至相關(guān)業(yè)務(wù)人員或全體員工。2.部門會(huì)議紀(jì)要：分發(fā)給本部門全體員工。如有需要，可抄送其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。3.專題會(huì)議紀(jì)要：根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人員范圍，分發(fā)給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、參會(huì)人員以及其他可能涉及到的人員。（二）分發(fā)方式1.電子文檔：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式將會(huì)議紀(jì)要電子文檔發(fā)送給相關(guān)人員。2.紙質(zhì)文檔：對(duì)于需要存檔或有特殊要求的情況，可打印紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要，并分發(fā)給相關(guān)人員。（三）傳達(dá)要求1.及時(shí)傳達(dá)：會(huì)議紀(jì)要分發(fā)后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)查閱，確保了解會(huì)議精神和工作安排。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)會(huì)議決議和工作要求，將會(huì)議精神貫徹到實(shí)際工作中。3.溝通反饋：如對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有疑問或不同意見，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通反饋，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。六、會(huì)議紀(jì)要的存檔與保管（一）存檔要求1.定期整理：會(huì)議紀(jì)要整理人員應(yīng)定期將審核通過的會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放。2.格式統(tǒng)一：存檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)保持格式統(tǒng)一，便于查閱和管理。電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，紙質(zhì)文檔應(yīng)整齊裝訂。3.內(nèi)容完整：確保存檔的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容完整，包括會(huì)議基本信息、議程及討論內(nèi)容、決議及工作安排等。（二）保管期限1.短期保管：對(duì)于一般性的會(huì)議紀(jì)要，保管期限為[X]年。在保管期限內(nèi)，應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要的安全存放，便于隨時(shí)查閱。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)于涉及公司重要決策、重大項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)進(jìn)行長(zhǎng)期保管，保管期限根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般不少于[X]年。（三）查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要的，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。一般情況下，部門負(fù)責(zé)人及以上人員可查閱本部門及相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，其他人員如需查閱，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱手續(xù)：如需借閱會(huì)議紀(jì)要紙質(zhì)文檔，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后應(yīng)及時(shí)歸還。3.查閱記錄：建立會(huì)議紀(jì)要查閱記錄臺(tái)賬，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，以便追溯和管理。七、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與反饋（一）跟蹤機(jī)制1.責(zé)任明確：根據(jù)會(huì)議決議和工作安排，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人，確保每項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)。2.定期檢查：建立定期檢查制度，由會(huì)議組織者或指定的負(fù)責(zé)人對(duì)決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展。3.進(jìn)度匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，提交書面報(bào)告或在會(huì)議上進(jìn)行口頭匯報(bào)。（二）反饋機(jī)制1.問題反饋：在工作執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或遇到困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便及時(shí)調(diào)整工作安排。2.決策調(diào)整：根據(jù)反饋情況，如需要對(duì)原決議進(jìn)行調(diào)整或補(bǔ)充，應(yīng)按照公司規(guī)定的決策程序進(jìn)行重新決策，并及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要。3.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，