部門物品申購(gòu)管理制度?總則目的為了規(guī)范公司各部門物品申購(gòu)流程，合理控制費(fèi)用支出，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門所有物品申購(gòu)相關(guān)事宜?；驹瓌t1.按需申購(gòu)原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申購(gòu)物品，避免盲目申購(gòu)造成資源浪費(fèi)。2.預(yù)算控制原則：申購(gòu)物品應(yīng)在部門預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保不超預(yù)算。3.流程規(guī)范原則：所有物品申購(gòu)必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保申購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公正、透明。申購(gòu)流程申購(gòu)需求提出1.使用部門填寫申購(gòu)單：各部門根據(jù)工作需要，由物品使用人填寫《物品申購(gòu)單》，詳細(xì)注明申購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申購(gòu)需求進(jìn)行審核，確認(rèn)申購(gòu)物品的必要性、合理性以及是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過(guò)后，在申購(gòu)單上簽字批準(zhǔn)。申購(gòu)審批1.預(yù)算內(nèi)物品審批：對(duì)于預(yù)算內(nèi)的物品申購(gòu)，申購(gòu)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申購(gòu)物品進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際需求，審核通過(guò)后予以批準(zhǔn)。2.超預(yù)算物品審批：對(duì)于超出部門預(yù)算的物品申購(gòu)，申購(gòu)部門需填寫《超預(yù)算物品申購(gòu)審批表》，詳細(xì)說(shuō)明超預(yù)算原因及申購(gòu)必要性，并附上詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算分析。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算情況進(jìn)行審核，并提出意見(jiàn)。審核通過(guò)后，再提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可進(jìn)行申購(gòu)。采購(gòu)執(zhí)行1.行政部門采購(gòu)：行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的申購(gòu)單，負(fù)責(zé)組織采購(gòu)工作。對(duì)于常用物品，行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解市場(chǎng)價(jià)格變化，確保采購(gòu)到性價(jià)比高的物品。2.特殊物品采購(gòu)：對(duì)于一些特殊規(guī)格或定制的物品，行政部門可根據(jù)實(shí)際情況，委托專業(yè)供應(yīng)商進(jìn)行定制生產(chǎn)或采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和交貨期。物品驗(yàn)收1.到貨通知：采購(gòu)物品到貨前，行政部門應(yīng)提前通知申購(gòu)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：申購(gòu)部門應(yīng)按照申購(gòu)單上注明的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于重要物品或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可邀請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員或?qū)I(yè)人員參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物品，申購(gòu)部門應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物品，申購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。入庫(kù)管理1.辦理入庫(kù)手續(xù)：驗(yàn)收合格的物品，由行政部門辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《物品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。2.庫(kù)存管理：行政部門應(yīng)建立健全庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫(kù)存物品賬實(shí)相符。對(duì)于庫(kù)存積壓物品，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取合理的處理措施，如調(diào)劑使用、降價(jià)處理等。領(lǐng)用發(fā)放1.領(lǐng)用申請(qǐng)：各部門需要領(lǐng)用物品時(shí)，由物品使用人填寫《物品領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用物品的必要性和合理性，審核通過(guò)后在領(lǐng)用單上簽字批準(zhǔn)。3.倉(cāng)庫(kù)發(fā)放：行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用單，發(fā)放物品，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。發(fā)放后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬。申購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)辦公用品申購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申購(gòu)辦公文具，如筆、紙、筆記本、文件夾等。一般情況下，每個(gè)員工每月的辦公文具申購(gòu)金額應(yīng)控制在[X]元以內(nèi)。2.辦公設(shè)備：對(duì)于辦公設(shè)備的申購(gòu)，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，應(yīng)根據(jù)工作崗位需求和公司發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行綜合考慮。申購(gòu)前，需進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，選擇性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。辦公設(shè)備的申購(gòu)應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行審批和管理。固定資產(chǎn)申購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)1.固定資產(chǎn)定義：固定資產(chǎn)是指公司為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營(yíng)管理而持有的，使用壽命超過(guò)一個(gè)會(huì)計(jì)年度的有形資產(chǎn)。包括房屋及建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、電子設(shè)備等。2.申購(gòu)流程：固定資產(chǎn)申購(gòu)應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)申購(gòu)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行采購(gòu)。3.申購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：各部門在申購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)充分考慮實(shí)際工作需要和成本效益原則，避免盲目申購(gòu)。對(duì)于金額較大的固定資產(chǎn)申購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行可行性研究和論證，確保申購(gòu)的必要性和合理性。低值易耗品申購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)1.低值易耗品定義：低值易耗品是指單位價(jià)值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如工具、器具、管理用具、玻璃器皿等。2.申購(gòu)流程：低值易耗品申購(gòu)流程與辦公用品申購(gòu)流程基本相同，由使用部門填寫《物品申購(gòu)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，提交至行政部門進(jìn)行采購(gòu)。3.申購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申購(gòu)低值易耗品，避免浪費(fèi)。對(duì)于一些通用性較強(qiáng)的低值易耗品，行政部門可根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)，以降低采購(gòu)成本。預(yù)算管理預(yù)算編制1.年度預(yù)算編制：每年末，各部門應(yīng)根據(jù)本部門下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制部門年度物品申購(gòu)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括申購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等詳細(xì)信息。2.預(yù)算審核與匯總：各部門編制的年度預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門對(duì)各部門預(yù)算進(jìn)行匯總審核，并結(jié)合公司整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度物品申購(gòu)預(yù)算草案。3.預(yù)算審批：公司年度物品申購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的預(yù)算作為下一年度各部門物品申購(gòu)的控制依據(jù)。預(yù)算執(zhí)行1.預(yù)算分解：行政部門根據(jù)公司年度物品申購(gòu)預(yù)算，將預(yù)算指標(biāo)分解至各部門，并明確各部門的預(yù)算控制額度。2.預(yù)算監(jiān)控：各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行物品申購(gòu)工作，行政部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析。對(duì)于預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的偏差，應(yīng)及時(shí)查找原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。3.預(yù)算調(diào)整：如因工作需要或其他特殊原因，導(dǎo)致部門預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際申購(gòu)需求時(shí)，部門應(yīng)填寫《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因及調(diào)整金額。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)各部門物品申購(gòu)情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查申購(gòu)流程是否規(guī)范、預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格、采購(gòu)物品是否符合要求等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.行政部門監(jiān)督：行政部門作為物品申購(gòu)管理的歸口部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門物品申購(gòu)工作的日常監(jiān)督，定期檢查申購(gòu)單的填寫、審批情況，以及采購(gòu)物品的驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。考核辦法1.考核指標(biāo)：建立物品申購(gòu)管理考核指標(biāo)體系，主要包括申購(gòu)流程規(guī)范率、預(yù)算執(zhí)行準(zhǔn)確率、采購(gòu)成本控制率、物品驗(yàn)收合格率等指標(biāo)。2.考核周期：考核周期為一個(gè)自然年度。3.考核方式：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門物品申購(gòu)管理工作進(jìn)行考核評(píng)分，考核結(jié)果納入公司年度績(jī)效考核體系。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核成績(jī)較