連鎖采購制度管理制度?一、總則（一）目的為加強連鎖企業(yè)采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保障商品質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于連鎖企業(yè)總部及各門店的采購活動，包括商品采購、服務(wù)采購等相關(guān)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合市場需求和企業(yè)經(jīng)營定位的商品和服務(wù)。2.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正原則：采購過程應(yīng)遵循公開透明、公平公正的原則，杜絕暗箱操作和不正當競爭。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同促進企業(yè)發(fā)展。二、采購組織與職責（一）采購部門設(shè)置連鎖企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模和需求，設(shè)立專門的采購部門，可分為總部采購中心和各門店采購組。總部采購中心負責制定采購戰(zhàn)略、集中采購商品、與主要供應(yīng)商談判等工作；各門店采購組負責根據(jù)門店實際需求，執(zhí)行采購任務(wù)，并向總部采購中心反饋需求信息。（二）采購崗位職責1.采購經(jīng)理全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和預(yù)算。建立和維護供應(yīng)商管理體系，評估供應(yīng)商資質(zhì)和合作潛力。組織采購談判，簽訂采購合同，確保采購工作的順利進行。協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購專員根據(jù)采購計劃，負責具體的商品采購任務(wù)，包括尋找供應(yīng)商、詢價、比價、議價等。收集市場信息，分析商品價格走勢和市場動態(tài)，為采購決策提供參考。協(xié)助采購經(jīng)理進行供應(yīng)商管理，跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時到貨。整理采購相關(guān)文件和資料，建立采購檔案。3.門店采購人員了解門店商品銷售情況和庫存狀況，及時向總部采購中心反饋需求信息。根據(jù)總部采購中心的安排，負責門店部分商品的采購工作，確保商品供應(yīng)的及時性和準確性。協(xié)助門店做好商品驗收工作，對不合格商品及時反饋并跟進處理。三、采購流程（一）需求預(yù)測與計劃1.銷售數(shù)據(jù)分析：采購部門定期收集和分析各門店的銷售數(shù)據(jù)，了解商品的銷售趨勢、季節(jié)性需求變化等信息。2.庫存管理：結(jié)合庫存水平，考慮安全庫存、補貨點等因素，制定合理的采購計劃。庫存管理部門應(yīng)及時提供準確的庫存數(shù)據(jù)，為采購計劃提供依據(jù)。3.需求預(yù)測：根據(jù)銷售數(shù)據(jù)和市場趨勢，采購部門會同相關(guān)部門對未來一段時間的商品需求進行預(yù)測，形成采購需求計劃。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商開發(fā)：通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等。對新供應(yīng)商進行初步篩選，收集其基本信息、資質(zhì)證明、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.供應(yīng)商評估：采購部門會同質(zhì)量控制、財務(wù)等相關(guān)部門，對供應(yīng)商進行全面評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面?？刹捎脝柧碚{(diào)查、實地考察、樣品測試、數(shù)據(jù)分析等方式進行評估。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄。對于重要商品或長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購專員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就商品價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。2.合同簽訂：談判達成一致后，采購部門負責起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、詳細準確。采購合同經(jīng)審核后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。（四）采購訂單下達與執(zhí)行1.采購訂單下達：采購專員根據(jù)采購合同，及時下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。2.訂單跟蹤：采購專員負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解訂單進度。如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保按時到貨。3.到貨驗收：商品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員做好驗收準備。到貨時，應(yīng)按照合同要求對商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行嚴格驗收。驗收合格的商品辦理入庫手續(xù)，不合格商品應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)提交付款申請。付款申請應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、采購訂單號、商品名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息。2.審核審批：付款申請經(jīng)采購部門負責人審核后，提交財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式及時支付貨款。付款后，財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄和賬務(wù)處理。四、采購成本控制（一）價格管理1.市場調(diào)研：采購人員應(yīng)定期進行市場調(diào)研，了解商品價格動態(tài)和競爭對手價格情況。通過收集市場信息，分析價格走勢，為采購談判提供參考依據(jù)。2.價格談判：在采購談判過程中，采購人員應(yīng)充分運用市場調(diào)研結(jié)果，與供應(yīng)商進行價格談判。通過比較不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，爭取最優(yōu)惠的采購價格。3.價格調(diào)整：根據(jù)市場價格波動和供應(yīng)商成本變化等因素，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購價格。對于價格調(diào)整較大的商品，應(yīng)重新評估采購決策。（二）成本分析與優(yōu)化1.成本構(gòu)成分析：采購部門應(yīng)定期對采購成本進行分析，了解成本構(gòu)成情況，找出成本控制的關(guān)鍵點。成本分析內(nèi)容包括商品采購價格、運輸成本、倉儲成本、檢驗成本、管理成本等方面。2.成本優(yōu)化措施：根據(jù)成本分析結(jié)果，制定相應(yīng)的成本優(yōu)化措施。例如，優(yōu)化采購批量，降低運輸成本；合理安排庫存，減少倉儲成本；加強質(zhì)量控制，降低檢驗成本等。3.供應(yīng)商成本管理：與供應(yīng)商建立成本溝通機制，共同探討降低成本的方法和途徑。通過與供應(yīng)商合作，優(yōu)化供應(yīng)鏈流程，實現(xiàn)成本的共同降低。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商檔案管理1.檔案建立：采購部門應(yīng)為每個供應(yīng)商建立獨立的檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、合作歷史、交易記錄、評估報告等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準確性和完整性。2.檔案維護：定期對供應(yīng)商檔案進行審核和維護，刪除過期或無效信息。對于供應(yīng)商的重大變更事項，如公司名稱、經(jīng)營范圍、法定代表人等，應(yīng)及時更新檔案。3.檔案查詢與使用：供應(yīng)商檔案僅供采購部門及相關(guān)授權(quán)人員查詢和使用。檔案信息應(yīng)嚴格保密，防止泄露給無關(guān)人員。（二）供應(yīng)商績效評估1.評估指標設(shè)定：采購部門會同相關(guān)部門制定供應(yīng)商績效評估指標體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。評估指標應(yīng)具有可量化、可操作性強的特點。2.評估周期：定期對供應(yīng)商進行績效評估，評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為季度、半年或年度。3.評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，如問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、實地考察、客戶反饋等。通過綜合評估，對供應(yīng)商進行排名和分類。4.評估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行相應(yīng)的獎懲措施。對于績效優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于績效較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時溝通整改，如仍無改善，可考慮終止合作。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.定期溝通：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持定期溝通，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品研發(fā)進展等信息。通過溝通，加強雙方的合作與信任，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。2.合作培訓(xùn)：組織供應(yīng)商參加合作培訓(xùn)，提高供應(yīng)商對企業(yè)采購需求和質(zhì)量標準的認識。同時，分享行業(yè)最佳實踐經(jīng)驗，促進供應(yīng)商不斷提升自身管理水平和服務(wù)質(zhì)量。3.合作創(chuàng)新：與供應(yīng)商共同開展合作創(chuàng)新項目，探索新的合作模式和業(yè)務(wù)機會。通過合作創(chuàng)新，提高供應(yīng)鏈的競爭力，實現(xiàn)互利共贏。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等方面。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整采購策略。通過與多個供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商管理，定期評估供應(yīng)商的信譽和經(jīng)營狀況。在簽訂采購合同前，要求供應(yīng)商提供擔?；虮ｋU等措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強質(zhì)量控制，嚴格執(zhí)行到貨驗收制度。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責任和賠償條款。對于質(zhì)量問題嚴重的供應(yīng)商，應(yīng)及時終止合作。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：規(guī)范采購合同管理，加強合同審核和簽訂過程的風(fēng)險控制。在合同履行過程中，嚴格按照合同條款執(zhí)行，及時處理合同變更和糾紛。5.財務(wù)風(fēng)險應(yīng)對：加強采購付款管理，嚴格審核付款申請，確保資金安全。合理安排采購資金，避免資金短缺或資金閑置等情況。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控：建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和跟蹤。及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，為調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.預(yù)警指標設(shè)定：設(shè)定采購風(fēng)險預(yù)警指標，如供應(yīng)商逾期交貨次數(shù)、商品質(zhì)量不合格率、采購成本超支比例等。當預(yù)警指標達到設(shè)定閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。3.預(yù)警處理：采購部門接到預(yù)警信號后，應(yīng)立即進行調(diào)查和分析，采取相應(yīng)的措施進行處理。如調(diào)整采購計劃、更換供應(yīng)商、加強質(zhì)量控制等，確保采購風(fēng)險得到有效控制。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.內(nèi)部信息收集：采購部門應(yīng)定期收集各門店的銷售數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、需求預(yù)測等內(nèi)部信息，為采購決策提供支持。2.外部信息收集：通過網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)雜志、供應(yīng)商提供等渠道，收集市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等外部信息。采購人員應(yīng)關(guān)注市場變化，及時掌握相關(guān)信息。（二）采購信息分析1.數(shù)據(jù)分析方法：采用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購信息進行深入分析。如運用統(tǒng)計分析、趨勢分析、相關(guān)性分析等方法，挖掘采購數(shù)據(jù)中的潛在規(guī)律和問題。2.分析報告撰寫：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫采購信息分析報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括市場價格走勢、供應(yīng)商情況、采購成本分析、風(fēng)險評估等方面，并提出相應(yīng)的采購建議。3.分析結(jié)果應(yīng)用：采購部門應(yīng)將采購信息分析結(jié)果應(yīng)用于采購決策過程中，為制定采購計劃、選擇供應(yīng)商、談判采購價格等提供參考依據(jù)。（三）采購信息共享1.內(nèi)部共享：建立采購信息內(nèi)部共享平臺，實現(xiàn)采購部門與各門店、質(zhì)量控制、財務(wù)等相關(guān)部門之間的信息共享。通過信息共享，提高工作效率，加強部門之間的協(xié)作與溝通。2.外部共享：在確保信息安全的前提下，與部分重要供應(yīng)商建立信息共享機制。通過共享銷售數(shù)據(jù)、庫存信息等，實現(xiàn)供應(yīng)鏈的協(xié)同運作，提高供應(yīng)鏈的響應(yīng)速度和效率。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購流程監(jiān)督：定期對采購流程進行檢查，確保采購活動按照規(guī)定的流程和制度進行。重點檢查采購需求預(yù)測、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂、訂單執(zhí)行、付款等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.采購人員監(jiān)督：加強對采購人員的日常監(jiān)督，防止采購人員出現(xiàn)違規(guī)行為。如收受供應(yīng)商賄賂、泄露采購機密、謀取私利等。對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)嚴肅處理。（二）審計監(jiān)督1.定期審計：定期開展采購審計工作，對采購部門的財務(wù)收支、采購合同、采購成本等進行審計。審計內(nèi)容包括采購資金的使用情況、采購價格的合理性、采購合同的執(zhí)行情況等方面。