公司會(huì)務(wù)部管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)務(wù)部的規(guī)范化管理，提高會(huì)議組織與服務(wù)水平，確保各類會(huì)議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司會(huì)務(wù)部及其相關(guān)工作人員，適用于公司內(nèi)部召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、股東會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等。（三）職責(zé)分工1.會(huì)務(wù)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)部的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)會(huì)議的整體策劃、組織、協(xié)調(diào)和安排，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。審核會(huì)議預(yù)算，控制會(huì)議成本，提高資源利用效率。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，收集會(huì)議需求和信息，及時(shí)調(diào)整會(huì)議安排。定期對(duì)會(huì)務(wù)部工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)工作流程和服務(wù)質(zhì)量。2.會(huì)議策劃專員根據(jù)會(huì)議需求，制定詳細(xì)的會(huì)議策劃方案，包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議形式等。負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作，如會(huì)議通知、議程表、資料袋、發(fā)言稿等。與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、餐飲、住宿等各項(xiàng)安排。協(xié)助會(huì)務(wù)部經(jīng)理進(jìn)行會(huì)議的組織和實(shí)施，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。3.會(huì)議服務(wù)專員負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置和準(zhǔn)備工作，如桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、燈光控制、茶水飲品供應(yīng)等。協(xié)助會(huì)議主持人和發(fā)言人進(jìn)行會(huì)議設(shè)備的操作和使用，確保會(huì)議的正常進(jìn)行。負(fù)責(zé)會(huì)議期間的服務(wù)工作，如簽到、引導(dǎo)、記錄、攝影攝像等，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，整理會(huì)議資料，妥善保管會(huì)議設(shè)備和物品。4.會(huì)議技術(shù)支持人員負(fù)責(zé)會(huì)議所需的技術(shù)設(shè)備的維護(hù)和管理，如投影儀、音響設(shè)備、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。提前對(duì)會(huì)議技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。在會(huì)議期間，提供技術(shù)支持和保障，及時(shí)解決設(shè)備故障和技術(shù)問題。定期對(duì)會(huì)議技術(shù)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。二、會(huì)議策劃與準(zhǔn)備（一）會(huì)議需求收集1.會(huì)務(wù)部應(yīng)定期與各部門溝通，了解其會(huì)議需求，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議形式、會(huì)議目的等。2.各部門如需召開會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)務(wù)部提交《會(huì)議需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)議相關(guān)信息。3.對(duì)于臨時(shí)性或緊急召開的會(huì)議，會(huì)務(wù)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)安排，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。（二）會(huì)議策劃方案制定1.會(huì)議策劃專員根據(jù)收集到的會(huì)議需求，制定詳細(xì)的會(huì)議策劃方案。策劃方案應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：會(huì)議主題：明確會(huì)議的核心議題，簡(jiǎn)潔明了，突出會(huì)議重點(diǎn)。會(huì)議議程：合理安排會(huì)議各項(xiàng)議程的順序和時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。議程應(yīng)包括會(huì)議開場(chǎng)、主題發(fā)言、討論交流、決策事項(xiàng)、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。會(huì)議時(shí)間：確定會(huì)議的具體日期和時(shí)間，合理安排會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，避免過長(zhǎng)或過短影響會(huì)議效果。會(huì)議地點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人員范圍和會(huì)議需求，選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)交通便利、設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。參會(huì)人員：明確會(huì)議的參會(huì)人員名單，包括主持人、發(fā)言人、參會(huì)部門及人員等。會(huì)議形式：根據(jù)會(huì)議目的和內(nèi)容，選擇合適的會(huì)議形式，如面對(duì)面會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等。會(huì)議資料準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議議程和參會(huì)人員需求，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如會(huì)議通知、議程表、資料袋、發(fā)言稿、報(bào)告文件等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、排版規(guī)范、印刷清晰。2.會(huì)議策劃方案制定完成后，應(yīng)提交會(huì)務(wù)部經(jīng)理審核。審核通過后，方可組織實(shí)施。（三）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.會(huì)議通知根據(jù)會(huì)議策劃方案，及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，確保其有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前多次提醒參會(huì)人員。會(huì)議通知可通過郵件、短信、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送，確保通知準(zhǔn)確傳達(dá)給每一位參會(huì)人員。2.議程表詳細(xì)列出會(huì)議的各項(xiàng)議程，包括議程內(nèi)容、時(shí)間安排、主持人、發(fā)言人等信息。議程表應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員，以便其提前了解會(huì)議流程，做好發(fā)言和討論準(zhǔn)備。3.資料袋根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參會(huì)人員需求，準(zhǔn)備會(huì)議資料袋。資料袋內(nèi)可包含會(huì)議通知、議程表、發(fā)言稿、報(bào)告文件、調(diào)查問卷、反饋表等資料。資料袋應(yīng)在會(huì)議前發(fā)放給參會(huì)人員，確保其在會(huì)議期間能夠方便查閱相關(guān)資料。4.發(fā)言稿對(duì)于需要在會(huì)議上發(fā)言的人員，會(huì)務(wù)部應(yīng)提前收集其發(fā)言稿，并進(jìn)行審核和排版。發(fā)言稿應(yīng)內(nèi)容清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、重點(diǎn)突出，符合會(huì)議主題和要求。在會(huì)議前，將發(fā)言稿提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便其提前熟悉發(fā)言內(nèi)容。5.其他資料根據(jù)會(huì)議需要，準(zhǔn)備其他相關(guān)資料，如會(huì)議記錄表格、投票表決單、演示文稿等。確保各類資料內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，能夠滿足會(huì)議的需求。（四）會(huì)議場(chǎng)地及設(shè)備準(zhǔn)備1.會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人員數(shù)量，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，環(huán)境安靜，無(wú)噪音干擾。與會(huì)議場(chǎng)地供應(yīng)商簽訂租賃合同，明確租賃時(shí)間、場(chǎng)地費(fèi)用、設(shè)備使用、服務(wù)內(nèi)容等條款。在會(huì)議前，提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，進(jìn)行實(shí)地考察和布置，確保場(chǎng)地符合會(huì)議要求。2.會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議需求，準(zhǔn)備所需的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、燈光設(shè)備、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。提前對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)安排技術(shù)人員在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行技術(shù)支持，確保設(shè)備在會(huì)議期間不出現(xiàn)故障。根據(jù)會(huì)議形式和參會(huì)人員分布情況，合理布置會(huì)議設(shè)備，確保參會(huì)人員能夠清晰地看到演示文稿、聽到發(fā)言內(nèi)容。3.會(huì)議桌椅擺放根據(jù)會(huì)議形式和參會(huì)人員數(shù)量，合理擺放會(huì)議桌椅。對(duì)于面對(duì)面會(huì)議，可采用圓桌會(huì)議、長(zhǎng)方形會(huì)議桌等形式，確保參會(huì)人員之間能夠方便地交流和溝通。確保會(huì)議桌椅擺放整齊、間距合適，方便參會(huì)人員進(jìn)出和使用。4.茶水飲品供應(yīng)根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)和參會(huì)人員數(shù)量，準(zhǔn)備適量的茶水飲品。茶水飲品應(yīng)干凈衛(wèi)生、溫度適宜，滿足參會(huì)人員的需求。在會(huì)議前，將茶水飲品擺放整齊，放置在合適的位置，方便參會(huì)人員取用。三、會(huì)議組織與實(shí)施（一）會(huì)議簽到1.會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)在會(huì)議開始前1530分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，做好會(huì)議簽到準(zhǔn)備工作。2.簽到方式可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等方式。對(duì)于重要會(huì)議，建議采用電子簽到系統(tǒng)，提高簽到效率和準(zhǔn)確性。3.參會(huì)人員簽到時(shí)，會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)核對(duì)其身份信息，確保參會(huì)人員無(wú)誤。對(duì)于未按時(shí)簽到的人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系并提醒其盡快簽到。4.在簽到過程中，會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)注意維護(hù)簽到現(xiàn)場(chǎng)秩序，避免出現(xiàn)擁擠、混亂等情況。（二）會(huì)議引導(dǎo)1.會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置引導(dǎo)標(biāo)識(shí)，引導(dǎo)參會(huì)人員有序進(jìn)入會(huì)議室。2.對(duì)于首次參加會(huì)議或不熟悉會(huì)議場(chǎng)地的參會(huì)人員，會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)主動(dòng)提供引導(dǎo)服務(wù)，幫助其找到座位。3.在會(huì)議期間，會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)關(guān)注參會(huì)人員的需求，及時(shí)提供必要的幫助和支持。（三）會(huì)議記錄1.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和要求，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策事項(xiàng)、工作安排等。2.會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。記錄人員應(yīng)認(rèn)真傾聽會(huì)議發(fā)言，及時(shí)記錄關(guān)鍵信息，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀。3.在會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)，明確會(huì)議決策事項(xiàng)和工作安排，并經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。（四）會(huì)議設(shè)備操作與技術(shù)支持1.會(huì)議技術(shù)支持人員應(yīng)在會(huì)議開始前，對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行再次檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.在會(huì)議期間，技術(shù)支持人員應(yīng)密切關(guān)注設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)解決設(shè)備故障和技術(shù)問題。如遇突發(fā)情況，應(yīng)迅速采取措施，確保會(huì)議不受影響。3.對(duì)于需要使用演示文稿、視頻資料等進(jìn)行展示的會(huì)議，技術(shù)支持人員應(yīng)協(xié)助會(huì)議主持人和發(fā)言人進(jìn)行設(shè)備操作，確保展示效果清晰、流暢。（五）會(huì)議服務(wù)保障1.會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)在會(huì)議期間提供全程服務(wù)保障，包括茶水飲品添加、文件傳遞、臨時(shí)需求協(xié)調(diào)等。2.關(guān)注參會(huì)人員的身體狀況和需求，如有人員出現(xiàn)身體不適等情況，應(yīng)及時(shí)提供幫助和照顧。3.保持會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境整潔，及時(shí)清理垃圾和雜物，確保會(huì)議環(huán)境舒適。四、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議資料整理與歸檔1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議服務(wù)專員應(yīng)及時(shí)收集會(huì)議資料，包括會(huì)議通知、議程表、發(fā)言稿、報(bào)告文件、會(huì)議記錄、調(diào)查問卷、反饋表等。2.對(duì)收集到的會(huì)議資料進(jìn)行分類整理，確保資料齊全、完整。3.將整理好的會(huì)議資料進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和參考。歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序、會(huì)議主題等進(jìn)行分類，建立清晰的檔案目錄。（二）會(huì)議費(fèi)用結(jié)算1.會(huì)務(wù)部應(yīng)根據(jù)會(huì)議策劃方案和實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算。2.在會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與會(huì)議場(chǎng)地供應(yīng)商、設(shè)備租賃商、餐飲服務(wù)商等進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。結(jié)算時(shí)，應(yīng)核對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)和金額，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于會(huì)議期間發(fā)生的臨時(shí)費(fèi)用，如額外的設(shè)備租賃、餐飲加餐等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審批和結(jié)算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。4.會(huì)議費(fèi)用結(jié)算完成后，應(yīng)編制會(huì)議費(fèi)用結(jié)算報(bào)告，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和入賬。（三）會(huì)議效果評(píng)估與反饋1.會(huì)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、內(nèi)容、形式、服務(wù)等方面的反饋意見。2.評(píng)估方式可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談、在線反饋等方式。問卷調(diào)查應(yīng)設(shè)計(jì)合理的問題，涵蓋會(huì)議的各個(gè)方面，以便全面了解參會(huì)人員的意見和建議。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果和反饋意見，會(huì)務(wù)部應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施和建議。4.將會(huì)議效果評(píng)估結(jié)果和改進(jìn)措施反饋給相關(guān)部門和人員，以便不斷提高會(huì)議組織與服務(wù)水平。五、會(huì)議保密管理（一）保密制度1.會(huì)務(wù)部工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)會(huì)議涉及的機(jī)密信息、商業(yè)秘密等予以保密。2.嚴(yán)禁在會(huì)議期間私自傳播、泄露會(huì)議內(nèi)容和相關(guān)信息。對(duì)于會(huì)議資料、文件等，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。3.在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，確保會(huì)議相關(guān)資料和信息不遺留在現(xiàn)場(chǎng)。（二）會(huì)議資料保密措施1.對(duì)于涉及機(jī)密信息的會(huì)議資料，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用相關(guān)資料。2.在會(huì)議資料的存儲(chǔ)和傳輸過程中，應(yīng)采取安全可靠的方式，防止資料被竊取或篡改。3.會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行銷毀或妥善保管。對(duì)于需要銷毀的資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全方式進(jìn)行處理，確保資料無(wú)法恢復(fù)。（三）參會(huì)人員保密要求1.在會(huì)議前，向參會(huì)人員明確保密要求，提醒其不得泄露會(huì)議內(nèi)容和相關(guān)信息。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，要求參會(huì)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.會(huì)議期間，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的管理，防止無(wú)關(guān)人