釘釘公文管理制度規(guī)范?一、總則（一）目的為規(guī)范公司公文管理，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部單位的公文往來。（二）適用范圍本制度適用于公司所有以電子文檔形式通過釘釘平臺(tái)流轉(zhuǎn)的公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范：公文內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.及時(shí)高效：公文處理應(yīng)遵循時(shí)效原則，確保緊急公文及時(shí)傳遞、及時(shí)辦理，一般公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。3.安全保密：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保公文在流轉(zhuǎn)過程中的安全性，防止信息泄露。二、公文種類及格式（一）公文種類1.通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。3.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。4.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。5.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（二）格式要求1.頁(yè)面設(shè)置：公文應(yīng)采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。2.字體字號(hào)：一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。正文：一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如"附件：1.XXXXX"）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)：一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)：一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），成文日期應(yīng)右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。"附件"二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注"附件"二字及附件順序號(hào)。版記：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。"抄送"二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將"抄送"二字改為"主送"外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加"印發(fā)"二字。三、公文流轉(zhuǎn)流程（一）起草1.責(zé)任分工：公文由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草，涉及多個(gè)部門的公文，由主辦部門牽頭，會(huì)同有關(guān)部門共同起草。2.內(nèi)容要求：公文內(nèi)容應(yīng)主題明確、條理清晰、文字簡(jiǎn)潔、標(biāo)點(diǎn)正確。起草公文應(yīng)深入調(diào)查研究，充分了解實(shí)際情況，廣泛征求意見，確保公文的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可行性。涉及公司重要事項(xiàng)、重大決策、規(guī)章制度等公文，應(yīng)進(jìn)行合法性審查。（二）審核1.初審：公文起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范、文字表述是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，提交至公司辦公室。2.復(fù)審：公司辦公室收到公文后，進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要對(duì)公文的必要性、合規(guī)性、完整性等進(jìn)行審查，并對(duì)公文格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。復(fù)審?fù)ㄟ^后，根據(jù)公文性質(zhì)提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批1.部門負(fù)責(zé)人審批：一般性公文由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要事項(xiàng)、重大決策、規(guī)章制度等公文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行審核，簽署審批意見。對(duì)于需提交公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批的公文，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提出明確的審核建議。3.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：需公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批的公文，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后提交主要領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文進(jìn)行最終審批，簽署審批意見。（四）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：以公司名義發(fā)布的公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。部門內(nèi)部發(fā)布的公文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。聯(lián)合行文的公文，由各聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。2.簽發(fā)流程：經(jīng)審批通過的公文，由起草人將公文提交至有權(quán)簽發(fā)人處進(jìn)行電子簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，在釘釘公文審批流程中進(jìn)行簽發(fā)操作。（五）編號(hào)登記1.編號(hào)：公文簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.登記：公司辦公室對(duì)已編號(hào)的公文進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括公文編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、主送部門、抄送部門、密級(jí)、緩急程度等信息。（六）印發(fā)1.排版校對(duì)：公司辦公室根據(jù)公文格式要求對(duì)公文進(jìn)行排版，確保格式規(guī)范、美觀。排版完成后，進(jìn)行校對(duì)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.印發(fā)份數(shù)：根據(jù)公文的發(fā)送范圍和實(shí)際需要，確定印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)合理控制，避免浪費(fèi)。3.發(fā)送：校對(duì)無(wú)誤后，公司辦公室通過釘釘平臺(tái)將公文發(fā)送至主送部門、抄送部門等相關(guān)人員。發(fā)送時(shí)應(yīng)確保接收人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地收到公文。（七）歸檔1.歸檔范圍：公司所有具有保存價(jià)值的公文都應(yīng)進(jìn)行歸檔，包括紙質(zhì)公文和電子公文。2.歸檔時(shí)間：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度公文的歸檔工作。3.歸檔要求：歸檔的公文應(yīng)齊全完整，公文的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等應(yīng)一并歸檔。歸檔的公文應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于查找和利用。電子公文應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子公文的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、公文處理要求（一）簽收1.及時(shí)簽收：公文發(fā)送至釘釘平臺(tái)后，接收人員應(yīng)及時(shí)簽收。簽收時(shí)應(yīng)仔細(xì)查看公文內(nèi)容，確認(rèn)公文的完整性和準(zhǔn)確性。2.確認(rèn)反饋：接收人員簽收公文后，應(yīng)通過釘釘平臺(tái)及時(shí)向發(fā)送人員反饋簽收情況，如已收到、正在處理等。（二）辦理1.明確責(zé)任：公文接收后，承辦部門應(yīng)明確辦理責(zé)任人，確保公文能夠及時(shí)、有效地得到處理。2.限時(shí)辦結(jié)：承辦人員應(yīng)按照公文要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成公文辦理工作。對(duì)于緊急公文，應(yīng)優(yōu)先辦理，確保按時(shí)限要求反饋辦理結(jié)果。3.過程記錄：承辦人員在辦理公文過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括辦理步驟、處理意見、溝通情況等，以便于跟蹤和查詢。（三）催辦1.催辦職責(zé)：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文辦理情況進(jìn)行催辦，及時(shí)了解公文辦理進(jìn)度，督促承辦部門按時(shí)完成公文辦理工作。2.催辦方式：催辦人員可通過釘釘平臺(tái)發(fā)送催辦通知、電話溝通等方式進(jìn)行催辦。對(duì)于多次催辦仍未按時(shí)完成的公文，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）答復(fù)1.及時(shí)答復(fù)：對(duì)于需要答復(fù)的公文，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。答復(fù)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，符合公文要求。2.書面答復(fù)：一般情況下，答復(fù)公文應(yīng)采用書面形式，并按照公文格式要求進(jìn)行撰寫和發(fā)送。如因特殊情況需要口頭答復(fù)的，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)整理成書面材料存檔。（五）存檔1.分類存檔：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，將公文整理分類后進(jìn)行存檔。存檔的公文應(yīng)包括公文原件、辦理過程中的相關(guān)材料等。2.電子存檔：除紙質(zhì)存檔外，承辦部門還應(yīng)將公文電子文檔按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子公文的安全性和完整性。五、保密規(guī)定（一）保密原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)公文處理過程中涉及的公司機(jī)密信息予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將公文內(nèi)容透露給無(wú)關(guān)人員。（二）保密措施1.公文起草、審核、審批、印發(fā)等過程中，涉及機(jī)密信息的人員應(yīng)妥善保管相關(guān)文件，防止信息泄露。2.通過釘釘平臺(tái)流轉(zhuǎn)公文時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查看和處理公文。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)在公文上標(biāo)明密級(jí)，并按照相應(yīng)的密級(jí)管理規(guī)定進(jìn)行處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對(duì)公文處理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查公文處理流程是否規(guī)范、辦理是否及時(shí)、質(zhì)量是否符合要求等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1