連鎖超市合同管理制度?目的本制度旨在規(guī)范連鎖超市合同管理流程，保障公司合法權(quán)益，降低經(jīng)營風(fēng)險，確保各項業(yè)務(wù)活動的順利開展。通過明確合同管理的職責(zé)、流程和規(guī)范，提高合同管理的效率和質(zhì)量，促進公司的穩(wěn)健發(fā)展。適用范圍本制度適用于連鎖超市總部及各門店與供應(yīng)商、加盟商、員工、客戶等各類主體簽訂的所有合同，包括但不限于采購合同、租賃合同、加盟合同、勞動合同、服務(wù)合同等?；驹瓌t1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。合同管理職責(zé)合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負責(zé)合同的法律審查，對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審核，提出法律意見和建議。參與重大合同的談判和簽訂，提供法律支持和保障。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對公司合同管理情況進行法律風(fēng)險評估，提出防范措施和建議。2.采購部門負責(zé)采購合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。建立供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽，選擇合格的供應(yīng)商。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期與供應(yīng)商核對賬目，確保貨款結(jié)算的準確性和及時性。3.運營部門負責(zé)租賃合同、加盟合同等運營類合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。對門店的租賃情況進行管理，確保門店的正常運營。審核加盟商的加盟申請，評估加盟商的經(jīng)營能力和市場潛力，簽訂加盟合同。跟蹤加盟合同的執(zhí)行情況，為加盟商提供必要的支持和服務(wù)。4.人事部門負責(zé)人事合同的起草、簽訂、履行、變更、解除等工作，包括勞動合同、培訓(xùn)合同、保密協(xié)議等。辦理員工的入職、離職手續(xù)，確保人事合同的合規(guī)性。處理勞動糾紛，維護公司和員工的合法權(quán)益。負責(zé)員工檔案的管理，確保人事信息的準確性和完整性。各部門在合同管理中的協(xié)作1.各部門在合同管理過程中應(yīng)密切協(xié)作，相互配合。采購部門在簽訂采購合同前，應(yīng)將合同草案提交法務(wù)部門進行法律審查；運營部門在簽訂運營類合同前，應(yīng)征求采購部門和法務(wù)部門的意見；人事部門在簽訂人事合同時，應(yīng)遵循公司的人力資源政策和法律法規(guī)要求，并與其他部門保持溝通。2.合同履行過程中，如出現(xiàn)問題需要變更或解除合同，相關(guān)部門應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案，并按照合同管理流程辦理相關(guān)手續(xù)。3.法務(wù)部門應(yīng)定期組織各部門進行合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識和風(fēng)險防范能力。合同簽訂管理合同的起草1.合同文本應(yīng)由承辦部門負責(zé)起草。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，參考公司的標準合同模板或相關(guān)法律法規(guī)，擬定合同條款。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。對于重要條款和特殊要求，應(yīng)進行詳細說明和約定。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。合同的審核1.合同草案起草完成后，承辦部門應(yīng)將合同文本提交給本部門負責(zé)人進行初審。初審主要審核合同條款的完整性、準確性、合規(guī)性以及與業(yè)務(wù)需求的一致性。2.初審?fù)ㄟ^后，合同文本應(yīng)提交給法務(wù)部門進行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進行審核，重點審查合同的合法性、有效性、風(fēng)險防范措施等方面，并提出法律意見和建議。3.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審。會審人員包括法務(wù)人員、承辦部門負責(zé)人、財務(wù)人員、運營人員等，共同對合同條款進行討論和審核，確保合同的全面性和可行性。4.審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合同存在的問題及修改建議，承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表應(yīng)持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。2.簽訂合同前，雙方應(yīng)仔細核對合同文本，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的結(jié)果相符。對于重要合同，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字或蓋章確認。3.合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容和職責(zé)分工，共同做好合同的履行工作。合同履行管理合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同簽訂后，承辦部門應(yīng)負責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時掌握合同的執(zhí)行進度。定期對合同履行情況進行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.對于采購合同，采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的供貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量交付貨物。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任，并根據(jù)合同約定追究其法律責(zé)任。3.對于租賃合同，運營部門應(yīng)監(jiān)督承租方的使用情況，確保租賃房屋或場地的正常使用。如發(fā)現(xiàn)承租方存在擅自改變用途、損壞房屋設(shè)施等違約行為，應(yīng)及時制止并要求其承擔(dān)違約責(zé)任。4.對于加盟合同，運營部門應(yīng)跟蹤加盟商的經(jīng)營情況，為加盟商提供必要的支持和服務(wù)。如發(fā)現(xiàn)加盟商存在經(jīng)營不善、違反加盟合同約定等問題，應(yīng)及時采取措施，督促其整改或解除加盟合同。合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，作為原合同的補充文件。2.變更協(xié)議簽訂后，承辦部門應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，并按照變更后的合同條款履行義務(wù)。3.如因一方違約或其他原因需要解除合同，解除合同的一方應(yīng)提前通知對方，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書面的解除協(xié)議，明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。4.合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定進行結(jié)算和清理。如因解除合同給對方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，承辦部門應(yīng)及時向本部門負責(zé)人報告，并會同法務(wù)部門進行研究分析，制定解決方案。2.對于糾紛爭議較小的情況，雙方可通過協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)遵循平等、自愿、公平、公正的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護公司的合法權(quán)益。4.合同糾紛處理結(jié)束后，承辦部門應(yīng)及時將處理結(jié)果報告給公司領(lǐng)導(dǎo)，并對糾紛產(chǎn)生的原因進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議，避免類似糾紛的再次發(fā)生。合同檔案管理合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，承辦部門應(yīng)負責(zé)將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，包括合同草案、審核意見、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等。2.承辦部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案目錄，確保合同檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案袋或文件夾進行裝訂，并標注合同名稱、編號、簽訂時間等信息。合同檔案的保管與借閱1.合同檔案應(yīng)由專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找和使用。3.如需借閱合同檔案，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。4.保管人員應(yīng)定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。如合同檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，應(yīng)由保管人員提出銷毀申請，填寫合同檔案銷毀清單，注明合同名稱、編號、簽訂時間、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀申請經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。銷毀合同檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在合同檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。合同信息化管理合同管理系統(tǒng)的建立與使用1.公司應(yīng)建立合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過程的信息化管理。2.合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、流程審批、合同文本存儲、查詢統(tǒng)計、提醒預(yù)警等功能，提高合同管理的效率和準確性。3.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)合同管理系統(tǒng)的操作和維護，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時更新和準確錄入。合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析1.合同管理系統(tǒng)應(yīng)定期生成合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，包括合同簽訂數(shù)量、金額、履行情況、糾紛處理情況等，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。2.公司應(yīng)定期對合同數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)合同管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和風(fēng)險，及時采取措施加以改進。3.通過合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析，評估合同管理對公司經(jīng)營業(yè)績的影響，為公司制定經(jīng)營策略提供參考依據(jù)。合同管理考核與獎懲考核標準1.建立合同管理考核制度，明確考核標準和指標?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的及時性、準確性、合規(guī)性，合同履行的情況，合同糾紛的處理結(jié)果，合同檔案的管理等方面。2.對于合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于合同管理工作不力，導(dǎo)致公司利益受損的部門和個人，給予批評和處罰。獎勵與處罰措施1.獎勵措施對于在合同管理工作中表現(xiàn)突出，為公司避免重大經(jīng)濟損失或挽回經(jīng)濟損失的部門和個人，給予一次性獎金獎勵。對于提出合理化建議，改進合同管理流程，提高合同管理效率和質(zhì)量的部門和個人，給予表彰和獎勵。在公司內(nèi)部通報表揚合同管理工作成績顯著的部門和個人，樹立榜樣，激勵全體員工做好合同管理工作。2.處罰措施對于因合同管理不善，導(dǎo)致合同簽訂失誤、履行不當(dāng)、糾紛處理不力等給公司造成經(jīng)