書城文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)書城文件管理，確保文件的有效識別、存儲、檢索、使用和控制，提高工作效率，保障書城業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書城總部及各門店、各部門所產(chǎn)生、接收、使用和保管的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善文件管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)文件管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，包括文件的收發(fā)、登記、編號、歸檔、保管和銷毀等。負(fù)責(zé)建立文件管理臺賬，定期對文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)文件管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，如文件柜、電腦、打印機(jī)、存儲設(shè)備等。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、審批、印發(fā)和使用管理。負(fù)責(zé)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的文件報(bào)送行政部門歸檔，并配合行政部門做好文件的清查盤點(diǎn)工作。負(fù)責(zé)本部門員工對文件管理制度的學(xué)習(xí)和執(zhí)行，確保文件的妥善保管和正確使用。3.文件起草人負(fù)責(zé)按照規(guī)定格式和要求起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。負(fù)責(zé)對文件的準(zhǔn)確性和時(shí)效性負(fù)責(zé)，并及時(shí)對文件進(jìn)行修訂和更新。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括書城發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：包括書城的業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)程、營銷方案、采購合同、銷售合同等。3.財(cái)務(wù)文件：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：包括員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)文件、績效考核文件、薪酬福利文件等。5.其他文件：包括與書城業(yè)務(wù)相關(guān)的其他各類文件，如會議紀(jì)要、客戶資料、供應(yīng)商資料等。（二）文件編號1.編號原則文件編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份、序號等信息。2.編號方法行政文件編號：[行政部門簡稱][年份][序號]，如"行字[2023]001號"。業(yè)務(wù)文件編號：[業(yè)務(wù)部門簡稱][年份][序號]，如"業(yè)字[2023]002號"。財(cái)務(wù)文件編號：[財(cái)務(wù)部門簡稱][年份][序號]，如"財(cái)字[2023]003號"。人事文件編號：[人事部門簡稱][年份][序號]，如"人字[2023]004號"。其他文件編號：[文件類別簡稱][年份][序號]，如"其字[2023]005號"。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真起草文件，確保文件內(nèi)容符合實(shí)際情況，具有可操作性。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件起草應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行，包括文件標(biāo)題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。2.對于涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同研究文件內(nèi)容，提出修改意見和建議。3.文件審核通過后，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審閱文件，簽署審批意見。四、文件審批與印發(fā)（一）文件審批1.文件審批應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，一般文件由部門負(fù)責(zé)人審批，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大文件由總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署審批意見。對于不符合要求的文件，應(yīng)退回起草人進(jìn)行修改，直至符合要求為止。（二）文件印發(fā)1.文件審批通過后，由行政部門按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)文件應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，印刷質(zhì)量符合要求。2.文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件的簽收記錄。五、文件收發(fā)與登記（一）文件接收1.行政部門負(fù)責(zé)接收外部單位發(fā)送給書城的文件，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、文件內(nèi)容摘要等。2.行政部門應(yīng)及時(shí)將收到的文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件的簽收記錄。對于重要文件，應(yīng)及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。（二）文件發(fā)送1.各部門需要發(fā)送文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)送登記表》，注明文件名稱、文號、主送單位、抄送單位、發(fā)文日期、文件內(nèi)容摘要等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核后，將《文件發(fā)送登記表》提交給行政部門。行政部門按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行印發(fā)，并做好文件的發(fā)送記錄。（三）文件登記1.行政部門應(yīng)建立文件管理臺賬，對文件的收發(fā)、編號、審批、印發(fā)、傳閱、歸檔、保管和銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.文件管理臺賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。六、文件傳閱與使用（一）文件傳閱1.對于需要傳閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好文件的傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括文件名稱、文號、傳閱日期、傳閱人、傳閱意見等信息。2.傳閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽署傳閱意見。對于需要回復(fù)的文件，傳閱人應(yīng)及時(shí)將文件回復(fù)給行政部門。（二）文件使用1.員工因工作需要使用文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱登記表》，注明文件名稱、文號、借閱日期、借閱人、借閱用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核后，將《文件借閱登記表》提交給行政部門。行政部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行借閱登記，并將文件借給借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或丟失文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。4.文件使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將文件歸還行政部門，并做好文件的歸還記錄。七、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔，并提交給行政部門。歸檔文件應(yīng)確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，紙質(zhì)文件應(yīng)一式兩份，一份歸檔，一份留存部門備用。2.行政部門應(yīng)按照文件分類和編號的要求，對歸檔文件進(jìn)行整理、裝訂和編目，并建立文件檔案。文件檔案應(yīng)包括文件目錄、文件正文、附件等內(nèi)容。（二）文件保管1.行政部門應(yīng)建立專門的文件檔案室，配備必要的文件保管設(shè)施設(shè)備，如文件柜、除濕機(jī)、防蟲藥等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合文件保管的要求。3.行政部門應(yīng)定期對文件檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。對于損壞、丟失或過期的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。八、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.內(nèi)部員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明文件名稱、文號、查閱日期、查閱人、查閱用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核后，將《文件查閱申請表》提交給行政部門。行政部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱登記，并安排專人陪同查閱。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。（二）文件借閱1.外部單位或人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、文號、借閱日期、借閱人、借閱用途、歸還日期等信息。2.借閱人所在單位應(yīng)出具介紹信或證明，并經(jīng)書城分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。行政部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行借閱登記，并將文件借給借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或丟失文件。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.文件借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將文件歸還行政部門，并做好文件的歸還記錄。九、文件保密與銷毀（一）文件保密1.所有涉及書城商業(yè)秘密、敏感信息或機(jī)密事項(xiàng)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確保文件的安全保密。2.接觸和處理保密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.保密文件應(yīng)在專門的文件柜中存放，并設(shè)置專人保管。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播或銷毀保密文件。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人