規(guī)范證件印章管理制度?一、總則（一）目的為加強公司證件印章的管理，維護公司的合法權(quán)益，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的所有證件印章管理。（三）定義1.證件：指公司在經(jīng)營活動中使用的各類執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證、法人證書、股東卡等具有法律效力的文件。2.印章：指公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、項目章等。二、證件管理（一）證件的種類及用途1.營業(yè)執(zhí)照：用于公司開展各類經(jīng)營活動的法定憑證。2.資質(zhì)證書：證明公司具備從事特定業(yè)務(wù)的專業(yè)能力和資格。3.許可證：根據(jù)行業(yè)要求，從事特定活動所需的官方許可文件。4.法人證書：證明公司法人資格的文件。5.股東卡：記錄公司股東身份及權(quán)益的憑證。（二）證件的辦理1.申請：由相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《證件辦理申請表》，詳細說明辦理證件的名稱、用途、所需材料等信息，并提交至綜合管理部門。2.審核：綜合管理部門對申請材料進行審核，確保申請信息準確、完整。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦理：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合管理部門指定專人負責辦理證件。辦理過程中，及時跟蹤進展情況，確保證件按時取得。4.領(lǐng)取與交接：證件辦理完成后，由辦理人員及時領(lǐng)取，并與綜合管理部門進行交接。交接時，填寫《證件交接清單》，雙方簽字確認。（三）證件的保管1.專人保管：各類證件指定專人負責保管，保管人員應(yīng)具備責任心強、保密意識高的素質(zhì)。2.專柜存放：證件應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，確保安全。3.定期盤點：綜合管理部門定期對證件進行盤點，核對證件數(shù)量、種類及有效期等信息，確保賬實相符。（四）證件的使用1.審批流程：使用證件時，需填寫《證件使用申請表》，注明使用用途、使用期限等信息，并提交至相關(guān)部門負責人審批。涉及重要事項或金額較大的業(yè)務(wù)，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.登記備案：證件使用人在使用前，應(yīng)在《證件使用登記表》上簽字登記，注明使用時間、歸還時間等信息。使用完畢后，及時歸還保管人員，并在登記表上注明歸還情況。3.使用限制：證件僅限在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、出租或用于其他非法目的。（五）證件的年檢與換證1.提醒：綜合管理部門負責提前梳理各類證件的年檢與換證時間，并及時提醒相關(guān)部門。2.辦理：相關(guān)部門根據(jù)提醒，按時準備年檢或換證所需材料，提交至綜合管理部門辦理。辦理完成后，及時更新證件管理臺賬。（六）證件的遺失與補辦1.掛失：證件遺失后，保管人員應(yīng)立即向綜合管理部門報告，并在公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明，同時向相關(guān)發(fā)證機關(guān)掛失。2.補辦：根據(jù)掛失情況，按照證件辦理流程重新申請補辦。補辦過程中，應(yīng)采取必要的措施，確保公司權(quán)益不受損害。三、印章管理（一）印章的種類及用途1.公章：代表公司對外行使權(quán)力和承擔義務(wù)的主要印章，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：專門用于簽訂合同的印章，具有明確的法律效力。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章，主要用于特定的財務(wù)和法律文件簽署。5.部門章：由各部門根據(jù)工作需要自行刻制，用于部門內(nèi)部文件、通知等的蓋章。6.項目章：用于特定項目的文件簽署和業(yè)務(wù)往來，僅在項目范圍內(nèi)有效。（二）印章的刻制1.申請：因工作需要刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并提交至綜合管理部門。2.審核：綜合管理部門對申請材料進行審核，確保符合公司印章管理規(guī)定。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制?？讨仆瓿珊?，對印章進行備案登記。（三）印章的保管1.專人保管：各類印章均指定專人負責保管，保管人員應(yīng)嚴格遵守印章保管規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。2.專柜存放：印章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，并配備必要的安全設(shè)施，如密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備等。3.雙人保管：對于重要印章，如公章、合同專用章等，實行雙人保管制度。保管人員分別持有印章的不同部分，使用時需兩人同時在場。4.定期盤點：綜合管理部門定期對印章進行盤點，核對印章數(shù)量、種類及保管情況等信息，確保賬實相符。（四）印章的使用1.審批流程：使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用人等信息，并按照以下審批權(quán)限進行審批：一般事項：由部門負責人審批。重要事項：經(jīng)部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及財務(wù)、合同等重大事項：需經(jīng)財務(wù)部門、法務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.登記備案：印章使用人在使用前，應(yīng)在《印章使用登記表》上簽字登記，注明使用時間、使用事項、蓋章文件名稱等信息。使用完畢后，及時歸還保管人員，并在登記表上注明歸還情況。3.用印要求：印章使用應(yīng)確保清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。蓋章位置應(yīng)符合文件格式要求，不得隨意加蓋。4.使用限制：印章僅限在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得超越權(quán)限使用。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。（五）印章的停用與銷毀1.停用：因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用時，由保管人員填寫《印章停用申請表》，報綜合管理部門審核后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，辦理停用手續(xù)。2.封存：停用后的印章應(yīng)及時封存，并在《印章管理臺賬》上注明停用日期。封存后的印章應(yīng)妥善保管，防止丟失或被盜用。3.銷毀：對于已停用且無保留價值的印章，由綜合管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，指定專人負責銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合管理部門定期對證件印章的管理情況進行檢查，包括保管情況、使用登記情況、年檢與換證情況等。檢查結(jié)果形成報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對證件印章的管理情況進行不定期抽查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促相關(guān)部門進行整改。（三）違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定，擅自使用證件印章、遺失證件印章未及時報告或造成嚴重后果的，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、解