會(huì)議室會(huì)議管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議室的使用管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議的順利召開，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會(huì)議室的使用管理，包括但不限于總部會(huì)議室、各部門會(huì)議室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：會(huì)議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.先申請(qǐng)先使用原則：按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵(lì)充分利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議效率，避免資源浪費(fèi)。二、會(huì)議室分類及使用范圍（一）會(huì)議室分類1.大型會(huì)議室：可容納[x]人以上，適用于公司級(jí)重要會(huì)議、大型培訓(xùn)、對(duì)外接待等。2.中型會(huì)議室：可容納[x][x]人，適用于部門級(jí)會(huì)議、中型培訓(xùn)、項(xiàng)目討論等。3.小型會(huì)議室：可容納[x]人以下，適用于小組討論、內(nèi)部溝通等小型會(huì)議。（二）使用范圍1.公司各部門組織的各類會(huì)議、培訓(xùn)、研討、匯報(bào)等活動(dòng)。2.公司管理層召開的決策會(huì)議、工作協(xié)調(diào)會(huì)等。3.對(duì)外業(yè)務(wù)洽談、合作交流等活動(dòng)。三、會(huì)議室申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人需提前[x]個(gè)工作日填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、時(shí)間、時(shí)長、參與人數(shù)、所需設(shè)備等信息。2.將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)。3.將審批后的申請(qǐng)表提交至行政部門進(jìn)行會(huì)議室安排。（二）審批權(quán)限1.部門內(nèi)部會(huì)議：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.跨部門會(huì)議：涉及多個(gè)部門的，需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批，審批通過后提交行政部門安排。3.公司級(jí)會(huì)議：由公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后交行政部門安排。（三）特殊情況處理如遇緊急會(huì)議，申請(qǐng)人可先電話聯(lián)系行政部門說明情況，事后[x]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊申請(qǐng)表及審批手續(xù)。四、會(huì)議室安排與通知（一）安排原則行政部門根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間、會(huì)議室使用需求及資源情況，合理安排會(huì)議室，并及時(shí)反饋申請(qǐng)人。（二）通知方式1.行政部門將通過郵件、即時(shí)通訊工具等方式向申請(qǐng)人發(fā)送會(huì)議室安排確認(rèn)通知，告知會(huì)議室地點(diǎn)、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將會(huì)議信息通知參會(huì)人員，確保會(huì)議順利進(jìn)行。五、會(huì)議室使用規(guī)范（一）使用時(shí)間1.申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)議室，如需延長使用時(shí)間，應(yīng)提前[x]小時(shí)向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可延長。2.若未按時(shí)結(jié)束會(huì)議且未提前申請(qǐng)延長，行政部門有權(quán)安排其他會(huì)議使用該會(huì)議室。（二）設(shè)備使用1.會(huì)議室配備的投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備，使用人員應(yīng)正確操作，如有損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.使用前需檢查設(shè)備是否正常，如有問題及時(shí)聯(lián)系行政部門維修人員進(jìn)行處理。3.使用后應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備及桌面，保持會(huì)議室整潔。（三）衛(wèi)生保持1.使用人員應(yīng)自覺維護(hù)會(huì)議室衛(wèi)生，保持桌面、地面、墻面等清潔。2.會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將垃圾帶走，如有需要可通知行政部門安排清潔人員清理。（四）安全管理1.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、使用明火或違規(guī)用電，確保會(huì)議室內(nèi)安全。2.使用人員應(yīng)妥善保管個(gè)人物品，如有遺失，公司不承擔(dān)責(zé)任。六、會(huì)議室資源共享（一）共享范圍在不影響正常會(huì)議安排的前提下，鼓勵(lì)各部門之間共享會(huì)議室資源。（二）共享方式1.部門之間如需借用其他部門會(huì)議室，應(yīng)提前與對(duì)方部門溝通協(xié)調(diào)，并填寫《會(huì)議室借用申請(qǐng)表》，經(jīng)對(duì)方部門負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)行政部門備案。2.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)議室共享事宜，確保資源合理分配。七、會(huì)議室維護(hù)與管理（一）設(shè)施維護(hù)1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)于損壞的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)維修或更換，保障會(huì)議室的正常使用。（二）環(huán)境管理1.保持會(huì)議室空氣流通，定期進(jìn)行清潔消毒，營造良好的會(huì)議環(huán)境。2.根據(jù)季節(jié)和實(shí)際需求，調(diào)整會(huì)議室溫度、濕度，確保參會(huì)人員感到舒適。（三）鑰匙管理會(huì)議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管，如需借用，應(yīng)辦理借用手續(xù)，使用后及時(shí)歸還。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請(qǐng)、審批使用會(huì)議室。2.擅自更改會(huì)議室使用時(shí)間、用途。3.損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備未及時(shí)報(bào)告或故意損壞。4.未保持會(huì)議室衛(wèi)生或違反安全管理規(guī)定。5.未經(jīng)同意占用會(huì)議室或長期閑置會(huì)議室。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求立即整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，將視情況給予通報(bào)批評(píng)、扣除部門績效分等處罰，并責(zé)