傳真機管理制度?目的為了規(guī)范公司傳真機的使用，確保傳真通信的高效、準確與安全，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工使用傳真機進行文件傳輸?shù)南嚓P活動。管理職責1.行政部門負責傳真機的日常維護、保養(yǎng)及故障維修，確保傳真機處于良好運行狀態(tài)。定期檢查傳真紙的存量，及時補充。對傳真機的使用情況進行監(jiān)督和管理，處理違規(guī)使用行為。2.各部門各部門負責人為本部門傳真機使用的第一責任人，負責指導和監(jiān)督本部門員工正確使用傳真機。員工應按照本制度規(guī)定使用傳真機，妥善保管傳真文件，不得隨意丟棄或泄露。傳真機使用規(guī)定傳真機使用流程1.發(fā)送傳真發(fā)送傳真前，先確認傳真內(nèi)容無誤，包括收件人傳真號碼、傳真內(nèi)容排版等。將原稿正面朝下放入傳真機進紙口，調(diào)整好位置。撥打收件人傳真號碼，聽到傳真信號音后，按"傳真"鍵發(fā)送。發(fā)送過程中，注意觀察傳真機狀態(tài)，如出現(xiàn)卡紙等故障，及時處理并重新發(fā)送。發(fā)送完成后，記錄發(fā)送時間、收件人傳真號碼、傳真頁數(shù)等信息。2.接收傳真聽到傳真機接收信號提示音后，及時到傳真機旁等待接收。接收完成后，檢查傳真內(nèi)容是否清晰、完整，如有缺頁或模糊不清等情況，及時聯(lián)系對方重新發(fā)送。將接收的傳真文件妥善保管，按照公司文件管理規(guī)定進行分類整理和歸檔。在傳真機記錄紙上記錄接收時間、發(fā)件人傳真號碼、傳真頁數(shù)等信息。傳真號碼管理1.公司傳真號碼由行政部門統(tǒng)一管理和分配，任何部門和個人不得擅自更改或?qū)ν夤肌?.如有部門因工作需要新增或變更傳真號碼，需提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后由行政部門進行相應操作。3.員工離職時，所在部門應及時通知行政部門，由行政部門注銷其使用傳真機的權限。傳真文件管理1.所有傳真文件都應進行編號和登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、發(fā)件人、收件人、傳真號碼、傳真日期、頁數(shù)等，以便于查詢和追溯。2.重要傳真文件應及時進行備份，可采用復印、掃描等方式保存副本，備份文件按照公司文件備份管理規(guī)定進行存儲。3.傳真文件的保管期限按照公司文件檔案管理規(guī)定執(zhí)行，到期后如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和處理。傳真機維護與保養(yǎng)日常維護1.每日清潔傳真機：使用干凈柔軟的布擦拭傳真機外殼，清除灰塵和污漬。2.定期檢查傳真機進紙口和出紙口：確保無紙屑堵塞，如有堵塞及時清理。3.檢查傳真機墨盒或硒鼓的使用情況：當墨盒或硒鼓墨粉不足時，及時通知行政部門更換。定期保養(yǎng)1.每月對傳真機進行一次全面保養(yǎng)：包括清潔內(nèi)部部件、檢查傳動部件、校準打印頭位置等，具體操作可參考傳真機使用說明書。2.每季度由專業(yè)維修人員對傳真機進行深度保養(yǎng)和性能檢測：如更換磨損的零部件、調(diào)整機器參數(shù)等，確保傳真機性能穩(wěn)定。故障維修1.傳真機出現(xiàn)故障時，使用部門應及時通知行政部門。行政部門安排維修人員進行維修，并記錄故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容等信息。2.如因員工操作不當導致傳真機故障，該員工應承擔相應的維修費用。因正常使用出現(xiàn)的故障，由公司承擔維修費用。3.對于多次維修仍無法正常使用的傳真機，行政部門應及時進行評估，如有必要，申請購置新的傳真機。傳真機使用安全規(guī)定用電安全1.傳真機應使用獨立的電源插座，避免與其他大功率電器共用插座，防止過載引發(fā)火災。2.在插拔傳真機電源插頭時，應確保傳真機處于關機狀態(tài)，避免觸電事故。3.定期檢查傳真機電源線是否有破損、老化等情況，如有問題及時更換。信息安全1.涉及公司機密的傳真文件，應按照公司保密制度進行處理，嚴格控制知悉范圍，不得隨意透露給無關人員。2.禁止在傳真機上發(fā)送或接收涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的文件，如有違反，將依法追究相關人員的責任。3.員工在使用傳真機過程中，應注意保護個人信息安全，避免因傳真操作導致個人信息泄露。操作安全1.傳真機運行時，不得隨意打開傳真機外殼或進行其他可能影響機器正常運行的操作，以免發(fā)生危險。2.在傳真機卡紙時，應按照正確的方法進行處理，不得強行拉扯紙張，以免損壞傳真機。3.傳真機長時間不使用時，應關閉電源，拔掉插頭，防止意外啟動造成安全隱患。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權使用傳真機：包括非公司員工使用公司傳真機、員工私自將傳真機用于個人事務等。2.違反傳真機使用流程：如未按規(guī)定登記傳真文件、傳真號碼錯誤導致文件發(fā)送失敗等。3.損壞傳真機或故意破壞傳真機正常運行：如惡意卡紙、拆卸傳真機部件等。4.違反傳真文件管理規(guī)定：如傳真文件丟失、泄露公司機密文件等。5.違反傳真機使用安全規(guī)定：如因操作不當引發(fā)用電安全事故、信息安全事故等。違規(guī)處理措施1.對于首次違規(guī)行為，由行政部門給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于再次違規(guī)行為，給予書面警告，并在公司內(nèi)部進行通報批評，同時根據(jù)情節(jié)輕重，處以一定金額的罰款。3.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，將視情況給予降職、辭退等處理，涉及法律責任的，將依法追究其法律責任。培訓與宣傳培訓1.行政部門應定期組織傳真機使用培訓：新員工入職時進行傳真機使用的基礎培訓，老員工根據(jù)需要進行針對性的操作技能提升培訓。2.培訓內(nèi)容包括傳真機的基本操作方法、使用流程、維護保養(yǎng)知識、安全注意事項等：通過實際操作演示、案例分析等方式，確保員工熟練掌握傳真機的使用。3.培訓結(jié)束后，應對員工進行考核，考核合格后方可獨立使用傳真機。宣傳1.在公司內(nèi)部宣傳欄張貼傳真機使用管理制度：讓員工隨時了解傳真機的使用規(guī)范和要求。2.通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡、郵件等渠道宣傳傳真機使用的相關知識和注意事項：提高員工對傳真機管理重要性的認識。附則制度修訂1.本制度如