印制品管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司印制品的管理，規(guī)范印制品的制作、使用、保管及銷毀流程，確保印制品的質(zhì)量和安全，維護(hù)公司形象和利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作中涉及的各類印制品，包括但不限于文件、資料、宣傳冊、名片、證書、票據(jù)等?；驹瓌t1.合法性原則：印制品的制作、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.規(guī)范性原則：印制品的格式、內(nèi)容、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求，確保一致性和專業(yè)性。3.安全性原則：加強(qiáng)印制品的安全管理，防止印制品的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.節(jié)約性原則：在保證印制品質(zhì)量和使用需求的前提下，合理控制成本，避免浪費(fèi)。印制品的分類及定義文件類1.公司紅頭文件：以公司名義發(fā)布的具有正式法律效力的文件，如通知、決定、報(bào)告等，文件頭使用公司統(tǒng)一的紅色標(biāo)識。2.部門文件：各部門自行發(fā)布的工作文件、通知、方案等，格式應(yīng)符合公司規(guī)定。資料類1.規(guī)章制度：公司內(nèi)部制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、流程手冊、操作指南等。2.業(yè)務(wù)資料：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)資料、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。3.會(huì)議資料：會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、發(fā)言稿等。宣傳類1.宣傳冊：用于公司形象宣傳、產(chǎn)品推廣、業(yè)務(wù)介紹等的印刷資料。2.海報(bào)：張貼在公司內(nèi)部或外部用于宣傳活動(dòng)、產(chǎn)品信息等的印刷品。3.宣傳單頁：向客戶、合作伙伴等發(fā)放的宣傳公司業(yè)務(wù)、產(chǎn)品特點(diǎn)等的單張印刷品。證照類1.營業(yè)執(zhí)照：公司合法經(jīng)營的憑證。2.組織機(jī)構(gòu)代碼證：證明公司組織機(jī)構(gòu)代碼的證件。3.稅務(wù)登記證：公司納稅的憑證。4.資質(zhì)證書：公司具備相關(guān)業(yè)務(wù)資質(zhì)的證明文件。5.員工工作證：員工身份及在公司工作的證明。票據(jù)類1.發(fā)票：公司對外銷售商品或提供服務(wù)時(shí)開具的收款憑證。2.收據(jù)：公司收取款項(xiàng)時(shí)開具的收款證明。3.支票：公司用于支付款項(xiàng)的票據(jù)。印制品的制作管理制作申請1.各部門因工作需要制作印制品時(shí)，應(yīng)填寫《印制品制作申請表》，詳細(xì)說明印制品的名稱、內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、用途、制作要求等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.涉及公司重要文件、宣傳資料等印制品的制作申請，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于批量制作的印制品，如宣傳冊、發(fā)票等，申請部門應(yīng)提前預(yù)估使用量，避免浪費(fèi)。制作流程1.申請部門將審批通過的《印制品制作申請表》提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)申請內(nèi)容，選擇合格的印刷供應(yīng)商，并與其簽訂印刷合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、保密條款等。3.印刷供應(yīng)商根據(jù)合同要求和設(shè)計(jì)稿進(jìn)行印制品的制作。在制作過程中，行政部門應(yīng)與印刷供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解制作進(jìn)度和質(zhì)量情況，如有問題應(yīng)及時(shí)提出并要求整改。4.印制品制作完成后，印刷供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定將印制品送至公司指定地點(diǎn)。行政部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對印制品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括印制品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、內(nèi)容等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與印刷供應(yīng)商協(xié)商解決。設(shè)計(jì)要求1.印制品的設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司的品牌形象和文化理念，體現(xiàn)公司的專業(yè)性和特色。2.設(shè)計(jì)稿應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范，內(nèi)容完整無誤，排版合理美觀。涉及公司標(biāo)識、商標(biāo)等重要元素的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行。3.設(shè)計(jì)稿需經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人、行政部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的設(shè)計(jì)稿方可用于印制品的制作。費(fèi)用結(jié)算1.印制品制作費(fèi)用由申請部門承擔(dān)。行政部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際制作情況，及時(shí)與印刷供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。2.費(fèi)用結(jié)算時(shí)，行政部門應(yīng)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，并按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定辦理報(bào)銷手續(xù)。印制品的使用管理使用范圍1.印制品只能在公司內(nèi)部工作范圍內(nèi)使用，未經(jīng)許可不得擅自將印制品用于其他用途。2.公司紅頭文件、重要規(guī)章制度等印制品，嚴(yán)格按照規(guī)定的發(fā)放范圍和程序進(jìn)行發(fā)放，確保文件的傳達(dá)準(zhǔn)確、及時(shí)。使用審批1.各部門使用印制品時(shí)，應(yīng)填寫《印制品使用申請表》，注明使用印制品的名稱、數(shù)量、用途、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.涉及重要文件、宣傳資料等印制品的使用申請，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于臨時(shí)急需使用印制品的情況，可先口頭申請，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。使用規(guī)范1.使用印制品時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照審批要求進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或更改使用內(nèi)容。2.不得在印制品上隨意涂改、添加、刪除內(nèi)容，如有特殊需要，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序辦理。3.使用后的印制品應(yīng)妥善保管，避免丟失、損壞或泄密。如有遺失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。印制品的保管管理保管責(zé)任1.行政部門負(fù)責(zé)公司印制品的統(tǒng)一保管工作，設(shè)立專門的印制品存放區(qū)域，確保印制品存放安全、有序。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門印制品的保管工作，并將保管人員名單報(bào)行政部門備案。3.印制品保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印制品保管制度，認(rèn)真履行保管職責(zé)，確保印制品的安全和完整。保管要求1.印制品應(yīng)分類存放，按照不同的類別、年份、編號等進(jìn)行標(biāo)識，便于查找和管理。2.存放印制品的區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止印制品受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。3.對于重要的印制品，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專柜保管等措施，確保其安全性。4.定期對印制品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對印制品的數(shù)量、種類與登記記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。印制品的銷毀管理銷毀原因1.印制品使用完畢后，如無留存價(jià)值，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.印制品因內(nèi)容過期、格式變更、保管不善等原因失去使用價(jià)值的，應(yīng)予以銷毀。3.涉及公司機(jī)密信息的印制品，在保密期限屆滿或不再需要時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。銷毀流程1.各部門需銷毀印制品時(shí)，應(yīng)填寫《印制品銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印制品的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.涉及公司機(jī)密信息的印制品銷毀申請，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.行政部門根據(jù)審批通過的《印制品銷毀申請表》，組織相關(guān)人員對印制品進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保印制品無法恢復(fù)。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印制品銷毀申請表》上簽字確認(rèn)。銷毀記錄1.行政部門應(yīng)建立印制品銷毀臺賬，詳細(xì)記錄印制品的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。2.印制品銷毀臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)對公司印制品的制作、使用、保管及銷毀情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的有效執(zhí)行。2.公司審計(jì)部門定期對印制品的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印制品的制作成本、使用效益、保管安全等方面是否符合規(guī)定要求。檢查內(nèi)容1.印制品制作申請、審批手續(xù)是否齊全，制作流程是否規(guī)范。2.印制品的使用是否符合審批要求，有無擅自擴(kuò)大使用范圍或更改使用內(nèi)容的情況。3.印制品的保管是否安全、有序，保管人員是否認(rèn)真履行職責(zé)。4.印制品的銷毀是否按照規(guī)定流程進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，采取有效措施進(jìn)