企業(yè)合同章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司合同章的管理，規(guī)范合同章的使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在簽訂各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力文件時(shí)，對(duì)合同章的使用管理?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：合同章由專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。3.審批使用原則：嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用合同章。4.用章登記原則：對(duì)每次用章情況進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查詢和追溯。合同章的刻制與啟用合同章的刻制1.公司合同章的刻制由[具體負(fù)責(zé)部門]統(tǒng)一辦理，需填寫《合同章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同章的用途、樣式、規(guī)格等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，交由指定的具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制完成的合同章，需進(jìn)行印模留存，并由專人核對(duì)印模與申請(qǐng)表上的樣式是否一致。合同章的啟用1.合同章刻制完成后，由[保管部門]填寫《合同章啟用申請(qǐng)表》，附上印模，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后啟用。2.啟用日期即為合同章正式投入使用的日期，自啟用之日起，原有的相關(guān)印章停止使用。3.《合同章啟用申請(qǐng)表》及印模留存檔案，由[保管部門]妥善保管，以備查閱。合同章的保管保管部門及人員1.公司合同章由[指定保管部門]負(fù)責(zé)保管，保管部門應(yīng)指定專人擔(dān)任合同章保管人。2.保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司合同管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章保管和使用制度。保管要求1.合同章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或其他專用保管設(shè)備中，實(shí)行雙人保管（如有需要），確保印章安全。2.保管人不得擅自將合同章轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要委托他人代管，需經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表書面批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。3.保管人應(yīng)定期對(duì)合同章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。合同章的使用使用流程1.申請(qǐng)：合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同用章申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同名稱、編號(hào)、簽訂對(duì)方名稱、合同金額、付款方式、用章期限等信息，并附上合同草案或相關(guān)文件。2.審核：《合同用章申請(qǐng)表》由合同承辦部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至[審核部門]進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，以及與公司業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等，提出審核意見。3.審批：經(jīng)審核通過的《合同用章申請(qǐng)表》，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，依次提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)根據(jù)公司利益和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)合同進(jìn)行最終審定，并簽署審批意見。4.用章：審批通過后，合同承辦部門憑《合同用章申請(qǐng)表》及審批文件，到合同章保管人處辦理用章手續(xù)。保管人應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表及審批文件進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無誤后，在用章登記本上登記用章信息，包括用章日期、合同名稱、編號(hào)、對(duì)方名稱、用章人等，并在用章處加蓋合同章。5.蓋章要求：合同章應(yīng)加蓋在合同規(guī)定的蓋章處，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或加蓋在其他無關(guān)位置。如合同有多頁，應(yīng)在騎縫處加蓋合同章。使用限制1.合同章只能用于公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力的文件，不得用于其他任何用途。2.嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、紙張等上加蓋合同章。如因特殊情況需要先加蓋印章的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表書面批準(zhǔn)，并在蓋章后及時(shí)填寫合同內(nèi)容。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用合同章對(duì)外提供擔(dān)保、抵押、質(zhì)押等法律文件。合同章的停用與銷毀停用情形1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原合同章不再適用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。2.合同章因損壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)立即停用。停用流程1.合同章保管人填寫《合同章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因，并附上相關(guān)證明材料。2.《合同章停用申請(qǐng)表》經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，合同章保管人將合同章交回[指定部門]。3.[指定部門]對(duì)停用的合同章進(jìn)行封存，并在公司內(nèi)部發(fā)布停用通知，告知各部門不再使用該合同章。銷毀1.對(duì)于停用的合同章，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由[指定部門]負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀合同章時(shí)，應(yīng)填寫《合同章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄銷毀的合同章名稱、編號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人、監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。3.合同章銷毀方式可采用切割、粉碎等物理方法，確保印章無法復(fù)原，防止印章被非法使用。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像留存，作為銷毀證據(jù)。銷毀完成后，《合同章銷毀申請(qǐng)表》及相關(guān)影像資料由[保管部門]存檔保管。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同章的使用和管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查合同章的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常監(jiān)督檢查1.合同章保管部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)合同章的保管和使用情況進(jìn)行自查，確保印章管理工作符合制度要求。2.公司各部門應(yīng)配合合同章保管部門及內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用合同章的。2.在空白合同、協(xié)議、紙張等上加蓋合同章的。3.超越授權(quán)范圍使用合同章的。4.因保管不善導(dǎo)致合同章遺失、損壞或被盜用的。5.其他違反合同章管理制度的行為。處理措施1.對(duì)于違規(guī)使用合同章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用合同章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。3.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致合同章遺失、損壞或被盜用的保管人，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰，并要求其采取措施挽回?fù)p失。如因保管人故意或重大過失導(dǎo)致上述情況發(fā)生的，公司有權(quán)解除與其簽訂的勞動(dòng)合同，并要求其承